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社内コミュニケーションを活性化させるには?具体施策と運用ポイント

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従業員同士の社内コミュニケーションは、業務を円滑に進めていくためには欠かせないものです。同僚や同期などヨコのつながりだけでなく、上司・部下のようなタテの関係性におけるコミュニケーションも活発になれば、働きやすい職場になり従業員の定着率向上や業務の効率化にも繋がるでしょう。

この記事では、社内コミュニケーションの目的や活性化させることのメリット、社内コミュニケーションを促進する施策について解説します。

社内コミュニケーションとは?

社内コミュニケーションは、社内で行われる日常的な会話や情報交換、ノウハウの共有などをし合うことです。業務時間中や休憩時間に交わされる雑談も、重要な社内コミュニケーションの1つであると考えられています。

企業には年齢や性別、役職の異なる人々がおり、それぞれの仕事には複数の部署や従業員が関わっていることがほとんどです。コミュニケーション不足によって連携が取れなくなると、業務にも支障が生じてしまうでしょう。

社内コミュニケーションにおける課題の要因はさまざまですが、「雑談をしていたら怒られそう」など職場の雰囲気が要因となっていることもあれば、落ち着いて話せる場所がない・他部署のフロアと隔たりがあるなど、物理的に接点を持ちにくくなっていることが要因の場合もあります。自社の社内コミュニケーションを活性化させたいのであれば、初めに課題の要因がどこにあるのかを探っていくとよいでしょう。

また、コロナ禍で、社内コミュニケーションの課題は加速しています。

厚生労働省「これからのテレワークでの働き方に関する検討会」によれば、.テレワーク(在宅勤務)のデメリットをヒアリングしたところ、「同僚や部下とのコミュニケーションがとりにくい」「​​上司とのコミュニケーションがとりにくい」が上位を占めています。

社内コミュニケーションを活性化するメリット

社内コミュニケーション活性化の目的は、従業員同士が関係性を深めることや、良好なコミュニケーションによって業務を円滑に進め、企業の生産性を向上させることにあります。

ここでは、社内コミュニケーションを活性化するメリットを詳しく見ていきましょう。

意思疎通や情報共有により業務をスムーズにする

日々の業務は、従業員が1人で完結させるものばかりではありません。多くはチームや組織全体で複数の人が関わって行うものであり、さらには他の部署と連携して進めていく業務もあります。

連携が必要な業務においては、特に社内コミュニケーションによる意思疎通や情報共有が重要になってきます。コミュニケーションが活発に行われていれば、従業員同士が同じゴールを描きやすくなるため、業務もよりスムーズに進めていくことができます。部署間でのコミュニケーションによってイノベーションが生まれることもあるでしょう。

また、社内でナレッジやノウハウの共有が活発に行われるようになると、業務の標準化も可能になります。「業務の標準化」とは、誰が業務を行っても同じように作業ができるようにし、仕事の品質がばらつくのを防ぐことです。これにより人事評価がしやすくなったり、人事異動や休職などにも対応しやすくなったりといったメリットにもつながります。

従業員満足度の向上につながる

日ごろから意見交換を気軽に行える環境であれば、意見の食い違いは起きにくくなります。社内で共有される情報量も増え、従業員は業務に取り組みやすくなりモチベーションも上がるでしょう。上司も部下の要望を聞きやすくなるため、従業員満足度の向上が図れるというメリットがあります。

また、社内で気軽なコミュニケーションがしやすくなることは、従業員定着率の向上やメンタルヘルスのケアにもつながります。人手不足が叫ばれる中、人材の定着率を上げることは経営課題の中でも特に重要なものとなっています。

株式会社OKANが行った調査によれば、従業員の離職理由で最も多いものは「人間関係」です。

社内コミュニケーションが活発であればこうした人間関係の悩みが発生しにくくなったり、何かあれば同僚や上司に相談しやすくなったりと、従業員の離職を防ぐ一策にもなります。

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顧客満足度や企業ブランドの向上につながる

社内コミュニケーションによってナレッジ・ノウハウの共有が行われると、顧客への提案やサービスの質も向上します。従業員の定着率が上がって人材が安定し、営業担当が次々に交代するといったことがなくなれば、顧客の安心感・信頼感にもつながるでしょう。

タテ・ヨコの連携が強まれば顧客の要望へ迅速に対応することも可能となり、さらなる顧客満足度の向上が見込めます。

また、社内コミュニケーションの活性化に取り組んでいる企業は、「働きやすい企業」「先進的な取り組みをおこなっている企業」といった企業ブランドの向上にもつなげられます。こうした企業は求職者からも「働きたい企業」として見られ、今いる人材の離職率を下げるだけでなく、優秀な人材の採用にも有効なPRが可能になります。

従業員の帰属意識が高く組織が一丸となっていれば、情報漏えいなどのコンプライアンス違反を抑制することにもつながります。社内コミュニケーションを活性化することは、企業を経営していく上でのリスクを下げるためにも有効です。

