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算定基礎届の書き方は?対象者や様々なケースの記入例など徹底解説

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算定基礎届は、従業員の社会保険料や年金額を算出するための大切な書類です。毎年決まった時期に各管轄事務所への提出するもので、事業主が作成する必要があります。この記事では、算定基礎届の概要や様々なケースにおける作成方法などを解説していきます。

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算定基礎届とは?

健康保険や厚生年金の保険料や年金額は、個人の報酬額によって決まります。この計算は『標準報酬月額※1』を基準として行われますが、実際に従業員が受け取っている報酬と大きく異なることがないよう、定期的に見なおす必要があります。この見なおしを事業主が行い、毎年7月にまとめて保険者へ提出する書類が『算定基礎届』です。これをもとに『定時決定※2』が行われます。

提出先は、事業が加入している保険組合によって異なり、全国健康保険協会管掌健康保険(協会けんぽ)の事業所は事務センター(年金事務所)、組合管掌健康保険(健康保険組合)の事業所は事務センター(年金事務所)および健康保険組合が該当します。なお、厚生年金基金に加入している事業所は厚生年金基金の事務所もこれに該当します。後ほどまた説明します。

参考:算定基礎届とは?毎年見直される定時決定と算定基礎届の作成について解説

※1・・・標準報酬月額
社会保険料の計算に使用される報酬額が『標準報酬月額』です。金額によって等級区分がなされており、各都道府県で定められている等級に応じた社会保険料を納めることになります。

※2・・・定時決定
被保険者の実際の報酬と、社会保険料算定のための標準報酬月額に大きな差が生じてしまわないように、毎年1回、標準報酬月額を決定し直します。これが9月1日に行われる定時決定です。事業主は、7月1日時点で資格を取得している前被保険者の4月~6月における報酬月額を届け出る必要があります。厚生労働大臣がこの届出内容に基づき、標準報酬月額を決定します。

参考:定時決定|日本年金機構

届出に記載する​​対象者

​​標準報酬月額は、原則として7月1日時点における社会保険の被保険者全員に対して算出します。休職中の人や、パートタイマーやアルバイトなどの短時間労働者も含みます。ただし、以下に当てはまる方は定時決定の対象外です。

定時決定の対象外の例

・被保険者資格を6月1日以降に取得した

資格取得の時点で、すでに翌年8月までの標準報酬月額が決まっているため

・6月30日以前に退職した

7月1日時点で被保険者資格を有していないため

・7月に月額変更届を提出する(随時改定を行う)予定がある

昇給や降給などにより報酬額が大きく変わる場合、変更後の報酬額で計算をする必要があります。7月の時点で変更することがわかっている場合、それにあわせて提出する月額変更届が優先されるため定時決定の対象外となります。

参考:算定基礎届とは?毎年見直される定時決定と算定基礎届の作成について解説

提出先と必要書類

算定基礎届を作成するのは事業主です。要件に該当する対象者の報酬月額等を記入した書類を、7月1日から7月10日の間(暦の関係上、前後する場合があります)に提出しなければなりません。

提出先一覧

算定基礎届の提出先は、事業が加入している保険組合によって変わります。表にまとめると、以下のようになります。

保険組合 提出先
厚生年金基金 厚生年金基金の事務所
全国健康保険協会管掌健康保険(協会けんぽ) 事務センター(年金事務所)
組合管掌健康保険(健康保険組合) 事務センター(年金事務所)
および、健康保険組合

組合管掌健康保険(健康保険組合)に加入している場合は、年金事務所と健康保険組合の両方に提出が必要となります。

提出に必要な書類

以下の2つは同時に提出しなければなりません。
・被保険者報酬月額算定基礎届
・被保険者報酬月額算定基礎届統括表

また、該当者がいる場合は、以下の書類も提出します。
・被保険者報酬月額変更届(7月改定者の分)

標準報酬月額の算定に年間平均を使用する場合は、次の書類も提出する必要があります。
・年間報酬の平均で算定することの申立書
・被保険者報酬月額算定基礎届・保険者算定申立に係る例年の状況、標準報酬月額の比較及び被保険者の同意等

その他提出時の注意点

支払基礎日数について

・給与が末日締め・翌月払いなどの時は注意が必要です。
例)3月末日締めの給与が4月5日に支払われる場合、4月の基礎日数は3月分の給与対象となった日数は、3月1日~3月31日が対象となるので、月給制・欠勤等無の場合、4月の基礎日数は31日となります

