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組織開発

【中途採用の進め方】ニーズを明確にし、良い人材を確保しよう

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中途採用は、社会人としてのマナーや知識が身についている人や、専門スキルを持つ即戦力の人材を確保できる絶好の機会です。しかし、漠然としたイメージだけで中途採用活動を行っていては、すばらしい人材は確保できないでしょう。この記事では、中途採用についての基本事項をはじめ、採用活動のフロー、採用を成功させるコツなどを紹介していきますので、ぜひ参考にしてみてください。

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中途採用の特徴

中途採用では、すでにどこかの会社や組織で一定の社会人経験を積んだ人を対象に選考・採用を行います。また、広い意味では学校を卒業したものの社会人として働いた経験のない人、新卒で入った会社をすぐに離職した第二新卒者も中途採用の対象に含まれることがあります。

中途採用を実施する目的は「退職者が出たので欠員を埋めたい」という少人数採用から、事業の拡大や新規立ち上げにともなう大規模な採用までさまざまです。特に、即戦力を求めている場合、それを明確にするために「キャリア採用」という表現が使われることもあります。

中途採用のメリット

よく中途採用と比較して語られるのが、学校を卒業後すぐに入社する人を対象にした「新卒採用」です。しかし、この2つの採用方式は根本的に異なり、中途採用には新卒採用にはないメリットがいくつもあります。自社で中途採用をする意味があるかどうかは、これらのメリットと人材を求める理由とを照らし合わせることからスタートするといってもいいでしょう。ここでは、中途採用のメリットを3つ紹介します。

随時採用できる

1つ目のメリットは「随時採用ができる」、つまり時期にこだわらず人材を集められることです。新卒採用を行った場合、入社のタイミングは基本的に4月で、年に1回しかありません。欠員の補充や事業拡大のタイミングがその時期に合うとは限らないでしょう。一方で中途採用であれば、入社のタイミングを1年のうち任意の時期に設定することができます。中途採用では、人材が必要になるタイミングに合わせて採用日を決め、そこから逆算して採用の手続きを進めるのが一般的です。

ただし、最終的な入社時期は内定者との調整のうえで決めなければならず、スケジュール通りに進まないこともありえます。よくあるのは、内定者がほかの企業に在職中の場合です。前職を退職するタイミングによっては、内定から入社まで数週間~数カ月かかってしまうことも考えられるでしょう。逆に、離職中のためすぐにでも働きたいという人もいます。採用日に関しては、当初の予定通りに運ばない可能性を想定しておくべきでしょう。

即戦力が期待できる

2つ目のメリットは、教育や研修が不要な「即戦力となる人材が確保できる」ことです。即戦力となる人材がほしい場合は、募集要項で「どのようなスキルや経験を持った人材を求めているか」を明確に提示しておきます。入社後すぐは、社内のシステムやルールに慣れる時間が必要とはいえ、それさえクリアしてしまえばすぐに第一線で活躍してもらえるため、急な欠員にも対応が可能です。新卒採用の場合、電話応対など基礎的なビジネスマナーから学んでもらう必要がありますが、社会人経験を持つ人であれば、ひととおりのビジネスマナーが身についています。

こういった研修・教育にかける費用や時間を節約できるのも大きいでしょう。さらに、同業種から転職してきた人であれば、業界の基礎知識や常識といったものを学んでもらう必要もありません。必然的に、社内の研修・教育担当者の負担も減らせることになります。このように、中途採用は「新人の研修や教育に人員を割くのが難しい」「事業が急速に成長しており一から教育している時間がない」といった場合などにたいへん有効です。

自社にない知識がもたらされる

3つ目のメリットは、「自社にない知識や価値観がもたらされる」ことです。中途採用者を通してほかの組織で得た知識や培った経験、ノウハウなどを知ることができれば、自社の事業との比較・検討が容易になります。さらに、既存のスタッフだけでは思いつかなかったアイデアを得ることも期待できるでしょう。たとえば、デイサービスを提供する介護施設であれば、ほかの施設で行われている取り組みやプログラムを知ることで、より満足度の高いサービスの導入につながります。

また、中途採用者は自社の事業を外から見る目を持つ存在です。それまで誰も気づかなかった問題点を知る絶好の機会としてとらえることもできるでしょう。加えて、新規事業立ち上げにおいては、ノウハウを持つ経験者の確保が大きな強みになります。新規事業では、どれだけ注意を払っても想定外のトラブルが起きてしまいがちです。必要なノウハウを持つ人を採用することで、リスクを軽減できるばかりでなく時間やコストの削減にもつながります。

