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業務効率化

テレワークをスムーズに導入するには?具体的な導入プロセスや事前準備におけるポイント

業務効率化


少子高齢化や長時間労働が問題になり、働き方改革が叫ばれる昨今の日本。人々の生活や働くスタイルも多様化し、柔軟な働き方に注目が集まっています。

職場以外の場所で仕事をするテレワークも、柔軟な働き方のひとつ。場所や時間にとらわれず仕事ができるため、ワーク・ライフ・バランスの実現や生産性の向上につながり、そのメリットは多数。でも、どうやって導入すればいいのでしょうか?

この記事では、テレワーク導入の具体的な流れや決めておくべきルール、全体に周知(教育研修)する際のポイントなどを解説していきます。

テレワークとは

テレワークとは、情報通信技術(ICT)を活用し、職場以外で仕事をする働き方のことです。電話やパソコン、インターネットを利用することで、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方が可能になります。「オフィスから離れたところで働く」という意味で、似た言葉にリモートワークがあります。

日本で初めてテレワークが導入されたと言われているのは、1984年、日本電気(NEC)の事例。結婚や出産を機に退職する女性が多く、その人材流出を防ぐため郊外にサテライトオフィスを設けました。それから30年以上が過ぎ、社会情勢の変動やテクノロジーの発展も目覚ましい現代。会社を離れて仕事をする手段も、どんどん多様化しています。

関連記事:リモートワークの効果と注意点を解説!導入のための前準備やツールも紹介 | おかんの給湯室

テレワークの3パターン

自宅利用型テレワーク(在宅勤務)

従業員は自宅で業務に従事します。会社とは電話やFAX、インターネット上の会議ツールなどで連絡を取り合って、コミュニケーションを図りながら仕事をします。

勤務形態は、1日中自宅で働く終日在宅勤務や、午前中はオフィスで勤務し午後からは自宅で働く部分在宅勤務、週に2日はオフィスで勤務し、残り3日は在宅勤務など様々です。従業員の生活スタイルに合わせて多様な選択肢が考えられます。

妊娠・育児・ケガや病気などで通勤が困難な従業員に適している勤務形態です。また、災害発生時などオフィスの利用が困難な場合にも適していると言えます。

モバイルワーク

顧客先や移動中の時間を利用して、パソコンや携帯電話、スマートフォンを使って仕事をします。カフェなどで働く場合もモバイルワークに該当します。

業務のために外出先からオフィスへ戻る移動時間などを有効活用することで、効率アップにつながり、従業員の身体的負担を軽減することもできます。たとえば、営業職の従業員がアポイントとアポイントの合間にパソコンで書類作成などの業務を行う、といったイメージです。

施設利用型テレワーク(サテライトオフィス勤務など)

勤務先以外のオフィススペースやコワーキングスペースなどで仕事をします。仕事をする施設は、従業員の自宅近くや通勤に便利な場所にするのが一般的です。このようなシェアオフィス市場は国内で急拡大しており、働き方改革に伴って多種多様な施設が全国各地に増えてきています。

自社専用の社内ネットワークが利用できるスポットオフィスや専用サテライトオフィス、数社が共同で使用する共同サテライト、レンタルオフィスなどを利用する企業もあります。施設をつくる場合、都市企業は郊外に、地方企業は都心部に置くとよいでしょう。

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テレワーク導入の具体的なステップ

総務省が推奨するテレワークの導入プロセスは、以下のようになっています。もちろん方法はひとつだけではありませんが、下記に沿って目的を意識しながら準備を進めていくことで、最終的に企業・従業員がお互いに「テレワークを導入してよかった」と感じられるでしょう。


1、導入目的の明確化
2、対象範囲の決定
3、現状把握
4、導入計画の策定
5、実施環境の整備
6、研修等説明会の開催
7、研修等説明会の開催
8、テレワークの試行・実施の開始

1、導入目的の明確化

テレワークを導入するためには、労務管理方法やセキュリティ対策、情報通信システム・機器や執務環境の整備など、準備しなければならない事柄はたくさんあります。何から始めればいいのかわからない、と二の足を踏んでしまいがちですが、まずは「なぜテレワークの導入を検討しているのか」「テレワークを導入することによってどのようなメリットを得たいのか」を明確化しましょう。

