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働き方改革ツールまとめ|課題別ツール12選!

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国を挙げて取り組んでいる働き方改革は「一億総活躍社会」実現に向けた最大のチャレンジです。

“働く人々の視点に立った改革を”と掲げられていますが、改革によるメリットは決して労働者側だけにあるのではありません。労働生産性を上げ、優秀な人材の確保につながるなど、各企業の成長戦略としても働き方改革は重要です。

そこで今回は、多くの企業で改革を行いたいと思っている課題を紹介。さらに、改革をサポートするための役立つツールや、ツール選定のポイントをご紹介します。

そこで今回は、多くの企業で改革を行いたいと思っている課題を紹介。さらに、改革をサポートするための役立つツールをご紹介します。

働き方改革に期待できる4つのメリット

課題を考える前に、まずは働き改革を取り組む意欲を高めるためにも企業にとってどんなメリットがあるのかを考えてみましょう。

①優秀な人材をつかまえて離さない

さまざまな企業にとって急務の課題となっているのが、人材確保についてではないでしょうか。働き方改革とは、柔軟な働き方ができず必要な人材が退職を余儀なくされてしまうなど、企業にとっても働く人にとっても不利なルールを改善していくことです。

転職が一般的になった現在では優秀な人材こそ流失しがちですが、働く側にとって企業の魅力は給与の高さだけではありません。個々の生活スタイルに合わせた働きやすい環境を整えることで人材流出を食い止めることにつながります。

同じく新世代の若い人材の採用においても、働きにくい職場だと見なされれば選ばれにくくなります。現在売り手市場であるといわれる採用環境の中で、彼らがこれから迎えるライフイベントに寄り添う柔軟な職場環境をアピールすることは強みのひとつになるのです。

②従業員満足度が向上して利益アップ

今会社にいるメンバーの従業員満足度を高めること。これは何よりも大切なことです。満足度を高めるには、給与を上げる以外にも方法があります。

社内でゴールやミッションを共有したり、上下関係なくコミュニケーションが取りやすい雰囲気づくりをしたりなど、従業員が主体性をもって企業へ参加しているという感覚をもたせれば、会社へのロイヤリティが向上し、積極的な業務へのコミットメントが生まれます。

③従業員の心身の健康を守り長期的な安定経営へ

働き方改革が掲げられたきっかけには、労働によるうつ病への罹患者が増えたことや、過労死・過労自殺に繋がってしまう最悪のケースがありました。いくら個人のパフォーマンスが高くても、その人が病気になれば急激にパフォーマンスは落ちてしまいます。

何より、生命や身体を脅かしてまでの労働を強いる企業に従業員は信頼感を抱くでしょうか。

働き方改革を行い従業員の心身の健康を第一に考えた姿勢を示すことは、企業と従業員の関係をよりよいものにし、長期的なパフォーマンスもアップさせます。

④公私の充実で企業に深みが出る

社員にとってのメリットは、例えば時間の融通がきいて育児や介護など私生活との両立が可能であること。また、副業が一般的になってきた昨今、副業やビジネスを始めたり、なんらかの社会活動に参加することもできるでしょう。

人脈や個人の経験が豊かになり、社会全体に与えるインパクトとしても、企業の存在に深みがでるのではないでしょうか。

ツール選定の3つのポイント

働き方改革を進めるには、まずゴール(目的)をはっきりさせることが大切です。企業の課題を明確にし、その課題を解決するために適したツールを選んで利用しましょう。

では、実際にツールを選ぶ際にはどのようなことに気を付ければよいのでしょうか。ここではツール選定のポイントを解説していきます。

①社内で運用しやすいかどうか

どんなに新しくて便利なツールでも、社内で運用しやすいかどうかを検討しなければ「導入前よりも業務が煩雑になった」という声が上がってしまうことも考えられます。

たとえば、以下のようなポイントに気を付けて検討するとよいでしょう。

まずは社内のルールの変更や業務フローの改善を!

