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盛り上がるオンライン忘年会の作り方!企業でうまくいくコツや事前準備をまるっと解説

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12月に入り、いよいよ忘年会シーズン。しかし今年はコロナウイルスの影響で、一堂に会して行うのは難しいと判断する企業も多くあります。

しかし、年納めの恒例行事として、コミュニケーション施策として、組織の士気を高める目的でオンラインで開催できないか模索している幹事さんもいることでしょう。今回は、そんな方々に向けて、withコロナ時代にマッチしたオンライン忘年会・納会のポイントについて解説します!

忘年会を企業で行う意義とは?

企業では年末に、忘年会・納会・慰安会・お疲れ様会などのさまざまな名称でイベントを企画するでしょう。そのさいに、「ビジネス面」「コミュニケーション面」を意識して開催することが重要です。ここでは、2つの視点を詳しく見てみましょう。

ビジネス面での目的

ビジネス面では「来年度の業績を上げるための視点」とも言い換えられます。ビジネス支視点を意識して行なわれる主なプログラムは下記の通りです。

今年度の活動を振り返る

各従業員に「来年度以降の仕事の進め方」を考えさせる目的で、今年度の活動を振り返る場面を組み込むケースがあります。来年度の目標を目の前で発表させて、各従業員のやる気を出す演出をする企業もあるようです。

成果が出た部署・社員を褒める

社内優秀者を表彰する企業も存在します。従業員のモチベーションをアップを狙って行われています。成績トップの従業員に、海外旅行を贈る企業もあるようです。

コミュニケーション面での目的

コミュニケーションについても力を入れています。コミュニケーション面を意識して行なわれる主なプログラムは下記の通りです。

部署関係なくコミュニケーションをとれる場の提供

部署外の従業員ともコミュニケーションをとれます。部署ごとに納会を実施する企業もありますが、一般的には全従業員(同じ職場内の従業員)同一日時での開催となっています。部署外の従業員と交流した結果、仕事の効率が上がるケースもあるようです。

レクリエーションで絆を深め合う

ゲームなどのレクリエーション活動も行う企業もあります。

仕事中のストレスを解消して楽しんでもらう

溜まっているストレスを発散してもらう意味合いもあります。仕事やプライベートで多くのストレスを溜めている人がいるのも事実。

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事前に決めておくべきことを整理しよう!

まず、事前に何をすべきかを整理しておきます。オンライン忘年会は、当日直前の調整などがしにくいために、事前の整理や準備が重要となってきます。

全員オンラインで参加とするか

オンライン忘年会といえども企業によっては一部出社しているメンバーもいる”ハイブリット型”で運営している企業もありますよね。

出社しているメンバーはオフィスから参加か、全員自宅参加にするか、などを自社の状況によって決めていきます。

飲み物や食事はどうするか

1,企業が飲み物や食事を手配する
2,各自で用意してもらう

オンラインでは、この2つの選択肢になると思います。

1の場合は、自分たちで配送するのか、サービスを利用するのかなど、どこにどのように手配するのかを考える必要があります。

2の場合は、企業が補助を出すのか、それとも各自自由に用意してもらうかなどを決めます。また、このパターンは、参加者の準備もあるので早めに告知してあげましょう。

ビデオは全員オンにするか

オンラインMTGなどでも話題にあがるビデオオンオフ問題。オンで統一する場合は、しっかり事前に周知します。そのときに、顔が見えるコミュニケーションを目指している、当日の出し物ででビデオオンは必須など理由を添えて伝えるといいでしょう。

オンライン飲み会に合わせた事前準備と配信ツール

①出欠をとる

通常の飲み会と一緒ですが、まずは出欠を取りましょう。オンラインだから出欠を取る必要があるの?と思いますが、先程の食事と飲み物の準備や、当日のコンテンツを考える際に、人数を把握しておけばスムーズです。

そのときに、「はい・いいえ」の2択の出欠ではなく、以下のようにいくつかの選択肢を設けると、全体の動きも決めやすくなります。

・自宅から参加する
・オフィスから出席する(ハイブリット型の場合)
・途中退席するが参加する
・参加しない

食事・飲み物

さきほど、企業側で用意しない場合に早めに伝えることは書きましたが、企業側で準備する場合、先程のように以下のことが、考えられます。

・自分たちで準備して配送する
・オンライン飲み会に特化したサービスを使う

自分たちで準備する際は、メンバーの飲酒に可否や、アレルギーなどに配慮しましょう。また、サービスを利用する際は、コロナ禍でこのようなサービスが登場しています。

・オンライン飲み会専用フードボックスnonpi foodbox™ :詳細はこちら
・オンライン忘年会 まるごとパッケージ:詳細はこちら
・ティーケーピーパーティ・懇親会ネット:詳細はこちら
・オンライン忘年会や懇親会の食事や料理の一斉宅配・企画サポートならデリパ:詳細はこちら
・【ごちクル】オンライン飲み会やイベントにピッタリ!個別配送可能なオードブル特集:詳細はこちら

また、今回のように忘年会・新年会など一時的なもの以外でも食事のサポートをしたい企業におすすめなのが「オフィスおかんの仕送り便」です。

『オフィスおかん仕送り便』は、⼀⾷分の⾷べきりサイズのお惣菜を、毎⽉プランに応じて従業員の⾃宅にお届けするサービス。社⾷同様、福利厚⽣として企業の負担によって、従業員の皆様に健康的な⾷事をとっていただくことができます。

詳細はこちらを御覧ください
従業員の自宅に社食を “仕送り”する 新しい福利厚生『オフィスおかん仕送り便』!