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中途採用に不向きなケース

企業にとってメリットの多い中途採用ですが、いかなるケースでもメリットばかりというわけではありません。採用の目的や求める人材によっては、中途採用の性質が合致しないケースも出てきます。まず、中途採用では、ほぼ均一の年齢層の人材を確保できる新卒採用とは違い、対象となる年齢層がバラバラになりがちです。そのため、特定の年代の人員を補充したいときや、組織内で年齢のバランスを最適化したい場合、そのことがネックとなる可能性が出てきます。

また、事業の成長や会社の将来を見据え、それに合わせたキャリアプランを組み立てて将来的に組織の中核を担う人物をじっくりと育てたい場合も新卒採用のほうが適しているでしょう。明確に求める人物像がある場合も同様です。「特定のスキルを身につけてもらいたいので、一から教育・研修を受けさせたい」というケースでは、中途採用者の「スキルや経験がある」というメリットが薄いといわざるをえないためです。

中途採用の流れ

中途採用は、マーケットが広いため、募集するターゲットに向けた採用戦略を立て、実行していかなくてはいけません。ここでは、中途採用の流れとステップごとに具体的な内容を説明します。

1、採用計画の立案

中途採用を成功させるためには、まずはきちんとした採用計画の立案が必須です。採用計画を立てる際にはどのような点に注意すべきかを含め、順を追って説明していきます。

採用目標の設定

最初に採用目標を設定し、「これが達成できたら中途採用は終了」というゴールを見定めます。ゴールが決まっていないと、いつまでも採用活動が終わらず、求人票を出し続けることになりかねません。ゴールが決まることで進むべき方向も決まり、方向性が見えてきます。具体的に決めるべきことは、募集背景や採用ポジション、採用予定人数、採用時期、予算などです。募集背景は、「なぜ中途採用を実施するに至ったか」といった採用の根幹部分のため、採用に関わるすべての人が共通認識として持っているべきでしょう。採用ポジションは、「どの部署でどんな仕事をしてもらうのか」「誰と一緒に働いてもらうのか」といったことです。

採用予定人数や採用時期は、募集背景からおのずと導き出されるでしょう。たとえば、「新店舗をオープンするため、オープン1カ月前までに5名採用したい」というように、具体的に決めておきます。予算は、採用活動の規模に影響するものです。中途採用の方法は、一つではありません。転職専門サイトや転職フェアを活用したり、自社をよく知ってもらうための企業説明会を開催したりと、いくつもある手段から取捨選択することが必要です。予算があれば多角的な採用活動が可能になり、求める人材の目に触れる可能性が高くなります。

初めて中途採用に携わる人事担当者は、過去に行った中途採用の実績を調べておくといいでしょう。「どのような求人にどれくらいの応募があり、結果的に何名採用したのか」「面接の回数や面接担当者は誰か」といったデータはおおいに役立ちます。もし、過去の中途採用実績が芳しくないのであれば、採用時期や採用方法、求人票や募集要項などを見直してみる必要があるかもしれません。

求める人物像の明確化

採用目標で定めた募集背景をふまえて、自社が求めている人物像を明確にすることも重要です。実務経験やスキル、資格、専門知識といったスペックの面はもちろんのこと、性格や思考、価値観など、その人の人格を形成する部分の要素もイメージしておきます。そのなかで、絶対に外せない「必須条件」と、あると喜ばしい「歓迎条件」とに振り分けます。たとえば、仕事で社用車を運転する必要があるならば普通自動車免許を持っていることが必須条件です。このように、項目ごとに具体的に決めていきます。

採用基準の設定

求める人物像が定まったら、採用基準を設定します。これは採用活動で最も難しいポイントです。人材の採用には、複数の選考担当者が関わるのが一般的ですが、担当者によって選考基準に差が出てしまうとブレが生じ、採用そのものが失敗しかねません。「普通自動車免許が必須」という求人に「現在は持っていないが、近々取得予定である」という応募者が来た場合を想定してみましょう。このとき、「だめ」と判断する人と「よし」と判断する人が選考担当者にいては、正確な選考ができなくなってしまいます。

