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総務の役割とは?業務一覧、スキルや資格、最新トピックまで徹底解説!

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2021/09/10


「総務」は、企業の規模にかかわらず組織を支える大黒柱のような存在ですが、具体的にどのような業務を行っているかは把握できている人は多くありません。

今回は、企業に欠かせない「総務」について業務内容、向いている人の特徴、やりがいなどを解説し、現役総務の方や今後総務のキャリアを考えている方にとって役立つ情報をまとめました。本記事を読んで、総務についての理解を深めていきましょう。

総務とは

会社組織全体にかかわる業務を行い、組織が円滑に動くように他部署が担当しない様々な業務を担当します。

そのため業務範囲が明確に定まっていない場合が多く、会社の規模などで業務内容が変わる場合がしばしばあります。一般的に言われている総務の業務内容について見てみましょう。

総務のメイン業務内容

では実際にはどのような業務を行っているのかを見ていきたいと思います。では、実際に総務はどのような業務を行っているのか見ていきましょう

総務は、以下の図にあるように非常に多くの業務を担当しています。ここでは、総務のメインとなる業務に焦点を当て、その10種類を紹介します。

総務の業務 詳細
社会保険・雇用保険手続き ・新入社員の資格取得手続き
・退職社員の喪失手続き
・住所変更手続き
・結婚・離婚・出産等の手続き
・各種給付金申請手続き
・保険料料率変更
・労働保険年度更新
・月変算定
・賞与支払届
・マイナンバー管理
庶務 ・備品・消耗品管理
・名刺発注・管理
・郵便物受取
・お中元・お歳暮
・年賀状
・お礼状
・会社カレンダー
・車両管理
・会議室管理
・印章管理
安全衛生管理 ・健康診断病院選定〜実施
・診断結果の報告
・再診促進
・ストレスチェックツール選定,実施
・安全衛生委員会運営
・36協定
・時間外労働抑制
株主総会関連 ・スケジュール調整
・会場選定
・招集通知・資料作成
・お土産準備
・リハーサル
・当日運営
給与処理 ・給与計算
・給与明細作成・配布
・交通費管理
・年末調整
・賃金台帳整備
社内外慶弔 ・社葬対応
・訃報連絡
・祝電・弔電手配
・生花・香典手配
・慶弔見舞金対応
社内インフラ整備 ・各種システム導入
・ネットワーク・サーバ管理
・電話線管理
・オフィスレイアウト管理
・各種工事手配・立会
各種会議運営 ・日程調整
・議案作成
・資料取りまとめ
・会場設営
・議事録作成
秘書 ・役員出張手配
・受付
・電話対応
・お茶出し
・役員スケジュール管理
福利厚生 ・福利厚生制度設計
・運用・見直し
・各種社内イベント
・企画
・運営
文書の作成管理 ・通達
・事例
・稟議書
・報告書
組織管理 ・組織改正
・組織図作成
・人員表作成
・座席表作成
各種規程管理 ・定款・各種規程作成
・変更・見直し
・労基署届出
広報 ・社内報作成
・社史作成
・記念式典
リスクマネジメント ・各種災害対策
・事故・不祥事対策
・情報セキュリティ
固定資産管理 ・オフィス、駐車場、倉庫などの契約管理
・各種修繕依頼
登記業務 ・必要書類まとめ
・各種登記申請
勤怠管理 ・勤務表集計
・有給休暇等管理
契約書管理 ・押印業務
・契約書保管
住民税 ・各種届作成
・給与支払報告書

①庶務

日常的な業務として行う庶務は、どの部署が担当か決まっていない業務が含まれます。

コピー用紙やプリンターインクなどの備品・消耗品の管理と発注、郵便物の受け取り、会議室の管理などを行います。また、来客対応、お中元・お歳暮の送付などを総務が担当する企業もあります。

②社会保険・雇用保険手続き

総務は、従業員が入社してから退職するまでの一連の労務手続きを担当する場合もあります。労務が担う部分ですが、多くの企業では労務と総務に垣根がないところがほとんどです。

入社時には、健康保険・厚生年金保険の被保険者資格取得の手続きを行い、退職時には被保険者資格喪失の手続きを行います。また、従業員が結婚・離婚・出産などをした際にも総務の業務が発生するため、従業員のライフステージに準じた対応が必要になります。

③勤怠・給与処理

従業員を雇用していれば欠かせない勤怠・給与管理も総務の仕事です。

雇用契約や規定をもとに勤怠状況を確認し、給与額を求めます。給与は従業員の生活を支える重要なものですので、ミスは許されません。保険や税金がからむ業務のため、専門知識を押さえている担当者とチームになって協力して行うことが多い業務です。

