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業務効率化

総務の業務とは?リアルな総務のお仕事一覧

業務効率化

2017/09/22

2020/07/21


みなさんの会社にも「総務」の方はいらっしゃいますよね! では、どのようなイメージをお持ちでしょうか? 総務は裏から組織を支える業務が多いため、その全貌をしっかりとイメージできないかもしれません。本記事では、そんな「総務」についてまとめてみました。

現役の総務や兼務している方、経営者、そして総務という職種をあまり知らない方など、多方面から参考になる情報ばかりとなっています。ぜひこの機会に「総務」についての理解を深めてみてください。

総務とはどんな職種なのか?

会社組織全体にかかわる業務を行う部署です。組織が円滑に動くように、様々な業務を担当します。そのため業務範囲が明確に定まっていない場合が多く、会社の規模などで業務内容が変わる場合がしばしばあります。一般的に言われている総務の業務内容について見てみましょう。

総務の業務一覧

総務の業務 詳細
社会保険・雇用保険手続き ・新入社員の資格取得手続き
・退職社員の喪失手続き
・住所変更手続き
・結婚・離婚・出産等の手続き
・各種給付金申請手続き
・保険料料率変更
・労働保険年度更新
・月変算定
・賞与支払届
・マイナンバー管理
庶務 ・備品・消耗品管理
・名刺発注・管理
・郵便物受取
・お中元・お歳暮
・年賀状
・お礼状
・会社カレンダー
・車両管理
・会議室管理
・印章管理
安全衛生管理 ・健康診断病院選定〜実施
・診断結果の報告
・再診促進
・ストレスチェックツール選定,実施
・安全衛生委員会運営
・36協定
・時間外労働抑制
株主総会関連 ・スケジュール調整
・会場選定
・招集通知・資料作成
・お土産準備
・リハーサル
・当日運営
給与処理 ・給与計算
・給与明細作成・配布
・交通費管理
・年末調整
・賃金台帳整備
社内外慶弔 ・社葬対応
・訃報連絡
・祝電・弔電手配
・生花・香典手配
・慶弔見舞金対応
社内インフラ整備 ・各種システム導入
・ネットワーク・サーバ管理
・電話線管理
・オフィスレイアウト管理
・各種工事手配・立会
各種会議運営 ・日程調整
・議案作成
・資料取りまとめ
・会場設営
・議事録作成
秘書 ・役員出張手配
・受付
・電話対応
・お茶出し
・役員スケジュール管理
福利厚生 ・福利厚生制度設計
・運用・見直し
・各種社内イベント
・企画
・運営
文書の作成管理 ・通達
・事例
・稟議書
・報告書
組織管理 ・組織改正
・組織図作成
・人員表作成
・座席表作成
各種規程管理 ・定款・各種規程作成
・変更・見直し
・労基署届出
広報 ・社内報作成
・社史作成
・記念式典
リスクマネジメント ・各種災害対策
・事故・不祥事対策
・情報セキュリティ
固定資産管理 ・オフィス、駐車場、倉庫などの契約管理
・各種修繕依頼
登記業務 ・必要書類まとめ
・各種登記申請
勤怠管理 ・勤務表集計
・有給休暇等管理
契約書管理 ・押印業務
・契約書保管
住民税 ・各種届作成
・給与支払報告書

 
こうやってみるとすごい種類ですね。おかんでは、中小企業向けの総務・人事向けのイベント『おかんの井戸端会議』を行っています。そこで現役総務の方々に話を聞くと、これ以外の業務も担当している!という声が聞かれました。例えば・・・・

中小企業の総務(※従業員300名未満の企業)

中小企業特有の業務

・掃除・ゴミ出し     
・代表からの依頼全般
・人事・広報との兼務   
・社内でわからないことすべての相談窓口
・営業事務  
・雑務全般
・研修          
・メンタルヘルス(離職防止)

中小企業だと総務だけでなく人事や広報など他部署との兼務も多いのが特徴的です。担当部署があいまいな業務は、総務の担当になってしまうことが多いのかもしれませんね。

総務のお悩み

・どうやって社内コミュニケーションを活性化させればいいかわからない
・いろんな依頼が多方面から飛んでくる
・業務範囲が広くてあいまい
・定量的な評価が難しい
・総務の悩みを共有できる場がない

多方面から大量の依頼が来て、日常業務に追われてしまうことがあり、目標設定があいまいになってしまうケースが多いみたいです。

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必要なスキル・総務に向いている人とは?

必要なスキルは、事務処理能力・PCスキル・コミュニケーションスキルです。特にコミュニケーションスキルは大切で、総務は社内の全部署とやり取りをし、部署間の調整役になることもあるので、円滑なコミュニケーションは必須になっています。なので、コミュニケーションが好きな方は向いているかもしれません。

みなさん「総務」についての理解は深まりましたか? 総務は、会社を裏から支えてくれている重要な存在です。最近は、働きやすい職場づくりが注目されていることもあり、総務の重要度はますます重くなっていくでしょう。

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総務は評価されない?脱バックオフィスの「戦略総務」を目指す

総務といえば「縁の下の力持ち」というイメージを持たれがちです。そして、総務は加点ではなく原点評価で、感謝はされるが評価はされないという悩みを持つ方も多くいます。

一方で企業は、人口減少、生産性向上、働き方改革の推進、イノベーションの必要性、グローバル化など厳しい競争に巻き込まれています。そこで、企業の内側から革新を進める存在として「戦略総務」が注目されています。

「戦略総務」は、これまでの「受け身」の姿勢から「攻め」の姿勢に転じ、戦略的に社内の改善に取り組んでいくことが重要だとし、結果として、社員のスキルや能力を最大限に活かす環境を整え、企業の継続的な成長・発展に寄与するという考え方です。詳細は以下の記事でまとめています。

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総務が着目すべき最新トピック

「定常業務でいっぱいいっぱい・・・」という方に向けて、知っておきたい最新トピックをまとめました。ぜひお時間がある時に読んでみてください!

健康経営

健康経営とは、従業員の健康管理を企業が取り組むべき経営上の問題と捉え、積極的に健康増進への取り組みを行っていく経営手法のことをいいます。

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コロナ禍によるテレワーク以降、これからの働き方

緊急事態宣言中も、総務の特性上出社を余儀なくされたという方もいらっしゃいます。しかし、会社としてテレワークを推進する動きは加速しています。いざテレワークになった時に頼れる記事をまとめました。

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Writer 執筆者

おかんの給湯室編集部

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