会社側が従業員の退職時に用意しなければならない書類の中に、「離職票」があります。退職後にスムーズに発行が行えるようにするためにも、退職者に対して、事前に必要の有無を確認し、準備しておくことが大切です。この記事では、離職票とは何か、退職証明書との違いを説明しながら、実際の発行手続きや注意点などをご紹介していきます。
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目次
離職票とは
離職票とは退職した従業員が、失業給付の受給を申請する際に、自身でハローワークに提出する書類のことです。
企業がハローワークに雇用保険被保険者離職証明書と雇用保険被保険者資格喪失届を提出すると、企業宛てに離職票が送付されます。企業は必要事項を記入し、退職者に交付します。
2種類ある離職票
退職者が企業から受け取る離職票には、雇用保険の資格喪失の旨が記載されたカードタイプの「離職票Ⅰ」と、退職前の賃金額が記載された「離職票Ⅱ」（離職証明書）の2種類があります。この離職証明書は3枚複写になっており、それぞれ「事業主控え」・「ハローワーク提出用」・「離職票2」に分かれています。
失業手当の申請をする場合、退職者は「離職票Ⅰ」「離職票Ⅱ」をセットでハローワークに提出します。
退職証明書との違い
離職票と退職証明書はどちらも退職時に発行される書類ですが、用途や発行方法、発行元、退職者の手元に届くタイミングなどが異なります。
離職票と退職証明書の違い
| 離職票 | 退職証明書 | |
| 性質 | 公文書 | 私文書 |
| 用途 | ハローワークが失業給付の事務処理を円滑におこなうため |
・再就職先へ退職理由や業務内容を証明するため ・離職票の発行に時間がかかる際の代用として |
| 発行方法 |
企業がハローワークへ離職証明書を提出 →事実確認をした後、ハローワークが企業へ離職票を給付 →企業が退職者へ給付 |
企業が退職者へ給付 |
| 発行元 | ハローワーク | 企業 |
| 退職者の手元に届くタイミング | 退職後 | 退職後 |
退職証明書とは
退職証明書とは、会社が対象の従業員が退職したことを証明する書類です。退職者に対して「いつどんな理由で退職し、それまではどのような業務を行っていたか」などを企業が証明する書類となります。
ハローワークなど公的機関に提出するものではなく、会社が従業員に対して発行する私文書となります。記載事項については、退職者が希望した項目のみ記載することとなっています。
退職証明書が必要なケース
離職票の発行に時間がかかる場合、その代用として失業手当の受給手続きや、国民健康保険や国民年金への加入手続きに使用できます。
また、退職者の再就職先の企業が退職理由などを確認するために提出を求めることがあります。ただし、このように転職先の会社が退職証明書を求める場合は、時効が設けられています。退職から2年以上が経過している場合は、退職証明書発行の必要は会社側にはありません。
退職証明書の作成方法
退職証明書は企業の発行する私文書のため、決まった形式は特にありません。一般的に記載すべき内容は以下ですので、確認しておきましょう。
・退職年月日
・使用期間
・従業員が従事した業務の種類
・会社における従業員の地位
・離職以前の従業員の賃金
・退職の事由
基本的に、これらの内容を記載していれば問題ありません。
ここで、重要なことが一つあります。それは、上記のすべてを必ずしも記載する必要はなく従業員に求められた事項だけ記載すればよいということです。「請求されていない事項については記載してはならない」というルールがあるので、注意しておきましょう。
退職証明書について、より詳しく知りたい方は以下の記事を参照してください。
関連記事：退職証明書をスムーズに発行するには？離職票との違いから注意点まで
離職票が必要な場合
離職票は、退職した従業員が、失業によって給付金を受けるための申請に必要となります。
失業給付は、働く意思・能力があるのに就労先が見つからない人のために支給されます。退職者は、失業手当受給手続きとともに求職の申し込みを行います。離職票発行のための離職証明書の提出は、退職した従業員が被保険者の資格を喪失した翌日から10日以内が期限です。
もし離職者が「離職票」を必要としているのに、正当な理由もないまま期日までに離職証明書を提出しなかったり、その提出を拒否したりした場合は、雇用保険法違反となり法的な責任が発生します。罰則は6カ月以下の懲役または30万円以下の罰金という重いものです。
退職後にトラブルが発生すると必要な手続きが遅れることもあるため、離職票の有無は早めに確認しておき、従業員の退職後は速やかにハローワークに提出して、本人に送付するようにしましょう。
退職者が59歳以上であるときは必ず給付する
高年齢雇用継続給付と呼ばれる給付金の金額を決めるために、離職票が必要です。退職者が59歳以上である場合は、離職票を退職者に必ず交付しなくてはなりません。
次の転職先が決まっている時は不要
離職票は、退職者が失業給付の受給を希望する場合に必要となる書類です。
そのため、次の転職先が決まっていて失業給付をする必要がないケースでは、離職票の給付もハローワークでの手続きも必要ありません。
離職票の発行手続き
「離職票」の発行に関する基本的な流れを説明していきます。
1.退職を希望する従業員に、離職票を希望するかどうか聞く
2.会社が退職者に対して、離職票Ⅱ（離職証明書）を交付する
→もし、退職者が離職証明書の交付を希望しない場合には、雇用保険被保険者資格喪失届のみの提出でかまいません。
3.会社と退職者の間で、離職票Ⅱの記載内容に間違いがないか確認する
→特に確認すべきなのは、右半分に記載のある「具体的事情記載欄」です。