④各種会議運営

会議の日程調整や資料の取りまとめ、会議場の確保・設営などの業務が当てはまります。大企業では「取締役会」が、毎年の一番大きな会議運営として位置づけられるでしょう。

また、コロナ禍において通常の対面形式ではなくオンライン会議ツールを用いて行う場合では、事前に入室用URLの送付や資料の投影準備が必要となります。

⑤文書の作成・管理

社内向けのお知らせから会議資料、株主総会・取締役会の議事録まで広範囲にわたる文書を作成および管理していきます。

今後の使用有無にかかわらず文書の保管を行わなければならないため、手間ではありますが作成日や使用目的などを明確にしたうえでファイリングする必要があります。

⑥株主総会関連

株式会社であれば開催義務がある「株主総会」に関する業務も総務の担当となることがあります。

代表のスケジュール調整や会場の選定、招集通知などの事前準備を行うところから、当日の運営までを請け負います。円滑な運営が必要となるため、大切な業務の一つです。

⑦固定資産管理

企業の固定資産には、機械、不動産、車両などの償却資産があります。これらを正確に把握するために固定資産管理が必要となります。

償却資産に関して固定資産税の申告を行うことと、保持している償却資産のメンテナンスを行うことになります。

⑧社内インフラ整備

社内のインフラを整備し、より働きやすい職場環境をつくっていく業務があります。

例えば、社用PCに導入するセキュリティに関する各種システムを手配したり、ネットワーク・サーバーなどの管理が当てはまります。働きやすさ向上のため、オフィスのレイアウトを検討することも必要となるでしょう。

⑨リスクマネジメント

地震や台風などの災害対策や不祥事の防止などのリスクマネジメントは、自社従業員を守るための大切な業務です。

災害による被害を最小化する防災と、事故や不祥事に巻き込まれた際の事業継続・早期回復の二つの軸で「オフィス防災」を行う必要があります。

⑩安全衛生管理

総務は、従業員の心身の健康を管理する業務も担っています。

健康診断の実施、結果報告、再診の通達やストレスチェックの実施など従業員が受けなければならない診断の準備をします。他にも、安全衛生委員会の運営や残業の抑制も含まれます。

 

総務のサブ業務内容

メインの業務でも触れましたが、総務は他部署の範囲外となる業務のほとんどを担当しているため、業務の範囲が広いことがわかります。

ここで、メインではないサブ業務を紹介します。中小企業の場合、担当することになる可能性が高い業務のため、目を通しておくことをオススメします。

①広報

一般事務を担当するイメージのある総務ですが、なかには広報担当と兼任しているケースもあります。

社内向けの広報として社内報の作成・配布を行ったり、組織の顔として社外へ広報活動を行うなど情報の発信元としての役割を担うことになる場合があります。

②社内外慶弔

慶弔対応は、従業員に向けた社内の対応と取引先など社外の対応の2種類に分かれます。

慶弔見舞金の対象や金額などの基準をまとめた規定等をもとに、対応を行っていきます。特に、結婚・出産祝いは従業員の多くが対象となるため、あらかじめの準備が必要となる業務です。

③オンボーディング

新入社員が入社してから企業に慣れるまでのオンボーディング業務を、総務が担当する企業もあります。

これからの活躍を期待されている新入社員が、配属先部署で力を存分に発揮できるようサポートを行うのも総務のサブ業務として大切な業務です。

④メンタルケア

働く人が抱える問題としてよく話題に上がるストレス対策は、総務の業務においても非常に重要性を増しています。

燃え尽き症候群をはじめとしたメンタル不調は、うつ病などに発展する可能性があり離職に至ることもあるため、総務に求められる業務のひとつです。

⑤相談窓口

企業の相談窓口、いわゆる何でも屋さんになることが多い総務。

キャリアに関することから仕事と家庭の両立に関することまで、さまざまな相談を受ける立場にあります。特に、新入社員は周りに相談しやすい人がいないことがあるため、普段から従業員への気配りが必要となるでしょう。

総務に向いている人の特徴

ここでは、総務に向いている人に共通する特徴を確認していきます。

これから総務担当者を任命する際、新しく総務を雇用する際、または総務へのキャリアチェンジを考えている方は参考にしてみてください。

コミュニケーションに長けている

総務が担う業務の多くを、従業員とのコミュニケーションを必要とするものが占めています。

元から人とコミュニケーションをとるのが好きな人や、接客サービスの経験がある人はこれに当てはまる人が多いでしょう。事務的な作業をこなせるだけでなくコミュニケーション能力が高いかどうかが、総務を選任する際の決め手となるでしょう。

マルチタスクが得意

さまざまな業務を担当する総務は、担当業務に加えて差し込みで作業が入ることの多いポジション。

その場その場に応じて臨機応変な対応が求められるため、進行中の業務と差し込み作業を同時進行するマルチタスク能力が高い人は総務に向いているといえます。

人をサポートすることに喜びを感じる

総務の業務のすべてに共通することとして、人のサポートに繋がる仕事であることが挙げられます。

他の職種と比べても、奉仕精神の高さが求められる業務が多いため、貢献意欲が高かったり、他者のために自主的に動けるといったことが得意という特徴がある人は総務向きでしょう。

