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業務効率化

勤怠管理を楽に!目的・改善・勤怠管理システム導入について解説。

業務効率化


従業員の過剰労働や残業未払いなどのトラブルは、普段から私たちが勤怠管理を適正に行うことで回避できます。勤怠管理は従業員を抱える企業にとっては必要不可欠であり、適正に行われなければならないのです。そこで今回は、勤怠管理の目的・改善・勤怠管理システム導入について解説します。

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勤怠管理とは?

勤怠管理とは「使用者(企業や事業所など)が従業者の勤務状況を適正に把握すること」。多くの企業がタイムカード、ICカードなどで勤怠を管理しています。

また、厚生労働省は下記のように、企業や使用者に対して勤怠管理を義務づけています。

「使用者は、労働時間を適正に把握するため、労働者の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、これを記録すること」

引用:労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン

このように、使用者は勤怠管理が義務付けられているのです。そして使用者はもちろん、該当する従業員も勤怠状況を把握することが望ましいとされています。

また、勤怠データの管理に関する規則もあります。労働基準法第109条では、企業は「退職日が属する月の締め日から向こう3年間」の勤怠データを保管することが義務付けられています。万が一、データを破棄した場合は罰金が課せられることもあるので注意が必要です。

参照元:「労働基準法」

勤怠管理はなぜ必要か

企業に勤めている従業員のほとんどが行う勤怠管理について、なぜ勤怠管理をする必要があるのか確認しましょう。勤怠管理には主に4つの目的があります。

1.従業員に適正な賃金を支払う
2.過剰労働を早期発見する、または防止する
3.従業員の健康管理をする
4.法令を守って従業員を雇っているかを確認する

「勤怠管理は給与を支払うためにやらなければならない」と、義務のように感じている方も少なくありません。しかし「従業員の生活を守る」、「企業の社会的信頼を失うことを防ぐ」という目的もあることを忘れないようにしましょう。

適正な勤怠管理をしていないと、従業員の過剰労働や残業未払いなどの問題が発生してしまう可能性も。訴訟などが起きて企業全体のイメージが低下すれば、企業の存続が危ぶまれるかもしれません。普段から私たちが勤怠管理を適正に行うことで、このようなトラブルを回避できるのです。

勤怠管理では何を把握したらよいか

厚生労働省の「ガイドライン」には「使用者は、労働時間を適正に把握するため、労働者の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、これを記録すること」とあります。勤怠管理では主に次の5つを把握することが必要です。

1.始業・終業時刻
2.労働時間・休憩時間
3.時間外労働時間・深夜労働時間・休日労働時間
4.出勤日・欠勤日・休日出勤日
5.有給取得日数・有給取得残日数

また以下の項目も、適正に給与計算をしたり従業員の勤務状況を把握するうえで必要になってきます。

1.パートやアルバイト、契約社員などの雇用形態
2.早退や遅刻の回数と時間
3.在宅や外出などの勤務形態

従業員にとっては、これらを把握することは当たり前に感じているかもしれません。しかし働き方改革が推進されていることを受けて、さらに効率よく正確に勤怠を管理する必要性が高まっています。

使用者および勤怠管理の担当者は、勤怠管理のために貴重な労働時間をむだに削っていてはいけません。今後は正確にかつ効率よく勤怠を管理することが重要になります。

「出勤・出社」や「退勤・退社」の違い

もしかすると、あなたは何気なく「出勤・出社」「退勤・退社」の言葉を使っているかもしれません。実は、これらは意味が違います。給与計算をするうえで意味の違いが重要になる場合もあるので、ここで確認しておきましょう。

「出勤」とは「仕事の種類や場所にかかわらず仕事をしている状態」のこと。会社に出向くことはもちろん、営業先へ直行したり在宅ワークをする場合も、仕事をしている状態には変わりがないので出勤として扱われます。

一方、「出社」とは字の通り「会社に出る」ことを指します。つまり「会社に行って仕事をする」ことを意味するので、会社以外での仕事は一般的には出社とは呼びません。両方とも仕事をするという意味が含まれますが、勤務形態や仕事場所で使い方がちがいます。

退勤と退社も、これと同じように意味が違います。「退勤」は「仕事の種類や場所にかかわらず仕事を終える総称」のこと。「退社」は「会社を出て仕事を終えること」を指します。

これらの意味はとても似ていますが、勤怠管理の際では勤務形態の違いから勤務時間の計算を注意しなければならない場合もあります。これらの言葉の意味については、普段から意識をしておくとよいでしょう。