⇒ツールを導入しただけで課題を解決できるケースは少ないもの。ルールとツールを組み合わせることで働き方を変えていきましょう。

従業員のスキルに合ったものか?

⇒従業員が使いこなせないツールを選ぶと、運用を継続しづらいです。操作がシンプルで、誰にでも簡単に操作できるものがよいでしょう。

1つの目的に1つのツールが望ましい

⇒複雑なツールは操作が難しいものが多く、何をすればいいのかが分からなくなりがち。1つのツールに1つの目的を設定することで、活用しやすくなります。

対応しているデバイスは社内のものと合っているか?

⇒ツールとともに新たなデバイスを導入するのは、費用面でも業務面でもコスト大。社内のデバイスで対応できるツールを選ぶのがよいでしょう。

②セキュリティ体制が整っているかどうか

ITツールを導入する場合、Web上でデータのやり取りをする機会が多くなります。どこからでも社内のデータにアクセスできるようになるのは便利ですが、企業の財産を社外に持ち出すため、情報漏洩など大きなリスクにさらされることになります。

セキュリティ体制が整っているかどうかをチェックすることは、導入前の必須事項です。

どんな場所で使うのか? どんな人が使うのか? どんなリスクが想定されるのか? といった面に関して検討し、それぞれに対策がなされたツールであるかどうかをしっかりとチェックしていくべきです。

たとえば、不正アクセスやデバイスの紛失・盗難に備えて、遠隔データ削除やリモートロック機能のついたものであるかどうかといったチェックポイントが考えられます。

合わせて、社内での従業員に対するセキュリティ教育の実施と、万が一トラブルが発生した際のサポート体制も重要になります。
どのような危険性があり、それに対してどのような対策を取ればいいのか。それを従業員に徹底することが、一番のリスク対策とも言えるでしょう。

③費用面は適正か

ツールの運用を継続するにあたって、費用対効果が見合ったものであるかを確認するのは肝要です。いくら企業の課題を解決するのに便利なツールであっても、費用面で運用するのが難しく途中で運用を取りやめるとなると、従業員の業務に負担がかかってしまいます。

実際に全従業員に対して新しいツールを導入したあとで、使用するツールを変更するのは大きなコストがかかります。

それを防ぐためには、まずは担当チーム内などの小規模範囲でトライアルしてみて、徐々に適用範囲を広げていくという方法が効果的です。

また、導入するツールや制度によっては、政府の補助金を受けられるものもあります。交付時期が限られるものも多いので、導入前に一度調べてみてくださいね。

参考
テレワークに関する助成、補助|日本テレワーク協会
助成金のご案内 | 働き方改革特設サイト

課題解決に役立つツールとサービス

では次に、企業が抱える課題別に取り組みたい対策を考えましょう。今回は、政府の「働き方改革実行計画」でクローズアップされる課題の中から特に重要なものにフォーカスしました。

また、それぞれの課題解決に向けて具体的なサポートしてくれる便利なツールやサービスをご紹介。すでにリサーチをされている担当者の方も、まだこれからという方も参考にしてみてください。

長時間労働を改善したい(健康で働きやすい職場環境の整備)

企業は、健康で働きやすい職場環境の改善への努力が求められています。法整備によって長時間労働への制限を強化する動きも始まっています。

これにはさまざまなアプローチが考えられますが、かかるコストに対して補助金が利用できるというのがポイント。また、自社なりの「快適な職場」のための福利厚生を検討してみるのもいいでしょう。

ジョブカン|株式会社Donuts

ジョブカンは、勤怠管理やシフト管理が一元化できるサービス。ICカードやLINE、GPS、指静脈など打刻方法が多彩なのが魅力で、直行直帰の場合でもスマホで申請できるなどさまざまなケースに対応できます。

管理する側では、パソコン操作が苦手な人でも直感的な操作でシフト作成ができ勤怠データも自動集計されるのが便利。労働間のインターバルも把握しやすく長時間労働を防止することができます。

