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最強のチームを創る!ワークシェアリングの体制構築のポイント

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株式会社ニット小澤さんによる、自社におけるフルリモートでの組織運営上の知見をまとめた連載【活躍し続けられる組織をつくる】。第4回目の連載は、「ワークシェアリング」です。

ワークシェアリング大国といわれる北欧では、この働き方はスタンダードになりつつあります。コロナ禍を期に、ワークシェアリングが世界中で一気に進んでいるとも言われていますが、日本企業では。まだ一部の企業でしか採用されていません。

そもそもワークシェアリングとは何なのか。以前よりこの体制で業務を行っているニットの目線から、ワークシェアリング体制のノウハウをお聞きしました。

活躍し続けられる組織をつくるシリーズVo.1:企業存続のカギを握るテレワークの未来
活躍し続けられる組織をつくるシリーズVo.2:オンラインマネジメントで強い組織をつくる方法
活躍し続けられる組織をつくるシリーズVo.3:オフィスの存在意義

『テレワークかつワークシェアリング』のスタイルで運営

新型コロナウィルスの感染拡大により「テレワーク」という働き方が普及しています。それに伴い、働き方改革の1つとして「ワークシェアリング」という考え方が注目されています。

ワークシェアリングとは、労働者同士で雇用を分け合うという意味の言葉です。「一人ひとりの労働者が自分の働く時間を短くする」「労働者の総人数を増加させる」「今まで以上に多くの労働者を雇用する」といった狙いがあります。

また、「長時間労働をせず、プライベートの時間を大切にする」「複数の会社で仕事をする」など一人ひとりに合った働き方ができるようにするためにも、「ワーク(仕事)をシェアする(分け合う)」という考え方は重要になってきています。

参考:https://okan-media.jp/work-sharing

私たちニットはどんな人でも時間と場所に縛られない働き方が実現できるように、チームでサポートしながら、『テレワークかつワークシェアリング』いうスタイルで運営しています。

今回は弊社の事例を元にワークシェアリングの体制構築のポイントをお伝えしようと思います。

ニットの『ワークシェアリング』とは

そもそもワークシェアリングとは、「これまで一人で担当していた仕事を複数人で分けることによって、一人にかかる負担を減らそう」というものです。さらに、一人にかかる負担を減らすことによって、効率性と生産性の向上を目指していく考え方です。

この体制で運営しているのが「HELP YOU」というオンラインアウトソーシングサービスです。業務を個人が請け負うのではなく、各担当企業ごとにチーム制で請け負っている点が強みです。

「ワークシェアリング」の体制をとっているため、チームの一人に何かあった際にも他のチームメンバーでフォローができます。また、業務内容はマニュアル等で可視化しているため、誰でも業務ができるように標準化しています。

お客様はチームに仕事を依頼するため、複数のスキルが必要な業務も依頼できます。

また、テレワークでは孤独感を感じがちですが、チームシェアリングの体制をとることで、他のメンバーがいるという安心感を得つつ、自分の能力を最大化して働く楽しさを実感することができます。

ちなみにニットはディレクターも含めて、ワークシェアリング体制をとっています。皆で支え合って、何かあった時でも他の人がすぐフォローできる体制や仕組みを構築しています。

ワークシェアリングを導入する上で必要な環境

ワークシェアリングの体制を導入する上でいくつか整えておくべき労務環境があります。

ワークシェアリングに必要な労務整備6選

①情報を常に可視化・蓄積

他のメンバーがすぐにフォローできるように、常に情報を一元管理しておくことが大事です。

②ツール整備

下記2つは導入することをお勧めします。

・気軽にテキストコミュニケーションができるチャットツールの導入
ニットの場合は基本的にChatWorkです。お客様のご要望に応じて、Slackやメッセンジャーなども対応しています。

・オンライン会議や面談のためのビデオコミュニケーションツールの導入
ニットの場合は基本的にZOOMです。お客様のご要望に応じて、teams、Googlemeet、スカイプなども対応しています。

③働く環境の整備

テレワークでは自宅で仕事が問題なくできるように、インターネット環境を整えたり、整った姿勢で仕事ができるような机と椅子を用意したり、安定して働ける環境を確保することがポイントです。
企業として、パソコンや通信環境、家具などを用意している企業も多くありますが、会社負担で導入する際にはコストもかかるため、どこから個人負担にするかなどをあらかじめ会社で決めると良いでしょう。

④セキュリティ強化

業務の可視化はしつつ、権限レベルは役割に応じて設定し、情報セキュリティ体制は強化しましょう。特に、カフェなどの公共の場で仕事をする時は、オープンWi-Fiは使わないことや情報漏洩に気を付けることなど、細心の注意を払う必要があります。