勤怠管理の対象となる労働者

勤怠管理が必要な労働者とはどのような人が対象なのかを確認しましょう。2019年3月までは厚生労働省のガイドラインでは下記のように示されていました。

「対象となる労働者は、労働基準法第41条に定める者及びみなし労働時間制が適用される労働者(事業場外労働を行う者にあっては、みなし労働時間制が適用される時間に限る。)を除くすべての労働者です」

しかし働き方改革関連法施行の影響を受けて、2019年4月に労働安全衛生法の一部を改正。そこでは、従業員の健康管理を把握するために下記のように発表されました。

「裁量労働制が適用される人や管理監督者も含め、すべての人の労働時間の状況が客観的な方法その他適切な方法で把握されるよう法律で義務づけます。」

2019年4月より勤怠管理の対象となるのは、次のような労働者です。
・裁量労働制の適用者
・管理監督者を含む管理職全般
・パート、アルバイト
・短時間労働者
・派遣労働者
・研究開発業務従事者
・事業場外労働のみなし労働時間制の適用者
・契約社員

このように、改正後は従業員のほとんどが勤怠管理の対象となりました。そして企業はより適正な勤怠管理を行う必要性があります。

さらに勤怠管理の対象者や労働基準法の改正について詳しく知りたい方は、次の厚生労働省の資料をご参照ください。

参照:労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン「働き方改革 ~ 一億総活躍社会の実現に向けて ~」

勤怠管理の注意点

従業員の勤怠を管理するうえでさまざまな問題が発生します。主な注意点を5つご紹介するので、それぞれを確認しましょう。

1.不正打刻や改ざん

1つ目は「不正打刻や改ざん」です。不正打刻や改ざんとは、他人の協力によって自分の勤怠時間をよく見せようとする行為のこと。

たとえば、従業員が始業に間に合わないときに、別の人にタイムカードを時間内に押させて時間通りに出社していることを装うことです。主にタイムカードで管理している企業が抱えやすい問題であり、これらを未然に防ごうと従業員に指導を行なっているところもあります。

2.打ち忘れ

2つ目は「打ち忘れ」です。出勤や退勤のときに打刻そのものを忘れてしまい、そのまま仕事を続けたり退勤してしまうことです。

打ち忘れの主な原因は従業員の打刻に対する意識低下。そのためタイムカードやエクセル、クラウド型の勤怠システムなど、管理の方法にかかわらず打ち忘れが発生してしまいます。そして、なかには従業員が遅刻してしまったときや終業時間前に退社してしまったときに、遅刻や早退扱いになるのを避けるため打ち忘れを装うケースもあります。

3.〇分単位の切り捨て

3つ目は「〇分単位の切り捨て」です。たとえばこのようなケース。

「出勤時刻に間に合ったはずなのに出社を打刻したら10時1分になってしまった」
「終業時間ちょうどにタイムカードを切ったつもりが2分早かったので早退としてみなされた」
「残業時間が15分刻みなのに、あと2分というところで退社することになった」

など。たった1、2分のずれによって従業員のモチベーションが下がってしまうことも少なくありません。

4.外出や休日出勤などイレギュラーな勤怠の対応

4つ目は「外出や休日出勤などイレギュラーな勤怠の対応」です。企業や部署によっては、外出などの理由で打刻が難しい場合も。個別で勤務状況を申告した場合、従業員も管理者も負担になってしまいます。

このような個別対応は入力ミスなどのトラブルも発生しやすいので、さまざまな形態で働く従業員に対応できるために、勤怠管理方法の改善を検討する必要があります。

5.扶養範囲内で働く従業員の対応

5つ目は「扶養範囲内で働く従業員の対応」です。パートやアルバイトのなかには「103万円の壁」などのような、収入額により税金の控除が発生してしまうことを避ける人もいます。

このような対象者は年末までにもらえる給与を予想するために、上司や雇い主に「今月の勤務時間を把握したい」と問い合わせをすることもあります。そのような問い合わせを受けたとき、人事や総務またはその直属上司はすぐに勤務状況を確認できるようにしなければなりません。

勤怠管理の方法

それでは勤怠管理の方法やツールについてご紹介します。

方法1.タイムカード

1つ目は「タイムカード」です。

タイムカードの長所は、パソコンが苦手な社員でも簡単に勤怠管理ができること。短所は不正打刻をしやすいこと、タイムカードを押すまでに時間がかかることです。そして企業や事業所の規模が大きいと、管理者はチェックに時間がかかってしまいます。

