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組織開発

人事・採用担当者向け! リファラル採用の基本から採用制度運用のコツまで

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従来のものとは異なる採用制度として注目されている、「リファラル採用」について知っていますか?新たに取り入れ始めた会社も増えてきているため、耳にしたことがあるという人も多いでしょう。しかし、気になってはいるものの、どのようなものかわからず二の足を踏んでいるという人もいるかもしれません。そこで、この記事ではリファラル制度のメリットやデメリット、具体的な採用の流れや採用のコツなどを説明します。

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リファラル採用とは

リファラル採用とは、従業員に友人・知人などを紹介してもらい、それらの人材を選考して採用する形式の採用方法です。この「リファラル」(referral)とは、「紹介・推薦」などの意味を持っています。リファラル採用が縁故・コネ採用と違っているのは、きちんと選考したうえで採用しているという点です。基本的には採用を前提として進む縁故・コネ採用とは異なり、採用試験や明確な採用基準が定められているので公平性が保たれています。

欧米では、すでに従業員採用のスタンダードな方法として一般的に行われています。日本での前例は多くありませんが、それでもリファラル採用が徐々に認知度を高めていることは事実です。日本では生産年齢人口の減少などの影響で、人材確保が年々難しくなってきています。また、「従業員の紹介なら」という心理面でも、制度に好印象を持つ採用担当者が多いです。そのような背景から、今後は日本でもじわじわと定着していくと考えられています。

リファラル採用のメリット

保守的な傾向にある日本の企業が導入を検討しているからには、リファラル採用にはよほどのメリットがあるのだろうと予想している人もいるでしょう。ここからは、そのようなリファラル採用のメリットを3つに分けて紹介します。

人材のマッチング精度が高い

リファラル採用は、実際の従業員からの推薦・紹介を活用する採用手法です。そのため、会社側と人材の双方が、相手についてある程度理解した上で採用か否かを決めることができます。制度上ミスマッチが起こりにくいので、マッチング精度が高いのです。

紹介する側の従業員は、人材のスキルや人柄などを考慮し、自社に適性があると判断してから紹介します。そのため、人材の質については折り紙つきです。紹介される側の人材も従業員を通じて、仕事や社内についての理解度が高い状態で紹介を受けてきます。資料だけでは読み取れない雰囲気をつかんでいる場合も多く、入社前に抱いていたイメージとのギャップを感じる人材が少ないことも特長です。さらに、困ったときに相談できる知り合いがすでに社内にいるという状況は、入社後の安心材料になります。きっと前向きに入社を検討してくれることでしょう。

採用コストが抑えられる

リファラル採用は、社内の人間が人材を囲い込む採用手法です。そのため、社外に採用広告を出したり、転職エージェント等に人材紹介の仲介料を支払ったり、といった必要がありません。つまり、その分だけ採用にかかるコストを抑えることができます。

リファラル採用は従来型の採用活動と比べて、内定までの試験・面接回数が減ったり、説明会が不要になったり、という効果が期待できます。それだけ採用プロセスが減ることが予想されるため、予算・費用面だけでなく、採用担当者の労力というコストも抑えられる可能性が高いです。ただし、「採用にかける工数が減る」ことと「内定までにかかる時間が減る」ことはイコールではない、ということには注意する必要があります。候補となる人材が長期間悩んでしまい選考が先に進まない、などの事例は十分考えられるので、紹介した従業員にも後押しを頼むなどの対策を練っておきましょう。

転職市場に現れない人材(転職潜在層)にも出会える

転職サイトに登録するなどして実際に転職活動を行っている人材(転職顕在層)以外でも、極論として、ほぼすべての労働者に転職する可能性があります。しかし、それが極論で終わってしまうのは、転職願望を持ったとしても、全員が行動に移すとは限らないためです。自社で活躍してもらえそうな条件を持つ人材でも、転職に消極的な転職潜在層であれば、なかなか転職市場には現れません。

しかし、リファラル採用なら、学生時代に同じ専攻だった友人や仕事で知り合った他社の知人などに従業員が積極的に声をかけることができます。中には、話を聞いて初めて転職を意識したという人材も見つかるかもしれません。このように、転職潜在層でも自社にマッチしそうな人に積極的にアプローチすることで、より多くの可能性を採用につなげることができます。

リファラル採用の注意点

このように、多くのメリットを持つリファラル採用ですが、注意点も存在します。慣れない制度だからこそ、注意点をしっかりと把握し、優れた採用方法として活用できるようにしましょう。

人間関係や人材配置に配慮が必要

リファラル採用ではその仕組み上、社内の人間、ひいては会社と少なからず関わりのある人材を選考します。そのため、一般的な採用よりも候補となる人材との関係性に気を配らなくてはなりません。もし従業員が紹介した人材を不採用にする場合があれば、従業員と人材との関係が悪化しないよう、採用活動中から採用活動終了後にわたって慎重に配慮をする必要があります。リファラル採用を行う際には、従業員の側にも紹介する人材との関係悪化の可能性というリスクを負わせているということを忘れないようにしましょう。

採用・入社後も、その配慮は続きます。紹介者と人材が必要以上に密なグループを形成したり、どちらかの退職によって残った方のモチベーションが低下したり、といったケースが起こりうるためです。このような事態を避けるため、人材の配置については熟考する必要があります。

人材の多様性が損なわれやすい

リファラル採用は従業員の紹介によって成り立っているので、当然ではありますが、その従業員から「同じ会社で働いてもいい」と思われるほどの友好関係にある人材が紹介されてきます。つまり、推薦元の従業員と属性・人間性などがよく似た人材が集まりやすいという特徴があるということです。

