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社内wikiとは?社内情報シェアツールを導入して無駄な質問工数を削減

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社内では毎日、情報の変更やアップデートが行われており、その共有が大変な業務になることも多いですよね。この問題解決の一手となると、「社内wiki」が注目を集めています。今回は、社内の情報を共有・蓄積しやすくなる社内wikiツールについて、導入事例を交えながら詳しくご紹介します。

社内wikiとは?

社内wikiとは、社内の情報がストックできるオンラインツールのことを指します。インターネット百科事典「Wikipedia」の企業版のようなもので、一般的には社内メンバー全員での作成、更新などが可能です。

これにより、全社員で情報共有やノウハウの蓄積などが簡単に行え、業務の効率化や生産性の向上、コミュニケーションの円滑化が期待できます。

具体的には、以下のなどに活用されています。
・会議のアジェンダ・議事録
・業務マニュアル
・業務Q&A
・社内資料
・日報/週報
・社員のプロフィール

社内wikiを導入するメリット

社内wikiは情報共有の簡易化だけでなく、様々なメリットがあります。

【業務効率化】

1つのツールに社内の情報が統一して蓄積されるため、質問者は社内wikiで検索するだけで、誰かに質問することなく疑問を解決することができます。また、答える側も社内wikiのリンクを案内するだけですみ、説明の工数を省略することができます。

また、会議前に社内wikiを通じて議事録や前提を共有することで、前提のすり合わせや認識の統一が可能になり、業務の効率がアップすることも。

【属人化を防ぐ】

ある情報を特定の人しか知らないという、属人化を防ぐことができます。
社内wikiでノウハウや情報を共有しておくと、それを確認すれば誰でも業務を進められるようになるため、誰か一人がいないと業務が進まないなど、非効率的でリスクの大きい状況を避けられます。

【ノウハウの蓄積】

業務に関するノウハウや、仕事のために収集した知識など、分散してしまいがちな社内のナレッジも、社内wikiの導入によって蓄積できるようになります。誰かが経験したことを、違う人が行う際にまた0から始める必要がなくなり、都度アップデートされていくので、業務の質が向上します。

【一体感の醸成】

社内wikiは、他部署の業務内容や、日報など一人一人が行っている業務などの共有が可能です。それぞれの業務理解が進むと、コミュニケーションをとるきっかけにつながるなど、一体感の醸成にもつながります。

社内wikiを導入する際の注意点

社内wikiは導入する際に気をつけたい点がいくつかあります。

【社内に浸透させる】

社内wikiは社員が情報を作成、更新していく必要があるので、使ってもらえなければ意味がありません。社内wikiのメリットを知ってもらえるよう、使用目的や導入した際にどのような効果が期待できるのかなど、共有に力を入れましょう。積極的に使用を呼びかける、ひな形を作り作成のハードルを下げるなど、様々な工夫が可能です。

【1つのツールに絞り込む】

もし部署や目的によって、様々なツールを使い分けているのであれば、なるべく1つに統一していくのが良いでしょう。統合していくことで、全メンバーが使いやすくなり、形骸化を防ぐことができます。またその際に、タイトルの付け方や、フォルダの分け方、書き方のルールを設定すれば、情報検索がよりスムーズにいきます。

活用例!株式会社OKANの社内wiki

株式会社OKANでは、自律的なチームのための情報共有サービス「esa.io」を社内wikiとして使っています。社内では、様々な情報を、このesa.ioで共有、活用しています。いくつか、利用例をご紹介します。

【株式会社OKANの利用例】

1、議事録

株式会社OKANは全部署の全MTGで議事録をとっており、部署内で現在行われている業務の内容などが、誰でも確認できるようになっています。こうすることで部署間のヨコのコミュニケーションが生まれ、全社的に業務内容への理解が深まります。

2、おかんの名簿

おかんの名簿というのは株式会社OKANの社員全員が記入する自己紹介のこと。名前や年齢などの基本的な項目はもちろん、趣味や「実は私、〇〇なんです。」など、少しプライベートな質問まで設けています。その人への理解が深まったり、これが会話のきっかけに繋がったりすることもよくあります。

3、マニュアルの蓄積

OKANには、誰かが業務を行った際に積極的にマニュアル化していく文化があります。その範囲は小さな業務から大きな業務まで多種多様。こうすることで、誰か一人が培ったノウハウが全社的なノウハウとなり、会社の成長に繋がっていきます。

4、CEO週報

社員が日々の業務を日報として提出することはもちろん、株式会社OKAN代表の沢木も週に1度、考えたことを週報として共有しています。普段あまり聞く機会がない心の中にある考えを、社員だけでなく、CEOも含めた全員で共有することで社内の一体感を醸成しています。

このように、使い方や工夫によって様々な効果を発揮する社内wiki。会社をより良い方向に進めていきたい方にオススメです。

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Qast|Q&A形式で社内の知恵袋ができる!

