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業務効率化

退職証明書をスムーズに発行するには?離職票との違いから注意点まで

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従業員の退職時にはいくつかの書類を発行したり、各所に提出したり、従業員からの返却物を受け取ったりといった手続きが必要になります。その中に、退職する従業員から請求があった場合に発行する「退職証明書」があります。

これは退職した年月日や賃金、退職理由などを証明するものですが、似たような役割を持つ「離職票」とはどう違うのでしょうか?発行手続きの進め方は?

この記事では、退職証明書とはどのような書類なのかを解説しながら、実際に作成する際のポイントなどをご紹介していきます。

従業員が退職の申し出を受けたら

退職者に対して、企業はまず「離職理由」「社会保険を継続するかどうか」「住民税徴収方法はどうするか」を確認します。それに基づき、必要な書類を用意しましょう。

従業員からは退職(願)届や貸与品、健康保険証を回収します。退職金が発生する場合は、退職所得の受給に関する申告書も記入後に提出してもらう必要があります。

各管轄へ提出するもの

提出するもの 提出先
雇用保険被保険者離職証明書
雇用保険被保険者資格喪失届
ハローワークへ
健康保険
厚生年金保険被保険者資格喪失届出
管轄の年金事務所または健康保険組合へ
給与支払報告
特別徴収にかかる給与所得者異動届
市町村の税務課へ

退職者へ渡すもの

・退職証明書(本人が請求した場合)
・解雇理由証明書(本人が請求した場合)
・雇用保険被保険者証
・雇用保険被保険者離職票
・健康保険・厚生年金被保険者資格喪失証明書
・源泉徴収票

これから、上記の「退職証明書」について解説します。

退職者本人の希望があった場合に企業が発行するものですが、退職者にとってはその後のさまざまな手続きに必要となる書類です。退職者から求められた際は遅滞なく発行する必要があり、拒否すると労働基準法違反となり罰則が課されてしまいます。

この記事では、退職証明書を作成する際に確認すべき事項、誰が書くのか(退職者が自分で作るのかどうか)、記載する内容や記入例、発行時の注意点などを詳しく解説していきますので、正しく理解しスムーズに対応しましょう。

なお、その他の詳しい退職手続きについては、下記の記事で解説していますのでご覧ください。

関連記事:退職手続きをスムーズに行う手順

退職証明書は離職票とは違うもの?

離職票と退職証明書はどちらも退職時に発行される書類ですが、用途や発行方法、発行元、退職者の手元に届くタイミングなどが異なります。

離職票はハローワーク(行政)が発行する公的書類であり、退職証明書は企業が従業員に発行する私的書類であるという点も大きな違いと言えるでしょう。また、離職票を発行してもらうためにハローワークへ提出する書類に「離職証明書」があります。名前は似ていますが、これも異なる書類ですので、混同しないように気を付けましょう。

離職票

雇用保険被保険者離職票のこと。失業手当の受給に必要な書類です。
企業がハローワークに雇用保険被保険者離職証明書と雇用保険被保険者資格喪失届を提出すると、企業宛てに離職票が送付されます。企業は必要事項を記入し、退職者に交付します。

なお、ハローワークへ離職証明書と資格喪失届を提出するのは、雇用保険の被保険者資格を喪失した日の翌日から10日以内と期限が定まっています。

退職証明書

公的機関に提出するものではなく、企業から退職者へ発行する私文書です。退職者に対して「いつどんな理由で退職し、それまではどのような業務を行っていたか」などを企業が証明する書類となります。

退職者が請求した場合は遅滞なく発行する必要があります。記載事項については、退職者が希望した項目のみ記載することとなっています。

離職票の発行に時間がかかる場合、その代用として失業手当の受給手続きや、国民健康保険や国民年金への加入手続きに使用できます。また、退職者の再就職先の企業が確認のために提出を求めることがあります。

行政が発行する公的文書ではなく、退職者が請求した場合に企業が発行する私的文書です。しかし、上記のように退職者が各種手続きの際に使用するものにもなるため、とても重要な書類になります。

