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働き方

リモートワーク導入成功事例から学ぶ!在宅勤務の運用のコツや支援ツールとは?

働き方

2017/08/30

2020/07/21


新型コロナウイルスによる非常事態宣言を受け、日々進む働き方改革。中でもリモートワーク(テレワーク)は、多くの企業が取り入れ始めています。しかし、導入・運用に関して不安を覚える企業も多いようです。

・メンバー同士のコミュニケーションが減るのでは?
・オフィス以外の場所でのセキュリティは大丈夫?
こういった問題は、どのように解決すればよいのでしょうか。

実際の事例をご紹介しながら、導入・運用のコツをお伝えします。

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リモートワークのメリットとは?

そもそもリモートワークとはどのようなものか、あらためて確認しましょう。リモートワークとは、遠隔を意味する「リモート(remote)」と仕事を意味する「ワーク(work)」が語源の、オフィス以外の主に自宅などの場所で遠隔で仕事を行う勤務形態のことをいいます。

リモートワークを導入することによる従業員のメリットは、通勤の手間をなくせたり、家事や育児との両立をはかれたりといったもの。

もちろん従業員だけでなく、企業にとっても大きなメリットがあります。
・社員の業務生産性が上がる
・コスト削減になる
・優秀な人材を確保できる

リモートワーク(テレワーク)のメリットについては、下記の記事で詳しく解説しています。デメリットも考えられますが、企業側が事前準備をしっかりと行っていれば、ある程度は解消可能です。

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テレワークの基礎知識 | 導入する際のメリットデメリットを解説

リモートワーク導入成功のための3ステップ

メリットの多いリモートワークですが、成功させメリットを享受するには導入開始前の準備がとても重要です。準備が甘いまま導入してしまうと、成功しないだけでなく、勤務形態の異なる社員が不満を感じてしまいモチベーションが低下したり、情報漏洩などの大事故にもつながりかねません。

リモートワークをスムーズに導入するためには、下記の3ステップで行うとよいでしょう。

ステップ1. ツール選定

まずリモートワーク導入のためのツール選定をしましょう。リモートワークでは、オンラインで容易にコミュニケーションがとれる必要があります。チャットなどの文章だけでは伝わらないこともありますので、オンライン会議システムも必要でしょう。

後のセクション「リモートワークの導入支援ツール6選」にてツールを紹介していますのでぜひご覧ください。ツールを選ぶ際には、先述したどのメリットを自社としては享受したいのかという目的を明確にすると、より導入の成功に近づくといえるでしょう。

ステップ2. ルール設定

リモートワークを成功させるためのルールとして、とくに設定しておきたいのは「労働時間・業務管理」。

どのような勤務形態であっても契約どおりに働いているのか、業務目標がどの程度達成されているのか、といったことは管理できる状態にしておかなければなりません。そのためにも労働時間・業務管理のルールは整備しておく必要があります。

その他、「本社にいないと手に入らない情報を増やさないこと」などのルール設定も、チームの一体感を保つためには重要といえるでしょう。

ステップ3. 環境整備

リモートワークが成功している状態とは、離れた場所で仕事をしていても、オフィスと同じように仕事ができ、また他の社員ともスムーズなコミュニケーションが取れている状態。

この状態をつくるためには、業務環境を整えておく必要があります。

業務内容に見合ったスペックのパソコンを準備するのはもちろんのこと、いつでも連絡が取れるような通信環境の確保も欠かせません。

またセキュリティ面でも、使用するパソコンなどに、ログイン時の複数パスワード認証やウィルス対策ソフトのインストールなどもおこなっておきましょう。その他、リモートで働く個人とのセキュリティに関する認識のすり合わせも忘れてはなりません。

大切なのは「コミュニケーションの質より量」

リモートワークという勤務形態から、コミュニケーションは最低限の量にとどめ、そのぶん質を高めようとする企業が多いようです。しかし、リモートワークを成功させるためには「コミュニケーションは質より量」が鉄則です。

リモートワークでは、同じオフィスにいれば自然とわかるようなチームメンバーの様子すら把握できないため、正しく意図が伝わらない、目的を取り違えてしまうといった問題が発生しがちです。ですから、同じオフィスにいるとき以上に報告・連絡・相談を心がけることが大切です。

