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7割の総務がテレワーク「していない」総務担当が進めるべき改革とは

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新型コロナウイルス感染症拡大の影響を機に、企業においては働き方の見直しが急速に進んでいます。総務部門は庶務業務から契約書管理、広報活動までと多岐にわたって業務を担当する部署がゆえ、効率が悪く、残業も発生しがちで、働き方の見直しが進みにくい部署だと言えます。

そこで、株式会社インフォマートでは、「現状改善のため、総務部門でどのような改革を進めるべきか」を調査するために、総務業務を担当する会社員に対し、総務業務の実態や課題等について聞きました。

総務部門の5人に1人が、月に「20時間以上」残業

総務担当者にひと月あたりの平均残業時間を聞くと(n=343)、「1~10時間未満」が37.0%、「10時間~20時間未満」が17.8%、20時間以上(「20時間~30時間未満」「30時間~40時間未満」「40時間以上」の合計)が17.8%となり、総務担当者の2割弱が毎月20時間以上残業していることが分かりました。

月20時間以上残業の要因、1位は「勤怠管理」2位は「契約書管理」

月に20時間以上残業している人の回答(n=61)に注目し、残業の具体的な要因を見てみると、「勤怠管理業務」が最も多く26.2%、次いで「契約書管理業務」が24.6%、「備品管理など庶務業務」が23.0%となっています(※複数回答可)。

特に「契約書管理業務」は、他部門とのやり取りが頻繁に生じるため、相手の対応を待つ時間や突発的な業務対応の発生により、残業につながりやすいようです。

7割弱の総務担当者が「テレワークはしていない」

新型コロナウイルス感染症対策として、政府はICTを活用したテレワークを推進しています。しかし、総務担当者にテレワークを実施しているか聞いたところ(n=343)、 「テレワークはしていない」と回答した人は66.5%にも上りました。

4割強の総務担当が契約書押印のための「ハンコ出社」を経験

テレワークを実施している総務担当者にテレワーク時の出社理由を聞くと(n=86)、「契約書等の押印のための『ハンコ出社』」が41.9%、「書類の郵送のための『郵送出社』」が40.7%となりました。

また近年、業務の負荷を軽減するための手段としてクラウド上で業務が行えるサービス等が増えています。総務部で導入しているクラウドツールについて聞くと(n=343)、「電子契約」は9.9%と1割にも満たない結果となっています。

契約書を紙ベース運用すると、押印や郵送のために出社せざるを得ない状況になっており、テレワークが進まない一因と考えられます。

働き方改革等を推進する総務部、7割の組織風土は依然古い慣習のまま

会社全体の運営に携わる総務部は、働き方改革等を率先して推し進める役割を担います。総務部の組織風土について聞いたところ(n=343)、「どちらかというと過去のやり方や慣習を重視する組織風土である」は69.1%と約7割にも上りました。

総務部は会社全体の運営に携わり、働き方改革等を率先して推し進める役割を担いますが、依然として古い慣習のまま、業務体制や業務の仕組みが見直されていない実態が見受けられます。

まとめ:総務がやるべき2つのことは?

調査結果からは、総務担当の5人に1人は月に20時間以上残業しているという厳しい現状が明らかになりました。また残業発生の要因として「勤怠管理業務」や「契約書業務」が挙げられました。

「クラウド型電子契約サービス」を導入すると、契約書のやり取りをオンライン化し効率的な業務が可能になります。しかし、実際に導入している総務部は1割にも達しておらず、7割弱の総務担当者が「テレワークはしていない」、あるいはテレワークをしていても押印や郵送のために出社せざるを得ない現状が明らかになりました。その背景には、「組織風土」や「セクショナリズム」が関係していると考えられます。

以上を踏まえると、総務部がこれから取り組むべきことは、「テリトリーを超えた業務改革」と「総務部が主体となる取引先の契約電子化および他部署への展開」の2つです。関連部署が多い総務部が主導して取り組むことで、総務改革だけでなく、企業全体の改革の期待ができます。

< 調査概要 >
◆調査対象:事前のスクリーニング調査で総務業務を担当していると回答した会社員
◆調査方法:インターネット調査
◆調査内容:総務の業務課題に関する実態調査
◆調査期間:2021年5月7日~2021年5月14日
◆回答者 :343名
リリース元:7割弱の総務担当者が「テレワークをしていない」実態が明らかに|株式会社インフォマート

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執筆者 Writer

おかんの給湯室編集部

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