コミュニケーション活性化のための施策例

では、社内コミュニケーションを活性化させるためにはどのような施策を行えばよいのでしょうか。具体例をご紹介しますので、参考にしてみてください。

福利厚生を充実させる

社内コミュニケーションを促進するための施策は、福利厚生で取り入れることもできます。

たとえば社員食堂やお弁当のデリバリー、加盟店でランチがお得に食べられる制度などのランチ補助は、従業員同士の部署間の垣根を超えた交流を生みやすいというメリットがあります。

「食」の面でサポートする福利厚生の1つに「オフィスおかん」があります。健康的なお惣菜が手軽に購入できる、置き型社食サービスで、実際に導入した企業では「従業員同士の会話が弾むようになった」「休憩室の活性化や採用促進にもつながった」という声も上がっています。

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シャッフルランチ

「シャッフルランチ」とは、普段の業務では接点がない従業員同士のグループを組み、企業がランチ代を支給してランチに行ってもらう制度です。横のつながりが広がり、これまで接点のなかった従業員同士で意見交換ができてコミュニケーションが活発になりやすい手段として、徐々に広まってきています。

コネヒト株式会社では福利厚生制度としてシャッフルランチを取り入れており、従業員だけでなく社長も参加し、少人数でのランチを実施しています。業務外の話題も含めさまざまな会話が交わされ、シャッフルランチが普段のオフィス内でのコミュニケーションのきっかけとなっています。

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社内イベントを実施する

運動会やオンライン飲み会、従業員の家族などを会社に招待するファミリーデーといった社内イベントも、業務以外の場での交流を増やせる施策の1つです。普段は接することの少ない役員と従業員の距離を縮めるのにも役立ちます。

楽天株式会社では、社内イベントとして「社員誕生日パーティー」が行われています。誕生日が近い社員同士が集められ、食事やゲームなどを楽しみ交流を深めるイベントで、社長をはじめ役員も参加して激励の言葉をかけるので、タテのコミュニケーションのきっかけにもなっています。

部活動を発足させる

企業全体で1つのイベントを行うのが難しい場合は、社内で部活動を発足させるのもよいでしょう。インドア・アウトドア問わず、さまざまな部活動が活発に行われている企業もあります。同じ趣味を通して従業員同士の交流が深まれば、業務の場においても連携・協力しやすくなると考えられます。

株式会社バスクリンには野球部や陸上部などのほかに、事業内容と絡めた部活動「バスクリン銭湯部」があります。部署間を超えた社内コミュニケーションの促進はもちろん、日本の入浴文化の発展に寄与する取り組みとして、2017年には「グッド・アクション2016」を受賞しました。

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社内報を活用する

社内報は、経営者からのメッセージ伝達だけでなく、社内コミュニケーションの活性化にも活用できるツールです。同じ職場で働く人の一面が見える従業員インタビューや社内で行われているプロジェクトの内容を掲載することで、会話のきっかけになったり従業員のエンゲージメントを高めたりといった使い方ができます。

ユナイテッド株式会社の社内報「みないと!」は、タテとヨコのつながりを生み出すことを目的としたWeb社内報です。同じ会社で働く従業員のことを楽しく知れるコンテンツが掲載されており、週間PV数は4,000を誇るのだそう。「社内報アワード2020」ではブロンズ賞を受賞しています。

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社内SNSを活用する

社内SNSを活用すれば、業務外の部活動やイベント情報の共有、部署内での個人の活躍などを気軽に紹介できます。Slackを利用している企業なら「Colla」を導入すれば、Botが従業員に対して雑談のきっかけになる質問をして話題を提供してくれるので、コミュニケーションがとりやすくなります。

グループウェアのコンテンツを充実させる

また、グループウェアを充実させるのもよいでしょう。たとえば自己紹介ページを制作して役員・従業員のことを知ってもらうきっかけにしたり、情報・ノウハウをストックできる社内Wikiを制作してコミュニケーションを円滑にしたり、といった施策が考えられます。

社内Wikiとして「Stock」を導入した辻・本郷 税理士法人では、顧客とのやり取りをリアルタイムで共有することで、引継ぎの手間や漏れを減らしています。グループウェアを活用して、業務の効率化や顧客対応の質の向上に成功した事例の1つです。

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社内表彰やピアボーナスを取り入れる

組織や社会に貢献した従業員や、優れた功績をあげた従業員などを企業が表彰する社内表彰制度や、従業員同士で報酬を送り合うことができるピアボーナス制度も、社内コミュニケーションの活性化に役立ちます。表彰を機に普段関わることのなかった人と会話する機会が生まれたり、従業員のモチベーション向上にもつながる制度です。

