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組織開発

【オンライン説明会・面接マニュアル】企業向け!ツール選定や注意ポイントを解説

組織開発


コロナにより緊急事態宣言・感染症拡大防止のために、オンライン上の説明会や面接を取り入れている企業も多いかと思います。実施にあたり、企業が工夫できることや気をつけておくべきことは何があるでしょうか?

今回は、企業がオンラインでの採用活動を進めるにあたって知っておきたいポイントをまとめました。オンラインを活用したこれからの採用活動の際にぜひ参考にしてください。

オンライン説明会の種類

ライブ配信型

説明担当者がリアルタイムで話し、参加者からもリアクションや質問などを受け付けることができます。質問などは、チャットや後で質問時間を設けることで対応できます。双方向でやりとりできるため、就活生は企業理解を深めることができます。

オンデマンド型説明会

事前の録画、制作した動画を流す方法の説明会です。就活生はWeb上で場所や時間を選ばず自由に見ることができます。

きちんとした動画を制作しようとすると意外に時間やコストがかかるので注意が必要ですが、一度作れば、他での転用ができます。Webアンケートなどを準備しておくことで、質問などはそこで取ることができたり、最後だけライブ型に切り替えることもできます。

オンライン面接の種類

1対1形式

通常の1対1の面接をオンラインで行う形式です。一日で多くの人を面接しようとすると、リアルよりも疲労度を感じやすいため、面接官の適度な休憩時間の確保を意識しましょう。

グループワーク形式

オンラインでやりにくいと思われるグループワーク形式。オンラインではディベート形式がしにくく、また対面でも複数人が部屋に入る必要があるために、コロナウイルス流行下では避ける企業も増えています。

オンラインで実施する場合は、今まで以上に詳細なルールを設けたり、ディスカッションではなく、議題について一人ひとり発表し、それに対し一人ひとり感想を述べるなど、趣向を変更する手もあります。

オンライン化の企業のメリット

実施コストが減る

地方での出張説明会の開催、大学での実施などを行っていたときは、会場手配、設営、受付、片付けなどの手間がかかりました。オンラインでは、自社開催で工数を減らせることが、担当者にとって大きなメリットになるでしょう。

出会える就活生の数が多くなる

オンラインに移行することで、物理的な距離がなくなることで、地方の学生が応募しやすくなる、一日でオフライン時よりも多くの面接をこなせるということから、応募数があがる可能性があります。

柔軟な企業姿勢をアピールできる

業務の特性にもよりますが、未だに出社を義務付け、リモートワークに移行していない企業もあります。企業にとっては会社の方針と考えますが、就活生からすると「時勢に柔軟に対応する姿勢がないな」と思ってしまっているかも。オンライン対応をスマートに行っていることが、「時代に合わせて変化している、従業員のことを思っている」という企業のアピールに繋がります。

オンライン化の企業のデメリット

心理的な距離を縮めにくく、判断材料が少なくなる

直接コミュニケーションをとれないことで、学生の反応や細かい表情の変化がわかりにくく、企業は学生の雰囲気を直接知ることができないことが大きなデメリットでしょう。それにより、企業担当者は、採用の判断材料が少なくなります。

職場の雰囲気を伝えられない

面接を自社で行っていた場合、学生は企業の雰囲気を知ることができないまま、最終面接・入社までいくこともあります。入社の意思決定でオフィスの雰囲気などを重視している人にとっては、企業選びの大きな軸がなくなることになります。

また、オフィスに膨大な設備投資をした企業にとっては、アピールポイントを打ち出せないまま終わってしまうことも。その場合、バーチャルオフィス訪問などの代替案を用意しておきましょう。

ネットワーク環境に影響されやすい

企業側のネットワーク環境がよくても、学生のネットワーク環境によっては正しく閲覧・やりとりできず、再度セッティングしなければならないことがおこり、手間がかかる可能性があります。

グループワークが実施しにくい

先程もあったように、グループワークを実施する際に、対面時よりも難易度が高くなります。学生間でもオンラインのグループワークのノウハウは広がってしますが、採用担当者も実施ごとに改善点をしっかり出しながら、運営していくことが大切です。

企業が気をつけるポイント

事前チェックをしっかりと行う

・学生にツールの使い方を事前に説明する
・通信環境が万全かチェックする
・担当者・面接官は余裕を持ってログインしておく
・録画する場合、事前に承諾、もしくは当日断りを入れる