Job Control Platform for PC自動シャットダウンシステム|株式会社日立ソリューションズ


このシステムは、日立ソリューションズの自律型ジョブ自動化ツール「Job Control Platform」と日立ソリューションズ西日本のスマートデバイス対応Webアプリケーション 「Hi-PerBTワークフロー」から構成されており、設定された時間になるとパソコンが自動で閉じてしまいます。

自動終了後は、従業員が再起動をしてもメッセージが表示されて次の始業時刻まで起動することができない仕組みになっています。残業申請を義務付けても無届残業が多発している企業にとっては有効なシステムです。

オフィスおかん|株式会社OKAN

オフィスおかんは、新しい食の福利厚生サービスとして注目を集めています。

オフィスに冷蔵庫と専用ボックスを設置し、健康的で安心・安全な美味しいお惣菜をオフィスにいながらいつでも食べることができるサービス。従業員は、さばの味噌煮・ひじき煮・玄米ごはんなどのお食事を1品100円で、いつでも購入することが可能。使い捨ての食器やはしなどの付属品も提供しています。

食のサポートだけにとどまらず、「従業員のロイヤリティ・満足度の向上」「社内コミュニケーション活性化」「女性の育休復帰率向上」など、従業員の課題を解決する新しいアプローチのツールとしてご活用可能。特に最近、人材採用が難しくなっている背景から「人材定着促進」「新卒・中途採用促進」の背景で導入いただくことが増えています。

詳細はこちらの記事まで:オフィスおかんの評判・料金・提供エリアは?導入事例や効果を徹底解説

労働生産性を向上させたい

なんといっても労働生産性が上がれば、労働時間は下がり、従業員の賃金も上げられるはずです。無駄な時間を削減する便利なツールはたくさん開発され、また働き方や組織の在り方を自由にするサービスもあるんです。

Trello|Atlassian

タスク管理にツール、Trello。付箋を貼るような感覚でカードを追加していき、その中でコメントの記入やファイル添付、チェックリストの作成などができるようになっています。

ボードへメンバーを招待して、タスクを割り当てていくことで、各自のタスク確認と全体でのプロジェクト推移が同時に把握できます。

HELP YOU|株式会社ニット


読んで字のごとく、業務を助けてくれるツールHELP YOU

業務をアウトソーシングする場合、いちいち委託先を探したり、クライアントワークの採用をしたりしなくても、このサービスに加入しているだけで、依頼するごとに内容に応じて、アシスタントチームを編成してくれます。

雑務をまかせてコア業務に集中したい場合、会社にはいない専門性を持った人を短期的に集めて依頼したい仕事がある場合に便利でしょう。またこのアシスタントサービスの導入によって、既存のメンバーの生産性が上がったという事例もあるようです。人数が少ないスタートアップから大企業まで、さまざまなスケールに対応しています。

ネクストICカード|株式会社ジオコード

ネクストICカードには勤怠管理、交通費精算、経費精算の3つの機能があります。

ICカードを使って、これらを自動化でき、クラウドでまとめて管理できるというなんとも便利なツール!

必要な機能を選んで利用できますが、まとめて利用した場合、たとえば電車の交通費とガソリン代を一元管理することも可能なんです。サポートが無料で使えるのも便利そうですね。

柔軟な働き方がしやすい環境づくりを

テレワークや副業など、柔軟な働き方を推進することで、私生活との両立や、様々な人の強みが生かせる働き方が実現できます。

とはいえ、新しい働き方をする人がいると従来と業務フローが違ってきたり、混乱が生まれるリスクもあります。そういった点をカバーしてくれるツールをご紹介します!

