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中小企業も早めの準備が大切!電子申請の義務化におけるポイント

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行政における人事労務関係の手続きの一部が電子申請義務化されることに伴い、企業の人事労務担当者は申請の準備や社内フローの整備が必要になっています。一方、対象外だからと状況を静観している中小企業の担当者もいるかもしれません。対象企業はもちろんのこと、対象外の中小企業にとっても電子申請は多くのメリットがあります。そこでこの記事では、電子申請の義務化における要点や導入するメリットについて詳しく解説します。

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電子申請の義務化とは

2019年4月24日に政府の規制改革推進会議・行政手続部会が開かれ、そこでの会議内容をまとめた「行政手続コスト削減に向けて(見直し結果と今後の方針)」が公開されました。この資料では、行政手続における企業の人事労務担当者のコスト削減を目的として、人事労務手続きなどの簡素化を推進していくことが示されています。こうした簡素化の具体的な推進策のひとつが社会保険に関する手続きの一部の電子申請化です。企業としてもその対応を進める必要があるでしょう。

電子申請の義務化は2020年4月1日からですが、申告書は前もって準備しておかなければなりません。というのは、労働保険等の各申告書は事業年度にかかってくるためです。2020年4月1日以後に申告書を提出する場合、2019年度の書類が必要になります。つまり、その準備は2019年から始めておかなければならない、ということです。

参考:【内閣府】行政手続コスト削減に向けて(見直し結果と今後の方針)

対象となる企業・申請の手続き

電子申請の義務化では、対象となる企業と対象となる手続きが示されています。あらかじめ対象範囲をしっかり把握しておきましょう。

企業

電子申請義務化の対象となる企業は、大法人、相互会社、投資法人、特定目的会社です。大法人とは、資本金か、あるいは出資金の額が1億円超の法人等を指します。義務対象となるかどうかは従業員数や被保険者数ではなく、資本金額によるというのが大きなポイントです。なお、社会保険労務士や社会保険労務士法人が大法人に代わって手続を行う場合も同様です。そのような企業はあらかじめ確認しておく必要があるでしょう。

申請の手続き

それぞれの社会保険において、どの申請が電子申請義務化の対象となるのかを把握しておきましょう。厚生年金保険関係では、被保険者賞与支払届や被保険者報酬月額算定基礎届、70歳以上被用者算定基礎・月額変更・賞与支払届、厚生年金被保険者報酬月額変更届が対象となります。健康保険関係では、被保険者賞与支払届と被保険者報酬月額算定基礎届、それから健康保険被保険者報酬月額変更届が電子申請の対象です。

労働保険関係では、労働保険概算や増加概算、確定保険料申告書、石綿健康被害救済法一般拠出金申告書が電子申請の対象となります。雇用保険関係で電子申請の対象となるのは、雇用保険被保険者資格取得届、雇用保険被保険者資格喪失届、雇用保険被保険者転勤届、高年齢雇用継続給付支給申請、育児休業給付支給申請です。雇用保険の場合、資格取得や喪失のように普段から発生する手続きについても義務化の対象となります。そのことから、対象となる企業は社会保険に関する日常業務において電子申請の利用が基本となるもの、という認識をしておく必要があるでしょう。

中小企業への導入予定は?

先にも説明したとおり、中小企業は今回の電子申請義務化の対象外です。また、2019年9月時点で中小企業への導入は未定となっています。とはいうものの、電子申請の義務化の方針を打ち立てた厚生労働省の『「行政手続コスト」削減のための基本計画』では、「上記の義務化の要件に該当しない事業所についても、あわせて電子申請への移行を促すこととする」と明記されています。そうしたことから、今後は資本金1億円以上の大企業だけでなく、中小企業も義務化の対象となる可能性が高いといえるでしょう。

電子申請によるメリット

電子申請の義務化は、そもそも企業の人事労務担当者における行政コストの削減として掲げられたものです。そのため、このことによって担当者は多くのメリットを得ることができます。そこで、ここからは電子申請導入の具体的なメリットを4点詳しく説明します。

いつでも申請できる

まず挙げられるのは、申請する時間に縛られないということです。通常であれば、申請書や届出書は担当する役所の窓口へ直接持ち込むか、あるいは郵送で提出しなければなりません。そうすると、直接窓口へ提出したい場合には、官公庁系の窓口は基本的に平日の夕方までしか開いていないため、提出時間が自ずと制限されます。また、郵送の場合も到着までのタイムラグを考えておかなければなりません。しかし、電子申請なら24時間いつでも申請が可能となります。また、申請のタイムラグを気にする必要もなくなる、というわけです。

