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業務効率化

社内wikiとは?社内情報シェアツールを導入して無駄な質問工数を削減

業務効率化


社内では毎日、情報の変更やアップデートが行われており、その共有が大変な業務になることも多いですよね。この問題解決の一手となると、「社内wiki」が注目を集めています。今回は、社内の情報を共有・蓄積しやすくなる社内wikiツールについて、導入事例を交えながら詳しくご紹介します。

社内wikiとは?

社内wikiとは、社内の情報がストックできるオンラインツールのことを指します。インターネット百科事典「Wikipedia」の企業版のようなもので、一般的には社内メンバー全員での作成、更新などが可能です。

これにより、全社員で情報共有やノウハウの蓄積などが簡単に行え、業務の効率化や生産性の向上、コミュニケーションの円滑化が期待できます。

具体的には、以下のなどに活用されています。
・会議のアジェンダ・議事録
・業務マニュアル
・業務Q&A
・社内資料
・日報/週報
・社員のプロフィール

社内wikiを導入するメリット

社内wikiは情報共有の簡易化だけでなく、様々なメリットがあります。

【業務効率化】

1つのツールに社内の情報が統一して蓄積されるため、質問者は社内wikiで検索するだけで、誰かに質問することなく疑問を解決することができます。また、答える側も社内wikiのリンクを案内するだけですみ、説明の工数を省略することができます。

また、会議前に社内wikiを通じて議事録や前提を共有することで、前提のすり合わせや認識の統一が可能になり、業務の効率がアップすることも。

【属人化を防ぐ】

ある情報を特定の人しか知らないという、属人化を防ぐことができます。
社内wikiでノウハウや情報を共有しておくと、それを確認すれば誰でも業務を進められるようになるため、誰か一人がいないと業務が進まないなど、非効率的でリスクの大きい状況を避けられます。

【ノウハウの蓄積】

業務に関するノウハウや、仕事のために収集した知識など、分散してしまいがちな社内のナレッジも、社内wikiの導入によって蓄積できるようになります。誰かが経験したことを、違う人が行う際にまた0から始める必要がなくなり、都度アップデートされていくので、業務の質が向上します。

【一体感の醸成】

社内wikiは、他部署の業務内容や、日報など一人一人が行っている業務などの共有が可能です。それぞれの業務理解が進むと、コミュニケーションをとるきっかけにつながるなど、一体感の醸成にもつながります。

社内wikiを導入する際の注意点

社内wikiは導入する際に気をつけたい点がいくつかあります。

【社内に浸透させる】

社内wikiは社員が情報を作成、更新していく必要があるので、使ってもらえなければ意味がありません。社内wikiのメリットを知ってもらえるよう、使用目的や導入した際にどのような効果が期待できるのかなど、共有に力を入れましょう。積極的に使用を呼びかける、ひな形を作り作成のハードルを下げるなど、様々な工夫が可能です。

【1つのツールに絞り込む】

もし部署や目的によって、様々なツールを使い分けているのであれば、なるべく1つに統一していくのが良いでしょう。統合していくことで、全メンバーが使いやすくなり、形骸化を防ぐことができます。またその際に、タイトルの付け方や、フォルダの分け方、書き方のルールを設定すれば、情報検索がよりスムーズにいきます。

活用例!株式会社OKANの社内wiki

株式会社OKANでは、自律的なチームのための情報共有サービス「esa.io」を社内wikiとして使っています。社内では、様々な情報を、このesa.ioで共有、活用しています。いくつか、利用例をご紹介します。

【株式会社OKANの利用例】

1、議事録

株式会社OKANは全部署の全MTGで議事録をとっており、部署内で現在行われている業務の内容などが、誰でも確認できるようになっています。こうすることで部署間のヨコのコミュニケーションが生まれ、全社的に業務内容への理解が深まります。

2、おかんの名簿

おかんの名簿というのは株式会社OKANの社員全員が記入する自己紹介のこと。名前や年齢などの基本的な項目はもちろん、趣味や「実は私、〇〇なんです。」など、少しプライベートな質問まで設けています。その人への理解が深まったり、これが会話のきっかけに繋がったりすることもよくあります。

3、マニュアルの蓄積

OKANには、誰かが業務を行った際に積極的にマニュアル化していく文化があります。その範囲は小さな業務から大きな業務まで多種多様。こうすることで、誰か一人が培ったノウハウが全社的なノウハウとなり、会社の成長に繋がっていきます。

4、CEO週報

社員が日々の業務を日報として提出することはもちろん、株式会社OKAN代表の沢木も週に1度、考えたことを週報として共有しています。普段あまり聞く機会がない心の中にある考えを、社員だけでなく、CEOも含めた全員で共有することで社内の一体感を醸成しています。

このように、使い方や工夫によって様々な効果を発揮する社内wiki。会社をより良い方向に進めていきたい方にオススメです。

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社内wikiと共に導入したい生産性向上サービス

社内wiki導入の大きなメリットとして、全社的な生産性の向上があげられます。社内の生産性を向上させる施策には様々なものがあり、株式会社OKANが提供する置き型社食サービス、「オフィスおかん」もその1つです。従業員が栄養バランスの整った食事を取りながら働ける職場環境を作り出し、生産性の向上に寄与します。

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Writer 執筆者

おかんの給湯室編集部

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