Kintone|株式会社サイボウズ

kintone(キントーン)は、サイボウズが手がけるクラウドサービスです。

社内外を問わずどこからでもアクセスできる業務システムを作成し、多様なワークスタイルでの関わり方が可能になります。

また社内SNSのような機能を備えているため、オフィスで顔を合わせることの少ないメンバーとも活発なコミュニケーションが生まれます。少人数のオンラインオフィスとして、大企業の全社システムとしてなど幅広く利用されています。

MotionBoard Cloud|株式会社ウイングアーク1st

MotionBoard Cloudは様々な環境上にあるデータを、シンプルに可視化してくれる情報活用プラットフォームです。

社内に散在するデータを一つにまとめ、オリジナルのダッシュボードをすばやく作成でき、統合されたデータを業務・業種に合わせた形で表示する、テンプレートが提供されます。

リモートで仕事をしている人が何をやっているのか、どんな仕事の進め方をしているかなどが「見える化」されるわけです。
情報の見せ方のノウハウが活用されているので、データが確認しやすいだけでなく、見た人を次のアクションへと促します。モバイル端末で社外からでも利用可能なので、時間や場所を問わず、経営や現場の意思決定に役立てることができます。

rakumoカレンダー|株式会社rakumo

rakumoカレンダーは、社員のスケジュールを一括把握することができるグループウェアです。一度に複数人の空き時間を一度に検索することができ会議や打ち合わせを設定しやすいのがポイント。

社内、社外のどこにメンバーがいようとも日程調整に時間を割く必要がありません。スマホで管理できるので時間と場所を選ばず即対応できるのも人気の理由です。

子育て・介護をする従業員を支援したい

子育てや介護を理由に離職する社員は少なくありません。

なかでも介護による離職は、超高齢化社会の訪れにより、必然的に増えていくことでしょう。働き盛りの年代を確保するためにも企業として対策を練っておく必要があります。

ポピンズシッター|株式会社ポピンズシッター

ポピンズシッターは、1時間2000円から利用できる子育て支援サービスです。福利厚生チケットが使用でき、自治体の助成対象となっています。在宅時の預かりのみならず、産後ケア、送迎、育児相談とサービスはさまざま。登録ベビーシッターは保育・子育て経験者だけなので、忙しいママやパパが安心して働ける、こうしたサービスを充実させる企業が増えています。

ベアーズ|株式会社ベアーズ

家事全般をお金を払って代行してもらえれば両立は楽になりますが、お金の問題もあって誰もがそうできれば苦労はありません。そこで、福利厚生として法人で家事代行サービスに加入するという方法があります。

ベアーズでは、法人会員の社員ならびにその家族が(2親等以内)、『家事代行サービス』『キッズ&ベビーシッターサービス』『高齢者支援サービス』『ハウスクリーニング』等を優待価格で利用できます。
そのほか、社内向けセミナー開催(保育・清掃など)、ファミリーイベントにおけるイベント保育なども、優待価格できるそう。社内に保育所を作ることが難しくても、こんな制度で社内保育を可能にできるんですね!

育児・介護支援プロジェクト|株式会社パソナ

平成29年度厚生労働省委託事業として株式会社パソナが行っているのが育児・介護支援プロジェクト

介護離職を防ぐために仕事と介護の両立支援の専門家が無料訪問を行い、従業員の介護問題に対する事業主の対応方法から介護支援プランを活用した支援方法まで相談にのってくれます。

体制づくりの段階からアドバイスをしてくれるので、今は介護に悩む従業員がまだいない場合でも、事前の備えとして利用してみてはいかがでしょうか。

女性・若者が活躍しやすい環境整備へ

企業側がどんな人でもフェアに能力を発揮してほしいと願っても、出産・子育てで離職する状況や、若い人が簡単に出世できない評価システムは残存しています。既存のサービスを利用してデメリットをカバーすることも必要なのです。

ベネフィット・ステーション|株式会社ベネフィット・ワン

ベネフィット・ステーションでは、都市部の待機児童問題に対し保育園探しのお手伝いサービスを提供したり、育休復帰前にeラーニング等の研修や専用コールセンターが情報をサポートしてくれたり、認可外保育施設利用時の割引をしてくれたりします。

妊娠・出産、子育てからの復帰など、多種多様なニーズに対応するため、メニューは140万件以上用意。的外れな支援策をやってしまう前に、メニュー一覧からニーズにあったものを見つけてもらいながら、ニーズも把握していきましょう。