・月給制・週給制・日給制によって支払基礎日数に含まれる日の数え方が異なります。
月給制・週給制:出勤日数に関係なく、給与対象期間の暦日数が支払基礎日数となり、給制・時給制:給与対象機関の出勤日数のみが支払基礎日数となります。ただし、いずれの場合も有給休暇は支払基礎日数に含まれるので、注意しましょう。

・欠勤日数分の減額がある場合は、暦日数ではなく、就業規則などに基づき事業所が定めた日数から欠勤日数を差し引きます。
・月の途中で入社した方について、入社月の給与が1か月分支給されていない場合、その月は算定対象に入りません。
・被保険者整理番号順でそろえて提出しましょう。
・賃金台帳等、関係帳簿の提示を求められる場合があります。
・決定した標準報酬月額は、必ず被保険者本人へ通知しましょう。
・固定給の変動などがあり随時改定に該当する場合は、速やかに月額変更届を提出しましょう。

なお、8月または9月に随時改定を予定している被保険者については、算定基礎届を省略することができるようになりました(令和元年度より)。

8・9月に随時改定を予定しており、算定基礎届を省略する場合の記入例
・報酬月額を記入する欄は、空欄にしておきます
・備考欄に「〇月月変(月額変更)予定」と記入する

(日本年金機構の書式の場合)

参考:算定基礎届等の記入誤りの多いところ

提出はインターネット上でも可能

提出方法は郵送や窓口持参だけでなく、電子媒体(CDまたはDVD)、電子申請での提出も可能です。

電子媒体により提出する場合は、電子媒体申請ホームページから届書作成プログラムをダウンロードしてください。プログラムの指示にしたがって情報を入力すると、書類が簡単に作成でき便利です。

完成した算定基礎届(CD・DVDに書き込んだデータ)および総括票(印刷したものか、画像ファイルによる添付データ)を、管轄の事務所へ提出します。なお、電子媒体の破損等を防ぐため、緩衝材等で保護したうえで提出してください。電子申請であれば、電子申請(e-Gov)ホームページ上から24時間いつでもどこでも提出することができます。

算定基礎届以外にも、数多くの書類において電子申請が可能となっている昨今。導入するメリットなどについては、下記の記事をご覧ください。

関連記事:中小企業も早めの準備が大切!電子申請の義務化におけるポイント

基本的な計算と記入方法

計算の原則

原則として、労働日数(支払基礎日数)が17日以上ある4月・5月・6月の賃金総額の平均を算出し、標準報酬等級区分に当てはめることで決定します。

計算式(原則)

(4月報酬 + 5月報酬 + 6月報酬)÷ 3 = 標準報酬月額

参考:定時決定|日本年金機構

ここからは、様々なケースにおける算定基礎届の書き方を見ていきましょう。まずは基本的な記入方法です。
※基礎日数はすべて「給与15日締め・当月25日支払」として計算しています

・「事業所の情報」
 ⇒ 事業所の所在地や名称、事業主氏名、電話番号を記入します。事業所の整理記号を記入する欄もありますので、忘れず記入しましょう。この整理記号は、事務所から送付される「納入告知書」や「健康保険・厚生年金保険被保険者標準報酬月額決定通知書」などに記載されています。

・「被保険者氏名」「生年月日」「整理番号」などの欄
 ⇒ 対象となる被保険者の個人情報等を記入します。

・「支払基礎日数」「給与計算の基礎日数」などの欄
 ⇒ 4月~6月に支払われた報酬の支払の基礎となった日数を記入します。

月給制・週給制:出勤日数に関係なく、給与対象期間の暦日数が支払基礎日数となります。
日給制・時給制:給与対象機関の出勤日数のみが支払基礎日数となります。

ただし、いずれの場合も有給休暇は支払基礎日数に含めます。
※欠勤日数分の減額がある場合は、暦日数ではなく、就業規則などに基づき事業所が定めた日数から欠勤日数を差し引きます。

・「報酬額」
 ⇒ 支払基礎日数が基準に達している月に支払った報酬額を記入します。通貨によるものと現物によるもので分けて記入してください。6か月定期券などを支給している場合、1か月あたりの金額が対象となります。平均額に端数が生じた場合、1円未満は切り捨てて記入します。

・「従前の標準報酬月額」
 ⇒ それまで適用していた標準報酬月額を記入します。健康保険・厚生年金で欄が分かれています。

・「従前改定月」「適用年月」などの欄
 ⇒ それまで適用していた標準報酬月額が、いつ改訂されたものかを記入します。前年度の定時決定以降に変更がなければ、前年の9月になります。
  