事業所から申請できる

申請する場所が限定されなくなる、というのも大きなメリットです。電子申請は申請環境さえ準備できれば、事業所にいながらでも申請ができます。書類を窓口へ持ち込む場合に比べ、手間や時間、移動にかかるコストを削減できるでしょう。また、電子申請であれば書類によって複数の行政機関を回る必要もなくなります。その分、効率よく申請ができます。

情報漏洩のリスクを軽減できる

書類を持参したり郵送したりする場合、どうしても書類の盗難や紛失といったリスクを避けることができません。そのような結果、書類が第三者の目に触れてしまう可能性もゼロではないです。しかし、電子申請なら個人情報を社外へ持ち出すことがありません。社内からオンラインで手続きが完了するためです。そう考えると、適切な環境で申請を行っていれば、直接書類を持参したり郵送したりするよりもずっと情報漏洩のリスクが低くなるといえます。

手数料などを電子納付できる

申請や届出の中には手数料を支払わなければならないものもあります。その場合、多くの窓口では現金のみしか受け付けていません。そのこともまた、手間と時間を増やしてしまうことにつながります。一方、電子申請であればインターネットバンキングやモバイルバンキング、ペイジー対応ATMなどにも対応しています。それらの中から企業のニーズや使い勝手にあわせて手数料を納付できるのです。

電子申請によるデメリット

電子申請にはメリットだけでなくデメリットもあるので、そのことをしっかり把握しておきましょう。デメリットとしてまず挙げられるのは、電子申請をするためには利用環境を整備しなければならないということです。そのため、申請設備の導入の際はあらかじめ余裕を持って取り組まなければなりません。また、担当者が電子申請の手順を十分に把握する時間も必要です。そのほか、健康保険組合や企業年金基金などへ加入している企業の場合には、所属している組合や基金が電子申請に対応しているかどうかを確認しておかなければなりません。もしも対応していなければ電子申請はできないため、同じ手続きでも申請する場所によって紙と電子申請の手続きが併存してしまう、ということになります。

電子申請の実施方法

電子申請の実施方法は大きく分けて2種類あります。そのどちらの方法で申請しても問題はありません。しかし、それぞれの方法にメリットと注意点があるので、担当者は自社の状況を勘案しながら実施方法を選ぶことが大切です。そこで、ここからはそれぞれの実施方法について詳しく説明します。

e-Govによる申請

実施方法のひとつとして、まずはe-Govからの申請が挙げられます。e-Govとは、電子政府の総合窓口として政府が運営する行政情報ポータルサイトです。このe-Govのホームページから直接入力することで申請が可能です。ただし、e-Govから申請する際にはCPUや搭載メモリ、ブラウザの動作確認や信頼済みサイトへの登録といったパソコンの利用環境を整えておかなければなりません。また、専用プログラムをインストールするなどの設定も必要になります。さらに、e-Govで申請するにはサイト上で1件ずつデータを手入力しなければなりません。つまり、それだけ申請に手間がかかってしまうということです。多くの従業員を抱える大企業には不向きなシステムだといえるでしょう。

外部連携API対応ソフトによる申請

もうひとつの実施方法は、外部連携API対応ソフトによる申請です。API対応ソフトによる申請のメリットは、申請データの作成や申請がすべてソフトウェア上で行えることです。とりわけクラウド対応しているソフトウェアであれば、すべての作業がWeb上で完結します。また、既に利用している人事データを利用して申請データを作成できるのも嬉しいポイントです。このソフトを使えば、入社時の個人情報収集やマイナンバーの登録などもソフトウェア上で実施できます。申請以外の点でも労務担当者の業務削減につながるでしょう。

e-Govサイトで外部連携APIに対応したソフトウェアやサービスが紹介されています。API対応ソフトは各ソフトウェア会社からリリースされており、ソフトウェアによって特徴や対応している書類、料金体系が異なります。自社の目的などと照らしあわせて選ぶとよいでしょう。

電子申請の義務化で注意したいポイント

電子申請にはメリットが多いものの、運用においては企業としていくつか注意しておきたいポイントがあります。そこで、ここからは気をつけるべき具体的なポイントを3点詳しく解説します。

