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業務効率化

社内の備品管理を効率化!消耗品の購入からスマートな管理方法で時間を節約しよう

業務効率化

2017/08/30

2020/2/21


会社では、ファイルやペン、ホワイトボード、コピー用紙など多種多様な消耗品を使います。在庫切れになるタイミングはバラバラなので、なかなか一気に全部購入することはできません。そこで、無駄な発注や在庫切れを防ぎ、コスト削減にも繋がる消耗品の管理のポイントをお伝えします。

会社で管理すべき消耗品はこんなにたくさん

会社では、ファイルやペン、ホワイトボード、コピー用紙など多種多様な消耗品を使います。在庫切れになるタイミングはバラバラなので、なかなか一気に全部購入することはできません。

そもそも「総務 消耗品管理」と検索すると、検索結果に「備品管理」についての記事も出てくると思います。消耗品と備品は区別しなければいけないのか、と言う疑問が出てきますが、答えはYesです。

区別すべき理由は、法人税法が関係しています。消耗品は、会計および税務の両方において年度内に費用とすることができます。一方、備品の場合、会計では1年で費用、税法では3年で損金となります。

このため消耗品と備品は区別されるべきなのです。では、どう区別すれば良いのでしょうか。判断の基準は⑴耐用年数と⑵金額です。

国税庁の法人税に関するページによると、⑴「使用期間が1年未満のもの」もしくは、⑵「取得価額が10万円未満のもの」は少額の減価償却資産、つまりここで言う消耗品となります。

以上の理由から、ここではデスクや椅子、防災グッツ、キャビネットなどの備品については触れず、消耗品に限って説明させていただきます。

コスト削減にも!消耗品の管理の方法とは?

消耗品管理を行うことで、無駄な発注や在庫切れを防ぎコスト削減にも繋がります。消耗品の管理のポイントは以下の通りです。

担当者を決める

備品や消耗品の管理者を決めることで、在庫を効率よく把握し重複購入を防ぐことができるため、在庫の管理が楽になります。また、社内の消耗品を使い切ってしまった時に、従業員が誰に報告するか迷わずに済みます。

社内で、「誰が」「何を」管理するか、「いつ」「いくつ」「何を」を購入するかなどの担当者を決めるようにしましょう。これにより最小限のスペースで備品管理は留められ、タスクが散乱せず、業務効率化に繋がります。

必要な量と在庫を把握する

備品や消耗品は、大量にあれば良いということではありません。自社の人数やスペースに合った量を把握しましょう。そして、消耗ペースなどを把握し、在庫を管理していきます。

物品の購入方法・購入先・必要個数・在庫数・購入サイクル・置き場所などをリストにまとめることで、注文が簡単にでき、もし担当者以外のメンバーが在庫などを知りたい時に、このリストを渡せば解決します。

カテゴリー分けし、保管場所を固定する

消耗品ごとに保管場所を決めて整理整頓を徹底すれば、個数の把握もしやすくなります。場所を決める際には、まずカテゴリー分けするとわかりやすくなります。カテゴリーの例を挙げると、次のような項目があります。

・事務用品・文具 (ペン、付箋、コピー用紙、クリアファイル、セロハンテープ、ガムテープ、のり、封筒、マグネットなど)

・給湯室まわり(お手拭き、コーヒー、紙コップ、紙皿、使い捨てのお箸、キッチンペーパー、台所用洗剤など)

・その他(名刺、トイレットペーパー、ティッシュペーパー、電球など)

また、カテゴリー表を共有して管理する者が確認できるようにすることも大切です。

従業員向けの社内ルールを作成する

使用方法について社内ルールを作成し、それを徹底することで、紛失や在庫切れを防ぐことができます。

例えば、持ち出す際に記名する、消耗品が切れたら担当者に連絡するなどのルールを作成することで、持ち出した人や在庫状況を明確にすることができます。

消耗品の管理のために使いこなせると良いツール

より効率的に消耗品を管理するために、以下のようなツールを使用することもおすすめです。

マスキングテープ

マスキングテープだと、ハサミやファイルなどに直接マジックテープで書かずに、貼ってどの部署が使用するものかを明記できます。また、給湯室などにある共用の飲食物の開封日や賞味期限を記載するのも良いでしょう。私物を書くことにも使えます。

社内コミュニケーションツール

社内コミュニケーションツールをご利用でしたら、そこでルールを共有すると従業員の皆様が適宜確認できるので良いでしょう。SlackやChatWork、esaなどが例として挙げられます。

Excel

やはり、消耗品をカテゴリー分けして、「誰が」「いつ」「いくつ」「何を」購入するかを明記することが、消耗品の見える化の第一歩です。見える化することで、何がどれくらいの期間で無くなるのかが見えてきますし、そこからいつ頃購入しておけば良いのか、予測を立てて事前に買っておくことができます。

ストックがあれば、従業員のみなさんから不満の声が少なくなるかもしれません。また、1年間、1ヶ月などの購入リストを作成することもできるので、メンバーが入れ替わる時の引き継ぎが楽になります。

効果的、効率的に備品管理をして従業員のみなさんに、より快適な環境をご提供できたら「さすが総務!そこまで細かいところまで見てくれていたとは!」と感じてくれるかもしれません。日々の何気ない業務ですが、一度見直して見てはいかがでしょうか。

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Writer 執筆者

おかんの給湯室編集部

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