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URL:https://qast.jp/

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URL:https://welog.jp/

Notion|社内wikiもプロジェクト管理もこれ一つ!

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提供企業:Notion Labs Inc.
URL:https://www.notion.so/

Stock|IT初心者でも使いこなせるカンタン社内wiki

【特徴】
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・Slack連携可能

【料金】20ノートまで無料、有料プランは月額1,980円 / チーム~

提供企業:株式会社Stock
URL:https://www.stock-app.info/

【有料プラン】おすすめ社内wikiツール7選

では、社内Wikiツール導入を検討している担当者の方に向けて、まずは、有料プランのみを提供しているツールから7つのおすすめのツールを紹介していきます。

toaster team|レシピを書くように情報共有!

【特徴】
・画面やUIがシンプルでわかりやすく、デザインもかわいい
・独自のテンプレートに入力するだけでマニュアルが完成
・画像編集ツールがあり、別途グラフィックツールが要らない
・Slackなどのチャットツールと連携可能

【料金】初期費用10万円、月額3.5万円~

提供企業:noco株式会社
URL:https://toaster.how/

Scrapbox|楽しく手軽にアウトプット!

【特徴】
・単語を[カッコ]で囲むだけでページ間がリンクする
・複数人で編集、すべての変更がリアルタイムに閲覧できる
・デザインが統一されており、誰が作成してもまとまる
・カンタンな動作で画像やYouTube動画、Google Mapsの貼り付けが可能

【料金】月額1,000円 / 1名

提供企業:Nota, Inc. (ノータインク)
URL:https://scrapbox.io/product

NotePM|Web上でナレッジ情報を一元管理!

【特徴】
・Word・Excel・PDFなど、ファイルの中身も全文検索できる
・更新履歴を自動的に記録してくれる
・Slack、Chatworkなどのチャットツールと連携可能
・マルチデバイス対応

【料金】月額1,000円(3名)~

提供企業:株式会社プロジェクト・モード (project mode, Inc.)
URL:https://notepm.jp/

Evernote|検索機能や OCR 機能をフル活用!

【特徴】
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・Slack、Outlook、Googleドライブ、Microsoft Teams、Salesforceと連携可能
・オフラインでもノートやファイルへのアクセス、編集、共有が可能
・マルチデバイス対応ですべて同期される

【料金】月額1,100円 / 1名(最低 2 名)

提供企業:エバーノート株式会社
URL:https://evernote.com/intl/jp/business

DocBase|コスパと機能の両立が叶う!

【特徴】
・国際標準規格のセキュリティ
・Markdown、同時編集対応
・ユーザー追加毎に課金されず、一定人数まで料金不変
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【料金】月額900円 / 3人~

提供企業:株式会社クレイ
URL:https://docbase.io/

flouu|シンプルなUIで業務効率化!

【特徴】
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・よく使用するテンプレートを登録できる
・slack、chatworkと連携可能
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【料金】1 名あたり500円/ 30日

提供企業:プライズ株式会社
URL:https://flouu.work/

Backlog|多彩な機能でタスク忘れがなくなる!

【特徴】
・プロジェクトの進捗をガントチャートで可視化
・絵文字やスター機能で視覚的なチームコミュニケーションが取れる
・チームメンバーの作業を一括管理し、担当者・期限を明確に
・タスクを親子課題として関連付けし、タスクが整理できる

【料金】月額2,400円 / 30人

提供企業:株式会社ヌーラボ
URL:https://backlog.com/ja/

社内wikiと共に導入したい生産性向上サービス

社内wiki導入の大きなメリットとして、全社的な生産性の向上があげられます。社内の生産性を向上させる施策には様々なものがあり、株式会社OKANが提供する置き型社食サービス、「オフィスおかん」もその1つです。従業員が栄養バランスの整った食事を取りながら働ける職場環境を作り出し、生産性の向上に寄与します。

導入満足度は96%!自動販売機や冷蔵庫など様々な提供設備を用意しており、大中小企業規模関係なくご導入いただけます。企業ごとのオフィス環境、ニーズに合わせた提供形態のご提案が可能ですので、下記からお気軽にお問い合わせください。

執筆者 Writer

おかんの給湯室編集部

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