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組織開発

フィードバックが大切!従業員サーベイの実施ステップについて

組織開発


企業価値を表す指針のひとつとして、従業員満足度があります。しかし、実際に従業員がどれぐらいの満足度を持って仕事に取り組んでいるかわからない企業もあるでしょう。従業員サーベイを活用すれば従業員の声を直接聞けるうえ、企業として取り組む課題も明確になっていきます。この記事では従業員サーベイについての基本的な説明や、具体的な実施ステップについて紹介していきます。

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従業員サーベイとは

従業員サーベイとは、従業員の満足度や愛着をアンケートによって調査することを意味します。アンケートで集めたデータは企業と従業員の間の関係性を改善するために使用するのが特徴です。アンケートでは、従業員が勤務先に対してどういった点に満足や不満を抱いているのかを答えてもらうことになります。そのため、企業側としては従業員の満足度に関係する要因を事前に調べあげて、質問を考えておくことが大切です。アンケート結果をもとに組織としての課題を抽出し、可視化したうえで改善に向けた施策を実施してくことを目的に行います。

従業員サーベイの背景

従業員サーベイという考え方が登場してきた背景には、「厳しい競争に勝ち抜いていていかなければならないという危機感」が挙げられます。特に人と接する機会の多いサービス業においては、顧客満足度を高めることが売り上げに大きく影響します。顧客満足度を高めるには、顧客に対するサービスを向上させることはもちろん、顧客と接している従業員のパフォーマンス向上も欠かせません。

従業員のパフォーマンスは個々の意識によっても異なりますが、企業としては「いかに自社に対して貢献できるか」といったモチベーションを上げる施策を行うことが重要です。従業員が自発的に「自社に貢献したい」と思うようになれば、必然的にパフォーマンスは向上します。そのためには、企業への満足度や愛着の度合いを高めることが重要です。つまり、従業員と企業の関係性を改善すれば、結果として企業の利益に結び付くといえます。

このような背景を重要視している企業では、積極的に従業員サーベイの導入を試みています。また、終身雇用制度が崩れ始めていて人材の流動化が起こりつつある点も、企業に対する愛着を高め、離職を防ぐ効果のある従業員サーベイに注目が集まっている理由のひとつです。

従業員サーベイの調査対象

従業員サーベイのサーベイとは、「調査、アンケート」を意味する言葉です。そのため、従業員サーベイ自体は幅広い意味を持ち、それぞれに目的を持った異なる従業員サーベイが複数存在します。従業員サーベイのなかの1つに「エンゲージメントサーベイ」があり、このなかにモチベーションやモラールが含まれます。なお、エンゲージメントとは「組織の一員としての自己をそれぞれの職務に結びつけること」を意味している言葉です。つまり、組織のなかにおける従業員との関係性を意味しています。

また、従業員サーベイと従業員満足度調査は同一視されることがよくありますが、まったく同じ調査ではありません。従業員満足度調査は福利厚生や給与といった、職場の環境に対する調査を主な目的とします。それに対して、従業員サーベイは、組織と従業員の関係性に重点を置いて調査をしているのです。従業員サーベイに含まれるモラールサーベイとエンゲージメントサーベイには、どのような違いがあるのでしょうか。

関連記事:5分でわかる従業員満足度調査|費用・目的まとめ

モラールサーベイ

モラールサーベイは、従業員意識調査や社員満足度調査と呼ばれることもあります。ここでいうモラールとは、組織全体の士気を表す言葉です。それに対して、モチベーションとは個人の士気を表します。つまり、モラールサーベイの目的は、「組織全体としてどの程度の士気で仕事に取り組んでいるか」を調べることです。具体的な調査内容は、勤務条件・給与・福利厚生・休暇などが挙げられます。また、アンケート用紙にフリースペースを設けて会社や上司などへの意見を書いてもらうのも1つの方法です。モラールサーベイによって浮き彫りになった課題は、従業員の多くが抱えているものだといえます。そのため、早急に対策を行う必要性があるのはもちろん、対策を実行する際の強い根拠になるのもメリットです。