4.退職日の翌日から10日以内に、管轄ハローワークに「雇用保険被保険者資格喪失届」、給付額等の決定に必要な「離職票Ⅱ」を提出する
5.ハローワークが賃金台帳や退職願等を確認する
→退職者に支払われる失業給付の額は、従業員の離職理由や在職中の給与額により異なります。そのため、ハローワークが失業給付の額を決定するためには、離職理由や在職中の給与額などをハローワークが把握する必要があります。
6.ハローワークが離職票Ⅰ・Ⅱを会社に交付する
→ハローワークに雇用保険被保険者資格喪失届と離職証明書を提出した際に発行されるのが、「雇用保険被保険者離職票－1（離職票Ⅰ)」と離職証明書の複写になっている「雇用保険被保険者離職票－2(離職票Ⅱ)」です。
7.会社が退職した退職者に離職票Ⅰ・Ⅱを交付する
→ハローワークから「離職票」が送られてきたら、すみやかに解雇した従業員に郵送することが解雇トラブルを避けることに繋がります。
すでに会社を退職しているため、郵送で送るケースがほとんどです。退職後に引っ越しの予定がある場合などは、退職前に送付先住所を正しく把握しておく必要があります。
離職票の記載内容
「離職票Ⅰ」はハローワークで発行されるものですので、企業が記入すべきなのは「離職票Ⅱ」のみです。
離職票Ⅰ
記入例
出典：ハローワーク
上部にある離職者氏名や被保険者番号などは、あらかじめ記載されています。また、個人番号は退職者がハローワークの窓口に行ってから記入するものです。
退職者が事前に記入する必要があるのは、【求職者給付等払渡希望金融機関指定届】の欄です。ここには給付金の振込を希望する金融機関等を記載します。
離職票Ⅱ（離職証明書）
記入例
出典：ハローワーク
離職証明書の左半分では、会社や退職者の情報、退職直前の1年間の賃金の支払い状況を記入しましょう。1年に満たない場合は、斜め線を引くなどして、該当する項目がなかったことを示す必要があります。
記入していく賃金額は、所得税や社会保険料などが天引きされていない状態の「総支給額」です。総支給額には、残業手当や通勤手当といった各種手当もすべて含みます。
なお、手当については、通勤手当のように数カ月に１回支給されるものは、月割り計算で按分した金額を記入すればよく、それ以外の手当は月に発生した分だけ計上していけば問題ありません。
ただし、臨時に支払う賃金や３カ月を超えるごとに支払う賞与などは、総支給額から省きます。
右半分では「離職理由」、「具体的事情記載欄（事業主用）」を記入します。
離職理由は主に、①自己都合退職②会社都合退職③契約期間満了の3つが挙げられます。
離職理由を確認したら、離職証明書の「離職理由欄」の該当項目の□の中に○印を記入しましょう。
また、「具体的事情記載欄」に、離職理由についてできるだけ詳しく記載します。離職理由が自己都合退職の場合には、当該従業員から必ず退職届の提出を受けておきましょう。
なお、離職理由が自己都合によるものなのか、倒産など会社の都合によるものかなどによって、失業給付の給付のあり方が変わってきます。
特定受給資格者もしくは特定理由退職者に該当する理由があるかを確認
離職理由が、特定受給資格者あるいは特定理由離職者に該当する項目があるかの確認も必要です。
たとえば、配偶者の転勤に伴い離職を余儀なくされた場合、特定理由離職者の離職理由2-(5)-(G) 「配偶者の事業主の命による転勤若しくは出向又は配偶者の再就職に伴う別居の回避」に該当します。
しかし、間違って「自己都合退職」の扱いにして離職証明書に記載してしまうと、その扱いが一般被保険者と同等の扱いとなり、基本手当の受給に不利益が生じてしまうのです。
記入後、退職者との間に認識の齟齬がないか、事実関係に相違はないかを確認し、正確な離職表の給付に繋げましょう。
離職者の記名捺印または自筆署名を確認
最後に必要となるのが「離職者本人の記名捺印または自署」です。ここで問題となるのが、すでに従業員が退職した後に離職証明書を作成している場合です。
本人に記入してもらえる機会があれば問題ありませんが、なかには連絡が取れなかったり、所在がわからなかったりするケースも考えられるでしょう。
そのような場合は、「本人退職後のため」といった理由を明記したうえで事業主印を押印しておきます。これで本人の記名捺印、自署の代わりとして認められるので問題ありません。
離職票の注意点
退職者が雇用保険に加入していれば、給付の対象となる
雇用保険に加入していれば、アルバイトやパートの離職者に対しても離職票は交付する必要があります。
具体的には以下の条件にあてはまるアルバイト、パートが退職するさいは、離職票を交付します。
・雇われたときから、31日間以上働く予定である
・週20時間以上働いている
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雇用保険とは？種類や加入手続きとその手順、必要書類について解説
手続きの期限は退職日翌日から10日以内
企業は退職日翌日から10日以内に雇用保険被保険者資格喪失届などをハローワークに提出して退職の手続きを行う必要があります。
会社によるハローワークの手続きが遅れると、解雇された従業員がスムーズに失業保険を受給することができません。それが発端となり、不当解雇トラブルに発展する可能性もあります。
企業・退職者双方のためにも確実な離職票の給付を
退職者に対して速やかに丁寧な対応をすれば、企業へのイメージも悪いものとはならないはずです。会社と退職者の間で事実関係を確認しあい、事実に基づいた離職票を交付しましょう。
退職時にトラブルなく誠意のある対応をすることで、新たな門出を気持ちよく送り出してあげたいものですね。
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