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総務初心者必見!協賛金に関する4つの疑問にお答えします

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総務をはじめて担当する方、協賛金という言葉をはじめて聞く、という方はこちらの記事を是非チェックしてみてください。きっと、業務を行う上で参考になるはずです。

協賛金って何?

協賛金とは、地域のお祭りやイベントなどに会社がスポンサーとなって払うお金のことです。日頃お世話になっている方や地域への貢献活動に使われます。営業活動の一環として、お金を支払うケースもありますよ。

協賛金の使い道は?

協賛金の発祥は諸説ありますが、一つはフランス発祥のメセナという考え方で、日本では、1988年の日仏文化サミットを機に広まりました。

メセナとは会社が、本業と関係ないアート活動やコンサート、スポーツイベントなどを支援すること、とされています。会社を運営する上で、環境などに負担をかけていることへのお返しとして行われています。

会社によっては、企業美術館やコンサートホールなどを運営するケースもあります。

メセナには、お金を出すことだけでなく、社員がイベントの手伝いをすること、会社の製品やノウハウを提供することなども含まれます。冠スポンサーの場合、イベントのチケットを取引先に無料で配布するケースなどもあります。

文化的で規模が大きいメセナだけではなく、地域のお祭りにお金を提供することや、お祭りに社員が参加することなどもあります。その場合、花火大会に協賛することで会社名を放送で呼ばれたり、特別席を用意してもらうことができたり、お祭りにお金を提供することでパンフレットに会社名が印刷されるというメリットがあることもあります。

会社側から営業活動の一環として払うケースもありますが、イベントの主催者から協賛金のお願いをされることもあります。

協賛金担当者の仕事は?

協賛金の依頼をイベントの主催者から送られてきた時には、管理職にそのお金を払っても良いか伺いを立てるため、稟議書を作成して、回覧します。その際には、イベントの主催者からの依頼書(お手紙)も添付しましょう。

稟議書が承認されたら、経理担当者に、指定された日時までに指定の口座に入金してもらうように依頼をします。承認された場合も、承認されなかった場合も、イベントの主催者に書面か電話できちんと回答したほうが良いでしょう。

社内の担当者から協賛金の依頼があった場合は、その申請書を管理職に回覧します。

オリンピックなど、大規模なイベントに関しては、協賛金担当者が自ら稟議書を起こすケースもあるかもしれません。

イベントの終了後には、イベントの主催者から領収書や収支報告書(事前に金額が確定していない場合)を発行してもらうようにしましょう。

イベントが終了するまでは費用は仮払いで処理します。イベントの終了後に送られてきた領収書の内容にもとづき、その後、費目を割り振ります。

協賛金とは直接は関係ないのですが、協賛するお祭りやイベントなどに従業員が参加する場合、他の支店の総務担当者または従業員から、オリジナルのはっぴや衣装などを代わりに発注するようお願いされるケースなどもあるかもしれません。

その際はこちらの記念品管理の記事が参考になるかもしれません。

関連記事:総務初心者必見!記念品管理を担当するならば知りたい4つのポイント

協賛金に関する豆知識

領収書など、取引に関する書類の保存期間は7年間です(法令で決められています)。月別などにファイルをわけ、キャビネットや文書保存箱などで保管しましょう。

稟議書は会社ごとに保存期間が異なりますが、重要書類のため、永久保存にしている会社もあります。こちらも月別などにファイルをわけて管理します。

協賛金に関する勘定科目は、会社により多少異なるケースもありますが、こちらを参考にしてください。

広告宣伝費 協賛金を払うことでメリットがある場合(花火大会で会社名を放送、指定席を用意、パンフレットに会社名を印刷、など)
交際費 取引先イベントへの協賛など、今後の営業活動に有利になる場合
寄付金 地域のお祭りへの協賛など、今後の営業活動とは直接関係ない場合
消耗品費 ・社員が地域のお祭りで使うはっぴや衣装などの費用
・社名などが入っている場合は広告宣伝費

まとめ

一般的な流れやポイントについてご説明をしましたが、会社の規模や今までの経緯によっても、協賛金の処理の仕方が少しずつ異なります。詳しくは、前任者や先輩、上司に聞いて確認するようにしましょう。

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執筆者 Writer

おかんの給湯室編集部

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