(日本年金機構の書式の場合)

支払基礎日数が17日未満の場合

支払基礎日数が17日に満たない場合はどうなるのでしょうか。ここでは、いくつかの例を挙げて解説していきます。

例1)4月:17日未満 5月と6月:17日以上 の場合
 ⇒ 5月・6月の報酬をもとに算出

例2)4月と5月:17日未満 6月:17日以上 の場合
 ⇒ 6月の報酬額をもとに算出

例3)4月・5月・6月いずれも17日未満の場合
 ⇒ 15日以上の月の報酬をもとに算出。いずれの月も15日に満たない場合は、従前の標準報酬月額(保険者算定)を引き続き用いる

算定基礎届の記入方法

・「報酬額」
 ⇒ 支払基礎日数が基準に達していない月の「報酬額」欄には横線「 ─ 」を引き、それ以外の月のみ金額を記入します。

・「備考」
 ⇒ 欠勤等の場合は備考欄に「4月10日から休職」など情報を記入します。

(日本年金機構の書式の場合)

例4)4月25日入社の場合
 ⇒ 6月の報酬をもとに算出(1か月分受け取っていない月は除いて算出)
   5月の報酬は4月25日~5月15日の日割20日分 = 1か月分受け取っていないので除く

算定基礎届の記入方法

・「支払基礎日数」「報酬額」
 ⇒ 上記例4の場合、4月は入社していないためすべて空欄。5月は支払った給与分の日数と金額を記入します。総計と平均は5月・6月の金額で計算して記入しますが、1か月分受け取っていない5月の報酬は調整する必要がありますので、「修正平均」の欄に6月のみの報酬を記入します。

・「備考」
 ⇒ 「4月25日途中入社」など備考情報を記入します。

(日本年金機構の書式の場合)

例5)パート・アルバイト(短時間労働者)の場合
 ⇒ パートタイマーや短時間労働者の場合は、下記のチャートをご覧ください。

4月~6月のうち、支払基礎日数が17日以上の月があれば、その月を対象とする
 ⇒ いずれも17日未満:15日以上の月があれば、その月を対象とする
 ⇒ いずれも15日未満(短時間労働者の場合):11日以上の月があれば、その月を対象とする
 ⇒ 上記いずれにも該当しない場合は、従前の標準報酬月額を使用します

なお、期間の末日(給与15日締めであれば15日)時点における区分に応じて判断します。

計算の原則に当てはまらないケースを解説

ここまでお伝えしてきた計算方法の原則は“労働日数が17日以上ある4~6月の報酬の平均”でしたね。しかし従業員の中には、上記の原則に当てはまらないケースも出てくるのではないでしょうか。ここでは、主なケースを紹介しながら解説していきます。

ケース1)算定困難

例えば、4~6月の労働日数がすべて17日未満である場合。もしくは、4~6月に病欠などで報酬を受け取っていない場合。この場合は従前の標準報酬月額(保険者算定)を引き続き用います。

算定基礎届の記入方法

・「報酬額」
 ⇒ 支払基礎日数が基準に達していない月の「報酬額」欄には横線「 ─ 」を引きます。

・「備考」
 ⇒ 欠勤等の場合は備考欄に「4月10日から休職」など情報を記入します。

(日本年金機構の書式の場合)

ケース2)修正平均

例えば、3月に昇給があったものの、その差額分が3月に支払われず、4月に上乗せされて支払われた場合。また反対に、6月に支払われるべきであった手当がつけられておらず、7月に支払う場合。

このように、単純に4~6月に支払われたものだけで計算すると、本来より高いもしくは低い報酬額で計算されてしまうことがあります。標準報酬月額は、本来受け取るべきであった報酬のみで計算しなければなりません。その調整をするのが『修正平均』です。

算定基礎届の記入方法

・「昇給・降給」などの欄
 ⇒ 昇給や降給があった月や、差額を記入します(記入する項目は各書式によります)。

・「遡及支払額」
 ⇒ さかのぼって支払われた昇給もしくは降給分の差額を記入します。

・「修正平均額」
 ⇒ 差額分を除いた総報酬額を平均したものを記入します。

(日本年金機構の書式の場合)

ケース3)年間平均

例えば、いつもはほとんど残業がないのに、算定基礎月にあたる4~6月だけ残業が多くなり報酬額が増える場合。このままだと、本来より高い報酬額で計算されてしまうことになります。

