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業務効率化

人事業務を大きく変える!多くの企業が注目するHRテックとは

業務効率化


HRテックの導入によって、人事業務は激変するといわれており、日本でも続々と企業が注目し始めています。一方で、HRテックとはどういうものか、まだよく知らないという人も多いことでしょう。この記事では、HRテックの基本的な情報をはじめとし、HRテックによって実現可能となることや注意点について解説していきます。企業担当者の人はぜひ参考にしてみましょう。

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HRテックとは

HRテックとは、人事を意味するHR(Human Resources)とテクノロジー(Technology)を合わせた言葉です。テクノロジーの活用によって人事業務の改善を行うソリューションやサービスを指します。アメリカをはじめとして全世界で普及しており、日本でも注目されているので耳にしたことがある人もいるでしょう。

具体的には、AI(人工知能)やクラウド、ビッグデータなどの最新の技術を活用することによって、勤怠管理や給与計算といった労務業務の効率化や改善を目指します。また、採用管理や従業員情報の一元管理と分析を実施し、それらの質を向上することも目的としています。テクノロジーを駆使することによって、勘や経験に頼らない意思決定を可能とし、人事課題の最適解を導くことに寄与します。

HRテックが急速に発展した背景

HRテックは短期間のうちに急速に発展してきたサービスやソリューションです。その背景には、誰でも使いやすいものになってきたテクノロジーの存在があります。テクノロジー自体が大幅な進化を遂げてきたため、従来難しかったことが実現可能となったのです。ここでは、HRテックが急速に発展した背景を3点説明します。

利用デバイスの変化

HRテック以前にも、人事業務にはソフトウェアが活用されてきました。しかし、かつての人事業務ソフトウェアは人事担当者のみが使用することを想定して作られているため、使いやすさに欠けるといわれてきました。その結果、これまで人事担当者以外の従業員はソフトウェアの利用を敬遠し、メールや書類、エクセルなどソフトウェア以外のツールを利用してきたのです。

スマートフォンやタブレットが急速に普及してからは、すべての従業員が自分のデータを直接入力できるようになりました。さらに、リアルタイムで正確な情報を収集できるようになっただけではなく、スマホアプリなどを利用して情報のフィードバックや公開、送信といったアウトプットも容易になっています。

クラウド型サービスの普及

従来の人事ソフトウェアは最初にパッケージを買い切り、アップデートの度に課金するといったものが主流でした。課金のコストから常に最新版を利用するのはハードルが高く、企業にとってネックとなります。新機能を使うために投資したくても経営状況によって実行できなかったり、アップデートで生じるデータの移行にリスクがあったりするため、せっかくパッケージを買っても十分にソフトウェアのポテンシャルを生かせないという状況がありました。

SaaSと呼ばれるクラウド型サービスのソフトウェアでは、月額課金制が基本となっています。新しいバージョンが配信されると自動的に無料でアップデートが可能になります。初期投資をおさえながら常に最新版が利用できるため、今までソフトウェアへの投資が十分にできていなかった中小企業にも一気に導入が進みました。

データ分析におけるテクノロジーの向上

HRテックでは、採用や人事評価のデータ、日々の勤怠データ、ウェアラブルデバイスを利用した従業員の行動データなど、あらゆるデータを分析できるテクノロジーが登場しています。そして、単純にデータを蓄積するだけにとどまらず、データを活用した意思決定を行ったり、将来予測を行ったりすることができます。

また、ルーチンワークの代替に役立つテクノロジーの登場は、人事担当者による書類作成や集計、分析などに費やす時間が減るため、大幅なコスト削減も可能になりました。ルーチンワークを自動化すると、データ入力の正確性や作業効率が上がります。業務が省略化できた分、人事担当者はより経営や企画にコミットした、コンピュータにはできない創造的な業務に焦点をあてて取り組むことができるでしょう。

企業がHRテックに注目する理由

当初、HRテックは海外の企業を中心に注目が始まり、その後は日本国内でも次第に知れ渡り盛り上がりを見せています。なぜ企業はHRテックに注目するのでしょうか。ここでは、主な理由を2点紹介します。

