【失敗しないための】オフィス移転業者の選び方！

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企業においては、組織の活性化やより生産性の効率を高めるために、本社・支店・営業所の統廃合を行うことは、有効な手段です。

一方で、頻繁にあるイベントではないため、なかなかオフィス移転のノウハウというものは企業に蓄積されにくいというのが実情です。

では一体どのようなことを重点に業者を見ていけば、いいのでしょうか？

オフィス移転業者の選択は慎重に！

オフィス移転のタイミングは、ただ事務所の場所を移動するというだけではなく、レイアウトや内装も合わせて変えることで、部門間の意識や情報共有化もスムーズにしたり、会社や経営層から従業員へのメッセージを伝えるためのチャンスとして活用したりする良いチャンスでもあります。

しかし、それがうまく実現できるかということは、一緒にオフィス移転を実現するパートナーであるオフィス移転業者の選び方にかかってきます。なかなか後戻りのできないことも多いですし、契約後にこれはできなかったという事態にならないように、契約前にいかに慎重に適切な移転業者を選ぶかということが重要になってきます。

また、安心して任せられるパートナーを見つけることができないと、社内のメンバーの工数も増大しますので、計画的に進めていきましょう。

 

オフィス移転業者の選び方は「サービスの内容を知ること」から始まる

搬出・搬入計画立案力が高いか？

オフィスを移転することは、一般家庭の引越しと異なり、事務机や椅子の他に、書類やロッカー等の什器類があります。

これだけの物を運ぶとなると、綿密な搬出・搬入の計画を立てる必要があります。そのためのに運送計画の立案力を、どの程度持っているかを確認しておくが大切です。

具体的には、運送計画の雛形がマニュアル化されているかどうかが評価のポイントになります。

マニュアル化されていることで、今までの経験則がしっかりとパターン化されており、移転のために何が必要なのかもしっかりと分かっている業者と言えます。

また、マニュアルにどの程度のイレギュラー対応が記載されているかという点も参考になります。オフィス移転では何かがなくなったり、何かがうまくいかなかったりということがどうしても一定の確率で発生します。そういった時にどのように柔軟に対応できるかという点はみておく必要があります。

オフィスのレイアウトデザイン力はあるか？

新しい組織になってから、新居で仕事をスタートする段階で、やはり機能的且つ、効果的なオフィス環境で仕事をすることが望ましい姿です。

しかし、そのためには、打ち合わせコーナーや会議室等も含めて､オープンな空間を維持しつつ、効率的に仕事ができるレイアウトにする必要があります。

組織変更案の大枠が決まった段階で、部署毎の人員計画の情報を提供して、レイアウトを提案してくるかをじっくりと見ていくことが、大事です。

また、レイアウト設計の中には、インテリアや内装の対応も可能なのかも依頼してみると、その提案内容から、さらに移転業者の経験値やスキルの高さを知ることができますので、この点もしっかりとチェックしておくことです。ただオフィスにある什器を引っ越しさせるだけの業者なのか、きちんと企業のメッセージを汲んで素敵なオフィスにするための提案をしてくれるのか、というところは大きな違いを生みます。

電気工事、ネットワーク設備の対応力

オフィス移転で、引越し後によく問題となるのが、

「インターネットが繋がらない。」

「メールが送れない。」

「電話が通じない。」

ということです。

企業の活動は、移転したからと言って、取引先が待ってくれている訳でもありません。これがボトルネックになって業務がストップする、ということはあってはなりません。

そのためには、移転業者は単なる荷物の運搬やレイアウトの配置をするだけでなく、通信系や電気系の附帯工事まで請け負う力があると、移転に関するトータル的な仕事を任せることができます。

実績を把握することも対応力評価のポイントになる

企業のオフィス移転においては、数多くの実績を有していることが、移転業者の評価ポイントになってきます。

そして、数多くの実績があるということは重要ですが、さらに踏み込んで、どのような企業の移転業務を請け負った経験があるのかを聞いておくことも、これからの選択に大いに参考になります。

知名度が高く､オフィス環境の良い一等地への移転等の経験や実績があったり、ちょうど自社と同じような環境のオフィス移転の実績があるなら、ある程度信頼しても良いかと思います。逆に、似たような経験がない業者にはあまりお願いしない方が無難かもしれません。

なお、一等地のオフィスへの移転が一つの目安になるというのは、そういった企業はオフィス移転の予算的に比較的余裕がある傾向にあり、そういった企業はオフィス移転業者の選択の際に質が高いということを重視して選択すると考えられるからです。

どの程度の規模のオフィスが得意か

オフィスの移転は10名規模のオフィスなのか、100名規模のオフィスなのか、500名規模のオフィスなのかで全く状況が異なります。

そんな中で、今までの実績として、どのくらいの規模のオフィス移転を主に請け負ってきたのか、という点は必ず確認しておきましょう。

「うちはどんな規模でも得意です！」といった営業トークが返ってくることもあるかと思いますが、きちんと実績を確認することをオススメします。

過去のトラブルについて教えてくれる

過去に豊富な実績があることで、突発的なトラブルへの対応スピードも違いますし、そもそも想定外の出来事をどのくらい予見、準備できているかというところも変わってきます。

また、過去に起こったトラブルにどんなものがあり、どのような対応をしましたか？といったポイントもできれば聞いておきたいですね。

そこでの失敗談は必ず糧になっているはずですので、そういった経験をどれだけしてきたか、それに対してどう準備をしているかという点がきちんとわかっていると安心ですね。

ただし、当たり前ですがトラブルばかり頻出している業者は避けましょう。

 

細かな見積提示が可能なこと

移転する費用はできるだけ抑えたいと考えるのが、利用者側の思いであることは言うまでもありません。

しかし、安ければいいというものではありません。

候補となる業者から提示された見積り内容もしっかりと吟味・把握しておくことが重要です。綿密な運用計画に基づき各作業の工数計算がキチンとされているか？というところを確認しましょう。

大まかな積算だと、後々の追加作業や変更作業が発生した場合、トラブルになる可能性もあります。

また、移転後の保証範囲も明確に記載されているかも、想定外の出費も抑える項目になりえますので、事前のチェックが必要です。

さらに、見積もりの柔軟性というところも一つの目安になります。この計画以外は受けられません、というスタンスの業者よりも、こちらのニーズに応じてカスタマイズしてくれるような業者の方が、対応力が高い傾向にあると思われます。

 

まとめ

オフィス移転の業者を決定するためには、様々なポイントを加味して業者を選択する必要があります。情報はなかなか一般的に出回っているわけではありませんので、いくつかのオフィス移転業者と打ち合わせを行って、特徴を掴み、自社のニーズに最も適当なオフィス移転業者を選べると良いですね。