働き方改革(多様性のある働き方への対応)、オフィスコストや通勤費削減などコストダウン、時間の有効活用による生産性の向上、災害・非常時における事業継続、人材の確保・育成(ライフイベントへの柔軟な対応)など、様々な目的・メリットが考えられるかと思います。
目的はひとつに絞る必要はなく、クリアしたい目的それぞれに合った勤務形態や運用ルール、必要なツールを検討していくことが大切なのです。

明確化した目的は常に忘れず念頭において、この先のプロセスを進めていきましょう。

2、対象範囲の決定

企業へ新しい制度を導入するときは、小さな範囲から試行を繰り返して対象範囲を広げていくやり方が現実的です。テレワークも同様に、はじめから社内全体を対象として導入する
必要はありません。下記を参考に試行段階では対象範囲を小さく設定し、施行後の評価をもとに普及拡大を図っていきましょう。

対象者

たとえば、育児や介護を必要とする家族がいたり、様々な理由により通勤困難であったり、テレワークを導入することで大きなメリットを得られる従業員がいる場合は、試行の対象者として優先的に検討しましょう。
ただし、新入社員や育成期間中などで十分なパフォーマンスを発揮できないと考えられる場合や、対面でのコミュニケーションが頻繁に必要な業務に就いている場合は、試行段階では対象外とした方がよいでしょう。

また、比較的新しい働き方であるテレワークに対して理解度が高い従業員に参加してもらうと、よりよい意見が得られて成功に近付くでしょう。ただしいずれにしても、実際にテレワークを実施するかどうかは、従業員本人の意思を尊重すべきです。

対象業務

テレワークが可能な仕事は多岐にわたります。ICTを活用してできる仕事であれば、事務職やオペレーター、営業職、研究・開発職など、幅広い職種で導入することができます。職種に限定せず、「この仕事はテレワークでも遂行できる」と業務単位で選定を行っていくのもよいでしょう。

反対に「テレワークでは遂行できない仕事」を把握しておくことも大切です。そういった業務についても、必要に応じてフローを見直しICTを活用することで、テレワークでも遂行可能になり生産性の向上につながるかもしれません。

また、個人情報を取り扱う業務や機密性の高い業務は、情報セキュリティの面から見てテレワークの対象外とした方がよいこともあります。

実施頻度

試行時点や導入初期の段階では、オフィス勤務(これまでの働き方)を基本とした上で、週に1~2日程度など少ない頻度で、テレワークに慣れてもらいましょう。少ない頻度であれば社内のルールを大きく変える必要がなく、上司や同僚とのコミュニケーションにおいても問題が発生することなくテレワークを導入できます。

顔が見えないことによるコミュニケーションの減少や、仕事の評価方法などが変化することで、今までと同じように仕事ができるの?と従業員は不安になりがちです。まずは実際にやってみて、試行・評価・改善を繰り返すことで、企業・従業員双方の不安を取り除いていきましょう。

3、現状把握

社内の制度や業務環境などの現状を把握し、テレワークの導入に向けての修正や新たにルールを定める必要がある箇所などをリストアップしていきます。

特に確認すべきところは、勤務規程・労働時間制度・人事評価制度・勤怠管理・業務管理・申請/承認の方法・情報セキュリティルール・ICT環境などです。その他、日常的な仕事の進め方や労働組合・従業員の考え方についても調査しておく必要があります。

4、導入計画の策定

前述の通り、導入にあたって制度の改定やICT環境の整備、従業員への通達や研修・教育の実施など、社内体制を整えることが不可欠です。ICT環境を整備する情報システム部門はもちろん、人事部門や総務部門などからなるプロジェクトチームを設置して導入計画を策定するのが、失敗のリスクを減らす賢明なやり方と言えます。
導入計画策定の際には、下記のような項目をスケジュールに組み込みましょう。

・プロジェクト計画書作成
・制度・ルールの確認
・テレワーク環境構築
・テレワーク実施者及びその上司・同僚への研修・セミナーの開催
・テレワーク検証
・実証事業終了後の継続計画の策定・報告

5、実施環境の整備

上記の導入計画に従って、実際にテレワークを導入するためのルール制定やICT環境の整備を行います。ここまでに社内の現状をしっかりと把握しておくことで、制度変更もしくは新たなルールを定めるべきところ・現在のルールをそのまま適用できるところなどが分かり、スムーズに次の段階へと進めます。