労働力人口と生産性の課題

少子高齢化に伴い、企業の人手不足はますます深刻になっていきます。そのため、より少ない人材で生産性を向上させることが企業の課題となっています。こうした状況において、人事面から企業の経営やビジネスの成果に深く貢献することが求められています。HRテックは人事管理の効率化や、人事的な戦略を支援するためのソフトウェアとして機能し、生産性の高い働き方を企業へもたらすとして注目されています。

人材のマネジメントの必要性

優秀な人材を確保するためには、国内はもちろん、世界にも視野を広げていかなければなりません。一方、流動化する雇用に対して、人事担当者による経験則だけで優秀な人材を確保し、管理するのは限界があります。獲得した人材を適切に管理し活用していくためには、個々のスキルや適性を客観的に把握し、戦略的な配置や育成を進めることが必要です。こうした必要性に応えるものとして、人事に関するデータを管理、分析し、適切なマネジメントに活用できるHRテックの導入が進んでいます。

HRテックを導入するメリット

HRテックをうまく活用できると、人事業務にさまざまな変化をもたらしてくれます。HRテックを導入するメリットについて、具体的な内容を3点みていきましょう。

精度の高い意思決定ができる

精度の高い意思決定は企業の競争力を高めるうえで重要なポイントです。人口知能やディープラーニングを用いたデータ分析により、採用、配置、育成、評価といった業務において精度の高い意思決定が可能になります。従来、これらの業務は人事担当者の経験則に基づいて行われ、恣意性が含まれやすくなっていました。ただし、人材や組織、そして業界は日々変化しており、これまでの経験則が十分とはいえません。HRテックを活用すれば、意思決定の精度が上がります。

具体的な例を挙げると、採用では、社内で活躍する従業員と、応募者のデータを比較して、判断材料にすることができます。また、最新の技術では応募者の話し方や書き方などの表現もデータにして分析できるため、ミスマッチの削減に期待がもてます。データの分析や対象者との比較をうまく組み合わせることによって、配置や育成、評価においても適切な予測を実施してくれます。

従業員のエンゲージメント向上につながる

従業員エンゲージメントとは、企業への貢献意欲や愛着のことを指します。エンゲージメントを向上することは、離職の防止につながるため、この分野に注目している企業も多いでしょう。また、企業に愛着のある従業員が自社に友好的な情報を発信することで、企業の採用ブランディングを高める効果も期待できます。

HRテックでは従業員のモチベーションを数値化して現状を把握することができます。HRテックによって適切な人材配置や評価が実施できると、従業員の満足度に直結する可能性が高くなります。また、仕事への満足度やキャリア上の目標、仕事の課題などについてアンケートを行い、結果を定量化して問題を分析する従業員サーベイも有効なアプローチとなります。従業員とのコミュニケーション手段の一つとなり、人事担当者がより現場や従業員の現状を把握しやすくなります。回収したアンケートを集計し分析すれば、エンゲージメントに対する課題設定や施策の実施に役立たせることができます。HRテックを駆使して人事担当者がこのサイクルを回していくことにより、従業員の満足度を上げていくことができるでしょう。

定型業務の削減・効率化を図れる

定型的な人事業務をデータ化し、自動化、効率化を図ることによって、時間や費用のコストダウンが可能になります。従来は従業員が人事業務のソフトウェアに自分で入力することがほとんどなかったため、こうした業務は人事担当者によって多大な時間をかけて行われてきました。

しかし、スマートフォンやタブレットの普及とともに、誰でも簡単に扱えるインターフェースを伴ったシステムがあれば、定型的な人事業務のセルフサービス化も可能となります。特に、個人情報については自身の情報を一番よく知っている従業員本人に入力してもらうことによって、情報伝達や転記のミス、更新までのタイムラグを最小限に減らすことができます。人事担当者は、こうした定型的なステップに割いていた時間を、人事配置などのより創造的で付加価値の付けられる業務にあてることができるのは企業にとって大きなメリットです。

HRテック導入のステップ

HRテックが効果的であることがわかっても、いきなりHRテックで大きな業務改善を行おうとして成功に導くのは簡単ではありません。まずは基本的な手順をきちんと押さえて、HRテックを利用してみましょう。具体的な導入ステップを4つのポイントに絞って説明します。