また、仕事以外の雑談にもとても良い効果があります。雑談の内容に決まりはなく、気になるニュースや今日のランチなど、隣の席の方に軽く話しかける程度の内容で構いません。この積み重ねがあると普段会えない方でも人となりがわかり親しみがわくので、ちょっとしたことでも報告、連絡、相談がしやすくなり、後々の大きな問題発生を防止することができます。

リモートワークをスムーズに導入した事例7選

たくさんのメリットもありながら、導入に難しさもあるリモートワーク。ここでは、リモートワークを導入する企業の事例をご紹介します。創業当初から導入している企業や時代の変化に応じて柔軟に制度導入を進めてきた企業など。それぞれに特徴あるリモートワークの姿が見えてきました。

1.株式会社Misoca

https://info.misoca.jp/

株式会社Misocaは、これまで煩雑だったさまざまな経理業務を効率化するクラウド請求管理サービス「Misoca」を開発・提供しています。同社のミッションは「世の中を仕組みでシンプルに」。納品書や請求書の作成だけでなく、PDF発行から郵送、確定申告ソフトへの仕訳自動送信など。Misocaは、特に個人事業主の方に支持されている、見積書・納品書・請求書作成ソフトです。

「常に目的を意識する」「率直に意見を言う」「試してみよう」「仕組みと技術で改善する」というバリュー(行動指針)を掲げる同社。創業当初から導入されていたというリモートワークには、そのバリューに伴った特徴が見られます。

【リモートワークの特徴】
・遠方の社員だけでなく全社員が自由にリモートワーク可能
・リモートワークかオフィス勤務かで仕事をわけないため、さまざまなチャンスに恵まれる
・リモートワーク側でもオフィスの様子が見えたり雑談も聞こえるような環境整備

リモート会議の時だけでなく常時オフィスとリモートを接続するなど、離れていながらも一体感のある組織づくりが感じられる事例です。

【参照】https://recruit.misoca.jp/remote/

2.株式会社あしたのチーム

https://www.ashita-team.com/

AIを活用した人事クラウドサービスを提供する、株式会社あしたのチーム。「はたらく人のワクワクを創造し、あしたに向かって最高のチームをつくる。」という企業理念のもと、人事評価制度、給料を決める仕組みづくりをサポートしています。今では、一般企業だけでなく、自治体や医療機関などさまざまな企業・団体に導入されています。

従業員数も少ない頃から、地方へのサテライトオフィス設置をおこなっていた同社。そこには、仕事の効率化だけでなく、地方創生の観点からの狙いもあったようです。

【リモートワークの特徴】
・本社とサテライトオフィスで仕事の分業を図り、生産性向上と残業削減に貢献
・お昼時間に本社とサテライトオフィスをつないで「遠隔ランチ会」なども開催
・サテライトオフィスの地元採用をすることで地方創生に貢献

お昼時間に本社とサテライトオフィスをつないで「遠隔ランチ会」なども開いているそう。新しい社内コミュニケーションの活性化方法を積極的に取り入れながら、仕事の円滑化・効率化につなげている事例といえるでしょう。

【参照】https://www.remotework-labo.jp/2018/05/ashitano_team_01/
https://www.remotework-labo.jp/2018/05/ashitano_team_02/

3.カルビー株式会社

http://www.calbee.co.jp/

ポテトチップスをはじめとしたさまざまなお菓子や食品の製造・販売をおこなう、カルビー株式会社。誰もが食べたことのある有名なお菓子だけでなく、時代に合わせたユニークで新しいお菓子を生み出し続けています。

1991年にいち早くフレックスタイム制度を導入。そして、2010年にフリーアドレス制度、2014年には在宅勤務制度、2017年にはモバイルワーク制度を導入した同社。”会社の成長のためには、個人の成長が必須” と考え、時代の変化に応じた柔軟な制度導入を進めています。

【リモートワークの特徴】
・上限なし、毎日リモートワーク勤務可能
・カフェなど、自宅以外でもリモートワーク勤務可能
・管理職や人事が率先してリモートワークを利用することで、社内周知を広げていった

それぞれの社員が能力を最大に発揮できる働き方を社員自身が選択できる、そんな環境づくりに取り組んでいます。リモートワークの導入が難しいとされる製造業において、社員の暮らしや成長を第一に考えた導入事例です。

【参照】http://teleworkgekkan.org/day0724/pdf/report/04_carbee.pdf
https://www.mhlw.go.jp/file/06-Seisakujouhou-11900000-Koyoukintoujidoukateikyoku/0000152036.pdf