個人情報の管理を徹底する必要がある

まず重要なことは、個人情報の管理を徹底しなければならない、ということです。社会保険の手続きでは個人情報を扱うこととなります。いくら電子申請よって情報漏洩のリスクが軽減できるとはいえ、人間が扱う以上は個人情報の取り扱いに十分注意しておきたいものです。そうした対策として、手続きに必要な電子ファイルには適切なアクセス権を付与するといった対応が必要になるでしょう。また、電子申請の対象となる書類には法律上の保存年限があります。たとえば、健康保険に関する書類の保存年限は2年です。こうした書類は電子帳票として保存しておくなどして効率よく管理しましょう。

早めに準備を進める必要がある

デメリットでも述べたように、電子申請を始める際には利用環境の準備や、電子申請の手順を把握する時間を考慮しておかなければなりません。企業によっては既に人事給与システムなどで何らかのソフトを利用していることもあるでしょう。そのような場合は、外部APIソフトなどを利用して義務化の開始までに本当に申請できるのか、これまで使用していたソフトと新しく導入したソフトとで人事情報との連携がうまくいくのかなどの事項を確認しておくことが大切です。もちろん、電子ファイルの保存方法など、社内での業務体制も整備しなければなりません。効率よく電子申請を進めるためにも、余裕を持って早めに準備を進めることが大切です。

電子申請を行わない場合は無効になる可能性が高い

仮に電子申請を行わなかったとしても、その場合になにか罰則があるわけではありません。しかし、対象となる企業であれば電子申請以外での申請は受理されず、事実上無効となってしまう可能性が高いです。そのため、対象企業は事前に対応していなければ書類を提出できない、ということになってしまいます。そうした対象企業でも、電気通信回線の故障や災害などの理由で電子申請が困難と認められる場合など、どうしてもやむを得ないと認められた場合は電子申請によらない方法での届け出が可能となっています。とはいうものの、対象となる企業において電子申請以外での届け出はあくまで例外的なケースです。原則として対象企業には電子申請の実施義務があることを忘れてはなりません。

電子申請書の取得が必要になる

e-Govのホームページから申請する場合であれ、外部連携API対応ソフトで申請する場合であれ、どちらであっても電子申請書の取得が別途必要になります。電子申請書はさまざまな認証局で発行されています。e-Govに対応していない電子申請書を取得しても意味がありません。そのため、e-Govのサイトで紹介されている認証局から電子申請書を取得しましょう。また、ファイル形式の電子申請書とICカード形式の電子申請書の2種類があります。外部連携API対応ソフトはICカード形式に対応してないことが多いので、特別な理由がない限りはファイル形式で取得しておくとよいでしょう。

参考:【厚生労働省】「行政手続コスト」削減のための基本計画

中小企業こそ早めに電子申請の導入を進めよう

先に述べましたが、2019年9月現在で中小企業は電子申請義務化の対象とはなっていません、しかし、今後、電子申請の義務化の対象が中小企業にも拡大される可能性は高いといわれています。電子申請にはメリットが多く、早めに導入して損をすることはありません。むしろ、いずれ導入しなければならないのであれば、今のうちに準備を始めておいたほうがより多くのメリットを得られるでしょう。

社会保険関係の業務を電子申請に置き換えれば、紙の書類で発生していた保管や郵送、手渡しといった社内業務の効率化につながります。書類はすべて電子公文書と呼ばれる正式な文書として、主にPDFファイルで取り扱うこととなります。もしも従業員への配付が必要な場合には、別途紙に印刷すればよいだけです。また、事業所間でファイルのやりとりを行う場合も、文書管理システムなどへアップロードするだけですみます。これらの事務コストは企業の規模に関係なく発生するものであり、電子申請を導入すればそうしたコストを削減できるでしょう。対象となっていない中小企業も、早めに導入をすれば社会保険関係の業務を長期的に削減できる、というわけです。

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電子申請の義務化は業務効率化の好機と捉えよう

電子申請の義務化、と聞いて面倒に感じている人も多いかもしれません。しかし、ここまで解説してきたように社会保険業務の電子申請には多くのメリットがあります。今回の義務化はむしろ業務を効率化する好機だと捉え、対象外の中小企業も積極的に準備を始めてはいかがでしょうか。また、対象となっている企業の担当者は今回紹介した内容を参考にして、義務化の開始日までに余裕を持って準備を始めましょう。

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Writer 執筆者

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