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業務効率化

就業規則を変更する時の注意点とは?変更方法やポイントを解説

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就業規則は会社独自で定めることができます。場合によっては就業規則を変更することもできる一方、条件を満たしていないと無効になってしまいます。そこで今回は、就業規則を変更する際の注意点について解説します。

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就業規則が必要な会社

就業規則とは、労働時間や賃金などの労働条件を定めた規則です。労働基準法により、常時10人以上の労働者を雇用する会社の場合、就業規則を作成することが義務付けられています。この10人には、契約労働者やパートタイマーも含まれるので注意が必要です。

参考:厚生労働省「就業規則作成の9つのポイント」

就業規則の内容は、必ず記載する「絶対的必要記載事項」と、各事業場内でルールを定める場合に記載する「相対的必要記載事項」があります。また支店を持っている会社の場合は、企業単位ではなく事業所単位で定めることできるため、細かな対応も可能となります。

絶対的必要記載事項

1.始業・終業時刻、休憩時間、休日、休暇に関する事項。労働者を二組以上に分けて交代で就業させる場合は、就業時転換に関する事項。
2.賃金の決定、計算及び支払い方法、賃金の締め切りと支払時期、昇給に関する事項。
3. 退職に関する事項。

相対的必要記載事項

1.適用される労働者の範囲、退職手当の決定、計算及び支払の方法並び退職手当の支払の時期に関する事項
2.臨時の賃金等及び最低賃金額に関する事項
3.費用負担関係
4.安全及び衛生に関する事項
5.職業訓練に関する事項
6.災害補償及び業務外の傷病扶助に関する事項
7.表彰及び制裁の種類及び程度に関する事項
8.事業場の労働者すべてに適用されるルールに関する事項

参考:厚生労働省労働基準局監督課「モデル就業規則」

就業規則と社内規程との違い

就業規則は就業に関するルールに限定されているのに対し、社内規程は会社が取り決める規則全般を指します。就業規則の内容や内容や罰則は、法的規制に触れない範囲で自由に定めることができます。

また、就業規則は労働者との契約になるため合意が必要ですが、社内規定は合意が必要ないのも特徴です。

関連記事:社内規程とは?就業規則との違いや作り方について説明します!

就業規則を作成する企業側のメリット

就業規則を作成するということは、会社の業務上のルールを明確にするということです。この明確化には企業にとってどんなメリットがあるのでしょうか。

トラブルの防止

就業規則を作成することでルールや労働条件が明確になるため、会社と労働者の間で行き違いの防止になります。また、残業代の未払いや不正解雇が起きた場合、その就業規則に則って対応することができます。

たとえ作成義務がない会社でも、労働条件などを明確にしておくことでトラブル防止につながるため作成をお勧めします。

人事労務管理の効率化

就業規則があれば、給与計算や人事労務管理の業務を効率よく行うことができます。なぜなら、就業規則がしっかりと整備されていれば、ルール通りに業務を行えば良いからです。

経営者の理念や方針を労働者に伝えられる。

就業規則は会社のルールだけでなく、経営者の理念や経営方針も明記することができます。このように、経営者の考えを労働者に伝えることでモチベーションの向上も期待できるため、大きなメリットであると言えます。

助成金対策

助成金を申請する際、要件として就業規則の提出が定められていることが多いです。労働者の雇用状況を確認できるものして活用されているため、助成金を申請する際ではなく、事前にしっかりとした内容の就業規則を作成しておくことをお勧めします。

就業規則は変更できるのか

就業規則は、労働者が入社する時に合意を得ることが必要であり、原則として労働者の合意なく就業規則を変更することは労働契約法第9条で禁止されています。

参考:厚生労働省「労働契約法のあらまし」

変更できない例として、「会社の一方的な判断で、就業規則に記載されている賃金を引き下げる」という行為があります。なぜなら、賃金を下げることは労働者にとって不利益が生じるからです。その他にも、会社の一方的な判断で以下のような変更を行うことはできません。。

・所定労働時間を長くする
・給与の総額を変えずに一部を固定残業代とする
・休日、休暇の日数を減らす
・福利厚生を廃止する

就業規則を作成・変更する方法

就業規則の変更は原則として禁止されていますが、法律の改正や多様な働き方の推奨などの社会情勢によって就業規則を変更することは、会社経営に必要不可欠です。また、曖昧な部分や実態と異なっている部分を修正することも大切です。

