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組織開発

入社式に必要な準備とは?ウェブ形式へ切り替え方法も解説

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新年度が始まる4月1日に行われることが多い入社式。この式は、新入社員に企業の一員であるという自覚を持ってもらうために行います。最近はオンラインで入社式を行う事も増え、ますます準備が複雑になってきます。そこで今回は、入社式に必要な準備や進め方について解説します。

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入社式に必要な準備

入社式を行うためには、以下のような準備が必要になります。時間がかかる準備もあるため、早めに動き始めるようにしましょう。

日程調整

入社式の日程が決まったら、出席者には早めに日程の連絡を行いましょう。特に役員・管理職・来賓などの外せない参加者は打ち合わせも必要になってくるため、早めに連絡をして日程を調整してください。

社内への通知

入社式に参加しない社員は通常勤務になることが多いことから、会議室が埋まるなどの点も考慮する必要があります。そのため、出席者だけでなく社内への通知も忘れずに行いましょう。

会場準備

会場は参加者の人数や式の内容によって場所を決めます。人数が少ないのであれば、社内の会議室での開催でも問題ありません。参加者が多かったり、懇親会を開いたりするのであれば、貸し会議室やホテルの宴会場を予約する場合も多いでしょう。その場合、4月は他社からの予約も集中することが予想されるため、数ヶ月前から会場を確保しておきましょう。

資料準備

入社式当日は様々な資料を配布する必要があるため、その書類の作成をしなければなりません。主に配布する必要がある資料は以下の通りです。

就業規則

その会社における社員の就業等についての規則です。社員や内定者の働き方の基準ともなるため、確実に配布しておきましょう。

関連記事:社内規程とは?就業規則との違いや作り方について説明します!

入社辞令書

入社辞令書とは会社から出される文書で、この通達と受け渡しをもって正式な入社となります。

内定者への連絡

3月に入ったら、内定者に入社式の連絡を行います。文書には、日時、集合場所、持ち物、服装、式次第などを記載しましょう。

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式次第(進行表)の作成しよう!

上記で紹介したものに加えて、式次第(進行表)を事前に作っておきましょう。入社式は、一般的には以下のような流れで行われるため、これをもとに式次第を作成します。しかし、会社によっては他に行うことがある場合もあるため、内容をしっかりと確認しておきましょう。

1.開会の挨拶

司会者が開会の宣言を行います。「これから入社式をおこないます」のように簡単に終わらせることが一般的です。

2.経営理念の唱和

経営理念は、会社の経営方針や行動指針を表す重要なものです。そのため、入社式で新入社員に唱和してもらいます。

3.社長などからの挨拶

社長や役員などから、新入社員に向けて挨拶を行います。内容は激励や訓示などが多いです。

4.辞令交付

新入社員に辞令を交付します。人数が少ない場合は全員に、人数が多い場合は代表者に渡します。

5.役員と幹部の紹介

役員と幹部の紹介をしますが、祝辞は代表のみ行います。また、会社の規模によっては省略されることもあります。

6.新入社員からの挨拶

新入社員が式開催へのお礼や決意表明、抱負などを述べます。人数が多い時や企業規模規模によっては代表者が行います。

7.閉会の挨拶

司会者が閉会の宣言をします。この後、記念撮影、研修・オリエンテーション、懇親会と続くことが多いため、これらを行う場合は式次第に含めます。

記念撮影

入社式の記念に写真を撮影する事も多いのではないでしょうか。そのため、事前に撮影場所を決めておき、当日スムーズに撮影が行えあれるようにしましょう。

研修・オリエンテーション

研修やオリエンテーションも、入社式と同じ日に行われることが多いです。業務内容や書類の確認など、内定の通知を行った際に伝えきれなかった内容を説明します。

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懇親会

新入社員と既存社員との親睦を深めるため、懇親会を行う事もあります。会場への先導等が必要になるため、事前に先導方法やルートの確認などをしておきましょう。また、懇親会の形式は立食形式にすると、多くの人と会話をすることができるためおすすめです。

入社式をオンラインで行う場合の準備

近年はリモーワークの導入などにより、入社式をオンラインで行う企業も増えています。その場合、会場で行う入社式とは異なり以下のような準備が必要になります。

オフィスのネット環境を整備する

入社式をオンラインで行う場合は、オンラインツールなどを使用します。音声が途切れないか、映像は問題なく映るか、画面の切り替えはどのように行うかなどを入念に確認しましょう。

具体的には、本番前にテストを行う、一度式次第に沿って練習する、当日は少し早めに繋ぎ、参加者で不具合を起こしている人がいないかチェックする、といったことをおすすめします。

また、オフィスではなく、リモートワーク先から担当者が繋ぐ場合、ネット環境を入念にテストすることも大切です。

新入社員のネット環境を整備する

社内はもちろん、新入社員もネット環境を整える必要があります。そのため家にネット環境はあるか、テレビ電話を使用したことがあるかなどを事前に聞いておきます。また、テレビ電話を使用したことがない場合、使用方法を教えたり、音声や映像が途切れないか確認したりしましょう。

資料・PCなどの送付

入社式に使用する資料を、当日までに新入社員に送付します。郵送でもオンラインでも構いません。資料が少ない、または後日の配布でも問題ない場合は、テレビ電話にスライドなどを映しても良いでしょう。

PCなどの機材を支給する企業は、事前にセットアップされた状態で送っておきましょう。

入社式をオンラインで行う場合の注意点

入社式をオンラインで行うことに慣れていない場合、当日様々な問題が発生することがあります。そこで、オンラインで行う場合の注意点と、問題が起こったときの対策方法をお伝えします。

全員の顔が見れるようにする

テレビ電話はカメラをオフにする事もできます。しかし、働く人たちと顔を合わせる事も大切です。そのため、普段は顔を映さずにテレビ電話を行っていても、入社式の時は映すように呼びかけましょう。

管理者が音声・画面の切り替えを行う

管理者は、参加者全員の音声・画面の切り替えを行うことができます。テレビ電話に不慣れな人も多いため、管理者がこれらを行うことでスムーズに式を進めることができます。

例えば、話す人以外はニュートにする、参加者がしっかりと参加しているか確認するためにビデオはオンにするなどの操作を、管理者側で行うことをおすすめします。

チャット機能を活用する

音声が聞こえない、映像が途切れるなどの問題が発生した場合、意思の疎通が行えなくなることがあります。その場合、自社で導入しているチャットツールや、オンラインMTGツール上でのチャット機能があれば、それを利用して意思の疎通を行いましょう。また、この機能を全員が使用できるよう、使い方の説明を事前にしておきましょう。


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入念な準備で入社式に臨もう

入社式行うためには、このように様々な準備が必要になります。スムーズに式を進められるよう、事前にしっかりと準備をすることが大切です。

また、最近ではオンラインで入社式を行う会社も増えています。オンラインで行うことに慣れていない場合、入念に練習や新入社員への説明などを行うようにしましょう。

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Writer 執筆者

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