このように、基準に個人差があると「書類選考を通過させるべき人が選考から漏れる」「基準を満たしていない人が面接に来る」といったミスマッチが起こります。こうなってしまうと、企業にとってプラスにはなりません。最悪の場合は、採用に至らず時間と費用を費やしただけという結果になってしまいます。そのため、明確な基準を設定したうえで、選考担当者全員で共有しておくとよいでしょう。

採用基準のうち、性格や思考、価値観といった部分は明確に定量化しづらい要素です。選考する側がフラットな視点を持つことも必要です。一緒に働く人やチームを想定し、求めているのは足りない部分を補える人材なのか、周囲の長所を伸ばせる人材なのかといった観点から設定していくのも一つの方法です。また、自社の社風に合うかどうかといった部分も大切な要素ですので、こういった点もきちんとした基準を設定する必要があります。

選考フロー・方法の決定

ほしい人材を得るためには、どのような選考フローが必要かを検証し、決定する必要があります。具体的に決めるのは、書類選考、筆記試験、面接といった選考を「どのような順で何回実施するか」ということです。筆記試験は、中途採用では行わない企業が少なくありませんが、仕事への適性や能力の有無をはかる手段として有効です。筆記試験を行う場合、「どの段階で何を知るために導入するのか」を明確にしておきましょう。面接は、実施する回数や面接官を決め、必要であれば面接官のトレーニングも行います。採用決定後に、内定者と給与などの就業条件をすりあわせるオファー面談を行う場合は、それもフローに組み込んでおきます。

2、母集団の形成

採用計画を立てたら、募集要項や求人票を作成しつつ、どのような手段を利用して募集するかを選んでいきます。

募集要項・求人票の設定

ここまでで決まった内容を盛り込んで、募集要項や求人票を作成します。特に「必須条件」と「歓迎条件」の表記は重要です。また、給与の最低額だけを提示する形だと、高いスキルやキャリアを持つ人にスルーされてしまう可能性があります。「将来的にどの程度の昇給やキャリアアップが見込めるか」といったキャリアプランのほか、数パターンのモデル年収を示しておきましょう。加えて、想定される残業時間や賞与の基準、各種手当などについてもできるだけ詳細に記載します。

また、人材を募集する場合は法律に則ったやり方で行わなくてはなりません。たとえば、募集対象から特定の性別を排除するような求人票の書き方は法律で禁止されています。さらに、法律の改正によって2018年から試用期間についての明示などが必須となりました。こうした法改正にきちんと対応できているかは、会社の印象にも関わりますので、しっかりと確認しておきましょう。また、以前使った求人票を踏襲する場合、新設した社内規則の記載が漏れていたり、廃止した項目が記載されていたりすることがあります。虚偽の記載とみなされかねませんので注意が必要です。

募集方法の選定

できるだけ多くの人の目にふれるよう広く募集をかけたいのであれば、公的機関であるハローワークのほか、転職サイト、求人誌、転職フェアなどを活用するのが一般的です。特定のキャリアを持つ人材を狙い撃ちするのであれば、条件に合致した人材を紹介してもらえる人材紹介サービスが適しているでしょう。また、既存のメディアを利用せずにSNSで採用情報を発信するソーシャルリクルーティングは、新しい採用の形として注目を集めています。

さらに、応募を待つだけではなく企業のほうから人材を探しにいく方法もあります。企業側がマッチする人材を選定して直接声をかけるダイレクトソーシングは、既存の方法とは異なる「攻めの採用」とも呼べるものです。こうした募集方法は、それぞれに特徴や強み、メリット・デメリットが存在します。求める人材の目にふれやすくするためには、社風や業種に合った方法やメディアの選定が重要です。

3、選考

募集を開始し、応募者が集まったらいよいよ選考です。この段階では、あらかじめ設定した選考フローに基づいて選考を進めることになります。採用担当者と面接官とで情報を共有しながら進めていきましょう。選考の内容と主な注意点について説明します。

書類選考

中途採用で提出してもらうことが多い職務経歴書は、一般的にパソコンで作成するため、書式を見れば基本的なITスキルを確認できるでしょう。また、応募者が複数の企業を受けている可能性はおおいにあります。そのため、「志望動機が使い回し可能な文面になっているか」は、特に注意したいポイントです。さらに、誤字脱字の有無、封筒の宛名の書き方などからは、基礎的な事務能力を推し量ることができます。履歴書や職務経歴書には、個人情報が記載されています。応募書類の取扱いには十分に注意し、不採用となった場合に廃棄するのか返却するのかをあらかじめ決めておきましょう。