6、研修等説明会の開催

実際に使用するシステムやツールなどに合わせた研修や説明会を開催します。テレワークそのものを知ってもらう、という観点から、実際にテレワークを行う本人(テレワーカー)だけでなく、その上司(マネージャー)や同僚にも教育研修を行いましょう。

テレワーク導入時には、従業員同士のコミュニケーションがとても重要になってきます。こういった新しい働き方について社内周知をし、従業員の理解を得ることで、テレワーク導入の成功だけでなく企業全体の方向性をより良いものに変えていくことができます。

7、テレワークの試行・実施の開始

制度や環境の整備ができ、従業員への周知と研修が完了したらいよいよ試行に移ります。
試行期間は、短期間すぎると突発的なイベントや繁忙期、思うように操作ができないなどのトラブルに対応できないため、少なくとも3か月以上が望ましいとされています。一般的には、6か月から1年程度を試行期間とするところが多いようです。

8、テレワーク推進のための評価と改善

はじめに明確化した導入目的に合わせて、どれほどの効果があるのか、またどういった課題が発生したのかを明らかにします。テレワーカーに対して、1週間や1か月単位でアンケートやインタビュー調査を実施し、その結果をもとに本格的な導入に向けての計画を立てていくことになります。

もちろん、実施⇒評価⇒改善のサイクルは試行段階だけでなく、本格的な導入の後も継続的に行っていく必要があります。従業員の声に耳を傾け、より良い働き方改革を行っていきましょう。

参照:総務省|ICT利活用の促進|テレワークの推進

導入前に検討しておくべきルール

テレワークを導入する前に決めておくべきルールには、情報セキュリティポリシー・労務管理・勤務規程・社員の教育研修・ICT環境に関するものなどがあります。

1、勤務規程

テレワーク勤務時の労働時間や労働条件などがこれまでと同じ場合は、既存の規則を変えずにそのまま適用することもできます。頻度が週に1~2日程度であれば、規則を大きく変える必要はないでしょう。モバイルワークの場合は、既存の外出規程を適用することが多いようです。

しかし労働時間が変則的になったり、通信費の負担が必要になったりなど、通常勤務では生じないことが発生するのであれば、勤務規程を変更する必要があります。その際は、通常の勤務規程とは別にテレワーク勤務規程を新たに作成した方がわかりやすいでしょう。

検討すべき勤務規程の例は、以下を参考にしてください。

項目 内容
テレワークに関する勤務規程(実施要領) 目的、対象者、在宅勤務の場合の就業場所(自宅)、申請方法、を明示したテレワーク勤務規程を作成することが望ましい
テレワーク勤務適性 テレワークは各社員の自律的な業務の実施、遂行が求められることから、新入社員にはテレワーク勤務を許可しないなどの在宅勤務への適正チェックリストが必要
辞令の発行 テレワーク勤務者には勤務場所を明示した辞令を発行する
労働時間の明示 事業場外労働者の労働時間制度をテレワーク勤務規程に反映する
始業・終業 テレワーク勤務時の始業・終業連絡方法を事前に決めておくことが必要 なお、始業・終業の連絡方法としては、電子メールや電話での連絡が多い
労働災害 在宅勤務時でも業務起因性・業務遂行性が認められれば労災は適用される
自宅以外の場所での勤務を認めるかについても事前に決めることが望ましい
情報セキュリティ 総務省の「情報通信機器を活用した在宅勤務の適切な導入及び実施のためのガイドライン
」などを参照して情報セキュリティの規則を決める 特に、情報の持ち出しルール、パソコンの取り扱いルールには留意
給与 給与はテレワーク勤務者も原則として変えない
通勤手当は、在宅勤務の頻度によって、通勤定期か実費精算かを決める
費用負担 テレワーク勤務時の費用負担について事前に決める なお、在宅勤務時の光熱費等について、手当を支給する会社もある
連絡体制 テレワーク勤務時の連絡方法、災害時の行動や緊急連絡方法などについて事前に決める
情報通信機器の不具合時の問い合わせ対応先も決める
人事評価制度 既存の評価制度・賃金制度でテレワーカーに不利益が生じないか検討する
健康管理 長時間就労や不規則な就労の規制、健康管理措置をとる
回覧物・定期会議 回覧物はできるだけ電子化して、サーバーに保管し、メールで通知する
定期的な会議開催のルールを決めるとともに、Web会議システム等の利用も検討する