エンゲージメントサーベイ

エンゲージメントサーベイは、企業や組織への愛着心や信頼を測る調査です。エンゲージメントの意味は婚約や契約です。つまり、経営者を含む従業員のすべてが婚約と同等レベルの強い信頼関係で結ばれた状態を指します。モラールサーベイの調査対象はすべて企業側から与えられるものであり、提供できなくなったときに企業と従業員との関係が崩れるリスクがある点はデメリットです。一方で、エンゲージメントの高さは信頼関係の強さでもあり、待遇によって離職される可能性を減らしてくれます。調査内容は、主に企業に対する評価や、仕事への熱意、そして従業員エンゲージメントを向上させる要因を含めなければいけません。

エンゲージメントサーベイを実施するうえでは、3つのポイントに気を付けるとよいです。1つ目のポイントは、「従業員個々の課題をある程度把握したうえで行うこと」です。エンゲージメントサーベイはモラールサーベイとは異なり、従業員の直接的な待遇を改善するだけのものではありません。信頼関係を強化することに主眼を置いているので、従業員に対してより細かな配慮が必要です。上司や部下とのコミュニケーションを重視し、どのような施策が有効かを掘り下げて考えましょう。

2つ目のポイントは、「エンゲージメントとはなにか」をしっかり理解しておくことです。よくありがちなのが、従業員の満足度を重視するあまり、待遇の改善を行うだけで満足してしまう事例が挙げられます。しかし、本当の信頼関係というのは、待遇の改善だけで生まれるものではありません。離職率の低下や顧客満足度の向上につながるように、コミュニケーションを密に取るなど、働くうえでの安心感を与えるような施策を考えるとよいです。

3つ目のポイントは、「一時的な調査にしないこと」です。働く環境は常に変化しています。特に経済のグローバル化が進展している現代では、昔では考えられないほどのスピードで企業を取り巻く事業や労働環境は変化しています。一時的なエンゲージメントサーベイでは、従業員の価値観の変化に対応できません。半年に1回など、定期的な調査を継続して行うことが重要です。

参考:【経済産業省 経済産業政策局 産業人材政策室 マーサー ジャパン株式会社】平成30年度 産業経済研究委託事業(企業の戦略的人事機能の強化に関する調査)

従業員サーベイの頻度

従業員サーベイを実施する頻度は主に2種類あります。頻度によって規模や内容が異なっている点には注意しなければいけません。それぞれの特徴を見ていきましょう。

センサス

主に年単位という比較的長い期間を開けて大規模な調査を行うことをセンサスと呼びます。さまざまな角度からアンケートを実施することで、課題の洗いだしや問題の特定、年次や部署ごとでの回答を比較することが可能になります。たくさんの種類の問題に解答してもらうことで、問題の根本となる原因を探しやすい点はメリットです。その一方で、質問の数自体は増えるケースが多く、従業員側が負担を感じるケースもあります。質の高い回答をしてもらうためにも、従業員に対してアンケートを実施する意義をあらかじめ理解してもらっておくことが重要です。

パルスサーベイ

パルスサーベイは、週単位や月単位といった比較的短い周期で小規模な調査を行う方法です。頻繁に実施することになるので、できるだけ従業員の負担にならないように、アンケートの回答項目は5~15問程度に抑えるケースが多いです。また、回答時間についても5分程度で応えられるような内容にすることが求められます。さらに、アンケートを回収して分析する運用担当者の負担を軽減するための仕組みも重要です。そのため、実際にはパルスサーベイの実施サービスを活用している企業もたくさんあります。

パルスサーベイにはメリットが大きい

センサスは比較的大がかりな調査になってしまうのに対して、パルスサーベイは気軽に実施できます。そこで、パルスサーベイのメリットをもう少し詳しく紹介していきます。

リアルタイムな調査が可能

パルスサーベイは問題数が少なく、従業員が素早く答えらえるような質問を出します。小規模かつ高い頻度で実施するので、調査結果をすぐに確認できる点はメリットです。センサスに比べて調査する機会が多いので、リアルタイムで発生している課題や問題を突き止めやすく、早急な対策につなげることができます。また、短いスパンで従業員のニーズや課題をつぶしていけるため、従業員の不満が高まるまえに対策できる点もメリットです。結果的に従業員の満足度を高く保つのに貢献します。

