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福利厚生

慶弔休暇を導入する際に気をつけることは?導入の目的と担当者の心構えなどを解説

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慶弔休暇について、労務関係の担当者はどのようなことを知っておけばよいのでしょうか? 慶弔休暇の知識をしっかりと身につけておくことで、従業員が安心して休暇を取れるのはもちろん、担当者も休暇の処理をスムーズにできるようになります。

この記事では「会社での慶弔休暇の扱い」「慶弔休暇取得の適切な期間、給与の関係」「慶弔休暇を導入する際の注意点」について解説します。

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慶弔休暇とは? 

慶弔休暇とは従業員が「慶事や弔事のために取得する休暇」です。ここではまず、慶弔休暇の意味や対象となる従業員についてお話しします。

慶事(けいじ)は、めでたいことであり、結婚や出産などが当てはまります。一方の弔事(ちょうじ)は、おくやみごと。葬式などが当てはまります。

慶弔休暇は、「会社で働く人なら誰でも取得できる」わけではありません。会社によっては慶弔休暇を就業規則で認めていなかったり、従業員の勤続年数や雇用形態によって休暇の取得対象ではなかったりします。

なぜ、会社によって慶弔休暇の状況が違うのでしょうか? それは、慶弔休暇は「法定外休暇
」になるからです。法定外休暇とは、法律によって定められていない休暇のこと。年次有給休暇や産前産後休暇のような、法律によって取得が義務付けられている「法定休暇」とは異なります。

つまり会社は、慶弔休暇制度を取り入れるかどうかを自社の裁量で選べるのです。

法定外休暇についてはこちらをご覧ください
特別休暇の一つであるリフレッシュ休暇とは?メリットや導入の際の注意点を解説

就業規則での慶弔休暇の扱いとは?

慶弔休暇は法定外休暇のため、会社が就業規則で具体的な内容を定めます。このとき担当者は、慶弔休暇の規約を担当者と従業員の双方が理解しやすい説明を記載しなければなりません。

厚生労働省が公表している「モデル就業規則」を参考にして、自社の就業規則に慶弔休暇の規約を記載しているところもあります。

就業規則のモデル

引用元:厚生労働省 モデル就業規則(平成31年3月)

慶弔休暇を導入した場合、担当者はすべての従業員に周知させることが必要です。担当者は従業員に慶弔休暇を適切に利用してもらいましょう。

慶弔休暇の日数を目的ごとに確認しよう

慶弔休暇の日数はどのように決められているのでしょうか。慶弔休暇は法定外休暇のため、休暇日数は会社ごとに違います。慶弔休暇の日数は一般的に次のような日数を設けている会社が多いとされています。

一般的な休暇の平均日数

休暇理由 取得平均日数
従業員本人が結婚する場合 5日
従業員の子どもが結婚する場合 2日
従業員の配偶者が出産した場合 2~3日
0親等(配偶者)が死亡した場合 10日
1親等(父母・子ども・配偶者の父母)が死亡した場合 5~7日
2親等(祖父母・兄弟姉妹)が死亡した場合 2~3日
遠縁の親族が死亡した場合 1日

会社によって休暇日数が違う理由は?

会社によって休暇日数が違うのには理由があります。それは、担当者が従業員の生活と、会社全体の仕事量とのバランスを考慮して日数を決めるからです。担当者は、どちらにも支障が出ない範囲で日数を設定しなければなりません。

従業員が休暇の延長を申請したときにやるべきことは?

担当者は、従業員の申請に対して柔軟に対応することが必要です。就業規則で日数を決めたとしても、家庭の事情などの理由で日数の延長を担当者に相談する従業員も出てくるかもしれません。そのような場合は「就業規則を必ず守りましょう」とするのではなく、従業員の事情をくみ取ることが大切。

従業員に有休の追加申請を提案したり、直属の上司とスケジュール調整するなどのアドバイスをするなど、柔軟な対応が求められることもあるでしょう。

慶弔休暇を取得したら給与はどうなるの?

慶弔休暇は法定外休暇のため、会社によって給与の扱い方が違います。ほとんどの会社は、慶弔休暇を「欠勤として申請」または「有休として申請」で対応することが多いです。

従業員に欠勤として休暇を取得させる

従業員は欠勤扱いになるため、休んだ日数分の給与は差し引かれる場合があります。これを聞くと、従業員のなかには「慶弔のために休んでも欠勤扱いになるなら、慶弔であることを申告しなくてもよいのでは」と考える人も出てくるかもしれません。

しかし特別な理由のない欠勤があると、従業員の賞与や人事評価にマイナスの影響をもたらす可能性も出てきます。

そのため担当者は、従業員に慶弔による理由で欠勤することを上司や担当者に報告するよう指導する必要があります。そうすれば人事評価の担当者も欠勤した理由がわかるので、賞与や人事評価にマイナスな影響が出るのを防げるのです。

有休消化させて、休暇を取得させる

従業員は有休を消化するため、給与は引かれることはありません。しかし、従業員のなかには「大事な有休を慶弔休暇に使われるのは、もったいない」と、考える人も出てくるかもしれません。

従業員がそのような考えにならないために、会社側は慶弔休暇に有休をあてる目的について従業員と共有する必要があります。また、従業員や従業員の直属上司と必要な日数を共有するのも忘れないようにしましょう。

担当者は「会社は従業員の生活をどう思うか」、「従業員が慶弔休暇と仕事のバランスをどのようにとりたいか」を考慮して、慶弔休暇のあり方を決めましょう。

慶弔休暇導入の際のポイントとは?