機密情報が映っていないか確認する

画面の背景や画面共有をする際に自社の機密情報が映っていないかを確認しましょう。

おすすめのオンラインツール

Web面接ツール3選

HARUTAKA|時間や場所にとらわれない!新しいWEB面接サービス

HARUTAKA(ハルタカ)は、エントリー動画やライブ面接などオンラインに特化した採用機能をシンプルに搭載したWEB面接サービスです。

【特徴】
・候補者にエントリー動画を録画してもらう
・リアルタイムのオンライン面接も可能
・エントリーシートより個性や熱意をくみ取れる

【料金】詳細についてはサイト・企業へご確認ください。

URL:https://harutaka.jp/

SOKUMEN|初心者に優しい!カンタンWeb面接ツール

SOKUMEN(ソクメン)は応募者にも面接官にも、使いやすく設計されたWeb面接ツールです。アプリ不要、登録やログインも不要、データ通信量も業界最小レベル、と応募者が受け入れやすい仕様です。

【特徴】
・アプリ、ログイン不要
・必要な機能を厳選・導入したシンプルな操作性
・初期費用0円

【料金】
月額19,800円(税別)~
※初期費用0円

URL:https://www.maru.jp/sokumen-g/

インタビューメーカー|面接に特化!効率的なWeb面接ツール

採用面接をオンラインで実施するのに必要な機能の多くを提供する、Web面接特化型システムです。多くの企業から

【特徴】
・Web面接、録画面接、説明会など多彩なサービス
・採用管理機能で業務効率化
・採用管理システムとの連携が可能

【料金】
月額¥29,800(税別)~
※初期費用:¥39,800(税別)

URL:https://interview-maker.jp/

Web会議ツール8選

Calling|充実の機能でWeb会議を!かんたん国産Web会議システム

Calling(コーリング)は、業務コミュニケーションのほとんど全てがオンライン化された、国産で安全なWeb会議ツールです。

【特徴】
・ビジネス利用に特化されたWeb会議システム
・定額で通話無制限
・1:1から30名までの中規模ミーティングまで対応

【料金】
月額1,500円(1 ライセンス)
※初期費用:20万円
※最低利用数は10 IDから

URL:https://www.calling.fun/

meet in|1秒で接続できる!初心者も安心のWeb会議・商談システム

meet in(ミートイン)は、面倒なログインやアプリのインストールが一切不要なWeb会議ツールです。URLを作成するだけでミーティングができるため、初心者でも簡単にスタートすることができます。

【特徴】
・URLを作成するだけでミーティング開始
・アプリのインストール不要
・安心のサポート体制

【料金】詳細についてはサイト・企業へご確認ください。

URL:https://meet-in.jp/

LiveOn|音声遅延と音切れを回避!ストレスのないWeb会議に

LiveOn(ライブオン)は、音声遅延と音切れを極力回避する独自の自動帯域制御機能やジッタバッファ制御機能を採用した、ストレスフリーなWeb会議ツールです。

【特徴】
・クリアな音声となめらかな動画映像
・多拠点接続時や回線状況の悪い海外でもスムーズ
・複数会議の同時開催可能

【料金】
3,000円(税別)/1ライセンス
※初期費用:78,000円(税別)/1ライセンス

URL:https://www.liveon.ne.jp/

SOBA mieruka|業界唯一!オーダーメイド対応のWeb会議システム

SOBA mieruka(ソーバミエルカ)は、Mac・Windowsなど全デバイスが使用可能なクラウドWeb会議ツールです。初期費用無料かつ月額固定料金制、時間を気にせず無制限に使い放題なため、リーズナブルな価格で充実した利用ができます。

【特徴】
・アプリのインストール不要
・月ごとに同時接続数が変更可能
・SOBA mierukaとミエルカクラウドで社内・社外を使い分け
・ニーズに応じたカスタマイズ

【料金】
¥25,000(税別)/5ユーザー ~
URL:https://cloud.soba-project.com/

BlueJeans|マルチデバイス対応!互換性の良いテレビ会議クラウドサービス

BlueJeans(ブルージーンズ)は、ソニー、Ciscoなど多彩なデバイスとの接続が可能なテレビ会議クラウドサービスです。

【特徴】
・主要メーカーの専用機がつながる
・マルチデバイス対応
・アプリのインストール不要
・最大150拠点との多地点会議での参加可能

【料金】詳細についてはサイト・企業へご確認ください。

URL:https://www.vtv.co.jp/cloud/bluejeans/bluejeans.html

TeamViewer Blizz Collaboration Companion|30ヶ国以上で国内通話料金!インスタントなWeb会議システム

TeamViewer Blizz Collaboration Companion(チームウィーバー ブリズコラボレーションコンパニオン)は、アカウントの登録が一切不要なWeb会議ツールです。最大5名まで無料で、高画質の4K画面も共有可能です。