1)通常算出(当年4~6月)と過去1年分(前年7月~当年6月)の間に2等級以上の差がある
2)上記の状態が毎年続く

この2点に当てはまるケースでは、年間の報酬額の平均を標準報酬月額とすることができます。この方法で計算する際は被保険者本人による同意書への署名・捺印が必要となります。また、事業主が記入する申立書も提出する必要があります。

算定基礎届の記入方法

・「報酬額」
 ⇒ 4月~6月に支払われたものをそれぞれ記入します。

・「修正平均額」
 ⇒ 前年7月から当年6月までの年間平均額を記入します。

・「備考」
 ⇒ 「年間平均」と記入します。

(日本年金機構の書式の場合)

ケース4)一時帰休

一時帰休によって通常よりも低額の休業手当を受け取っていた場合。
※一時帰休とは:会社の経営難などにより、従業員として在籍のまま一時休業させること

休業手当をもとに算出します。ただし、9月1日の時点で一時帰休の状態でなくなっている場合は、9月から受け取るべき報酬が計算の対象となります。

算定基礎届の記入方法

・「報酬額」
 ⇒ 4月~6月に支払われたものをそれぞれ記入します(休業手当含む)。

・「修正平均額」
 ⇒ 休業手当を受け取っている月を除いた平均額を記入します。

・「備考」
 ⇒ 「5月 休業手当60%」など情報を記入します。

(日本年金機構の書式の場合)

ケース5)休職給

休職給を受け取っていた場合は、休職給を受けた月を除いて算出します。

算定基礎届の記入方法

・「報酬額」
 ⇒ 4月~6月に支払われたものをそれぞれ記入します(休職給含む)。

・「修正平均額」
 ⇒ 休職給を受け取っている月を除いた平均額を記入します。

・「備考」
 ⇒ 「4月 休職給」など情報を記入します。

(日本年金機構の書式の場合)

ケース6)ストライキ

ストライキによる賃金カットがあった場合は、賃金カットのあった月を除いて算出します。

算定基礎届の記入方法

・「報酬額」
 ⇒ 4月~6月に支払われたものをそれぞれ記入します(賃金カットのあった月含む)。

・「修正平均額」
 ⇒ 賃金カットのあった月を除いた平均額を記入します。

・「備考」
 ⇒ 「ストライキによる賃金カット 4月、10日分」など情報を記入します。

(日本年金機構の書式の場合)

ケース7)随時改定・月額変更届

標準報酬月額の等級は原則として1年間(9月~翌8月)適用されます。しかし、昇給や降給などにより実際に受け取っている報酬と標準報酬月額がかけ離れてしまうと、支払う社会保険料にも差が生じてしまいます。

そのため、以下の3つの条件にすべて該当する場合は『月額変更届』を提出して『随時改定』を行う必要があります。

1)昇給や降給等により、固定的賃金(基本給・通勤手当など毎月支給される額が固定されているもの)に変動があった
2)上記の変動後、継続した3か月間に支給された報酬(残業代などの非固定分含む)の平均月額と、これまでの標準報酬月額に2等級以上の差がある
3)上記の3か月間とも労働日数が17日以上である

月額変更届の記入方法

・「報酬額」
 ⇒ 報酬の変動後、継続した3か月間に支給された報酬を記入します。10月に降給があった場合、10月~12月のものを記入してください。

・「昇給・降給」などの欄
 ⇒ 昇給や降給があった月や、差額を記入します(記入する項目は各書式によります)。

・「改定年月」
 ⇒ 「報酬額」欄に記入した月の翌月を記入します。

・「備考」
 ⇒ 「基本給の変更」など、報酬が変動した理由を記入します。

(日本年金機構の書式の場合)

参考:算定基礎届の提出|日本年金機構
参考:定時決定のため、4月~6月の報酬月額の届出を行う際、年間報酬の平均で算定するとき|日本年金機構

報酬に含まれるもの・含まれないもの

原則として基本給と諸手当(通勤手当や残業代など)など、労働の代償として受け取るものすべてが対象とされています。しかし、臨時に受け取るものなどは対象外とみなされます。では実際には何が報酬の対象となるのでしょうか。わかりやすく表にまとめると、このようになります。

報酬となる 対象外
通貨で支給 ★労働の対価として受け取るものは名称を問わずすべて含める。
★年4回以上支給されるものは報酬とみなされる。

例)
基本給(月給・日給・時給含む)
住宅手当・家族手当・残業手当・通勤手当など
賞与(年4回以上支給されるもの)