採用をリファラル採用にばかり頼っていると、既にいる従業員と似たような人材が増えていくことになります。言い換えると、社内の人材のタイプが偏り、多様性を失う可能性が高くなってしまうということです。同じような人材ばかりだと、致命的な弱点となる問題が発生した際に解決できない危険性が出てきます。組織が長く生き残るためには、人材の多様性を保つことも有効です。意識して今までとは違うタイプの人材を採用したり、他の採用手法と併用したりして、組織内は常にバリエーション豊かな人事がそろっている状態となるよう心がけましょう。

採用までに時間がかかる

リファラル採用は、従業員が自分の知人・友人の中から、「自社に適性がある」と思う人材を見極めるところから始まります。実際に会社に紹介するまでには、自社についてアピールし、人材に興味を持ってもらうための時間が必要です。そのため、採用までの時間が長くなる傾向にあります。

「欠員が出て、急いで補充が必要」というような緊急度の高い採用には、リファラル採用は向いていません。リファラル採用を行う際は、ゆっくりと時間をかけて取り組む姿勢が必要です。そのような緊急性のある採用では、派遣従業員を採用するなどした方が良いでしょう。このように、採用方法には向き不向きがあります。リファラル採用制度を導入したとしても、採用方法をこれ1本には絞らず、そのときどきに合わせて最適な手段を選ぶことが大切です。

リファラル採用の導入手順

ここまで、リファラル採用の特徴を長短ともに紹介してきました。理解を深めたことで、すでに自社での導入を考え出した人もいるかもしれません。しかし、リファラル採用を導入するためには手順が重要です。リファラル採用を会社にとって効果的な制度とするためにも、導入手順をここで確認してみましょう。

制度を設計する

せっかくリファラル採用を導入しても、紹介元となる従業員が制度を理解していなくては紹介につながりません。リファラル採用を行う前に、従業員に伝えるべき項目とその内容について明確に定めておくことが重要です。制度設計の際に決めるべき具体的な内容としては、勤務形態や給与額など採用の基本となる募集要項や、求めているスキルや人物像といった採用基準などが挙げられます。従業員に疑問点や相談したいことがあった場合の問い合わせ先やその方法も、明記しておくに越したことはありません。

リファラル採用は、従業員による積極的な紹介が鍵となります。紹介した従業員にインセンティブなどのメリットを設ける場合は、報酬額や支払時期なども詰めておくべきでしょう。具体的なリターンがあれば、自分に直結することを意識した、自発的な行動が望めます。インセンティブや従業員がやるべきタスクなどは、紹介する側の従業員をきちんと意識して設計することがポイントです。

社内に告知する

せっかくリファラル制度を導入しても、誰もそれを知らなければ意味がありません。制度を設計した後は社内に告知して、従業員にリファラル採用制度を知ってもらうことが重要です。制度ができたときだけでなく、頻繁に情報発信を行い、自社がリファラル採用に取り組んでいるということを社内全体に浸透させることが、実際の紹介につながります。いざ従業員から質問を受けた際に備えて、インセンティブや紹介後の採用プロセスなど、従業員が知りたいと思うことは詳しく説明できるように準備しておきましょう。

社内でリファラル採用の成功例が出てきたら、その事例等も情報発信するとより効果的です。社内に友人・知人を紹介しやすい空気が生まれて、採用活動に良い効果を与える可能性が高くなります。

リファラル採用を成功させる2つのコツ

リファラル採用を成功させるためには、人材を紹介してくれる従業員の協力が必要不可欠です。では、どうしたら従業員が協力的になるのでしょうか。従業員が積極的にリファラル採用に取り組むようになるコツは、大きく分けて2つあります。

人事部だけでなく社内全員で取り組む

リファラル採用においては、会社と人材を結ぶ従業員こそが制度の要となります。より多くの従業員が人材を紹介してくれた方が、求める人材に出会える確率も高くなるので、より採用につながりやすくなるという単純な理由です。そのためには、人事部だけが盛り上がっているという状態ではなく、社内全体でリファラル採用に取り組むことが大切です。従業員への告知を頻繁に行ったり、従業員が自社に人材を紹介したくなるよう社内の仕組みや雰囲気を絶えず改善したり、といった地道な行いが、結果的にはリファラル採用成功の近道となります。

また、従業員が人材を紹介しやすくなるためには、従業員がリファラル採用に参加するまでの心理的ハードルを下げることも重要です。例としては、従業員が人材紹介時に行うタスクを単純化・簡潔化したり、紹介の場をカジュアルな懇親会やランチ会などに設定したり、といったことが挙げられます。

自社の魅力やアピールポイントを言語化して伝える

リファラル採用とは言い換えれば、全従業員がリクルーターを務める採用方法です。従業員1人1人が代表として、自社の魅力やアピールポイントを自分なりにきちんと把握し、それを言葉にできるような会社を目指しましょう。いきいきと働き、自分の勤務先は良い会社だと自分の言葉で紹介できる従業員のいる会社には、人材は自然と良い印象を持ちます。まずは従業員に自社の良さを理解してもらうことで、人材の入社意欲をも高めることが可能です。

そのためには、リファラル採用を行っていることを社内に告知する際に、自社の魅力を合わせて伝えると良いでしょう。人材に自社を紹介する際、自社のどこがアピールポイントなのか、自然と説明してもらえます。業務内容や社内の雰囲気等以外でも、福利厚生や会社の立地、従業員の人柄なども会社の魅力となりえるポイントです。

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Writer 執筆者

おかんの給湯室編集部

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