【特徴】
・アカウント作成、ログイン不要
・暗号化された万全なセキュリティ
・最大5名まで参加無料
・30ヶ国以上で国内通話料金の利用可能

【料金】
無料/ 5名
3タイプの有料プランは¥1,199/ 50名~

URL:https://www.teamviewer.com/en/meeting/

V-Cube|HD対応!高品質のクラウド型Web会議サービス

V-Cube(ブイキューブ)は、PCやモバイルなど様々な環境で使用できる、HD対応の映像と高い接続性を誇る高品質のクラウド型サービスです。

【特徴】
・マルチデバイス対応
・ログイン不要
・Office 365 連携
・7ヶ国語対応で海外など多拠点で利用可能

【料金】詳細についてはサイト・企業へご確認ください。

URL:https://jp.vcube.com/service/meeting

StarLeaf|働き方改革を加速する!シンプルで安全なWeb会議アプリ

StarLeaf(スターリーフ)は、ビジネスシーンに適したシンプルなコミュニケーションツールです。電話より早くメールより便利なメッセージ機能からビデオ会議、通話まで多彩かつシンプルな機能を提供しています。

【特徴】
・Skype For Businessや他のビデオ会議システムとの相互接続性
・会議室に適した専用のハードウェアを提供
・アカウントの登録必要

【料金】詳細についてはサイト・企業へご確認ください。

URL:https://www.starleaf.jp/

オンライン就活を経験した学生の声

まずは最初に、昨年オンライン就活を経験した学生に「オンライン説明会、オンライン面接、参加してみてどうですか?」と、リアルな声を聞いてみました。

就活生が思うオンライン面接に参加して良かった点は?

  • 説明会後に質疑応答の時間があった。質疑応答の時間は退出可能なため、個人的な質問もしやすかった。また、チャットを使って気軽に質問ができた。
  • 急遽説明会を欠席してしまったが、メールでスライドを送付してくれた。オンライン開催だと録画の共有があることもあり、助かった。
  • オンライン上で部屋割りを行い、社員との座談会を設けてくれた。働く人の生の声が聴ける機会となり、企業への理解が深まった。

オンラインならではの情報共有の手軽さを活用したり、コミュニケーションを保つ努力ができると好評なようですね。

就活生が困った点・不便に感じた点気をつけるべきことは?

逆に気をつける点としては、こんな声が挙がりました。
「面接や説明会にあたって、事前の案内が不足していると不安になる。」「説明会で急にビデオONだと知って困惑した。」

企業は以下の事項について、就活生へ前日までに共有をしておくと良いでしょう。

  1. オンライン会議ツールの利用方法・マニュアル
  2. 推奨される環境の説明(OSごとの設定、接続環境、個室推奨、マイク付きイヤホン推奨など)
  3. オンライン面接用URLの事前共有
  4. ビデオはオンかオフか
  5. 望ましい服装の案内

就活生の多くが重視する福利厚生


企業広報戦略研究所の調査では、入社予定の企業について、就活中に企業の魅力として感じた項目の1位は「勤務条件・待遇(勤務地/福利厚生など)」(56.0%)、次いで「職場風土」(50.7%)、「社員」(50.0%)となりました。

参考:企業広報戦略研究所 「採用ブランディング調査2020 結果」

働き方改革が叫ばれる今、就活生も自分が実際に働くことになる職場環境や共に働くことになる社員を重視していることがうかがえます。そのため、福利厚生を充実させることは求職者へのアピールへとなるのです。

オフィスおかんは、食の福利厚生サービスです。1品100円で管理栄養士の監修したお惣菜をいつでも気軽に食べられ、持ち帰りもできるので、一人暮らしで乱れがちな食生活改善や働く女性支援にも繋がります。オフィスの雰囲気を感じてもらうのが難しい中でも、「オフィスおかん」のサービスは就活生にも分かりやすい福利厚生です。

自社に最適な方法・ツールで効率的な採用活動を!

感染症拡大によって対面の面接や説明会が難しくなったことで、採用活動にもオンラインコミュニケーションの必要性が生じています。新しい方法に戸惑うのは学生だけでなく企業も同じ。

オンライン上の採用活動のメリット・デメリットを知ったうえで、自社にはどのような方法が適しているのか。そして、どのツールが合っているのか。この機会に検討してみてはいかがでしょうか。

従業員の感染リスクを下げたい
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出社が必要な社員の従業員満足度をあげたい

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Writer 執筆者

おかんの給湯室編集部

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