1:導入目的の設定と共有

HRテックはあくまでも人事業務に使える手段であり、導入したからといってコンサルのように何でも解決してくれることはありません。そのため、計画性もなくやみくもに導入しても効果を発揮するわけではないことを念頭に置くべきでしょう。導入する前に、組織の活性化や優秀な人材の登用など、HRテックを用いて企業として何がしたいのかをまずは明らかにすることが大切です。

また、HRテックは人事上のデータを活用するため、従業員から精度の高いデータを集めることが不可欠となります。したがって、HRテックの導入目的はデータのもとになる従業員全員と共有しておくことも重要になります。プレゼンテーションをするなどして、社内で目的意識を共有する工夫をしましょう。導入したHRテックを活用するためには、人事戦略のなかでHRテックをどのように位置づけるか、誰が運用するものかも決めておく必要があります。

2:データの収集

HRテックを活用するためには、人事データが不可欠です。人事部に蓄積されている過去の人事データを活用するのはもちろんのこと、新たなデータの収集や一元管理が必要となります。あらゆるデータを持っているだけでは意味がないので、きちんと整理していきます。

新しくデータを集めるには、先に紹介した従業員サーベイもデータ収集に有効なアプローチの1つです。ただし、データがたくさんあればよいというものではなく、設定した目的に関連したデータを収集することが大切です。はじめに組織として設定した目的に沿っているか、確認しましょう。また、データを収集する癖をつけて、徐々にデータの質を上げていくことが重要になります。

3:データ分析と施策の実施

集まったデータを分析し、相関関係をグラフなどで見える化していくと、新たな課題の発見につながります。そのうえで、最適な施策を講じることができるでしょう。データ化については、必ずしもビッグデータである必要はありません。目的によってはスモールデータでも有効となるので、はじめに設定した目的を意識して使用するデータがふさわしいか判断しましょう。データの分析というと難しそうに聞こえますが、分析の専門家になる必要はなく、複雑な分析や統計モデルの利用は外注してかまいません。ここでの目的は、あくまでデータを通して課題に関する客観的な視点を身に付けること、改善のための施策に力を入れることです。

4:PDCAサイクルの実施

施策の実施後は、効果を経過観測しながら、継続的にブラッシュアップを図っていきます。データやアンケートなどから得られた結果をもとに、次の課題を発見し、何をすれば改善されるか方針を立てていきましょう。できたこと、できなかったことの確認だけではなく、データに基づいた客観的な基準をもとに、定量的にPDCAサイクルを回していくことが大切です。こうするなかで、組織としての判断精度が向上し、経験や勘だけに頼らない意思決定が可能となり、企業の生産性が高まっていきます。

HRテック導入における注意点

HRテックの導入にはメリットがたくさんありますが、注意点もあります。ここで紹介する2つの注意点を導入前にきちんと押さえておきましょう。

サービス選定に時間がかかる可能性がある

HRテックに関するサービスを提供している企業は数多く存在します。そのため、どのサービスを選べばよいかが決められず、選定に時間がかかる可能性があります。企業にとって最適なHRテックを選ぶためには、サービスありきで考えないようにしましょう。ビジネスモデルや組織環境に基づき、課題や企業の未来をきちんと見据えて選ぶことが大切になります。

HRテックを活用できる人材が必要になる

HRテックの活用において、企業担当者が統計やプログラミングの専門家である必要はありません。しかし、よりHRテックを活用し従来の組織の目標を達成するためには、HRテックによって何ができるかを理解している人や、手段として使って目標や目的までの筋道を立てられる人が必要になるでしょう。

HRテックの活用は企業の経営にも不可欠

HRテックの活用によって、人事の業務はポジティブに大きく変化します。業務効率化や精度の高い意思決定はもちろんのこと、将来予測も含めた人材マネジメントができれば、企業の経営にも深くコミットできます。今回紹介した内容をもとにHRテックへの理解が深まった場合は、まずは小さな目的からでもよいので導入を検討してみましょう。

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Writer 執筆者

おかんの給湯室編集部

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