⑤スケジュール共有

テレワークの場合、「今何をしているか」が分かりません。スケジュールをお互いに共有し、業務状況などをシェアしましょう。この時に、「副業」や「仕事以外のプライベート」も尊重する関係性を築くことも重要です。

※ちなみにニットでは、「美容院」「ママ友とお茶」などというプライベートも普通に記載しています。

⑥無駄な会議削減

⇒会議の見直し手順は下記の流れになります。
1.全ての会議の洗い出し
2.会議の目的を定め直す
3.必要な人員を見直す
4.必要な時間を見直す
5会議の進め方の見直し
(例)議題を【報告】【相談】【決議】の3種類用意、会議前日の正午までに入力、前日夕方までに関係者が閲覧・コメント記入、会議当日は確認のみ など。

たとえばワークシェアリングを導入すると業務の可視化ができるので、「状況を共有するため」の会議などは不要な会議になりますね。このように1つ1つの会議を見直すことが削減への第一歩です。

制度・役割を明確化し、メンバー全員が共通認識を持つ

テレワークやワークシェアリングをする上で明確にすべきことが3つあります。

テレワークやワークシェアリングを導入するうえで明確にすべきこと3選

①役割の明確化
②成果物の明確化
③評価指標をオンライン・オフラインで決めるのではなく、仕事の難易度で決定

「オフィスに来ることが仕事」という考え方、もはや固定概念でしかないのです。
これら3つを明確に定めることで、自分が会社に対して何をどのように貢献していくか改めて見つめなおすきっかけにもなります。

大事なことは、「テレワークだからという理由で役割を減らしたり、評価指標を低めに設定したりしないこと」です。あくまでも、通常の目標や評価指標の通り、本人の志向や能力に応じて、会社として任せたい期待役割があり、それに伴って、評価指標を設定しましょう。そうでない場合、テレワーカーが「期待されていない」と感じて、やる気が削がれてしまう可能性があります。
テレワークは働き方の一つであり、業務の目標や成果レベルを下げる必要はないのです。

ワークシェアリング体制でのエンゲージメントの向上

メンバーの一人ひとりが会社への愛着心や思い入れがあることでより一体となったチームを創ることができると考えています。下記、ニットの事例ですがエンゲージメントが向上するための施策を定期的に設けています。

ニットのエンゲージメント向上事例7選

①フォローし合えるチーム体制

互いのプライベートも含めた状況を尊重し、仕事内容を見える化しながら、フォローできる体制を構築しています。

②チャット:嬉しかったことを共有し合う場

チャットでも「喜びの部屋」という部屋を設け、リアルタイムに嬉しかったことを共有し合っています。

③チャット:雑談をし合う場

マンガアニメ・ペット・キャンプなど様々な趣味のお部屋があり、仕事とは全く関係ない雑談をしています。

④オンライン事業会議

オンラインでの事業会議の冒頭に「喜びの声」というコーナーを導入して「今週の嬉しかったこと」を発表し合って、士気高め合っています。

⑤オンライン:勉強会

テキストコミュニケーション講座など、様々な勉強会を定期的に設けています。また、「この情報見つけました!」など情報のシェアも頻繁に行われています。

⑥オンライン:雑談会

週に1回、雑談をする時間を設けています。雑談からイノベーションが生まれたり、メンバー同士の何気ないコミュニケーションによる信頼関係の構築に繋がっています。

⑦オンライン:飲み会

月に1回、オンライン飲み会を開いています。その他、お花見・忘年会など季節ごとに様々なイベントを開催しています。

やはり、在宅で仕事をしていると、孤独になりがちです。トラブルなどあった日には、特にそうなります。だからこそ、チームを組んで、互いの進捗を報告し合ったり、相談し合える風土を作ることは大事にしています。

また、互いをリスペクトしあうために、当社ではオンラインでの事業会議の冒頭に「喜びの声」というコーナーを導入して「今週の嬉しかったこと」を発表し合って、士気高め合ったり、チャットでも「喜びの部屋」でリアルタイムに嬉しかったことを共有し合ったりしています。

雑談もすごく大事にしています。ただただ、週1回30分、他愛もない話や気になることを話したり、チャットで雑談をしたり、ニュースを共有したりすることで、心理的安全性を担保しています。

「理想があるチーム」とは?

ニットのビジョンは「未来を自分で選択できる社会をつくる」です。この理想は社員の共通認識であり、この共通認識を持つことが「チームである」と思います。組織体系や判断基準など、全てはこのビジョン、つまり理想に沿っているかということを軸に考えていますし、「選択」という言葉は、口癖のように出てきます。理想がチームの目指す指針となり、口癖がチームの文化を創っていくのだと思っています。

ワークシェアリングを導入する上で「どのようなチームを創りたいか」という考え方は非常に重要です。ビジョン、理想を共有することでそれぞれの会社にとってベストなチームが創られるよう応援しています。

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Writer 執筆者

おかんの給湯室編集部

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