株式会社メルカリでは、スタッフ同士で送りあえるピアボーナス制度「メルチップ」を導入しています。リアルタイムで賞賛しあうことで相手へのお礼をカジュアルに伝えやすくなり、従業員の満足度も高い制度となっています。

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オフィス改革(フリーアドレス、ABWなど)

「隣の席がいつも同じ人で、他の人と話すきっかけがない」「部署間の距離が遠くて他部署の人と話しづらい」など、オフィス環境が原因で社内コミュニケーションに課題を抱えている企業もあります。それを解決するためには、固定席を持たずに好きな席を選んで働けるフリーアドレス制や、時間と場所を自由に選べるABWといった働き方を導入するとよいでしょう。

また、社内に休憩室を設置することで他部署同士の従業員の交流が深まり、休憩室から新たなアイデアが生まれることもあります。導入できそうな仕組みがあれば、まずはオフィス改革を進めてみるのも一手です。

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1on1ミーティング

上司と部下が1対1で対話する「1on1ミーティング」を取り入れることで、コミュニケーションの活性化を図ることもできます。1on1ミーティングは評価面談などとは異なり、週に1回30分など短いサイクルで定常的に実施するものです。上司が部下へ一方的に指摘をするのではなく、両者の対話によって部下の能力を引き出していくことを目的としています。

1on1ミーティング導入企業として代表的なのが、ヤフー株式会社です。「週に1度30分間、場所を確保し、部下の話を聞く」のがヤフー株式会社の1on1で、「従業員の才能と情熱を解き放つ」というコンセプトのもとで行われています。

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先輩社員がフォローする(メンター制度など)

先輩社員が新入社員や後輩社員に対して個別にサポートする「メンター制度」も有効な施策です。入社したばかりでうまくコミュニケーションが取りづらい従業員を先輩がサポートし、関係性を構築していくことで、従業員の定着と若手社員の確保にもつながります。

株式会社メルカリではメンター制度を導入しており、入社したばかりのメンバーにはメンターがついてサポートを行います。業務に関することはもちろん、仕事に対する価値観を話したりなど、活き活きと働けるチームづくりを目的として実施されています。

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ミーティングの場での工夫

会議やミーティングの場は、コミュニケーションの場でもあります。ただ議題について堅い雰囲気で話し合うのではなく、まずアイスブレイクとしてプライベートな話や業務以外の相談をする時間を設けるなど、その場に参加する従業員が発言をしやすくなる雰囲気づくりを心がけるのも大切です。

特にオンライン会議だと相手の反応を読みづらいこともあり、参加者が主体的に発言できる工夫はより求められるようになっています。

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施策運用のポイント

社内コミュニケーションを活性化させる施策は、先述の通りさまざまなものが考えられます。しかし、ただ導入するだけでは目的を達成することはできません。ここでは、社内コミュニケーション活性化の施策を実施する上でのポイントをご紹介します。

まずはお互いを知るきっかけづくりから

どの施策においても、まずは従業員同士がお互いを知るきっかけをつくることが重要です。良好なコミュニケーションとは、一方的なものではなく双方的な関わり合いです。

従業員同士の接点が少なく交流が生まれにくい職場であれば、社内報や社内SNS、シャッフルランチ、1on1ミーティングなどを活用してコミュニケーションをとるきっかけづくりから始めるとよいでしょう。

部署間の壁をなくし、企業全体で取り組む

社内コミュニケーション活性化のためには、人事部だけが取り組みを行ったりそれぞれの部署内だけで完結するよりも、部署間の壁を取り払って企業全体で取り組むべきだといえます。

導入する施策がどのような目的を持っているのかを明確にし、全員が主体的に参加できるような仕組みづくりを行うのもポイントの1つです。

PDCAを回してさらに良い施策へ

社内コミュニケーションを活発にするには、導入した施策についてPDCAサイクルを回していく必要があります。定期的にアンケートを行うなど従業員の反応を確かめ、他社の成功事例も参考にしながら、より良好で円滑なコミュニケーションにつながる施策となるようブラッシュアップしていきましょう。

長期的・短期的な施策を組み合わせてモチベーション維持を

また、効果が出るまでに時間がかかる長期的な施策だけでなく、短期間で効果が出やすい施策も組み合わせて従業員のモチベーションを維持しながら取り組むとよいでしょう。

長期的な施策の例としては福利厚生・社内報・社内SNSが、短期的な施策の例としては社内イベントや1on1ミーティングが挙げられます。自社の課題と目的に合った施策を取り入れましょう。

活発な社内コミュニケーションで働きやすい職場へ!

社内コミュニケーションの活性化は、従業員満足度の高い働きやすい職場づくりのためにも必要な取り組みです。

自社のコミュニケーションにおける課題はどういったところにあるのか、何を目的としているのかを明確にして、企業全体で施策に取り組み社内コミュニケーションを活性化させていきましょう。

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執筆者 Writer

おかんの給湯室編集部

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