退職証明書を発行するときの流れ

退職証明書は退職者が自分で作成するものではなく、企業が作成するものです。ただし、決まった発行手続きや請求方法などはなく、各企業によって対応は異なります。

発行の流れ

退職者から「退職証明書を発行してほしい」と請求があった場合、企業はまず必要な記載事項を確認します。項目についての詳細は後述しますが、基本的には退職者から要求された項目のみ記載することとされています。

記載事項を確認したら、企業側が退職証明書を作成します。この際、書類に会社の角印を押すなどして、退職者が勝手につくったものではない(偽造ではない)と示すとよいでしょう。

作成後の書類は、記述に誤りが無いかを退職者本人と確認します。ここで食い違いがあるとトラブルの元となってしまいますので、丁寧に対応すべきです。

企業には発行の義務が生じる

退職証明書は退職者からの請求があった場合に発行の義務が生じる書類です。求められなくても退職の際に発行している、という企業もあるようですが、労働基準法においては以下のように定められています。

「労働者が、退職の場合において、使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金又は退職の事由(退職の事由が解雇の場合にあっては、その理由を含む。)について証明書を請求した場合においては、使用者は、遅滞なくこれを交付しなければならない。」(労働基準法第22条1項)

参照:労働基準法 – e-Gov法令検索 – 電子政府の総合窓口 e-Gov

退職者からの請求があった際は「遅滞なくこれを交付しなければならない」。いつまでに発行、と期限が定められているわけではありませんが、理由なく大幅に遅延しての発行や発行の拒否を行うと違法になります。

退職証明者の使用用途は退職者に委ねられているため、どのように使用するのかによって発行を拒否することも労基法違反です。

罰則も定められており、6ヵ月以下の懲役または30万円以下の罰金となっていますので、できる限りスムーズに遅滞なく、誠意ある対応を心がけましょう。

退職証明書の発行回数には制限がなく、企業は退職者の請求に何度でも応じる必要があります。ただし2年間の時効がありますので、企業が発行義務を負うのは、退職者が退職より2年以内に請求した場合のみとなります。

記載内容について詳しく解説

企業から従業員に発行する私文書であるため、決まった様式はありません。記載事項については、法廷証明事項となっている下記の項目から、退職者が希望した内容について記載します。

・雇用期間
・業務の種類
・事業における地位
・賃金
・退職理由

法定証明事項以外の項目についても、退職者から請求があれば記載して構いません(例:勤務成績や賞罰など)。ただし、上記項目以外については記載拒否をすることもできます。

記載例と書き方

記載例を見ながら書き方を解説していきます。先にも述べたようにフォーマットは自由ですので、ここでは参考として一例を挙げています。
実際に作成される際は、インターネット上で配布されているテンプレートを使用するか、企業内で独自に作成してください。

<記載例>

基本情報

退職者の氏名や発行年月日、発行元の企業についての情報などです。「誰が」「誰の退職証明を」「いつ発行したのか」を明らかにします。事業所情報の横に角印などを押し、「企業が発行したものである」と示しておくとよいでしょう。

雇用期間

在籍していた期間です。「2010年4月1日~2020年3月31日」など、日付を具体的に記載するとよいでしょう。雇用期間と別枠で「退職年月日」を明記しておくと、より分かりやすくなります。
なお、試用期間を含めるかどうかは任意となっています。

業務の種類

どのような業務に従事していたのかを記載します。「営業職」「事務職」「企画職」など、職種を記載すると分かりやすくなります。
幅広い業務に就いていた場合は、退職者に確認した上でどこまで記載するかを検討するとよいでしょう。

事業における地位

所属していた部署や役職です。「営業部長」「総務課長」など、どのような部署でどのようなポジションの役職に就いていたのかを記載します。
入社から退職までの全てを記載する必要はなく、退職時の役職のみ記載するのが一般的とされています。