4.サイボウズ株式会社


ビジネスに必要な機能をまとめたグループウェアやクラウドサービスを、開発・販売・運用しているサイボウズ株式会社。チームワーク強化のためのメソッド提供も。

「チームワークあふれる社会を創る」という理念に基づき、働き方改革の推進や地方創生の支援、自社メディアでの発信などにも注力しています。
2010年に在宅勤務制度を試験導入開始。2011年3月に発生した東日本大震災の影響により、東京オフィスでは在宅勤務の一時原則化を決定。
2012年から働く場所・時間の自由化(ウルトラワーク制度)が始まり、2018年以降は希望の働き方を社員に宣言してもらう働き方宣言制度の導入に至りました。

【リモートワークの特徴】
・働き方宣言制度で、働く場所も時間も100人100通りの働き方を実現
・営業活動はすべてウェブミーティングに、採用面接はすべてウェブ面接に
・コミュニケーションの機会を増やすため、リモートランチやリモート飲み会を開催

従業員一人ひとりが、自分に合った働き方を選ぶ。そんな自由度の高い「新しい働き方」を取り入れた事例です。
新型コロナウイルスの感染拡大防止のため、全社方針として原則在宅勤務へ切り替えを行った同社。約10年前より取り組んできたその経験から、テレワーク導入の経緯や実践に関するノウハウを共有するWebサイトが公開されています。

【参照】
https://telework.cybozu.co.jp/
https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000125.000027677.html

5.GMOペパボ株式会社


レンタルサーバーやネットショップ作成サービスなどインターネット関連サービスを提供するGMOペパボ株式会社。オリジナルグッズの作成・販売やハンドメイドマーケットの運営なども行っています。

コロナ禍において、リモートワークや「脱ハンコ」をいち早く導入して注目されている同社。2020年1月から在宅勤務体制を取り入れ、6月1日からはテレワークを基本とした勤務体制に移行しました。

【リモートワークの特徴】
・子どもの臨時休校による影響を受けた従業員に、独自の特別有給休暇制度
・リモートワーク快適化支援として補助金や手当、オフィスのデスク・チェア無償貸与
・居住地域を問わない人材採用を導入

テレワークを基本とした勤務体制を導入することで、在宅率ほぼ100%でも業務や業績に支障をきたすことなく事業を継続。また、居住地域を問わない採用活動をスタートしているのも特徴的な事例です。

【参照】https://www.gmo.jp/news/article/6803/

6.アフラック生命保険株式会社


がん保険をはじめとした生命保険を主商品としており、アヒルのCMでおなじみのアフラック生命保険株式会社。同社は2015年からテレワークを推進しています。

2015年に業務効率化を進めるための「Work SMART計画」を策定。時間や場所にとらわれず、柔軟な働き方を実現する働き方改革に取り組んできました。
これにより、2016年に「テレワーク先駆者百選」、2018年に「テレワーク推進企業等厚生労働大臣表彰(輝くテレワーク賞)」「特別奨励賞」、2019年には「総務大臣賞」を受賞しています。

【リモートワークの特徴】
・全社員がシフト勤務、フレックスタイム制度、在宅勤務可能
・秘匿性の高い個人情報を取り扱うために、セキュアなテレワーク環境を達成
・分身ロボット「OriHime」を活用し、テレワークで本社の業務や研修に参加可能
従業員は、生命保険の契約に関する膨大かつ秘匿性の高い個人情報を含むデータをやり取りする必要があります。
そのため、会社のネットワークにアクセスする際はVPN(仮想専用線)接続することをマストとしたり、セキュリティ対策を万全にした端末を増設したりといった環境整備が入念になされている事例といえます。

【参照】
https://www.aflac.co.jp/corp/kouchiku/diversity/worksmart.html
https://kagayakutelework.jp/seminar/2019/pdf/tokyo02/kameoka190725.pdf
https://jbpress.ismedia.jp/articles/-/58394?page=2

7.freee


「会計freee」「人事労務freee」など、法人や個人事業主向けの事務効率化クラウドサービスを開発・運営するfreee株式会社。「スモールビジネスを、世界の主役に。」をミッションとし、経営者がビジネスを運営する上で欠かせない事務業務をテクノロジーでカバーしています。

同社は2020年3月から原則在宅勤務へ移行。3月といえば、サービス利用者の多くを占めている個人事業主にとっては確定申告の真っ最中です。なんとしてもサービスをストップさせることなく、リモートワーク体制に移行する必要がありました。

