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在宅勤務のメリットとは?勤怠管理や導入時のポイントなどを解説!

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在宅勤務の導入を検討している際、どのようなことに注意すべきかわからず、とまどってしまったり、検討が進まないことがあるかもしれません。

また、どのような点に注意しながら進めればいいか頭を抱える方もいると思います。

本記事では、在宅勤務による企業・従業員それぞれのメリット・デメリットや、円滑に導入するためのポイントを解説します。

在宅勤務とは?

在宅勤務とは、オフィスに出社せず、自宅で就業する働き方です。まったく出社しない場合もあれば、週に数日のみ出社する場合、必要に応じて出社する場合など、出社割合は企業によりさまざまです。主にパソコンを利用して業務を行い、企業内での連絡はインターネットツールやメールを通じて行われることが多く見られます。

在宅勤務は、エンジニアやプログラマーなどの技術職で行われていることが多いですが、政府が働き方改革推進のひとつの手段として在宅勤務を推奨していることから、その他の職種でも企業での導入が進んでいます。

テレワークやリモートワークとの違いは?

テレワークとは、情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方を指します。「在宅勤務」はテレワークの一種を指すため、テレワークは在宅勤務よりも広い概念として用いられています。

そのほかテレワークには、移動中の交通機関や出先などで仕事をする「モバイルワーク」や、本社から離れた場所に設けられた小規模オフィスで勤務する「サテライトオフィスワーク」も含まれます。

リモートワークも、テレワークと大きな意味の違いはありません。ただし、テレワークの勤務形態は日本テレワーク協会によって「在宅勤務」「モバイルワーク」「サテライトオフィスワーク」の3つと定義されています。

一方、リモートワークは働き方や働く場所を指す定義はなく、オフィス外で働くこと全般を指すという点で、テレワークと違いがあります。

在宅勤務の普及率は増加傾向にある

ネット環境の整備や様々なITツールが開発されたことや、2020年に新型コロナウイルス感染症が拡大したことから、テレワークや在宅勤務を取り入れる企業は増加傾向にあります。

2021年3月に国土交通省が発表したデータによると、2020年のテレワーク実施者は2019年の9.8%から19.7%へと倍増しています。

出典:国土交通省

2021年4月に⽇本⽣産性本部が発表したデータによると、2020年5月の実施率は全国的に31.5%でしたが、2021年4月は19.2%と、新型コロナウイルス拡大初期の2020年と比較すると2021年は減少しています。

出典:⽇本⽣産性本部 第5回 働く⼈の意識に関する調査 調査結果レポート

とはいえ、2019年の水準に比べれば2021年では約2倍の人がテレワークや在宅勤務を実施しており、全体のおよそ20%の人がテレワークを実施していると行って差し支えないでしょう。

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【企業視点】在宅勤務の3つのメリット

在宅勤務を導入すると、企業側にはどのようなメリットがあるのでしょうか。

交通費や家賃などのコストを削減できる

在宅勤務を導入することで、コストを削減できます。在宅勤務の従業員に電気代を支給する場合でも、出勤する場合の通勤手当と比較すれば安価となる場合が多いでしょう。また、在宅勤務の従業員の割合が増えれば、広いオフィスを用意する必要もありません。家賃や経費、水道光熱費などの削減につながります。

業務を効率化できる

在宅勤務では、一人ひとりが自宅で作業を行うため、従業員が自身の業務に集中できます。オフィスにいると、予定外の打ち合わせや来客、電話対応などで、自分の業務を中断しなければならないことも多々あります。在宅勤務ではそのようなことが発生しないため、従業員は効率よく業務に取り組めて、全体の生産性も向上するでしょう。

人材を確保しやすい

在宅勤務では、事情によって通勤が難しい、地方在住であるなど、さまざまなバックグラウンドを持つ人材を雇用できます。一人ひとりにあった形で仕事を続けられることを魅力に感じる人も多く、採用力アップにつながるでしょう。

また、育児や介護などの事情で退職を検討している従業員の引き留めができる可能性もありますので、離職率低下にも寄与します。

【従業員視点】在宅勤務の3つのメリット

在宅勤務は、企業側だけでなく、従業員側にも大きなメリットがあります。

通勤の必要がなく、時間や体力を節約できる

在宅勤務ではオフィスへと出社する必要がなくなるので、通勤にかかる手間や時間を大きく浮かせることができます。余暇時間にゆとりができる上、満員電車に乗るなどのストレスからも離れられるので、心身の健康に良い影響をもたらすでしょう。

育児や介護と両立しやすい

育児中であったり、家族を介護していたりする場合、家を長時間離れられないということも多く、退職を検討してしまうかもしれません。在宅勤務であれば、子どもの急な病気など不足の事態にもすばやく対応しながら業務を続けることも考えられるでしょう。

勤務地の制限なく勤務できる

在宅勤務は、パソコンやインターネット回線など、業務に必要な環境が用意できれば全国どこでも働けます。オフィスのある場所から少し離れても、自分にとって暮らしやすいと思える場所で仕事をすることもできますし、配偶者の転勤によって引っ越しを余儀なくされた場合であっても、退職せずそのまま仕事を継続できる可能性があるでしょう。