賃金

直近にどれくらいの給与が支払われていたのか(基本給や手当金額)や、前年の年収などを記載するのが一般的です。退職者がどのような手続きに退職証明書を使用するのかに合わせて、記載する内容を考慮しましょう。

退職理由

退職者の自己都合

退職理由 記入例
退職者の自己都合 自己都合による退職
企業側が退職を促した(退職勧告) 当社の勧奨による退職」「事業主からのはたらきかけによる退職
定年を迎えた 定年による退職
雇用契約期間満了を迎えた(契約社員など) 契約期間の満了による退職
従業員の移籍や出向に伴う 出向による退職
その他(上記に当てはまらない)の場合 その他(具体的には××による)
解雇 解雇(具体的には××による)」※ただし、退職者が理由の記載を希望しない場合(解雇された事実のみ証明を希望する場合)、解雇理由は記載できません

退職理由の書き方について適切なものが分からない場合は、記載例のように選択式になっているフォーマットを選んで使用するとよいでしょう。

発行時に気を付けるべきポイント

記載する項目・しない項目の選択は退職者と認識を合わせる

退職証明書に記載する項目は、退職者が希望したもののみとされています。ただし、特に希望がなければ(再就職先からの指定などがなければ)、退職者の意思や使い道の確認をした上で全ての項目を記載するとよいでしょう。

一部の項目を伏せたものを再就職先に提出すると、「何か後ろめたいことがあるのでは…」と不信感を抱かれる可能性があるためです。

賃金については正確な金額を記載する

転職後の賃金について、前職の賃金を参考にしてベースとなるお給料を決めるのはよくあることです。その場合は退職証明書に書かれている直近の賃金が重要になりますので、当然のことですが、実際に支払っていた賃金と異なる金額を記載してはいけません。

また、再就職先が決まっておらず失業手当を受け取る手続きをする際、発行まで時間がかかる離職票の代わりとして退職証明書を使用することがあります。その場合、賃金の内訳には注意が必要です。

記載するのは手取り額ではなく、社会保険料や税金などを天引きする前の金額と、残業代や各種手当、交通費を加えた額です。離職票の代用とする際はこの額をもとに基本手当の支給額を決定するため、誤りのないよう細心の注意を払いましょう。

退職理由は事実をしっかりと記載しつつも場合によっては配慮を

再就職先の企業からすると、賃金と合わせて最も確認したい項目でしょう。簡単に一言で済ませる企業もあるようですが、上記の記入例のように細かく分けて記載したほうが、より丁寧な印象を与えます。

退職者の自己都合による退職の場合は「自己都合による退職」のみ記載し、それより詳しく記入しないのが一般的です。また、退職者が再就職する際に不利になるようなことを意図的に書いてはいけません。

退職理由が解雇であり、その理由の記載を求められた場合は、解雇理由を詳しく書く必要があります。それが就業規則に則ったものであるときは、事実関係をしっかりと記載しなければなりません。従業員から、解雇の理由が適切なものであると書面で明示する「解雇理由証明書」を求められることもあります。

トラブルを避けるためにも誠意ある対応を

退職者が手続きなどの必要に応じて請求し、企業が発行する退職証明書ですが、メリットがあるのは退職者側だけではありません。

「正当な解雇理由である」と書面で提示することによって、不当解雇であるかどうかを判断する材料となり労働トラブルを回避できます。また、万が一労働裁判などで争ってしまうことがあっても、退職証明書をもとに正当性を主張することもできます。また、すばやく丁寧に対応すれば、企業へのイメージも悪いものとはならないはずです。

共に働いてきた仲間が去っていくのは寂しいことですが、新たな門出を気持ちよく送り出してあげたいものですね。

近年、企業の離職率は就職や転職活動の中でも大いに注目されています。従業員の定着率を上げたい方は、下記の記事もご覧ください。

関連記事:離職率が高いのはなぜか?離職原因の把握と人事の対策で定着率向上!

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Writer 執筆者

おかんの給湯室編集部

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