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企業を成長させる「社内報」の作り方!運用ポイントや手軽な制作サービスをご紹介

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2021/03/09

2021/03/30

企業の歴史や経営方針、ビジョンなどは、定期的に従業員へと伝えて浸透させていく必要があるもの。そういった情報を発信する場のひとつに、社内報があります。

紙(冊子)だけでなくWeb上での発信も可能で、企業の考えを届けることによって従業員一人ひとりの意識と行動を変えるツールにもなる社内報。そんな社内報の始め方と運用のポイント、手軽に作れるサービスまでご紹介します。

時代に合わせて多様化する「社内報」

社内報とは、企業が独自に制作する社内広報のためのツールです。その多くは、企業の理念やビジョンを従業員に周知する情報共有や、社内コミュニケーションを促進する手段のひとつとして運用されています。

紙媒体だけでなくWeb上でも

以前は社内報といえば紙媒体(冊子)での発行が一般的でした。しかし、近年は在宅勤務など働き方が多様になったこともあり、Web上での公開や動画のように社内報のフォーマットも多様化しています。

今後も時代の流れに合わせて、フォーマットや内容は変化し続けると考えられます。より効果的に社内報の役割が果たせるよう、制作する媒体についても検討する必要があります。

なぜ社内報を発行するのか

社内報を発行する大きな目的は「企業の成長」です。その中でも、なぜ社内報を発行するのかといった目的は企業によって異なるもの。例としては以下のようなものが挙げられます。

インナーブランディング

「インナーブランディング」とは、従業員に自社について理解してもらうための活動のこと。企業の成長には、従業員の意識を変えモチベーションを上げることも重要です。

社内報で企業理念や行動指針などを定期的に発信し、浸透させていくのもそのひとつ。社内の情報を正確に共有し、自社に対する理解を深めるインナーブランディングを社内報発行の目的にする企業も少なくありません。

なお、インナーブランディングについての概要やメリットはこちらの記事で解説しています。

関連記事
従業員の意識を変えるインナーブランディングとは?事例・施策・ツールを紹介

社内コミュニケーションを活性化させる

社内報は、従業員への一方的な情報発信だけでなく、社内コミュニケーションの活性化にもつながるツールです。たとえば新入社員の紹介や従業員インタビュー、社内サークル活動の紹介などを行うことで、社内報をきっかけに従業員同士の理解が深まり、相互コミュニケーションを促進することができます。

また、社内報の内容についてフィードバックを寄せられる仕組みを作っておけば、経営者と従業員が双方向のコミュニケーションを図ることも可能。そのためには伝えたいことを一方的に押し付けるのではなく、「読みたい」と思ってもらえる社内報にするとよいでしょう。

採用ブランディングツールとして

社内報は、一般的にはその名の通り社内だけで閲覧できるクローズドなもの。しかし、採用面接や会社説明会などで社内報を配布することで、採用したい人材に会社の雰囲気を知ってもらう採用ブランディングツールとして使うこともできます。

最近は、インターネット上で誰でも見られるよう社内報を公開している企業も。採用ブランディングとしてはもちろん、積極的に開示していくことで従業員の家族や顧客にも読んでもらえるため、企業PRにもつながります。

参考:SmartHRオープン社内報|株式会社SmartHR

さまざまな形式で発信できる社内報

以前は紙(冊子)が主流だった社内報ですが、現在はWebや動画、音声ラジオなどさまざまな形式で発信されています。それぞれにメリット・デメリットがあるため、自社の状況や社内報の目的、発行頻度に合わせて媒体を選びましょう。

発行頻度の目安としては、冊子が月1回~数か月に1回程度、Webや動画・音声ラジオは毎日~週1回程度。いずれにしても、継続的な発信を行うことが大切です。

制作の手間はかかりますが、じっくりと呼んでもらいたい情報は冊子がおすすめ。一方、手軽に更新できてより早く情報を届けられるのはWebでの発信です。また、冊子やWebでの文字情報だけでは伝えづらい細やかな情報は、動画・音声ラジオを使うとより効果的に情報共有ができます。

社内報を始めよう!作り方の大まかな流れ

では、社内報はどのようにして作っていくのでしょうか。大まかな流れとしては、企画立案→スケジューリング→取材→執筆・デザイン→校正→配布・公開となっています。

発行形式を選ぶ

前述の通り、社内報の発行形式は冊子・Web・動画・音声ラジオなどさまざま。社内報を発行する目的や、従業員がインターネット上のコンテンツを視聴できるかどうかといった状況に合わせて、まずはどの媒体を使うのかを決めましょう。

企画・デザインを検討する

発行形式が決まったら、掲載するコンテンツやデザインを検討します。社内報は企業の理念やビジョンといった想いを伝えるためのもの。より多くの人に読みたいと思ってもらえるよう、魅力的な企画やオリジナリティのあるデザインを盛り込みましょう。