Employee Tech|株式会社Emotion Tech

若者が早期離職していく原因のひとつが、彼らの本音をリサーチできていないからではないでしょうか。

Employee Techは、特許取得の調査ノウハウでフォローが必要な対象者を即時に発見。さらに、若者が働くモチベーションがアップするように改善ポイントを導き出します。現場にいると気づけない若者の心の中のモヤモヤを優先課題としてフォローすれば、早期離職は激減しそうです。

Woman社員|エール・ヴァンクール

ストレスや女性特有の心身の悩みにより本来の実力を発揮できない社員に向けた福利厚生サービスWoman社員

オフィスでのエクササイズやストレッチなどのヘルスケアを行う社内授業とウォールペイントや禅体験などリフレッシュできる課外授業から構成されており、働く女性の悩みや不調をサポートすることで仕事の効率化や生産性を上げていく狙いがあります。

無料で使える組織サーベイ・組織改善ツール「ハイジ」|株式会社OKAN

『ハイジ』は、働き「つづけられる」組織をつくる、人材定着のための組織改善サービスです。従業員アンケートと結果レポートによって、人材定着と関連の深い組織の課題を数値化することができます。約50問の質問回答をもとに15項目で分析し、部署・年代・性別等のカテゴリでスコアを作成、改善までをサポートします。PC /スマートフォンでアンケート調査を行い、結果レポートを閲覧するまでのシステム利用料は無料。その他、「伴走支援プラン」など有料オプションも用意、根本的な課題解決を目指します。

日本の労働人口は減少トレンドに入り、採用が難化する昨今、採用(エントリーマネジメント)に加えて、定着(リテンションマネジメント)について考える必要性が高まっています。OKANでは、望まない離職防止を今以上に加速するために、『ハイジ』を2020年2月より無料で提供。

日本大学経済学部櫻井研司氏との共同調査を受け、人材定着に関わる15要素を原因指標として反映。
個々人が理想の働き方をそれぞれの価値観に合わせてつくっていく社会の実現を目指します

テレワークに役立つツール

働き方改革の中でも、新型コロナウイルスによる非常事態宣言の影響もあり、テレワーク(リモートワーク)は多くの企業が取り入れ始めています。テレワークを行うには、Web会議システムが欠かせないでしょう。

FreshVoice


FreshVoiceは最大200拠点を同時に接続できるWeb会議システム。セキュリティが強固なので、銀行や保険会社、官公庁などでも利用されています。

多拠点の接続先を全画面に一挙表示できるのは、FreshVoiceだけの特徴。スマホにも対応しており、手軽にオンラインミーティングができます。さらに、高画質・高音質なところも魅力の一つです。

FreshVoiceは、手軽なASP(クラウド)タイプとよりセキュリティの高いオンプレミス(サーバー)タイプを提供しています。まずは、14日間の無料トライアルで体験してみましょう。

Zoom


リモートワークが広まるにつれて、注目が集まっているWeb会議システムZoom。手軽な使いやすさで、個人利用でも人気のあるツールです。

Zoomの特徴の一つは、参加人数の多さ。無料版でも最大100人のグループミーティングが可能です(ただし、3名以上は40分の時間制限あり)。また、ホスト以外はアカウント不要ですので、オンラインミーティング用のURLを共有するだけで会議を始められます。

オンラインミーティング中の画面共有・録画もでき、リモートワークでは難しい仕事の引き継ぎやレクチャーもスムーズになります。ビジネスに適した有料プランも用意されているので、自社の規模や目的に合わせて検討してみましょう。

円滑な社内コミュニケーションに役立つツール

テレワークでは、オフィスで顔を合わせて働いているとき以上に報告・連絡・相談を心がけることが大切です。「コミュニケーションは質より量」が鉄則で、仕事以外の雑談も良い効果が。社内のコミュニケーションを円滑にするためのツールもあるんです。