【リモートワークの特徴】
・雇用形態に関わらず、全従業員を対象としたフルリモートワーク体制
・捺印撤廃、ペーパーレス化、ビデオ会議の導入など出社を必要としないシステムづくり
・社外にもリモートワーク推進の働きかけを行う
VPNなどのセキュリティ環境を整え、自社リモートワーク率は99%に。それだけでなく、社外にもモデル就業規則やノウハウの提供などといった働きかけを実施。
「#取引先にもリモートワークを」という合言葉のもと、リモートワークを妨げる課題を解決するための取組を行っています。

【参照】
https://www.wantedly.com/companies/freee/post_articles/220216
https://developers.freee.co.jp/entry/inside-story-remote-work-march-2020
https://corp.freee.co.jp/news/gray_zone-10315.html

リモートワークの導入支援ツール6選

さまざまな企業への導入が進められている、リモートワーク。リモートワークを円滑におこなうためのツールを利用している企業も多いのです。ここでは、リモートワークに役立つ支援ツールをご紹介します。

Slack

https://slack.com/intl/ja-jp/

2013年にアメリカでリリースされたビジネスチャットアプリ「Slack」。リリース以降、世界100カ国以上で利用され、今では日本でも多くの企業に導入されています。

世界中で支持されているSlackの特徴は、その使いやすさにあります。チャットならではのリアルタイムのコミュニケーションはもちろん、ファイル共有の手軽さや、やりとりの保存機能など。さらに、Google DriveやDropboxなど、普段使用しているツールと連携することで、仕事の効率化・生産性向上へとつながります。

小規模のチームに適している無料プランから、会社規模に応じた複数の有料プランを提供。社内へ本格導入前に試してみたい、という方も無料プランで実際に使用できます。

Chatwork

https://go.chatwork.com/ja/index.html

“誰でも使えるシンプルな機能” が魅力の「Chatwork」。大企業からスタートアップ企業まで、導入企業は246,000社を超える、人気のビジネスチャットツールの一つです。

ビジネスチャットとして国内で一番の導入実績を誇るChatworkは、使い勝手の良さだけでなく、セキュリティ面にも力を入れています。銀行レベルの高いセキュリティ水準は、官公庁が導入できるほど。大切な社内情報をやりとりするビジネスチャットだからこそ、安全安心に使えるものがいいですよね。

Slackと同様に、無料プランと個人や組織など導入規模に応じた有料プランを提供。まずは、無料プランで試してみてはいかがでしょうか。

Talknote

https://talknote.com/

社内でのコミュニケーション活性化を目的とした社内SNS「Talknote」。飲食や美容サロン、不動産など多様な業界から支持されている、コミュニケーションツールです。2011年のリリース以降、今では導入実績20,000件以上を誇ります。

Talknoteはビジネスチャットツールとは異なり、主な目的は社内コミュニケーションの活性化です。チャット画面はSNSのLINEのようなカジュアルさがありながら、社内で内容を共有できたり、ファイルの送受信も可能。可愛らしいスタンプが使えるのも、嬉しいポイントです。

料金形態は、初期費用、基本プラン、オプションで構成されています。まずは、14日間の無料トライアルでお試しも可能です。

G Suite

https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/

Googleが提供する、グループウェア「G Suite」。日頃利用されている方も多い、Gmailやカレンダー、ドキュメントをビジネス対応させたサービスです。スタートアップや中小企業、大企業まで幅広く導入されています。

G Suiteの中でもたとえばGmailは、広告の非掲載、独自のメールアドレスの作成、個人用に比べ2倍の保存容量など、ビジネス利用に特化した仕様になっています。他にもチーム向けのメッセージプラットフォーム「Hangouts Chat」やビデオ会議ツール「Hangouts Meet」など多くの機能を備えるG Suite。リモートワークに最適なツールを1つのパッケージにまとめています。

料金形態は、Basic、Business、Enterpriseの3プラン。Basicは1ユーザー ¥ 680/月。コストパフォーマンスの高さも、多くの企業に選ばれている理由の一つです。

FreshVoice

https://www.freshvoice.net/

最大200拠点を同時に接続できるWeb会議システム「FreshVoice」。強固なセキュリティを有し、一般企業だけでなく銀行や保険会社、官公庁などでも利用されています。