ツールの選定

オンラインで業務を行っている場合、すでにツールをいれているかと思いますが、オンライン飲み会などでよく使われるツールは「Zoom」と「Google meet」の2つかと思います。

「Zoom」は、大人数でも配信が安定しており、ブレイクアウトルームという少人数の部屋を自動で作ってくれる機能があります。ただ無料は時間制限があるので、ホスト(オンライン主催者)は有料プランの登録が必要です。

「Google meet」は、Googleアカウントをもっていれば無料で利用できます。少人数では利用しやすいツールです。

メンバーへの告知

オンラインでの意思疎通で重要となる告知。

・日程
・配信ツール
・食事と飲み物の用意について
・当日の急遽欠席の連絡方法
・当日のスケジュール(決まっていれば)

などの情報を整理して、連絡しましょう!当日は主催者は忙しいので、欠席連絡対応で工数を取られないにする工夫も必要です。

オンラインでうまいくいくコツ

幹事は複数人が必要

リアルな忘年会では、当日幹事が行うことは限定的です。オンラインでは、リアル以上に場を盛り上げたりすることが必要です。また事前準備は初めての場合は、結構ヘビーになりがち。

メインの幹事は1人でも、そこをサポートするメンバーもいれて、複数人で運営していくと安心です。

ゆるいルールで参加しやすい環境つくり

事前準備はしっかり主催者は行うものの、当日はメンバーもさまざまな事情があるので、柔軟に対応してあげることが、オンラインでうまくいくコツです。

具体的には「お子さんなどのご家族も参加OKにする」「途中入退室などしやすいようにする」などです。

参加者のデバイスや場所はセキュリティ観点を忘れない

ゆるいルールといえども、セキュリティの観点では、締める部分が必要です。どのデバイスから参加するのかを決める、自宅以外からの参加を控えるなど、開放的な話をしやすいように、決めておくと、当日思う存分楽しめます。

終わり時間を明確にしておく

飲み会にありがちな「何時に終わるんだろう・・・」問題。オンラインだからこそ、終わりの時間を決めておかないと、なかなか終わることができます。また、画面越しに何時間もいると疲弊してしまうので、終了時間を明確にしておきましょう。

オフィスとオンラインのハイブリット型のコツ

出社メンバーと在宅メンバーが参加するハイブリット型の場合は、温度差が出ることが懸念さてます。オンライン側にも司会をおいたり、オフィスに中継係などを置くことを検討しましょう。

当日の出し物・オンラインコンテンツ

盛り上がるためには、当日のコンテンツがとても重要となってきます。目的別に紹介します。

部門間の交流・盛り上げ

・オンラインゲーム

まず場を温めるために、ぷちゲームを行うこともいいでしょう。そのときに参加デバイスにあったオンラインゲームツールを利用することをおすすめします。

例えば、景品などを準備して、「オンラインBINGO」などはいかがでしょうか?

・オンラインお絵かき

また、少人数のチームに分けて、文字は禁止の「絵しりとり」や、お題を出してそれを一斉に書いて発表する「お題おえかき」も、盛り上がります。メンバーは紙とペンだけの準備だけなので、とっても簡単です。

価値観の理解

・価値観ワークショップ

しっかりと時間がとれる忘年会だからこそ取り組みたいのが、自己認知と相互理解を促すカードゲーム「wevox values card」を使った価値観ワークショップ。働く上での価値観を知ることで、相互理解が深まります。

慰労&モチベーション向上

・代表からのメッセージタイム

企業の代表などがしっかりメンバーに伝える時間を設けるのはいかがでしょうか?そこで企業としての来年の抱負や目指す理想像などを改めて伝えることで、よい年の締めくくりを行うことができます。

・各チームの振り返りタイム

各部門の今年一年の振り返りをしてもらいます。これによって、部門間に理解にも繋がり、よい振り返りの機会となるでしょう。

・自社ネタでクイズ

企業だからこそ盛り上がれるものといればニッチなクイズ。企業の歴史に基づいたクイズなどを作ることで、企業理解にも繋がります。

オンラインだって絶対盛り上がれる!

オンラインでの忘年会は、どの企業もはじめての試みになるはず。そのときに、「盛り上がらないんじゃないか」という心配はつきものです。しかし、メンバーに楽しんでもらうためには、まずは主催者が楽しむことが大切です。自信をもって、企画・開催してみてください。

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Writer 執筆者

おかんの給湯室編集部

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