電話・来客対応はもうしない！総務がテレワークを行うときに導入したいツール

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OKANのミッションである「働く人のライフスタイルを豊かにする」。

このミッションに向かって「ヒューマンサクセスグループ（以下、hs）」がOKAN社内のメンバーのライフスタイルを豊かにしようと尽力してくれています。この取り組みを、hsメンバー独自の視点で語るシリーズ連載【働き続けられる組織の作り方レシピ】。

二回目は、オフィス環境整備などを担うメンバーが「なぜOKANはリモートワークへスムーズに移行できたのか」を語ります。

連載【働き続けられる組織の作り方レシピ】
時流にあった企業文化ってどう作ってる？OKANのメンバーが取り組んだリモート下での文化醸成

OKANは緊急事態宣言後、すぐにリモートワークへ移行

はじめまして！株式会社OKANのhsで総務、ヘルプデスクを担当しています、松谷と申します。

コロナ禍によりリモートワークへ急遽移行せざるを得なかった企業も多く、人事、総務の皆さんは激動の半年を過ごされたのではないでしょうか。

OKANも例外ではなく、コロナ前は出社を基本としており、緊急事態宣言が発令されてからはフルリモート、現在はリモートワークと出社を選択できる”ハイブリット型勤務”へ移行しています。ただ、フルリモートに移行するにあたり、OKANはとてもスムーズにいったと感じています。

今回は「なぜOKANはリモートワークへスムーズに移行できたのか」を考えたときに、以前からの取り組みのなかで、役立ったと思う点を総務の目線からご紹介します。

OKANはリモート移行しやすい環境だった

OKANでは以前から「あらゆる業務を最大限デジタル化しよう！」という思想がありました。

業務のやりとりは、チャットツール「Slack」を使い、書類などは全てGoogleドライブ上に格納しています。電子署名システムも導入しており、日々の業務で紙を使うことはほとんどない状態です。

また、オフィスはABWをもとに設計されているため、固定席はなく、固定電話もありません。

このように前提条件を整える思想が元々あったことで、急なフルリモート移行にもなんとか対応出来たのだと思います。

リモートワーク移行に役立った4つのサービス

ここで、OKANがどのようにして業務をデジタル化しているか、「代表電話対応」「来客対応」「FAX対応」について、実際にOKANが導入しているサービスをご紹介します。

受電代行サービスでオフィスに電話は必要なし｜fondesk

オフィスへの受電を代行し、チャットやメールでお知らせしてくれるサービス「fondesk」を活用しています。

オペレーターが総務の代わりとなって受電してくれるので、総務が代表電話を受ける必要はありません。OKANでは、Slackに受電通知の専用チャンネルをつくっており、受電の度に通知がくるので、必要があればこちらから折り返しを行います。

導入前は営業電話も多く、hs部門のリソースをかなり圧迫していました。

fondeskを導入したことで受電の負担が軽減されたことで、業務に集中することができるようになりました。

また、全従業員がSlackで受電内容を確認できるので、代表電話によくある「転送した先の従業員が不在で、転送電話の受け手がいない」ということもありません。

さらに、折り返し済みか、対応不要かなどもSlackのスタンプを活用しながら、全社で共有出来るようにしています。

来客対応はiPadで全社共有 ｜ACALL RECEPTION

来客の通知には「ACALL RECEPTION」を利用しています。正面窓口にiPadを設置することで、お客様は、担当者を直接呼び出すことができます。

こちらもSlackに通知が来るので、社員自らが呼び出しに対応できます。来客の度に対応せずにすむので、来客対応担当をおかない運用ができています。

FAXは自宅でも受け取り可能｜e-Fax

OKANでも毎日多くのFAXを受信していますが、オフィスにいわゆるFAXはなく、SlackでFAXが受けられるようになっています。

「e-FAX」というサービスを導入しており、PDFをそのままFAXとして送付出来たり、Slackやメールで受信することが可能です。

FAX必須のお客様とでもリモートでやりとりが出来ますので、FAXを受け取るために出社しなくてはいけないということは起こりません。

チャットツールに業務を集約 ｜Slack

上記サービスは全て「Slack」に通知がくるよう設定しています。

全てのチームがSlack上でコミュニケーションをとっており、Slackに業務を集約することでどこにいても業務が円滑に進むようになっています。
OKANがリモートワークにスムーズに移行できたのはSlackのおかげと言っても過言ではないでしょう。

こちらで挙げた4つのサービスはOKANでも毎日かなりの頻度で利用しており、無くてはならないサービスとなっています。この業務があるから毎日出社しなきゃ・・・。と考えているバックオフィスの皆さんの一助になれば幸いです。

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