変更は以下の手順で行います。

意見聴取をする

就業規則が一方的に変更されないよう、作成や変更の際は労働者代表からの意見を聴くことが義務付けられています。 「労働者代表」とは、本店・支店それぞれの事業場事で見て、以下のことを言います。

労働者代表
・労働者の過半数で組織する労働組合がある場合は、その労働組合
・労働組合がない場合や、労働者の過半数を占めていない場合は、労働者の過半数を代表する者

「労働者の過半数を代表する者」とは、その事業場の労働者全員の意思に基づいて選出された代表をいい、以下のいずれにも該当しなければなりません。つまり、会社の一方的な指名によって代表者を選出してはいけないのです。

労働者の過半数を代表する者に該当しない条件
・管理監督者地位にある者でないこと
・就業規則の労働者を代表を選出すると明らかにした上で実施される投票、挙手等の方法で選出された者であること

また、「意見を聴く」とは、あくまでも労働者代表の意見を聴くだけでよく、同意を得ることや協議を行うことまでは必要ありません。そのため、賛成でも反対でも労働者代表の意見を記載し、その者の署名又は記名押印のある意見書が添付されていれば就業規則は受理されます。

しかし、労働条件を 一方的に決めるのではなく、労働者代表の意見をできる限り尊重することが望ましいです。

参考:厚生労働省「就業規則作成の9つのポイント」

意見聴取で合意を得られなかった場合

意見聴取で合意を得ることができれば、就業規則を変更することができます。しかし、合意得ることができなくても、労働契約法第10条で規定されている以下の基準を満たせば、就業規則の変更が認められます。

第10条:使用者が就業規則の変更により労働条件を変更する場合において、変更後の就業規則を労働者に周知させ、かつ、就業規則の変更が、労働者の受ける不利益の程度、労働条件の変更の必要性、変更後の就業規則の内容の相当性、労働組合等との交渉の状況その他の就業規則の変更に係る事情に照らして合理的なものであるときは、労働契約の内容である労働条件は、当該変更後の就業規則に定めるところによるものとする。ただし、労働契約において、労働者及び使用者が就業規則の変更によって変更されない労働条件として合意していた部分については、第12条に該当する部分を除き、この限りではない。

参考:厚生労働省「労働契約法のあらまし」

つまり、就業規則の変更が合理的なものであり、かつ変更後に変更の必要性、変更具体的な内容・程度等を労働者に周知した場合は、合意がなくても変更が可能となります。

また、合理的なものかどうかは、労働者の受ける不利益の程度、労働条件の変更の必要性、変更後の就業規則の内容の相当性、労働組合等との交渉の状況などで判断されます。

就業規則の変更時の注意点

就業規則の変更時も、作成時と同様に様々な必要事項があります。冒頭でお伝えした、必ず記載する事項と、各事業場内でルールを定める場合に記載する事項の記載の他にも、これらを満たしていないと変更が認められないため、確認を怠らないようにしましょう。

法令や労働協約に反していないか

就業規則は会社独自の物を定めることができますが、法令や労働契約は必ず守る必要があります。

例えば、所定労働時間については1日8時間以下・週40時間以下とし、週1回又は4週4回の休日を付与しなければならないと定められています。これを無視して1日9時間の所定労働時間を定めた場合は、無効となってしまします。

変更を行う理由に法律の改正がありますが、改正内容を正しく理解していないと無効になってしまうため注意しましょう。

正社員以外も含んでいるか

冒頭にもあるように、常時10人以上の労働者を雇用する会社の場合、就業規則を作成することが義務付けられており、この10人以上には契約労働者やパートタイマーも含まれています。

パートタイマーが増えたという理由や、元々正社員のみの会社がパートタイマーを受け入れたという理由、また10人以下から10人以上になったという理由で変更を行う場合は、特に注意しましょう。

就業規則を周知する

就業規則は、労働基準法によって次のような方法で周知することが定められています。もし変更した際は、これらの方法で必ず周知を行うようにしましょう。

・常時職場の見やすいところに掲示するか、備え付ける
・書面で労働者に交付する
・端末等に記録し、いつでも確認できるようにする

参考:厚生労働省「就業規則を作成しましょう」

就業規則の変更は慎重に行いましょう

就業規則は、原則として変更が認められていないため、最初に作成する際は慎重に行いましょう。また変更を行う際は、まず労働者に合意を求め、合意を得られなかった場合は変更が合理的かどうか判断する必要があります。変更時も作成時と同様に様々な必要事項があるため、怠らないよう注意しましょう。

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Writer 執筆者

おかんの給湯室編集部

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