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業務効率化

社内規程とは?就業規則との違いや作り方について説明します!

業務効率化


「社内規程について詳しくしりたい」
「社内規程と就業規則の違いはなに?」
「これから社内規程をつくる場合、どのようにすればいいのか?」

本記事は、人事・経理・総務に関わる方の、この様な課題を解決する記事となっています。

人事・経理・総務に関わる方は社内規程をしっかりと把握し、社員に周知徹底する環境を整えることも大事です。また本記事では、社内規程の意味や就業規則との相違点、作成のポイントについても説明していきます。

社内規程とは?

社内規程とは、会社が経営を継続させることを目的とした会社内のルールです。組織の文化を作り、発展の道しるべとなるため、非常に大切になります。いわゆる業務マニュアルのようなものも社内規程といえますし、組織構造に関する規程も社内規程です。雇用する社員との間で合意は必要ありません。

また、社員がこれらに従わなかった場合のペナルティについても、法的規制に触れない範囲で会社が設定できます。実際にどのような規則を定めるかは、業務形態や事業目的が違うため会社毎に異なっているのです。

社内規程に曖昧さがあると、従業員が不正を働く可能性も高まりかねないため、上場しているような企業になればなるほど細かな社内規程があります。

それに則って従業員が働くことで、不正が防止できるだけではなく、生産性が向上したり、仕事の質向上につながるのです。

社内規程の種類

社内規程の範囲や種類は、会社の業種・業態・規模、さらにはトップの考え方などのさまざまな要因により異なりますが、一般的な社内規程としては、以下のようなものがあげられます。

1.基本経営

下記のような会社運営の基本的事項に関する規程です。

(例)
・定款
・企業理念
・取締役会規程
・諸会議規程
・役員規程
など

2.組織権限

組織や業務、およびそれら権限に関する規程です。

(例)
・組織規程(組織図)
・業務分掌規程
・職務権限規程
・稟議規程
・関係会社管理規程
など

3.人事労務(社員の処遇やルール)

就業規則や給与など、従業員に関する規程です。

(例)
・就業規則
・賃金、給与規程
・退職金、退職年金規程
・出張旅費規程
・転勤旅費規程
・社内貸付金規程
・従業員持株会規程
など

4.総務関連

総務関連の規程です。

(例)
・文書取扱規程
・印章取扱規程
・固定資産管理規程
・安全衛生管理規程
・社宅管理規程
・人事考課規程
など

5.業務管理

業務遂行上の規程です。

(例)
・経理規程
・原価計算規程
・内部監査規程
・購買管理規程
・外注管理規程
・在庫管理規程
・債権管理規程
・与信管理規程
・予算管理規程
など
その他
・ハラスメント防止規程
・ソーシャルメディア利用規程
など

このような社内の約束ごとやルールをこと細かに取り決めることで、責任の範囲が明確化され、会社の内部統制に一役買うといえます。

社内規程の役割は「道しるべ」

「この手続きの期限はいつまでなのか」
「この職務の責任者は」
「この書類の決裁権限は誰にあるのか」

社内規程は、このような業務上の判断に迷ったとき、明確な「道しるべ」となります。

業務をこなしながら、あれこれと処理方法や手続きに迷ったり、人ごとに処理方法が異なってしまっては生産性は上がりません。社内規程は、従業員が安心して業務に専念できる環境を作るという重要な役割を担っています。

会社を創設したばかりで規模が小さいうちは、経営者や管理者の目が届き、こういった決まりごとは必要ないかもしれません。

しかし、組織が成長し業務が煩雑になってトラブルが増え、さらに従業員も増えてくると、経営者や管理者が直接指導したり、管理することは難しくなるといえますよね。

そして、企業の目的は継続すること。この目的を達成するためには「今」だけではなく「未来」を考え、社内規程を作っていく視点が重要といえるかもしれません。

社内規程と就業規則との違い

社内規程は会社の取決め全般、あらゆる事柄に関するルールをカバーできます。

それに対して、就業規則は一般的には就業に関するルールに限られています。そのため、広い意味では就業規則を社内規程の一部と捉えることもできますが、他の規程とは区別されることが多いです。

また、前述の通り、社内規程は会社と社員の間に合意がなくとも機能しますが、就業規則は雇用者と労働者との間の「契約」となるため、周知や合意形成が会社側に求められることになります。

なお、雇用する従業員が常時10名以上になった場合は、就業規則を作成して労働基準監督署へ届け出るとともに社員への周知も必要です。

関連記事:就業規則を変更する時の注意点とは?変更方法やポイントを解説

社内規程の作成の流れと注意点

もし社内規程を一から作成する場合にはどのようにすればよいでしょうか? ここで社内規程作成の流れと注意点を解説します。

作成の流れ

ステップ1.責任者の決定
社内規程制定の総責任者を決定します。

ステップ2. 現存の規程収集
各部門で現存する規程・マニュアル・規約を収集します。

ステップ3.規程の仕分け
ステップ2で収集した規程をもとに、新設すべき項目や社内規程として取り上げない項目などに分類します。

ステップ4.スケジュール作成
この時点で、新設すべき項目や各部門間との連携・全体の整備などを考えてスケジュールを組みます。

ステップ5.社内規程の作成
各部門との連携を取りながら、細部を微調整し、社内規程を作成していきます。

ステップ6.決議・社員への発表・周知
社内規程完成後、取締役会等で決議したら、社内で発表し、社内規程を社員へ配布するなどして周知させます。

また、社内規程が完成した後も、法改正などがあった場合には、柔軟に対応し、変更していきましょう。

社内規程作成時に注意すべきこと

社内規程作成時にとくに注意すべきは下記のポイントです。

1.各規程同士の整合性を保つようにする

各規程同士や、その規程を支えるマニュアルとの整合性を保つようにしましょう。漏れや食い違いを起こさないために、下記の質問を活用するとよいかもしれません。

「その社内規程の目的は?」
「その社内規程の適用範囲はどこからどこまで?」
「その社内規程の定義は?」
「その社内規程のルールは?」

2.現場の実態との乖離を防ぐ

社内規程が「理想論」になっており、現場の実態と乖離していると意味をなさない規程となってしまいます。原案が完成した時点で、現場の業務を行なっているメンバーの意見を聞くようにするとよいでしょう。

