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労働者名簿とは?その記載内容、管理の注意点など徹底解説

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労働者名簿は、従業員を雇用するときに作成し、都度整備しなければならない書類です。書き方や記載しなければならない項目、保管時の注意事項なども決められています。本記事では、その法定帳簿の1つである「労働者名簿」について詳しく解説します。

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労働者名簿とは

労働者名簿とは、労働者名簿とは、労働基準法で定められた法定帳簿(労働者名簿、賃金台帳、出勤簿)の1つで、労働基準監督署の立ち入り調査で用意されることを求められる書類です。

参照:労働者を雇用したら帳簿などを整えましょう 厚生労働省

労働者名簿については、労働基準法第107条に次の通り明記されています。

使用者は、各事業場ごとに労働者名簿を、各労働者(日日雇い入れられる者を除く。)について調製し、労働者の氏名、生年月日、履歴その他厚生労働省令で定める事項を記入しなければならない。
前項の規定により記入すべき事項に変更があった場合においては、遅滞なく訂正しなければならない。

参照:労働基準法第107条

つまり「労働者名簿」は、支社や事業所が各所にある場合には各事業所ごとに、労働者一人ひとり作成し、情報の変更があれば随時変更が必要となる書類です。

そして労働者名簿の不備も労働基準法違反となりますが、ほかの目的があり、その手掛かりとして調査されることもあるようです。

また労働者名簿の履歴は、従業員に万が一のことがあった場合、会社側の証拠として採用されることがあります。たとえば従業員が通勤途中に事故にあったとき、在職中になくなってしまったときに、労災にあたるかどうかの判断基準になったりもします。

このように会社にとって重要な労働者名簿の「作成対象者」「法定記載項目」「保管管理方法」の詳細についてはそれぞれこれから解説します。

労働者名簿の対象者

労働者名簿記載対象者は、日雇い労働者を除く、正社員、契約社員、パートタイム、アルバイトなどです。なお労働者とは、「職業の種類を問わず、事業又は事務所に使用される者で、賃金を支払われる者(労働基準法第9条)」と定義されています。

そして派遣社員、代表者・役員、出向中の従業員については、次のように解釈されることが多いようです。

派遣社員

賃金の支払元が派遣元会社となるため、派遣先の会社の労働者名簿の記載はしなくてもかまいません。

代表者、役員

労働基準法の定義では、「労働者」ではありません。そのため労働基準監督署の調査では、調査対象外です。ただし社会保険事務所の調査では役員も被保険者となり調査対象となるため、一般労働者と同様に労働者名簿や賃金台帳の作成が必要です。

出向中の従業員

在籍出向(元の企業に在籍したまま、異なる会社の業務に従事すること)の従業員は、出向元と出向先のそれぞれとの間で二重に労働関係が成立しており、出向先でも労働者名簿の記載が必要となります。

転籍出向(完全に新しい企業に移籍して働くこと)の従業員は、出向元との雇用関係がなくなっているため、出向先の労働者名簿への記載が必要です。

労働者名簿に記載すべき項目

労働者名簿に記載すべき項目は次の8つです。

・労働者の氏名
・生年月日
・履歴
・性別
・住所
・従事する業務の種類
・雇入れの年月日
・退職の年月日およびその事由(解雇の場合はその理由)または死亡の年月日およびその原因

書式は厚生労働省のホームページからダウンロードできますが、記載内容に漏れがなければ独自の様式でも構いません。

参照:「様式第十九号」厚生労働省

厚生労働省の書類はPDFですが、インターネット上ではワードやエクセルデータも存在しています。下記の東京労働局の様式なども参考にしてみてください。

参照:東京労働局 労働者名簿

氏名・生年月日・性別

戸籍で記載されているものを記入します。職場で戸籍上の氏名以外(旧姓など)を使用していても、労働者名簿は戸籍上の氏名です。婚姻等で戸籍上の氏名が変わる場合には、労働者名簿の氏名も都度変更します。

住所

こちらをもとに交通費の支給を行っている会社も多いようです。住民票の住所ではなく実際の住所を記入します。転居があれば都度変更が必要です。なお厚生労働省告示により、「外国人労働者については、家族の住所その他の緊急時における連絡先を把握しておくよう努めること」とされています。

履歴

記載内容に法的な規制はありませんが、「社内の異動や昇進」「最終学歴」等を記載している会社が多いようです。

従事する業務の種類

社内での業務内容や役割がわかるよう「営業」「経理」「販売店員」「配管工」などと記載します。ただし労働者数が30人未満の事業では、記入必須ではありません。(労働基準法施行規則第53条第2項)

雇入れの年月日

採用が決定した日ではなく、実際に雇用が開始された日を記載します。

退職の年月日または死亡の年月日

従業員の都合による退職の場合の理由は、書かなくてもかまいません。会社が従業員を解雇した場合には、その理由を記載する必要があります。また在職中に死亡した場合には、死亡原因の記載が必要です。

労働者名簿の保存方法や保管期間

労働者名簿は、どのように管理していけばよいのでしょうか。労働者名簿の保管、管理方法については下記の通り労働基準法に定められています。

保存期間

労働者名簿は労働基準法第109条により、3年間の保存が義務付けられています。保存の起算日は労働者の死亡、退職または解雇の日です。

更新・変更方法

労働基準法第107条第2項に「記入すべき事項に変更があった場合においては、遅滞なく訂正しなければならない。」とあるように、労働者名簿はただちに訂正する必要があります。

労働者名簿を紙で保管している場合には、変更箇所に二重線を引き、訂正印を押し、新たな情報を記載します。アルバイトやパートの出入りが多いところは注意が必要です。

保管方法

労働基準法に「各事業場ごとに」作成が義務づけられています。そのため、本社以外に支店、事業所がある場合には、事業所ごとに労働者名簿を作成するか、本社一括作成したものを事業所に配布する必要があります。

法律上、「労働者名簿は書面で保存しなければならない」とは明記されていません。そのため会社により保存方法はさまざまで、近年は電子データで作成・保存しているところも多くなっています。

電子データでの作成、保存については

・労働者名簿に記載すべき事項が記載されており、各事業場でそれぞれの労働者名簿を画面に表示および印字するための装置をそなえつけていること
・労働基準監督官の立ち入り調査で労働者名簿の閲覧、提出等が必要とされる場合に、直ちに必要事項が明らかにされ、かつ写しを提出し得るシステムとなっていること

とされています。

つまり、労働者名簿をパソコンで作成、更新し、各事業所でプリントアウトできるよう条件を整えておけばいいということになります。

また、法令上書面であることを求めていないため、民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律(e-文書法)の対象外となります。

なお会社の書類の保管についてはこちらの記事も参考にしてください。

関連記事:【文書保管マニュアル】書類の保存期間ってきちんと理解できていますか?

最近は、労働者名簿の情報を含む従業員情報を一元化できる「総務・人事システムサービス」も多くあります。労働者名簿は労働基準法107条、109条の規定に違反した場合、30万円以下の罰金となります。労働者名簿のルールを確認するとともに、保管や管理方法を一度検討してみてはいかがでしょうか。

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Writer 執筆者

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