コストパフォーマンスに優れている

パルスサーベイは高い頻度で実施しますが、実は年単位で大規模に実施するセンサスよりも調査費用を抑えられます。調査結果を分析する側も基本的には同じルーティーンの繰り返しなので、それほど負担を感じることはありません。一方で、センサスは一度に処理する情報量も多く、作業に慣れていない従業員が担当することになるので、コストパフォーマンスという観点からは決して高くないといえます。また、パルスサーベイのほうが手軽に回答できるので、従業員からの回答率は高く、効率よく制度の高い調査結果を得られることもメリットです。パルスサーベイの実施サービスをうまく活用すれば、自社内だけで実施するよりもさらにコストを削減できる可能性があります。

従業員サーベイを実施する上でのポイント

従業員サーベイで正しい課題を見つけるためには、「従業員からの率直な意見」が大切になります。そのため、アンケートは匿名で実施して個人が特定されないような配慮をするとよいです。また、回答内容によって不利益を被ってしまうと、率直な意見は書きにくくなります。回答内容は、あくまでも従業員エンゲージメントを向上させるためだけに活用することをあらかじめ従業員に周知徹底しておくことも重要です。

さらに、調査によって業務に負担をかけることがあっては、本末転倒です。特にセンサスでは、従業員がじっくり考えて回答しやすいように、回答期間を長めに設定するなどの配慮が必要でしょう。一方、パルスサーベイは実施頻度が高いので、設問を適宜変更して回答のマンネリ化を防ぐ工夫も大切です。

従業員サーベイの実施ステップ

従業員サーベイを行うにあたっては、きちんとした手順を踏んでいくことが重要です。どのようなステップで実施していくのか順番に見ていきましょう。

質問項目を設定する

設問項目を設定するといっても、実際にいきなり考えるのは難しいです。そこで、業界や職種、自社の特徴などからどういった点に従業員は満足を覚えるかを想像し、徐々に形にしていくことをおすすめします。従業員満足の形が見えると、どのような質問を設定すればよいか分かってくるでしょう。質問内容のなかには、定点観測のように一定期間中の回答を比較できるような質問と、直近の満足度を確認できるような質問を織り交ぜておくと効果的です。アンケート結果で判明した課題が、しっかりと解決に向かっているかを確認できるようになるからです。

調査を実施する

質問内容の設定ができたら、次に調査を実施します。質問項目を調査票にまとめて、従業員に配布しましょう。回答率を上げるポイントは「周知徹底すること」「調査期限を設ける」の2点が挙げられます。従業員が「アンケートがあるのを知らなかった」「回答期限はまだ先だと思っていた」といったようなことがないように気を付けましょう。また、メールで伝達する場合は、出勤時や昼休みなどに送ると効果的です。業務時間中の忙しい時間帯に送付すると、ほかのメールに紛れて存在を忘れられてしまう恐れがあります。メールチェックしやすい時間帯を狙って送付するとよいでしょう。

回答を分析する

アンケートの回答が出そろったら、最後に分析を行います。回答の回収後はできるだけ速やかに分析を実施しましょう。なぜ早期の分析が重要かというと、アンケート結果に対する施策を早く公表したほうが、従業員エンゲージメントは向上しやすいからです。特にパルスサーベイの場合、リアルタイムな調査とフィードバックが強みなので、迅速に実施することを目指しましょう。回答は主に満足度の高い内容と、不満度の高い内容に分けると分析しやすくなります。そのうえで、満足度の高い内容は継続していき、不満度の高い内容に対しては、解決策を講じていくことが重要です。

調査結果をフィードバックすることの重要性

従業員サーベイによってもたらされた課題とその解決策は、言語化して従業員へわかりやすくフィードバックすることが重要です。調査を実施することのメリットを可視化して共有することが大切になります。従業員の立場からすれば、自身の回答によって会社が実際にどのような対応を取ることになったか気になるものです。従業員の意見をもとに会社が対応してくれていると理解されると、経営陣だけでなく、従業員も一丸となって経営への参加意欲を持つようになります。結果として、課題に対しても従業員の協力が得やすくなり、次回以降も高い回答率が期待できるのです。解決策をしっかりと施策に落とし込むことや、継続的な調査も重要になってきます。

従業員サーベイを行って組織と従業員が一丸となる会社を目指そう!

従業員サーベイを行って、調査結果をフィードバックすれば従業員のエンゲージメントが向上し、業績に好影響を与えてくれます。オフィスおかんでは、「働くヒトのライフスタイルを豊かにする」ことを目的に、従業員の満足度に結びつくような情報も発信しています。従業員サーベイを重視する企業はぜひ登録してみてはいかがでしょうか。

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