方法2.エクセル表

2つ目は「エクセル表」です。

エクセル表のメリットは、なんといってもその手軽さ。出退勤の時間を入力すれば、労働時間や残業時間の算出はエクセルの計算式によって簡単にできます。計算式の入ったエクセルは、インターネットにあるフリー素材のものをダウンロードすれば導入コストがかかりません。しかし基本的に入力は本人任せなので、入力ミスが起きやすく勤務時間を改ざんすることもできます。

また誰かがエクセル表の計算式やデータそのものをいじってしまうと、ファイルの復元が難しくなってしまうデメリットもあります。

方法3.クラウド型の勤怠システム

3つ目は「クラウド型の勤怠システム」です。

働き方改革の推進によって企業の規模にかかわらず、従業員と管理者の作業量を減らすために導入する企業が増えてきています。実は、このクラウド型の勤怠システムの長所はとても多く、以下のようなことがあげられます。

1.パソコンやタブレット、スマートフォンなどのデバイスを問わない
2.いつでも入力が可能、管理者は承認も簡単にできる
3.リアルタイムで勤怠実績を把握できる
4.事業所が複数ある場合でも楽に集計できる
5.給与計算や面倒な計算が不要
6.専用機器が必要ないので低コストで導入できる
7.ソフトウェアのアップデートや更新料が不要
8.働き方改革の一環で助成金の対象になる場合もある
9.勤怠システムによっては、有給取得の申請が可能
10.雇用形態に応じて簡単に給与計算ができる

定番から、おすすめまで。種類別・勤怠管理ツール

勤怠管理システムには3つのタイプがあります。

1.クラウドタイプ

クラウドタイプは、インターネット上にあるサーバーシステムを利用するタイプです。インターネットに接続できれば外出先でもモバイル端末から操作できるので、在宅勤務や営業などの外出時でも出退勤時間の登録や勤務状況の確認ができます。

主なクラウドタイプの勤怠管理システム

・CC-BizMate(シー・シー・ビズメイト) 適CC-BizMate
・KING OF TIME(キングオブタイム) KING OF TIME
・jinjer(ジンジャー)勤怠 jinjer
・ジョブカン勤怠 ジョブカン勤怠管理
・CLOUZA(クラウザ) CLOUZA
など

2.オンプレミスタイプ

オンプレミスタイプは、自社に設置したサーバー内で動作するタイプです。操作はWebブラウザまたはクライアントアプリケーションで行います。データが手元にあるので安心するかもしれませんが、サーバーやデータのバックアップシステムなどの導入や維持にコストがかかります。

主なオンプレミスタイプの勤怠管理システム

・リシテア リシテア
・TimePro-XG就業 TimePro-XG
など

3.タイムレコーダータイプ

タイムレコーダータイプは、専用のタイムレコーダー端末へICカードをかざして打刻するタイプです。パソコンの操作が苦手な人でも簡単に使えます。

主なタイムレコーダータイプの勤怠管理システム

・Touch On Time(タッチオンタイム) Touch On Time
・Teletime Z(テレタイムZ) Teletime Z

さて、新たに勤怠管理システムの導入を決めるときのポイントをいくつか整理してみましょう。

・従業員は簡単な操作で打刻ができるか
・打刻忘れ・打刻ミスを防げるか
・人事総務または管理者が勤怠データの集計をしやすいか
・社員数や雇用形態など、自社の雇用状況に応じた方法で勤怠を管理できるか
・万が一のサポート体制は万全かどうか

本記事では、勤怠についてお伝えしました。ここで本記事での重要なポイントをまとめます。

・勤怠管理は従業員を抱える企業にとっては必要不可欠であり、適正に行われなければならない
・勤怠管理の目的は「従業員に適正な賃金を支払う」「過剰労働を早期発見する、または防止する」「従業員の健康管理をする」「法令を守って従業員を雇っているかをみる」である。管理者はこれらを必ず把握しておかなければならない
・勤怠管理の方法そのものを効率よく正確にできるよう改善することで、管理者だけでなく従業員の作業が改善され企業全体の生産性が上がる

勤怠管理の改善を考えるときは、人事総務の管理者側の使いやすさだけでなく従業員側の立場も踏まえて検討することが大切です。双方の働き方を改善することが企業の成長につながります。

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Writer 執筆者

おかんの給湯室編集部

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