参照:テレワークに関わる勤務規則例|日本テレワーク協会

2、情報セキュリティ対策

テレワーク勤務時には、カフェなど従業員以外の第三者が立ち入る可能性のある場所で作業を行うことがあります。また、従業員同士もインターネットを通じて情報をやり取りすることから、通常は会社内のみで管理している情報資産がインターネット上に流れ、ウイルス感染のリスクが発生しやすくなります。また、持ち運びの容易なノートパソコン端末などで社外に持ち運ぶことから、情報漏洩や紛失・盗難などの脅威にもさらされやすいと言えます。

まずはこういった脅威やリスクをしっかりと把握し、情報セキュリティに関する方針を打ち出した情報セキュリティポリシーを策定しましょう。これは定期的に見直しを行い、常に最新の情報に対応できるよう改定していく必要があります。

従業員に対する教育も、重要な情報セキュリティ対策となります。情報リテラシーや情報セキュリティに関する研修を義務づけるなどして、情報セキュリティの重要性を確実に認識してもらいましょう。

教育研修において特に伝えるべき項目には以下のようなものがあります。

トラブル発生時の連絡体制

データ破損や端末紛失など情報セキュリティ事故へは迅速な対応が重要であるため、事故発生時の流れを常に確認できるようにする

データや端末の紛失、盗難対策

データ原本のバックアップをとる、パスワードを設定する、端末を持ち出す際は直帰するなど

ウイルス感染対策

必ずウイルス対策ソフトをインストールする、不審なサイトにアクセスしない、OSは常に最新の状態にするなど

盗聴などの対策

重要情報のやり取りを行う際は暗号化する、離席時には必ずロックをかける、カフェなどで作業をする場合は環境に十分注意するなど

不正アクセス対策

パスワードは定期的に更新する、不審なメールは開かないなど

ICT環境

テレワークを利用してスムーズに仕事をするためには、ICT環境の整備が必要不可欠です。

システム構築

テレワークのために必要なシステムの構築には、大きく4つの方式が考えられます。それぞれにメリットやデメリット、コスト面での違いなどがあるため、下記を参考に自社の状況に合わせた方式を選択しましょう。

     特徴 セキュリティ コスト
リモートデスクトップ形式 オフィスに設置されたPCのデスクトップ環境を、オフィスの外で用いるPCやタブレット端末などで遠隔から閲覧及び操作することができるシステム。
オフィスで行っていた業務をそのまま引き続いて自宅で作業できるが、表示サイズはデスクトップサイズに依存し、手元の端末で見にくくなる可能性がある。
認証キーの購入などで対応でき、システム構成を大きく変更しなくてよいため、比較的安価に導入が可能。 セキュリティ対策はオフィスの端末と同じ状態となる。
また保存したファイルはオフィスにある端末上に保存されるため、情報漏えいが起きにくい。
仮想デスクトップ方式 デスクトップ情報がサーバに集約されており、手元のPCからサーバ上のデスクトップに遠隔でログインして利用するシステム。
手元の端末で、直接作業しているのと変わらないが、作業のしやすさは回線速度に依存する場合がある
作業した内容はサーバに保存され、手元の端末には残らない。また仮想デスクトップ利用者が自由にソフトウェアをインストールするのを防止することができ、OSのアップデートなどは管理者が実行することができる。 専用サーバや装置を設置する初期コストが発生する。
クラウド型アプリ方式 Webでクラウドサーバ上に置かれたアプリケーションにアクセスするシステム。
利用端末や場所を問わず、どこからでも同じインターネット上の環境で作業ができる。
アプリケーションで作業したデータはクラウド上に保存されるので、非常時にオフィス内の端末が使用できなくなった場合でも、他の端末からクラウドにアクセスしてデータを参照することができ、BCP対策にも最適。
従業員の手元の端末からオフィス内の既存のサーバに直接アクセスできない仕組みとなっている。アプリケーションによっては、クラウド上で作成した資料をローカル環境にダウンロードすることが可能。 設備コストやサーバ費はほぼ不要である一方、アプリケーションは月額や利用実績に応じて費用が発生する場合が多い。
会社PC持ち帰り方式 PCに業務データが入った状態で持ち出す事にあるため、PCの盗難・紛失による情報漏えいが発生するおそれがある。PCを貸与する場合は、ハードディスクの暗号化など十分なセキュリティ対策を実施が求められる。 会社で使用しているPCを社外に持ち出し、主にVPN経由で業務を行うシステム。
通常業務に利用しているPCを用いるため、従業員は使い慣れた端末で作業を進めることが可能。
実際に採用する場合は、企業から従業員に対して、情報漏えい対策などの十分なセキュリティ確保のほか、私的利用の制限など技術的な機能制限を行う必要がある。
オフィス内外のPCを1台にするため、他の方式よりもテレワーク導入時点のコスト負担が軽くなる。ただし、VPNやセキュリティ確保のための施設に費用が別途発生する場合がある。