【企業視点】在宅勤務の5つのデメリット

多くのメリットがある在宅勤務ですが、デメリットも挙げられます。

勤怠管理が複雑になる

在宅勤務によって、従業員の勤怠管理が困難になることはデメリットのひとつです。同じオフィスで働く場合に比べ、それぞれが別々の場所で働く在宅勤務では、従業員がどう働いているのか、時間通り業務に取り組んでいるのかを確認するのは困難です。

企業側は、従業員がデスクにいる時間をチェックするシステムの導入や、各々の仕事の進捗状況のこまめな把握、稼働時間帯の確認などでフォローを行う必要があるでしょう。

生産性が低くなる可能性もある

業務効率が上がるとされているテレワークや在宅勤務ですが、生産性が下がったという調査報告もあります。職場に出勤したときの仕事の生産性を100%としたとき、テレワークしたときの生産性がどのくらいになるかを聞いたところ、全体平均で84.1%となり、職場への出勤時と比べてテレワークでは生産性低下を実感している結果となりました。

なお、新型コロナウイルス感染症拡大前からテレワークを行っていた回答者の生産性は89.4%、新型コロナウイルス感染症きっかけでテレワークを始めた回答者の生産性は82.2%と差があるという結果がありました。

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従業員同士のコミュニケーションが不足する

一人ひとりが自宅で仕事をする在宅勤務では、従業員のほぼ全員が出社して同じ空間で仕事をすることと比べれば、コミュニケーションは希薄になりがちです。メールやチャットツールなどで連絡は取り合えるものの、ちょっとした相談や雑談など気軽なコミュニケーションが取りにくいことから、業務に行き詰まってしまったり、進捗確認がしにくいと感じたりするでしょう。

バーチャルオフィスの利用や、趣味など業務外のやりとりができるような環境整備を行うことで、コミュニケーションが取りやすくなります。また、完全在宅でなく、定期的な出社日を設けることも有効でしょう。

セキュリティリスクが高まる

オフィス内でのみ業務する場合と比べ、在宅など社外での勤務ではセキュリティリスクが高まります。機密情報や個人情報の漏えい、サイバー攻撃などを防ぐため、ネットワークのセキュリティ対策を万全にしておく必要があるでしょう。

従業員のメンタルヘルス管理が難しい

同じ空間で勤務していれば、声がけしたり、目視で確認したりと、従業員の様子を把握しやすいのですが、在宅勤務ではそれがかないません。その上、在宅勤務が長期化することで、「孤独感を感じる」「生活リズムが乱れる」「運動不足になる」など、メンタルヘルスに不調を及ぼす要因も増加しています。

また、不調から「サイレントうつ」を発症する可能性があります。サイレントうつは、テレワークや在宅勤務によってストレスが過剰にかかってしまうことによって発症する病気で、周囲に人がいない状況からなかなか気づかれにくい特徴があります。

従業員がこのような状況に陥らないように、企業側は「在宅勤務やテレワークが向かない従業員もいる」ということを理解した上で、コミュニケーションの方法を決めたり、働き方を考慮し、指針を決める必要があるでしょう。また、従業員の様子をこまめに観察した上で、産業医と連携するなど、早期の対処を心がけましょう。

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【従業員視点】在宅勤務の4つのデメリット

一方で、従業員側にも在宅勤務によるデメリットが挙げられます。

取れるコミュニケーションが限られる

在宅勤務でも、インターネットを通じて従業員同士のコミュニケーションは可能です。しかし、オフィスで同じ空間で勤務しているときに比べれば、気軽さや偶発性は希薄になってしまいます。

偶然に別部署の同僚と親しくなったり、ちょっとした相談を持ちかけたりということはしにくくなります。意図を持ってチャット上で話しかけることを心がけたり、オンラインでイベントを企画したりなどの解決策が必要となるでしょう。

ひらめきやアイディアが浮かびにくくなる

クリエイティブな仕事や何か企画を考える必要がある時、自宅に閉じこもって考えてもなかなかいいアイディアは浮かびません。そのような場合は、従来のようにオフィスに出社してさまざまな同僚などの意見を聞く機会があるほうがよいと感じるでしょう。

クリエイティブな仕事をする場合は必要に応じて出社をするなど、自分の仕事内容に合わせて柔軟に勤務形態を変えていくのがおすすめです。

オン・オフの切り替えが難しい

自己管理が苦手な場合、仕事とプライベートの切り替えが曖昧になってしまうことも少なくありません。そうすると、だらだらと一日中仕事をしてしまったり、なかなか進捗が出なかったりと、メリハリなく効率の悪い仕事の仕方になってしまいかねません。