Slack


2013年にアメリカでリリースされたビジネスチャットアプリSlack。リリース以降、世界100カ国以上で利用され、今では日本でも多くの企業に導入されています。

Slackが世界中で支持されている理由は、その使いやすさ。リアルタイムなチャットでのコミュニケーションはもちろん、ファイル共有の手軽さや、やりとりの保存機能などもあります。Google DriveやDropboxなど、業務で使用しているツールと簡単に連携でき、仕事の効率化・生産性向上へとつながります。

料金は小規模のチームに適している無料プランから、会社規模に応じた複数の有料プランまで。社内へ本格導入前に試してみたい、という方は無料プランで試せますよ。

Chatwork


Chatworkの魅力は“誰でも使えるシンプルな機能” 。導入企業は246,000社を超え、ビジネスチャットとして国内で一番の導入実績を誇ります。

使い勝手の良さだけでなく、官公庁が導入できるほどレベルの高いセキュリティ水準も魅力です。大切な社内情報をやりとりするビジネスチャットだからこそ、安全安心に使えるものがいいですよね。

Slackと同様に、無料プランと個人や組織など導入規模に応じた有料プランを提供。まずは、無料プランで試してみてはいかがでしょうか。

Talknote


社内でのコミュニケーション活性化を目的とした社内SNS、Talknote。多様な業界から支持されている、コミュニケーションツールです。導入実績は、2011年のリリース以降20,000件以上も。

社内で内容を共有できたり、ファイルの送受信も可能。チャット画面にはカジュアルさがあったり、かわいらしいスタンプが使えたりと、社内コミュニケーションの活性化を主な目的としているのが分かります。

料金は初期費用、基本プラン、オプションで構成されています。まずは14日間の無料トライアルでお試しもできますよ。

G Suite


Googleが提供する、グループウェアG Suite。Gmailやカレンダー、ドキュメントなど日頃利用されている方も多いツールをビジネス対応させたサービスです。スタートアップや中小企業、大企業まで幅広く導入されています。

リモートワークに最適なツールが1つのパッケージにまとまっているのがG Suite。たとえばGmailは、広告の非掲載、独自のメールアドレスの作成、個人用に比べ2倍の保存容量など、G Suiteの中ならビジネス利用に特化した仕様に。

他にもチーム向けのメッセージプラットフォームHangouts Chatや、ビデオ会議ツールHangouts Meetなど多くの機能を備えています。

料金はBasic、Business、Enterpriseの3プラン。Basicは1ユーザー ¥680/月。コストパフォーマンスの高さも、多くの企業に選ばれている理由の一つです。

課題解決に役立つツールを選んで働き方改革を

働き方改革は、社内の制度を急に変えなくても、ポイントに合わせたツールの活用で進めることができます。

特に業務効率化に使えるアプリなどは情報がたくさん出回っていますが、それ以外にも、健康を支える福利厚生や、専門家の知見を活かせる公的サービス、公的補助金などもあるんです。情報を活用して、働き方改革をも効率よく進めて推進していきましょう!

『オフィスおかんの仕送り便』


働き方改革により在宅勤務の従業員が増えると、家から出る機会が減り食事をおろそかにしてしまう従業員も出てくるものです。そうなると、フィジカル・メンタルともに健康への悪影響が心配になりますよね。

契約先のオフィスに手作りのお惣菜をお届けする『オフィスおかん』。在宅勤務などのニーズに合わせて、個人宅にも社食を提供する『オフィスおかんの仕送り便』を始めました。

これは企業の負担によって、社食と同じように従業員へ食事を届ける、新しい働き方に合わせた、新しい社食の形です。オフィスにいない従業員も福利厚生を受けることができるサービスになっています。

家事の負担を減らしたり、健康的な食生活を提供したりといった面で、従業員のライフスタイルを豊かにすることができます。働き方改革での業務改善と合わせて、ぜひ活用してみてくださいね。

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執筆者 Writer

おかんの給湯室編集部

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