コミュニケーション・労務管理・情報共有ツール

オフィスから離れた場所での業務になるため、労務管理や業務進捗管理のためにも、従業員同士のコミュニケーションは通常以上に欠かせないものとなります。
Eメールやチャット(インスタントメッセンジャー)はもちろん、電話やビデオ電話、会議システムなどインターネット経由で利用できるアプリケーションを活用しましょう。たとえば在宅勤務の場合、ビデオ会議システムを常時接続状態にしておけば、テレワーカーの在席管理代わりとしても利用できます。

他にも、スケジュール管理アプリなどを用いて在席確認や業務状況の確認をすることもできます。出勤・退勤、在席状況、業務進捗状況などを可視化することで、直接顔を合わせていなくても、オフィスで勤務しているときと同じように仕事を進めていくことができます。

情報共有ツールには、クラウド環境下でデータを管理・共有できるオンライン(クラウド)ストレージサービスや、会議システムアプリのファイル共有サービスなどがあります。利用するシステム方式やテレワーカーの勤務形態によって使いやすいツールが異なりますので、試行段階では自社の状況に合うと考えられるものを導入し、従業員からのフィードバックを参考により良いものを選択するとよいでしょう。

教育研修で不安を取り除こう

実際にテレワークを行う本人だけでなく、その上司や同僚にも教育研修を行い、社内周知をして理解を得ることが重要になります。
テレワークについての基本的な概要から企業の中でのテレワークの位置づけ、従来の社内規程や制度との相違点、評価方法の変化、情報セキュリティポリシー、チームワーク維持の重要性など、単に業務ツールの使用方法だけでなく、様々な観点からテレワークを知り、有効に活用するための研修を実施しましょう。

研修に盛り込むべき項目の例

・テレワークについての基本的な概要
・企業の中でのテレワークの位置づけ(何を目的とするのかなど)
・従来の社内規定や制度との相違点
・情報セキュリティポリシーについて
・システムや業務ツールなどの使用方法
・仕事の評価方法がどのように変化するのか
・チームワーク維持の重要性(コミュニケーションをとる方法についてなど)
・他社事例の紹介(成功事例を紹介することでイメージがつきやすくなる)

従業員全体に向けた研修を行う目的

研修の大きな目的としては、システム・業務ツールの使用方法や変化する制度についての情報を伝達することはもちろん、新しい働き方を導入することによる不安を取り除くことが挙げられますテレワークの基本的な知識や仕事の評価方法を明確にしたり、他社の成功事例を紹介することで、テレワーカーだけでなく周囲の不安も取り除いていきましょう。

テレワークはお互いの顔が見えない・見えにくい環境で仕事をする分、従業員同士のコミュニケーションがとても重要になってきます。仕事のゴール・成果や各人のスケジュールを可視化する手法や、課題点の共有と解決方法、チームワークを良くするためにどういったコミュニケーションをとる必要があるのかなどについて、従業員同士で顔を合わせて意見交換をする研修方式をとるのもいいでしょう。

より働きやすい企業を目指して

企業のテレワーク導入率は2018年時点で19.1%(※)。導入している企業は年々増加しているようです。
多様化していく日本において今後も注目され、どんどん快適な環境へと進化していく働き方だと言えるでしょう。企業にとっても従業員にとっても、数多くのメリットがあるテレワーク。働きやすい企業を目指すためにも、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

(※参照:総務省|令和元年版 情報通信白書|テレワークの導入やその効果に関する調査結果

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Writer 執筆者

おかんの給湯室編集部

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