総務に求められるスキル

ではここで、総務が業務をこなしていくうえで必要となるスキルを見ていきたいと思います。

ビジネスの基本スキル

主に必要となるのが、PCスキル、ビジネスマナー、資料作成などの基本的なスキルです。

社内用だけでなく社外用の文書も取り扱う総務にとって、WordやExcelなどのソフトの運用スキルは必須となります。また、社外の方とコミュニケーションをとる機会も多いため、ビジネスマナーを身に着けておくことも重要なポイントです。

コミュニケーションスキル

総務に向いている人の特徴でも触れましたが、総務の担当業務にはコミュニケーション能力が必要となるものがほとんどです。

部署を超えた業務を行うことになるため、愛想が良い、人当たりが良いといった表面的な部分ではなく、物事を客観的にみることができる視点や、場合に応じて適切な言葉選びができることが求められます。

情報処理・伝達スキル

総務は、社内・社外と一方向ではない対象から情報を受け、伝達する立場にあります。

あらゆる部署と連携しながら行う作業が多いことから、部署ごとの情報を整理しながら業務を進めなければなりません。また、より良い職場環境をつくっていくためのリサーチも欠かせません。情報収集とそれを正しく伝達するスキルが必要となってくるでしょう。

総務のやりがい

事務作業から部署間の橋渡し役まで幅広い分野で活躍する総務には、働くうえでどのような魅力があるのでしょうか。

ここでは、具体的に総務として働くやりがいを見ていきます。

より良い職場作りに関われる

特別なスキルがいらず淡々と仕事をしているイメージのある総務ですが、職場環境を整えるポジションにあるため、企業を変革するチャンスを持っています

例えば、不健康な食生活を送る従業員を変えるために、健康的な食生活をサポートするような福利厚生サービスを導入することで、従業員の健康意識を向上させることができます。

従業員に直接関わることの多い総務だからこそ気付くことのできる問題はたくさんあり、その気付きが企業の業績を向上させるきっかけとなることも。企業に大きな影響を与えられることは、総務のやりがいのひとつだといえます。

幅広い人脈ができる

さまざまな部署や外部の人とコミュニケーションをとる機会の多い総務は、働くなかで幅広い分野の人脈を得ることができる立場にあります。

企業の代表窓口として働くことになるため、ビジネスパーソンとしての振る舞いが身に付くだけでなくキャリアチェンジをする際のアピールにもなります。業務を通じて社内・社外の人脈をつくり、知見をさらに高めていけることは総務のやりがいになります。

部署間をつなぐパイプ役となれる

企業の多くで悩みとして挙げられるのが、「部署間に垣根がありコミュニケーションを取りづらい」というもの。総務は、日々の業務で他部署と交流する機会が多いため、そうした悩みを解決することができる唯一の存在です。

また、企業全体として結束力を高めていけるような企画をすることも可能なため、多くの従業員の想いをカタチにするようなことができるのも、やりがいになるでしょう。

総務の業務に使える資格

実際に総務として働くうえで、業務に役立つ資格を紹介していきます。必ずしも取得しなければならない資格ではないため、何か資格を取得したいと思っている総務の方はぜひ検討してみてください。

簿記

総務が請け負う業務には、簿記の資格を活かせるものが多くあります。

給料や保険料の計算は総務のメイン業務になってくるため、簿記の知識があることが有益に働くと考えられます。また、中小企業では総務と経理を兼任する場合もあるため、キャリアの幅を広げるといった面からも取得しておくと便利です。

衛生管理者

快適な職場環境をつくっていくうえで役立つのが、衛生管理者の資格です。

この資格は、労働環境の衛生管理や疾病の予防措置等を行うことに関するもので、従業員50人以上の事業場には必ず1人以上を選任する義務があります。

そのため、総務が持っていると有利に使える資格となるでしょう。

秘書検定

ビジネスの基本的なスキルを求められる総務にとって、社会に出て働く上で必ず身に着けなければならない常識がある、という証明にもなる資格です。

近年、SNSやチャットの普及からメールや文書での適切な対応ができない人が増えていることもあり、就職・転職活動をする上で身に着けておくと信頼されやすいといえます。

新しい総務の働き方「戦略総務」

総務といえば「縁の下の力持ち」というイメージを持たれがちです。そして、総務は加点ではなく減点評価で、感謝はされるが評価はされないという悩みを持つ方も多くいます。

一方で企業は、人口減少、生産性向上、働き方改革の推進、イノベーションの必要性、グローバル化など厳しい競争に巻き込まれています。そこで、企業の内側から革新を進める存在として「戦略総務」が注目されています。

「戦略総務」は、これまでの「受け身」の姿勢から「攻め」の姿勢に転じ、戦略的に社内の改善に取り組んでいくことが重要だとし、結果として、社員のスキルや能力を最大限に活かす環境を整え、企業の継続的な成長・発展に寄与するという考え方です。詳細は以下の記事でまとめています。

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執筆者 Writer

おかんの給湯室編集部

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