コンテンツやデザインを考える際は、「どんな人に読んでもらいたいか」「読んだ人にどんな気持ちを持ってもらいたいか」といったターゲットを明確にしておくことが大切です。経営社からのメッセージを伝えるだけでなく、現場で働く従業員一人ひとりに寄り添った内容も入れることで、より身近で「自分ごと」として読んでもらえる社内報になります。

スケジュールや担当者を決める

企画を検討したら、それぞれのコンテンツを作るために必要な時間を見積もってスケジュールを立てます。原稿執筆・編集や校正、レイアウト調整、冊子の場合は印刷にかかる時間も必要です。動画や音声ラジオの場合は、収録だけでなく台本作成や収録後の編集時間も忘れず見積もっておきます。

担当者は、社内報のボリュームによって全体の担当を決めるか、コンテンツごとに担当者を割り振ります。コンテンツの特性を見ながら、それぞれに適性のある担当者を配置しましょう。

コンテンツごとに取材・執筆・収録を行う

決めておいたスケジュールに従って、取材・執筆や収録を行います。取材の際はあらかじめ質問項目を決めておくとスムーズです。得た情報から伝えたいポイントを絞り、読んでもらいたいターゲットに届くようなコンテンツを作りましょう。

入稿~配布・公開

必要な素材が揃ったら、「社内報の発行目的に沿っているか」「社風に合っているか」といったポイントに注意しながら編集担当や取材対象者がチェックし、必要であれば修正を行います。

データが全て完成したら、入稿です。冊子は社内で印刷するか、部数が多いときやきれいに仕上げたいときは印刷所に依頼します。Webや動画・音声ラジオで公開する場合は、プラットフォームへの入稿・投稿準備をします。

社内報を配布・公開する際は、従業員が手に取って読んでくれるように配布・公開のお知らせや掲載コンテンツの概要を、社内の掲示板・チャットツールなどで周知するとよいでしょう。

多くの人に愛される社内報にするための運用ポイント

社内報の目的は、配布・公開を完了させることではありません。従業員や読んでもらいたいターゲットに重要なものと認識され、手に取って見てもらう必要があります。そのためには、以下のようなポイントに気を付けて運用するとよいでしょう。

担当者を置く

社内報の効果はなかなか可視化しずらいため、総務や庶務、広報の片手間として行われることも多くあります。しかし、コストや時間もかかっていることかた、しっかりと担当者をおくことをオススメします。また、その担当者に任せるだけでなく、デザインや執筆などは社内が協力することが大切です。社内メンバーみんなで作りあげることで、愛着もわくことでしょう。

発行頻度はできるだけ高く

読み手としては、古くなってしまった情報よりも新鮮な情報を読みたいもの。できるだけ発行頻度を高くし、新しい情報をスピーディーに届けることを意識して運用しましょう。特にWeb社内報なら、冊子よりも更新の手間がかからないため、重要な情報も素早く届けることができます。

自社に社内報があることを周知する

社内報が配布・公開されても、その存在が知られていなければ手に取ってもらえません。社内報が作成されていること、配布・公開が始まったこと、掲載しているコンテンツの概要など、ターゲットが「読んでみたい」と思う情報を周知するよう心がけましょう。

読みやすさ・見やすさ・聞きやすさを意識する

さまざまな視点から「読みやすさ・見やすさ・聞きやすさ」を意識して制作するのも重要なポイント。冊子やWeb記事なら文章の長さ・校正・レイアウトなど、動画や音声ラジオなら画面の明るさ・ノイズの量・音声のボリュームなどに注意するとよいでしょう。

読者の反応を定期的に計測する

発行後は、発行した社内報にどれだけの反応があったのかを定期的に計測します。たとえばWeb社内報なら閲覧数やコメント数などが見られるため、どのようなコンテンツがよく見られているのか、それぞれの内容に対して従業員はどのように感じているのかといったことをチェックします。

社内報による効果を測定する

反応の計測と並行して、社内報発行による効果の測定も行います。たとえば発行の目的がインナーブランディングであれば、読者アンケートを実施して「社内報を通じて自社への理解が深まりましたか?」といったような質問をして、集まったデータをもとに達成度を計るとよいでしょう。

簡単なアンケートなら月1回、回答項目が多いものなら年1~3回の頻度で測定しましょう。毎回同じ項目で効果測定を行うと、どんな変化が見られるのかを調べることができます。

PDCAを回し良かった点を生かす

読まれる社内報にするために、発行ごとに内容や反応の振り返りを行いPDCAを回していきましょう。反応計測や効果測定の結果を受けて、課題が見つかれば改善策を立て、良かった点(よく読まれているコンテンツなど)はさらに伸ばしていけるよう、どのような点が良かったのかを分析します。

その際は課題を洗い出して是正するよりも、良いところをより良く前進させていく、という意識を持つことが大切です。

社内報が手軽に作れるWebサービス8選

近年はWeb社内報を導入する企業が増えており、それに合わせて手軽に社内報が作れるサービスも増えてきています。「社内報を作りたいけど、準備の手間が……」と考えている企業担当の方は、以下のようなサービスを活用してみてはいかがでしょうか。