廃棄する場合はシュレッダーにかけたり、機密文書処理業者に引き渡したりするなど、情報を漏えいさせない工夫が必要です。返却する場合は、書き込みをしないよう徹底し、社外秘の選考書類などが混在しないよう注意を払います。

面接

中途採用者の面接では、人柄を知るというよりも具体的な経験やスキルの確認がメインとなります。エンジニアなど、専門スキルを持つ人を採用したい場合は、自社の責任者などを同席させ専門的な質問をする必要も出てくるでしょう。また、面接では企業側が求職者を見るように、求職者もまた企業を見極めていることを忘れてはいけません。面接官の印象や質問内容によっては、求職者の入社意思を削いでしまうこともありえます。いい人材と出会えたのであれば、自社を選んでもらえる工夫も必要です。

たとえば、より詳細な業務内容を伝えることで「この会社で働いている自分」をイメージしてもらうというのも一つの方法です。自社の魅力や仕事のおもしろさについて、面接官自身の言葉で語るのもいいでしょう。また、「面接を経て求職者をどう評価したか」「入社後にかける期待」を率直に伝えれば、おのずと距離が縮まります。面接官は、求職者にとって会社の顔であり、代表者でもあります。「この会社で働きたい」「この人と一緒に働きたい」と思ってもらえるようなふるまいが重要です。

4、内定

採用候補者が決まったら内定の連絡をしましょう。求職者は複数の企業を受けていることが多く、優秀な人材ほど他社からも内定が出る可能性が高いため、早いに越したことはありません。求職者が在職中の場合は、内定後に退職手続きに入ることが多く、実際の入社まで数カ月を要することもあります。時間があいてしまったことで内定者の気が変わらないよう、定期的に連絡を取ることが大切です。

中途採用を成功させるコツとは

時間と費用をかけて中途採用を実施しても、求める人材が確保できなければ、採用活動の成果はゼロであるといわざるを得ないでしょう。かけたコストを無駄にしないために、中途採用を成功させるコツを3つご紹介します。

関連記事:企業の採用力を高める為には?売り手市場を勝ち抜く3つのポイント

人事・面接担当者の選び方に気をつける

求職者にとって、直接顔を合わせる人事や面接官の印象は転職先を決断する要因の一つになります。そのため、採用活動には自社の魅力や理念、事業などを正しく理解し、正確に伝えられる人物をあてるべきでしょう。面接官には、性別や年齢によって偏見を持たない公正な視点、採用基準に達しているかどうか見極める能力も求められます。さらに、面接官が不慣れな場合は、不適切な質問をしないよう事前に徹底しておくことも重要です。誠実な雰囲気を持つ優れたビジネスパーソンが面接官を務めれば、優秀な人材にも好印象を持ってもらえるでしょう。

スピーディな選考を心がける

求職者は、複数の会社を並行して受けている可能性が高く、時間をかけてしまうと他社への入社が決まり選考自体を辞退されてしまうことが考えられます。スピーディな選考も中途採用を成功させるポイントだということを忘れてはいけません。書類選考にかける時間や面接回数は、最低限にとどめて長引かないようにしましょう。そのためには、面接官のスケジュール管理なども重要です。

入社後も定期的なフォローが必要

採用活動は、内定者が入社したら終わりというわけではありません。教育担当者を配置したり、人事や中間管理職と面談の機会を設けたりするなど、1日も早く会社になじめるよう定期的にフォローすることが重要です。また、職務内容や勤務形態について認識の相違があれば、よく話し合いましょう。さらに、即戦力だからといってプレッシャーをかけたり、すぐに大量の仕事を任せたりしては、早期離職につながりかねません。あせらずに実力を発揮できる環境を整えることが大切です。

採用計画をしっかり共有して中途採用を行おう

中途採用では、どうしても華々しい経歴や卓越したスキルを持つ人材に目が行きがちなものです。しかし、いくら優秀な人物を採用したとしても、採用基準に合致しなければ雇用のミスマッチを生む原因となってしまいます。採用計画をしっかりと立て、選考に関わる全員で情報と基準を共有することが、自社にマッチする人材を見つけるための大切なポイントです。

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参考:
【厚生労働省】労働者を募集する企業の皆様へ
【厚生労働省】企業において募集・採用に携わるすべての方へ男女均等な採用選考ルール

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Writer 執筆者

おかんの給湯室編集部

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