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オンラインコミュニケーションは必須の時代!会議や雑談をスムーズに行うポイント

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株式会社ニット小澤さんによる、自社のフルリモートで組織運営の知見をまとめた連載【活躍し続けられる組織をつくる】。第10回目の連載は「オンライン会議や雑談をスムーズに行うポイント」です。

2020年4月に発令された緊急事態宣言により、わたしたちの働き方には著しく変化が起こりました。それから1年が経った今、継続するオンラインでのコミュニケーションをより良いものへと仕組み化できているでしょうか?

今回は、コロナ禍以前からフルリモートの勤務体制をとっている株式会社ニット小澤さんによる、テレワーク下で活きるオンラインコミュニケーションをつくるポイントをお送りします。

活躍し続けられる組織をつくるシリーズ
Vo.1:企業存続のカギを握るテレワークの未来
Vo.2:オンラインマネジメントで強い組織をつくる方法
Vo.3:オフィスの存在意義
Vo.4:最強のチームを創る!ワークシェアリングの体制構築のポイント
Vo.5:チャットやメールで意識すべきテキストコミュニケーション
Vo.6:「テレワークうつ」のその先にある『サイレントうつ』を未然に防ぐ方法
Vo.7:4月からの新人育成は大丈夫?成長フェーズに応じた目標設定がカギ!
Vo.8:デジタルデトックスとワーケーションで組織に向き合う働き方提案
Vo.9:ワークライフブレンドを実現するオンライン仕事術

コミュニケーションの悩みが多いオンライン会議

コロナウィルス感染拡大防止策として、首都圏を中心にテレワークを推進する動きが続いています。

株式会社クオリティア調べによると、テレワーカーの約8割がコミュニケーションツールとしてオンライン会議を行っていることが分かりました。

また、テレワークを行うことがある人の困りごとの回答を見ると、
「web会議で相手の反応が読みづらい」
「web会議で発言タイミングがつかめない」
「web会議で相手の声は聞きづらい」
と1位~4位までにオンライン会議に関するものが多く挙がりました。

これらの結果から、テレワークをする上でオンライン会議は欠かせないものになっているものの、会議でのコミュニケーションに困っている方が多いことが分かります。

出典:ビジネスコミュニケーションに関する調査2021|クオリティア調べ 

では、どのようにしてオンライン会議に臨めばいいのでしょうか。そのポイントを、世界33カ国400人のメンバーがフルリモートで勤務する私たちニットが培った経験からご紹介します。

参加者が主体的になる仕組みづくり

オンライン会議が対面と大きく異なるのは、一度に1人しか話すことができない点です。そのため、進行役の人が気を配らないと、誰か1人が長く話し続け、参加者が聞くだけの会議になってしまいます。

そうすると、会議に参加しながらも手元では別の作業をするなど、全員が意欲的に参加していない状態になってしまいます。

では、どのような点に気を付けたら良いかを下記の4つにまとめました。

①できる限り、カメラをオンにして、顔出しをしてもらう

お互いの顔を見ることで、相手の反応も分かり、コミュニケーションをとりやすくなります。また、「見られている」という緊張感を作ることができるため、メリハリをつけて会議をすすめることができます。ちなみにニットの会議では顔出しは必須条件にしています。

②チャットを使い、参加者の意見を吸い上げる

対面での会議であっても、挙手して質問をするというのはハードルが高く、難しいですよね。更にオンライン会議は1人しか話すことができないので、質問をするタイミングが分からないという人も多いようです。

そのため、オンライン会議の際は、随時質問の時間を設けたり、チャットへの書き込みを促したり、進行役がファシリテーションしましょう。テキストメッセージなら質問しやすいという方も多いと思います。

③参加者の発言の機会を意図的に作る

参加者にとってもオンライン会議で一言も話さず、聞き続けるというのは辛い状況です。そのため、下記のように発言をする機会を意図的に創りましょう。

*冒頭に全員で自己紹介をする
*途中で画面共有を切って、意見を求める
*Zoomのブレイクアウト機能(※)を利用して少人数でディスカッションをする

※Zoom上でミーティングに参加している参加者を、小さなグループに分ける機能

このように参加者が発言する機会を増やすことで、徐々に会議へ参加することが楽しくなり、集中力も高まります。「この人は当てたら良い意見を言ってくれそう!」という勘を研ぎ澄ましながら、進行役の人は当てていきましょう。

④円卓をイメージしてディスカッションをする

オンラインでディスカッションする際に、丁度良い人数は3~4人、最大でも7~8人というのが色々な人数で試してみた個人的な感想です。

進行役が進行もしつつ、ブレイクアウトルームをその場で操作するのはなかなか難しいです。あらかじめ会議の参加者の中から別途手助けしてくれる人を共同ホストに設定し、その対応をしてもらうと良いでしょう。

