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ビジネスの際の贈答品マニュアル!種類、経費清算、贈るときの注意点など

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「お世話になっている取引先へのお祝いの品をお送りしたい」「経費で取引先へお花を送りたい」。担当者は、経営層や社員からそのような依頼を受けることがあると思います。そんな時のために、取引先への贈答品は経費として扱えるのか?金額に上限はあるのか?考慮すべき点はあるのか?などを分かりやすく解説していきたいと思います。

注意点を守らないと、監査の時に問題になってしまったり、先方に対して失礼になってしまったり、せっかくの贈り物が企業の不利益になってしまいますので、よく確認した上で、取り扱いましょう。また、最後におすすめの贈答品もご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

ビジネスにおける贈答品の種類

贈答品と言っても用途は様々です。まずは、ビジネスシーンでよくある贈答品がどんなものがあるか種類を見ていきましょう。

季節のご挨拶の品

お中元やお歳暮、年始のご挨拶のための贈答。

お祝いの品

主に、開店・開業祝い、移転祝い、栄転・昇進祝い、周年祝いなどお祝いごとに際しての贈答。
そのほか、結婚祝いや出産祝いなども。

記念品の贈り物

誕生日やバレンタインの贈り物、など。

手土産

お詫びの品、出張のお土産、など。

その他

お見舞い、快気祝い、弔事における香典、など。

また、上記に加えて、ぞれぞれを受け取った場合の、お礼としての返礼の品の贈答も考えられます。

取引先への贈答品を経費になるのか?

気になるのが、取引先に贈答品を贈る場合、企業の経費として扱うことができるのかという点だと思います。結論から言うと、経費になるケースとならないケースがあります。では、何が基準になるのか、それぞれのケースを確認してみましょう。

贈答品が経費になるケース

贈答品が経費になるのは、企業の事業に必要だと考えられるケースです。つまり、事業の利益につながるような贈答品であるかどうかで判断します。

取引先との付き合いやパートナーシップを強化することで、事業に貢献するための贈答品であれば経費の対象になります。もしくは、取引先にかかわらず、仕入れ先や協力企業なども事業に関わる相手をみなされ対象になります。

贈答品が経費にならないケース

一方で、家族や友人への贈り物については、事業につながらないため、経費の対象にはなりません。また、購入した品を自分で利用する場合も、対象外です。

このように基本的には、経費になるかならないかを判断するのが「事業に必要な贈答品なのか?」という点になりますので、個人的なお付き合いでの贈答を経費として利用する社員がいないか、目的をしっかり確認することが大切になります。

贈答品はどの科目で計上すべき?金額の上限は?

「交際費」での計上が基本!

それでは経費にあたる贈答品の場合、どの科目で計上すべきなのでしょうか?
基本的には上記で挙げたようなビジネスシーンでよくある贈答の場合、人との交際に関わる支出になりますので「交際費」の科目で計上します。

ただ、年末に配る企業のロゴを入れたカレンダーなどは広告宣伝費として扱う企業もあるようです。広く配布するノベルティについては、広告宣伝と捉えて計上することもできそうです。

金額の上限はない

気になるのが、金額に上限があるのか?ということだと思いますが、贈答品を経費とする場合の金額の上限は設けられていません。ただ、あまりに高額だと、監査におけるリスクがあるため、常識の範囲でおさめた方が良いでしょう。

具体的には、一般的に10,000円以内におさめることが多いです。お花の場合は、5,000円程度と考えるのが良いでしょう。50,000円を超えた高額の贈答品は、税務調査で否認される可能性があります。常識の範囲で予算を考えましょう。

贈答品を経費で贈る際の注意点

せっかく先方や今後の事業のために準備したのに、企業にとって不利益にならないように、次のような注意点を守った上で贈答品をお渡ししましょう。

記録を残す

贈答品を経費とする場合に、リストを必ず作成しましょう。です。税務署からのチェックの際に問題が発生しないように、きちんとリストを作り、記録を残して行きましょう。

・いつ、企業名、部署名、宛先名、贈った品名、金額、商品のURLなどをリストに入れること。

・実際に渡したかどうかの証明にもなりますので、手渡しではなく、配送で送るのも良いです。社員が家族や自身用に購入したのではなく、きちんと贈答したことを確認できるからです。配送伝票もリストと一緒に保管しておくようにしましょう。

金券は避ける

相手がどのような物が欲しいか分からない時に、金券を選んでしまいがちです。ただ、金券の贈答はNGです。金券は換金性が高く、脱税の可能性があるとも見られてしまうためです。ビール券や商品券の贈答は便利ではありますが、避けるようにしましょう。