多様な働き方が広がるいま。より重要になりつつある、従業員の慶弔休暇取得。会社が慶弔休暇を導入する際、担当者は次の5つを意識しましょう。

1.導入する目的を伝え、事前に周知させる

慶弔休暇を導入する目的は、会社が従業員自身や家族の暮らしをサポートすること。その目的を周知させておくことで、担当者や従業員は次のような効果を期待できます。

・従業員は安心して休暇を申請できる
・従業員が休暇取得で困っている仲間にアドバイスできる
・上司やチームメンバーはカバーが必要な業務量をはやく把握できる
・担当者は取得希望者に個別で休暇の概要について説明する手間が省ける

慶弔休暇の導入によって会社は、従業員の生活を支えることも必要になりますが、従業員の休暇中に業務が滞るのを防ぐことも重要。そのためにも事前に慶弔休暇の導入目的を従業員に伝えておくことが大切です。

2.あまり厳格に規定を設けずに対応する

就業規則で決まりを定めることはもちろん必要です。しかし場合によっては、イレギュラー対応が必要なときも出てくるかもしれません。とくに注意するのが弔事。やむを得ない事情があるときは、休暇の申請が遅れてしまうこともあるでしょう。

就業規則で「〇日以内に慶弔休暇を申請すること」と記載していた場合、期日に間に合わなずに欠勤となる従業員が出ることも。

これを防ぐために、就業規則に「やむ得ない事情があるときは例外を認める」などと補足の追加を検討してみるのも一つの方法です。また従業員の直属上司に、対応策を別に考えるように指導するのも必要になるでしょう。

3.申請者と担当者の間に誤解が生まれないようにする

就業規則に慶弔休暇に関する説明を入れる場合は、従業員と担当者の間で誤解が生まれないようにしましょう。誤解が生まれてしまう内容だと、申請者は間違った理解のまま休暇を取得してしまうことも。

そのためには、慶弔休暇の取得条件などの情報をわかりやすく説明することが必要です。

たとえば出産に関する慶弔休暇では、主に次の3つに注意して内容を考える必要があります。

・休暇をいつから開始できるか(出産した日か、入院初日か)
・誰が出産した場合か(配偶者か、自分の子どもか)
・休暇取得が可能な役職や雇用形態はあるか(取得できない勤続年数はあるか、パート・アルバイト・派遣社員でも取得OKか)

これらの内容を就業規則に詳しく記載して、会社と従業員で共通認識を持つことが大切なのです。

4.慶弔見舞金についても確認する

慶弔休暇の内容と同じくらい重要になるのが慶弔見舞金。従業員にとって、慶弔見舞金の金額やその有無について気になるのが本音です。就業規則で慶弔休暇を導入する際は、慶弔見舞金に関する説明を入れておくとよいでしょう。

慶弔見舞金も会社によって、勤続年数や役職、慶事・弔事の種類で支給額が違います。慶弔休暇と同様に、慶弔見舞金についても誤解が生じないように内容を記載しましょう。

5.申請者と担当者にとって申請や処理がスムーズなのかを確認する

慶弔休暇制度を導入する場合は、お互いがスムーズに申請や処理ができるかを確認しましょう。なぜなら申請者が作業に手こずったり、担当者の処理が非効率であれば、どちらも他の業務が進まなくなる可能性さえ出くるからです。

従業員の数によりますが、慶弔休暇に関する業務は頻繁に発生しないかもしれません。しかし効率よく業務を進められる仕組みがないと、全体の業務効率が落ちてしまう可能性も。慶弔休暇を導入する際は、申請者も担当者も効率よく進められる仕組みを作る必要があります。

従業員自身や家族の暮らしをサポートする慶弔休暇制度

この記事でお伝えした、慶弔休暇についてまとめます。

慶弔休暇は法定外休暇なので、会社はモデル就業規則を参考にするなどして詳細を決める必要がある
担当者は慶弔休暇についてわかりやすく簡潔な内容を就業規則に記載して、すべての従業員が共通認識を持つようにしなければらない
担当者は慶弔休暇制度を導入する目的について理解し、すべての従業員は目的を把握できるようにしておく
慶弔休暇の申請や処理をスムーズにできる仕組みを考える必要がある

従業員の家庭事情などによって、担当者は従業員との個別対応が必要になることもあるでしょう。そのようなときは、自社の就業規則や労働法などを見直して申請者に適切なアドバイスをすることが必要です。

担当者は慶弔休暇制度について知識を常に身につけておきましょう。

働き方改革により、今後は慶弔休暇制度を新たに導入したり、内容を見直したりする会社が増えるかもしれません。「従業員が充実した気持ちで働けるように、うちの会社でも慶弔休暇制度を導入しよう」とお考えのときは、この記事を参考にしてみてください。

 

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Writer 執筆者

おかんの給湯室編集部

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