テレワークでも雑談が大事

上記ではオンライン会議の困りごとの解決策を記載しましたが、テレワークをする中で「オンライン会議で仕事の話はするけど、そういえばちょっとした雑談って最近してないなぁ。誰かと何気ない話をしたいなぁ」と悩んでいる人もいるのではないでしょうか。

JTBコミュニケーションデザインがコロナ禍によるテレワークの導入・増加によって、重要度が増したことについて調査を行ったところ、「同僚や上司との雑談」が48.3%と最も高い結果となりました。20代に至っては、約60%がそのように答えています。

次いで「直属の上司との対話」が43.7%、「部門などの枠を超えた、社内のコミュニケーションの場」が43.3%、「社長など経営トップから従業員に向けた、今後のビジョンや方針等を伝えるメッセージ」が42.7%など4割を超える人が、何らかのコミュニケーションを求めていることが分かりました。

出典:JTBコミュニケーションデザイン

オフィスのように休憩所や廊下でたまたま会った際に同僚と話したり、隣の席の上司や先輩にちょっとしたニュースなどを話したりすることはテレワークでは難しいですよね。

テレワークなどオンラインでのやりとりが中心になる場合は意識して雑談の時間やコミュニケーションの機会を設けることが大切です。

実践しやすい雑談のタイミングは、会議の冒頭のアイスブレイクです。 例えば、「昨日何食べた?」「さっきこんな面白いニュース見つけた」など誰でも話せる簡単なテーマにすることをおすすめします。雑談を通して人となりが分かることはもちろん、全員が冒頭に声を出す機会を作ることで、その後の会議も発言回数が増え、チーム内の信頼関係の構築にも繋がります。

また、ニットでは毎週木曜日に雑談のための時間を設けています。インスピレーションを受け、雑談からイベントの企画や新サービスが浮かぶこともありました。仕事に直接繋がらなかったとしても、会話が多ければ多いほどメンバー同士の関係性が良くなり、仕事をする際にもスムーズに意思疎通ができるようになると私は考えています。

オンラインで会社のコミュニケーション文化を創るコツ

参加者が主体的になるオンライン会議やメンバーが話しやすくなる雑談ができるということは、会社のコミュニケーション文化が確立していることの表れだといえます。

オンラインで会社のコミュニケーション文化を創るコツは主に4つです。

①行動指針やミッション・バリューなどのワードを意図的に使い、認め合う
②オンラインツールを自社に合ったものにする
③仲間を創る
④会議以外にも飲み会やランチ会などのレクレーションを行う
(応用編)オンラインコミュニティを創る

では具体的にどのようなことなのか、見ていきましょう。まず、会社の行動指針やミッション・バリューなどのワードを意図的に使い、認め合うことで文化の醸成に繋がります。例えば表彰や普段の業務や何気ない取り組みに関して褒める機会を定期的に設けることも大切です。

そのような機会を設けることで、褒められた人だけでなく、他のメンバーも会社の目指すべき像を再認識することになります。

オンラインでのコミュニケーションでおススメなのはChatworkやSlackなどのチャットツールや、ZoomやTeamsなどのビデオツールです。

例えば、持ち回りでオンラインチャットに何か雑談を投稿する人を決め、誰かが投稿したことに対してどんどん反応していくなど、周囲を巻き込みながら創り上げていきます。1人が頑張るのではなく、みんなでコミュニケーションをとりながら、関係性を構築していくのがおすすめです。

特に上司や中堅層の人が積極的に動いてくれるとチームメンバーも動きやすいので、マネジメントの一環として雑談を意識するのも良いでしょう。
コミュニケーションが頻繁にとれる文化にするためには、仲間をどんどん創ることが大事です。

また、ビデオツールでは会議だけしか行わないというイメージがあるかもしれないですが、「Zoom飲み」という言葉が生まれたように、飲み会などのレクレーションでも活用することができます。普段仕事のことしか話さないチームなどは一度「Zoomランチ」など、雑談しやすい機会を作ってみるのも良いでしょう。

応用編として、オンラインコミュニティもおすすめです。ニットでは、業務に関するもの、業務外に関するもの(趣味、雑談など)の41個のコミュニティがあります。いわゆる、オンライン上のサークル活動のようなものです。

自分の好きなコミュニティで業務以外の人間関係を構築することで、心理的安全性も確保することができます。

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意図的にコミュニケーションの機会を設けよう

いかがでしたでしょうか。これからもテレワークという働き方は注目され続けていくと思います。その中で、オンラインでのコミュニケーションは欠かせません。皆様にとって何かヒントになっていれば嬉しいです。

読んでいただき、ありがとうございました!

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寄稿者 Contributor

株式会社ニット 小澤美佳

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