贈答品をビジネスで贈る際のマナー

贈答品をビジネスで贈る場合には、マナーも大切になります。相手を思ってお送りしたはずが、失礼に当たらないように気を配りましょう。

特に、日本には贈り物について独特のマナーがあります。もちろん相手や関係性によっては、形式ばりすぎることによるデメリットもあるかと思いますが、最低限のマナーは理解した上で、検討するのが良いでしょうか。特に、社員が直接手配する場合は、きちんとマナーを守ように伝えましょう。

先方が受け取れる相手かどうかを確認

企業によっては、規則で贈答品の受け取りを禁止している場合があります。また公務員は「国家公務員倫理法」により、利害関係者から金銭や物品の贈与を受けることが禁止されています。

また、大企業は企業の規則で贈答受け取りをNGとしている企業も多いです。良かれと思ってお渡しすると先方が困ってしまうので、贈る前にきちんと確認しましょう。新規で贈る相手には、事前に確認すると良いでしょう。

適切なタイミングで贈る

特に、お中元やお歳暮など季節の贈り物は、時期をすぎてしまわないように手配しましょう。一般的にな時期は以下になりますが、地域によっても異なるため、要注意です。

お中元:(関東)7月初旬〜7月15日まで、(関西)7月初旬〜8月15日まで
お歳暮:(関東)12月初旬〜20日ごろまで

※ただし、年末の多忙な時期をさけ11月末に届ける場合も増えているようです。
お年賀:元旦から7日ごろまで

事前に送り状を送付する

贈答品を取引先にお送りする場合は、一方的にお送りするのではなく、事前に送り状を贈るのがマナーです。到着の3日前には送り状が届くように手配しましょう。送り状は、手書きが望ましいとされており、「頭語」「時候の挨拶」「取引への感謝」「贈答品について」「先方の健康や成功を願う言葉」「結語」という構成で書くのが良いでしょう。

ただ、最近だと、ビジネスのやりとりもオンライン化が進んだことで、メールや電話で簡単に事前に伝えることも増えています。先方との関係性により、むしろ送り状が負担になると思われる場合は、そういったコミュニケーションで、一方的に送りつけるような印象を減らす工夫をしましょう。その場合は、品物と一緒にメッセージカードやお手紙をつける場合も多いです。

シーンに合った「のし」を選ぶ

のしのリボンには種類があり、シーンごと使い分けが必要です。「結び切り」タイプは一度のみのシーンで用いられ、「結婚祝い」や「快気祝い」に適しています。「蝶結び」タイプは、何度も繰り返すシーンで用いられ、今後も長く関係を続けて行きたい場合のお祝いでは「結び切り」ではなく「蝶結び」ふさわしいです。

おすすめの贈答品や選び方は?

経費になる条件や、注意事項をご理解いただいきましたが、「では、どんな物を贈るべきか?」というお悩身のためにビジネスシーンの贈答品として、おすすめの品をまとめます。

お祝いごとはフラワーギフトが定番

やはり、お祝いごとではお花が最も人気です。特に、移転祝いや開業祝いなどでよく贈られる胡蝶蘭は縁起の良い花言葉「幸せが訪れる」を持つため、定番とされています。他にも、長くオフィスに飾っておけるブリザーブドフラワーのアレンジも。その他、個人に贈る場合は、先方の好みに合わせた、シャンパンなどの高級酒もおすすめです。

食品の場合は、季節を踏まえつつ日持ちするものを

お中元やお歳暮、もしくは、手土産として選ばれやすい食品の場合は、季節感と賞味期限を踏まえて選びましょう。

お中元では、涼しげなお菓子やゼリー、お歳暮であれば、コーヒーや紅茶、洋菓子など、季節に合いつつも、賞味期限が長いものが良いでしょう。
また、企業の中で複数のスタッフで分けることを想定とした贈答の場合は、小分け包装になっているものがおすすめです。

地域特産品やトレンドをおさえたもの

自社と縁やゆかりのある地域の特産品や、トレンドをおさえたグルメも良いでしょう。お贈りした際に、「これは最近人気のものですね!」と話題になったり、自社を印象づけることもできます。特に、人気で手に入りにくいもの、普段は手に入れにくいものは、喜ばれます。社員や役員に相談されたときのために、日頃から気になる品をチェックしておくと良いと思います。

管理とマナーに気をつけて贈答を

取引先やパートナー企業などへの贈答について注意すべき点をご理解いただけましたでしょうか?お世話になっている企業や担当者様への感謝やお祝いを伝えるための、贈答品。管理やマナー考慮に手間はかかるものの、こういった日頃のコミュニケーションで企業間の関係性が作られていくものです。

ぜひ参考にし、先方にも喜んでいただける贈り物ができ、良い関係性を築いていただければ幸いです。

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Writer 執筆者

おかんの給湯室編集部

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