★臨時に受け取るものや、3か月を超える期間ごとに受け取るもの。
★会社から恩恵的に受け取るものや、実費弁償的なもの

例)
退職金・出張旅費・勤勉手当・傷病手当金など
賞与(支給されるのが年3回以下のもの)

現物で支給 通勤手当として支給される定期券や回数券など
食事・食券、住宅、被服(勤務服以外のもの)
給与として支給される自社製品など
制服・作業服など勤務用の被服
食事(本人からの徴収金額が標準価額により算定した額の2/3以上の場合)
社宅(本人からの徴収金額が標準価額により算定した額の2/3以上の場合)

​​通勤定期券や回数券を現物で支給している場合は、1か月あたりの全額が報酬の対象となります。

食事や住宅を現物で支給している場合は、都道府県ごとに厚生労働大臣が定める価額に換算して算出します(参照:全国現物給与価額一覧表(厚生労働大臣が定める現物給与の価額))。

その他報酬等の価額について労働協約に定めがある場合は、その価額が「時価」として取り扱われます。定めがない場合は、実際の費用が「時価」とされます。

参考:算定基礎届の記入・提出ガイド|日本年金機構

同時に提出する総括表の書き方

事業の業態や事業所の詳細な情報、被保険者の状況等をまとめた書類が総括表です。こちらも事業主が作成し、算定基礎届とともに提出する必要があります。なお、以前は提出の必要があった総括表附表は、平成30年度より廃止されました。

算定基礎届総括表の記入方法

・「事業所の情報」
 ⇒ 事業所の所在地や名称、事業主氏名、電話番号を記入します。事業所の整理記号を記入する欄もありますので、忘れず記入しましょう。この整理記号は、事務所から送付される「納入告知書」や「健康保険・厚生年金保険被保険者標準報酬月額決定通知書」などに記載されています。

・「提出日」
 ⇒ 各提出先への提出日を記入します。

・「業態」
 ⇒ この1年間に業態の変更があったかどうかを記入します。変更があった場合は、下記ページにある事業所業態分類表を参照して、「事業の種類」と「変更後の業態区分」を記入します。
参照:事業主の変更や事業所に関する事項の変更(訂正)があったとき

・「事業所情報」
 ⇒ 複数の事業所を有しているかどうかについて、会社が本社のみの場合は「いいえ(複数の事業所を有していない)」、支店や出張所など複数の事業所がある場合は「はい(複数の事業所を有している)」と記入します。「はい」と回答した場合、支店などの総数や、事業所ごとに申請を出すのか会社で一括申請とするのかを記入します。

・「被保険者状況」
 ⇒ 「7月1日時点の被保険者総数」には被保険者の総計数を、「算定基礎届対象者数」には算定基礎届の対象となる人数を記入します。6月30日までに退職した人だけでなく、6月中に被保険者となった人も算定基礎届対象者数に含みませんので、注意が必要です。内訳欄には、それぞれの項目に該当する人数を記入します。
 ⇒ 「7月1日現在、賃金報酬を支払っている人のうち被保険者となっていない人」は、該当者がいる場合に記入します。内訳欄に該当者数を記入し、総計数を記入しましょう。
 ⇒ 「請負契約」「派遣労働者」「海外勤務者」は、該当者がいるかどうか、いる場合はその人数を記入します。

・「勤務状況」
 ⇒ 従業員の勤務状況について記入します。なお、社長1人のみで運営している会社については記入不要です。

・「報酬等支払状況」
 ⇒ 「給与支払日」は、役員・正職員・パート、アルバイト等の役職ごとに給与の締切日と支払日を記入します。
 ⇒ 「昇給月」には昇給月の変更があったかどうか、変更がある場合はその内容を記入します。
 ⇒ 「報酬の種類」は、現在支給している給与等を記入します。基本給・通勤手当など固定的賃金、残業手当・皆勤手当など非固定的賃金、定期券・食事など現物給与で項目が分かれています。
 ⇒ 「賞与等」には賞与支払月の変更があったかどうか、変更がある場合はその内容を記入します。

(日本年金機構の書式の場合)

​​参照:定時決定のため、4月~6月の報酬月額の届出を行うとき(総括表)
参考:【7/10〆切】算定基礎届の具体的な記入や訂正、提出方法まとめ

従業員のためにも期限内の提出を

算定基礎届は、従業員の社会保険料や年金額を計算するための大切な書類です。対象となる従業員や記載すべき報酬、提出方法などをしっかりと把握して、期限内の提出を心がけましょう。

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Writer 執筆者

おかんの給湯室編集部

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