時間を明確に区切るなど、オン・オフを上手に切り替える工夫が必要です。

運動不足になってしまう

通勤の機会や外出機会が少なくなってしまった結果、運動不足を実感する人が増えているようです。場合によっては一日中、家に閉じこもってしまうこともあるかもしれません。

体力低下や健康不振を防ぐために、意識的に運動を取り入れる必要があるでしょう。家でできるストレッチを行ったり、散歩の時間を設けたりなど、日頃の習慣に取り入れることをおすすめします。

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在宅勤務を導入する8つのポイント

在宅勤務を導入するにあたって押さえておくべきポイントを解説します。

1,在宅勤務の担当者を決め、相談窓口を用意する

企業として在宅勤務を推進していくのであれば、足並みを揃えるために、担当者を設定しましょう。担当者を設定しておくことで、各部署と連携をとりながら、会社として統一感ある制度の推進が可能です。

また、相談窓口を用意しておくことで、従業員は不安に感じることや希望することを気軽に相談できます。在宅勤務を始めるにあたって、従業員もとまどいを感じている可能性があるので、窓口があることで少しの不安でも解消でき、導入が円滑に進むでしょう。

2,セキュリティ対策を実施する

情報漏えいやサイバー攻撃のリスクを最小限にするためには、十分なセキュリティ対策が重要です。仮想デスクトップを活用したり、セキュリティ対策ソフトを全従業員のパソコンに導入したり、万全の対策を行いましょう。

合わせて、セキュリティ対策のガイドラインを策定し、従業員に周知しておくことも必要です。不審なメールを受信した場合の対処法や、USBメモリ等の取り扱い、安全なネットワーク環境の構築など、従業員のリテラシー向上につながるような教育を実施するのが望ましいでしょう。

3,ルールを整備する

従業員の勤怠管理や業務の進め方などの労務管理は、ルールを整備して周知するのが良いでしょう。たとえば勤怠管理ツールを導入し、業務の開始時刻や終了時刻などを把握できるようになれば、長時間労働の防止にも繋がり、管理側が従業員へフィードバックを行いやすくなります。

また、業務を進める際に使用するツールを策定したり、定期的にミーティングを設けることを決めるなど、業務が円滑に進むようなルールの策定も必要です。

ただし、これらのルールは全社ですべてを統一せず、各部署が業務内容に応じて選択・決定できる形にするのが望ましいでしょう。

4,移行期間を設ける

一斉に全社員が在宅勤務に切り替わると、予期せぬトラブルが同時に発生してしまう可能性があります。まずは対応しやすい部署から始め、発生したトラブルをもとにトラブルシューティングを行い、調整しながら別部署への導入を進めるとスムーズに切り替えが進むでしょう。

また、強制的に在宅勤務を進めるのではなく、完全に在宅勤務に切り替えるまでの移行期間を設けることで、少しずつ慣らしながら導入を進められるでしょう。

5,コミュニケーションツールを導入する

それぞれの従業員が離れて仕事をしていても円滑なコミュニケーションを取れるように、コミュニケーションツールを導入するのは必須です。チャットツールやWeb会議システムを導入し、スムーズにやりとりができるようにしましょう。

また、プロジェクトや業務の進捗状況などだけではなく、雑談や近況報告など、業務以外のことも気軽に連絡できるようにしておくことで、メンバーがそれぞれの状況を把握し、チームワークを保ちながら仕事ができるようになるでしょう。

6,対面でのコミュニケーションをおろそかにしない

状況にもよりますが、少ない回数であっても定期的に出社し同僚と対面する機会を設けることで連帯感も高まります。大人数で集まることが困難な状態もあるかもしれませんが、そのような場合でも部署ごとにシフトを組んで集まる機会を設けることで従業員のメンタルヘルス向上に役立つでしょう。

7,評価制度を見直す

在宅勤務を行う場合、業務のプロセスが見えにくく、成果での評価に偏りがちです。その場合、オフィスで勤務する従業員との間で、評価の仕方に不平等が生まれてしまいかねません。そのような状況を避けるために、在宅勤務に合わせた評価項目を設定し、明確にしておく必要があります。

また、定期的にオンラインでの1on1ミーティングを行うことで、業務のプロセスについても理解が深まり、納得のいく評価につながるでしょう。

8,出社と在宅のハイブリッド型も検討する

在宅勤務を導入した場合であっても、終日自宅で勤務するのではなく、勤務時間の一部を自宅で働く「ハイブリッド型」を活用するのもいいでしょう。

曜日によって在宅勤務を選ぶというやり方も考えられます。日によって、気持ちの切り替えをしながら、メリハリをつけて業務に取り組めるようになるでしょう。

従業員が求めるものを汲み取りながら制度を変えていこう!

在宅勤務には、メリットもデメリットもあり、また乗り越えるべき壁も少なくなく存在します。

しかし、自社の状況によっては、取り入れることで業務効率化や採用力アップなど、ポジティブな効果をもたらすでしょう。従業員がどのような形での勤務形態を求めているかを汲みながら、柔軟な形で在宅勤務を取り入れていきましょう。

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執筆者 Writer

おかんの給湯室編集部

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