3.社員への周知・教育をおこなう

社内規程は、作成しただけでは意味がありません。作成した社内規程が社員に周知徹底できる環境を整えましょう。たとえば説明会などを開き、従業員に理解を深めてもらいます。この教育のステップも非常に重要となります。

4.定期的に修正や改訂をおこなう

起こりがちなこととして、一度社内規程を作成してその後、改訂をしないということがあります。しかし、社内外の環境の変化や法改正などがあると、作成された社内規程が現状に即していなかったり、食い違いが起こりえます。ですので、定期的に見直しを行うようにしましょう。

社内規程の作成例(経営方針・予算規程・個人情報流出対策規程)

ここで、社内規程のサンプルをみてみましょう。それぞれのサンプルに、作成のポイントを記載していますので、参考にしてみてくださいね。

サンプル1:経営方針

<ポイント>
経営方針は、会社運営の「核」ともいえる部分。従業員の誰しもが読んで分かる内容であり、時代や環境の変化に対応できる内容にすることがポイントといえそうです。

出典:https://kiteikisoku.com/menu/keiei/keieihosin1.html

サンプル2:予算規程

<ポイント>
複雑な処理が必要になる業務ほど、事細かにルールや決まりごとを定めておくことをおすすめします。ミスや間違いを減らすことに繋がるためです。


出典:https://kiteikisoku.com/menu/zaimu/yosan.html

サンプル3:個人情報流出対策規程

<ポイント>
この規定は「なんのために定めているのか?」を最初に説明することも非常に重要な要素です。曖昧な表現にせず、シンプルですっきりとした言葉にしましょう。

出典:https://kiteikisoku.com/menu/businesstrouble/kojinjohoryushutsu.html

社内規程に違反したとき

社内規程に違反した社員は懲戒処分を受ける可能性もあります。では、どのような懲戒処分があるのかをここで、解説していきます。
7段階の懲戒処分
懲戒処分の種類は7つあります。

戒告(かいこく)

口頭での注意によって将来を戒めるもの。実務上では、懲戒処分ではない事実上の注意も多用されています。

譴責(けんせき)

始末書を提出させて将来を戒めるもの。同様の行為を行わないよう従業員の言葉で誓約させます。

減給

本来ならば支給されるべき賃金の一部を差し引かれるもの。差し引く金額は、労働基準法第91条により限度が決められており、「1回の額が平均賃金の1日分の半額を超え、総額が1賃金支払期における賃金の総額の10分の1を超えてはならない」とされています。

出勤停止

一定期間の出勤を禁止するもの。あまりに停止期間が長いと処分無効となる可能性もあります。

降格

役職、職位、職能資格を引き下げること。

諭旨(ゆし)解雇

企業が従業員を一方的に解雇するのではなく、両者が話し合い、納得した上で解雇処分を進めること。ちなみに「諭旨(ゆし)」とは、趣旨をさとし告げるという意味。

懲戒解雇

懲戒処分として一番重いもの。企業側が従業員と結ぶ労働契約を一方的に解消することです。
懲戒処分のなかで最も重いのは「懲戒解雇」
「懲戒処分」のなかで最も重いのが「懲戒解雇」です。「懲戒解雇」は文字通り、「懲戒処分」としての解雇を指し、一般的な「解雇」とは区別して使われます。

「懲戒解雇」では、退職金の一部あるいは全額が支払われないケースが多いでしょう。とくに、これまでの会社への貢献を抹消するほどの背信行為があったとみなされた場合には、退職金にも影響が出るのが通例です。

社内規程とは、会社が経営を継続させることを目的とした会社内のルールです。もし社員が社内規程を守らなければ、企業自体が信用や価値を失い、業績悪化や事業の継続が困難な状態をもたらす可能性があります。このような事態に陥らないためにも、人事・経理・総務に関わる方は社内規程をしっかりと把握し、社員に周知徹底する環境を整えましょう。

社内規程とは会社経営を継続させるためのルール

さて、本記事では社内規程についてお伝えしました。本記事の重要なポイントをまとめます。

【社内規程についての要点まとめ】
・社内規程とは、会社が経営を継続させることを目的とした会社内のルール。作成したら、社員への周知を徹底しましょう

・社内規程を定めておくことで、判断の基準ができ、経営や業務が効率的になります。企業の存続・発展のために不可欠です

・就業規則は、一般的に就業に関するルールに限られており、従業員と合意のうえ「契約」します。

・作成する際は、ひな型を参考に作成する。一から作成する場合は、まず、自社に必要な社内規程はなにか? を洗い出すところから着手してみましょう

・社内規程に違反した場合「戒告(かいこく)」「譴責(けんせき)「減給」「出勤停止」「降格」「諭旨(ゆし)解雇」「懲戒解雇」という7種類の懲戒処分を受けることに

ぜひ本記事を参考に、会社経営を継続させるための社内規程作り・見直しをしてみてください。

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Writer 執筆者

おかんの給湯室編集部

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