全画面で多拠点の接続先を表示できるのは、FreshVoiceだけの特徴。スマホにも対応しているため、手軽にオンラインミーティングに参加できます。さらに、クラウドタイプながら高画質なところも魅力の一つ。オンライン上でしか顔を合わせないリモートワークだからこそ、画質にもこだわってみてはいかがでしょうか。

FreshVoiceは、手軽なASP(クラウド)タイプとよりセキュリティの高いオンプレミス(サーバー)タイプを提供しています。まずは、14日間の無料トライアルで体験してみましょう。

Zoom

https://zoom.us/

手軽な使いやすさで最近人気を集めているWeb会議システム「Zoom」。リモートワークなど新たな働き方が増えてきている今、注目されているツールです。

Zoomの特徴の一つとしてあげられる、オンライン会議への参加人数の多さ。無料版ながら最大100人のグループミーティングが可能です(ただし、3名以上は40分の時間制限あり)。また、ホスト以外のアカウント作成は不要なため、オンラインミーティング用のURLを共有するだけで他メンバーは参加できます。

オンラインミーティング中の画面共有・録画もでき、リモートワークでは難しい仕事の引き継ぎやレクチャーにも役立ちそう。ビジネスに適した有料プランも用意されているので、自社の規模や目的に合わせて検討してみましょう。

リモートワークは国を挙げての推進事業

先進的な民間企業でのみ実施されているイメージが強いリモートワークですが、実は総務省の5つの政策のうちの1つにも挙げられており、総務省政策 情報通信(ICT政策)のうちのICT利活用の促進に「テレワーク※の推進」があります。
※総務省では在宅勤務にテレワークという名称を用いています

新型コロナウイルスの感染拡大防止のため、三密を避ける(人との接触機会を減らす)観点からも、リモートワークは有効な対策として積極的な活用が推進されています。

2020年4月には、経済産業大臣から日本商工会議所等に向けて、在宅勤務等の対応を進めるよう要請がありました。内容は「原則としてオフィスでの仕事を自宅で行えるようにし、やむを得ず出勤する必要がある場合も、出勤者を最低7割は減らすこと」というもの。

参照:新型コロナウイルス感染症緊急事態宣言を受けて在宅勤務等の推進について関係団体に要請しました|経済産業省

国は、その支援策として補助金の拡充や相談体制の強化を進めており、各地方自治体で上乗せ補助をしているところもあります。

総務省HPでは、テレワーク(リモートワーク)の意義・効果のほか、総務省が実施するテレワーク普及促進のための取り組みなどを知ることができるのですが、取り組みとして面白くぜひ見ていただきたいのが「テレワーク先駆者百選」です。テレワークの導入・活用を進めている企業・団体等を「テレワーク先駆者」として募集し、その中から実績を鑑みて「テレワーク先駆者百選」として選出するもので、さらに特に優れた取り組みを実施している企業・団体には「テレワーク先駆者百選 総務大臣賞」が贈られています。

選出された企業・団体等の取り組み事例が資料にまとめられているので、リモートワークを検討中といった場合には、自社と同じ業種や自社と同じような経緯を持って導入した企業の実施概要をチェックすることをおすすめします。どのように実施したかから導入後の効果まで知ることができ、導入後の状態を想像して自社への導入方法を具体的に検討するのにとても役立ちます。

企業にも個人にも、特に働く女性にとってリモートワークはとても嬉しい制度です。家庭のために諦めていた仕事に戻る・続けることもできますし、通常はオフィスで仕事をしていても、有事の際にはリモートワークが選択できるというだけでも非常に安心感を与えるものです。
そんなリモートワークを成功させて、より働きやすい企業を目指してはいかがでしょうか。

自宅に社食を!『オフィスおかんの仕送り便』

在宅勤務の期間が長くなると、家から出る機会が減り、食事もおろそかにしてしまいがちです。そうなると、従業員のフィジカル・メンタルともに健康への悪影響も心配に。

そこで、手作りのお惣菜を契約先のオフィスにお届けする『オフィスおかん』では、個人宅に社食を提供する『オフィスおかんの仕送り便』をスタートしました。

社食と同じように、企業の負担によって従業員へ食事を届けるサービス。家事の負担が軽減されたり、健康的な食事をとることでフィジカル・メンタルヘルスの健康向上につながったりと、オフィスから離れている従業員でも福利厚生を受けることができます。
リモートワークという新しい働き方に合わせた、新しい社食の形。働く人のライフスタイルを豊かにするため、ぜひ活用してみてください。

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Writer 執筆者

おかんの給湯室編集部

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