TSUTAERU|Web社内報向けデザインに特化

TSUTAERUは、社内報サイトを効果的に運用できるクラウドサービス。Web社内報向けのデザインテンプレートがあるので、簡単に作成が可能。コンテンツへの関心を示す「いいね」ボタンや、メッセージでのコミュニケーションツールも用意されているのが特徴です。

動画作成のフォーマットや動画配信プラットフォームもあるので、従業員が求める情報をより最適な形で発信しやすいですよ。

URL:TSUTAERU
提供企業:株式会社サイト・パブリス

TUNAG|双方向でのやりとりがしやすい社内SNS

TUNAG(ツナグ)は、さまざまな情報を発信するだけでなく、双方向でのやりとりが可能な社内SNSのようなサービス。導入企業は420社以上にものぼります(2020年12月現在)。社内制度が約3000種類用意されており、専任の担当者が企業ごとの課題に合わせた施策を提案・運用サポートしてくれます。

既読数や通知機能、オリジナルスタンプなどもあり、双方向でのコミュニケーションがとりやすい仕組みが備えられているのも特徴です。

URL:TUNAG
提供企業:株式会社スタメン

Solanowa|厳選された機能でコスト削減とスピーディーな立ち上げ

Solanowaは、誰でも簡単に情報の発信ができるWeb社内報サービスです。動画・音声ファイルでの発信や、PCだけでなくスマートフォンなどでの閲覧もできます。ニーズの高い機能が厳選されているので、コスト削減とスピーディーな立ち上げが可能です。

コンテンツの企画立案や取材・原稿作成、動画作成なども有料の運用メニューとして依頼することができますよ。

URL:Solanowa
提供企業:株式会社スカイアーク

ザ社内報|ブログを書くように簡単にコンテンツ作成を

ザ社内報は、導入企業500社以上のCMS「Clipkit」がWeb社内報に特化したサービスです。Webメディアデザインの社内報が手軽に作れます。難しい知識は必要なく、誰でもブログを書くように簡単にコンテンツ作成が可能。

カテゴリやタグで情報を集約させたり、いいね・コメントなど双方向のコミュニケーションができる機能、反響を確認できるツールなども充実しています。

URL:ザ社内報
提供企業:株式会社スマートメディア

NotePM|シンプルで分かりやすい文書作成エディタ搭載

NotePMは、社内の情報を一元管理できる情報共有サービス。文書作成のエディタはシンプルで分かりやすく、編集・検索・閲覧も簡単にできます。閲覧履歴は誰がいつ見たのかまで分かるようになっており、社内報発行後の効果測定がしやすくなります。

PCはもちろん、スマートフォンやタブレットでも操作可能。フォルダやタグでの整理もしやすいので、社内報だけでなくナレッジ共有の場としても便利です。

URL:NotePM
提供企業:株式会社プロジェクト・モード

Internal Story|本文と画像が見やすい洗練されたフォーマット

Internal Storyは、Wantedlyの有料プラン利用企業に向けて公開されている、自社のメンバー限定で記事を配信できる社内報サービスです。手軽に執筆・投稿できるストーリーを通じて、企業のメンバー間の意思疎通を促すプラットフォームになっています。

メール・Slackでの投稿自動通知機能や、いいね・コメント機能によるコミュニケーションも可能。本文と画像が見やすい洗練されたフォーマットなので、情報の閲覧もしやすいですよ。

URL:Internal Story
提供企業:ウォンテッドリー株式会社

Ui share|低コストで始められる動画共有プラットフォーム

Ui shareは、即日利用開始できる動画共有プラットフォーム。17万人の会員が利用するオンライン学習プラットフォーム「GoGetterz」をもとに法人向けにカスタマイズされており、低コストながら充実した機能ができます。カテゴリー管理や視聴分析、レコメンド機能もあり、効果的な動画配信が可能になります。

運用のサポートやコンテンツ制作サービスのプランもありますので、初めて動画社内報を作る方でも安心して発信ができます。

URL:Ui share
提供企業:株式会社ユイコモンズ

VoicyBiz|音声の収録・聴取に最適化された声の社内報サービス

VoicyBizは、音声メディアプラットフォーム「Voicy」の法人向けサービス。音声の収録・聴取に最適化された仕組みを取り入れているので、手軽に「声の社内報」の発信が可能になります。自動ノイズ除去やBGMの追加も簡単です。

ナレーターやコンサルタントなど、音声のプロによるサポートも。単なる音声ラジオを作るに留まらず、さまざまな運用アドバイスもしてもらえます。

URL:VoicyBiz
提供企業:株式会社Voicy

企業の成長に効果的な社内報づくりを

社内報は広報活動の中でも大切な役割を持っており、従業員同士のコミュニケーション促進や顧客・新規採用者へのブランディングにも役立つもの。単なる社内の情報伝達ツールとしてではなく、企業が抱えるさまざまな課題を解決する手段のひとつとしての機能を持っているのが社内報です。

手軽に始められるサービスも活用しながら、企業の成長に効果的な社内報づくりを行っていきましょう。

Writer 執筆者

おかんの給湯室編集部