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業務効率化

出勤簿の書き方を解説!形式や保存期間も理解しよう

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企業は出勤簿によって適切な労務管理を行うことが労働基準法で義務付けられており、これを怠ると法律違反となってしまいます。では、どのように管理を行えば良いのでしょうか。今回は、出勤簿に記載する内容や形式、保存期間などについてご紹介します。

出勤簿とは?なぜ必要なのか確認しよう!

会社は従業員の遅刻・欠勤・残業の有無などを、勤怠管理によって正確に把握する必要があります。なぜなら、労働時間と休日は労働基準法によって以下のように定められているからです。

・使用者は、原則として、1日に8時間、1週間に40時間を超えて労働させてはいけません。
・使用者は、労働時間が6時間を超える場合は45分以上、8時間を超える場合は1時間以上の休憩を与えなければいけません。
・使用者は、少なくとも毎週1日の休日か、4週間を通じて4日以上の休日を与えなければなりません。

これが守られており、賃金を正確に支払えているかどうかを管理する仕組みが「勤怠管理」です。勤怠管理に関しても、「使用者には労働時間を適正に把握する責務があること」と法律に記載があり、義務付けられています。

そして全ての会社は、労働基準法により法定三帳簿である労働者名簿・賃金台帳・出勤簿をつけ、それを保管すしなければなりません。この帳簿によって、会社は従業員の労務管理を正確に行うことが可能になるのです。

関連記事:
労働者名簿とは?その記載内容、管理の注意点など徹底解説
勤怠管理を楽に!目的・改善・勤怠管理システム導入について解説。

参考:
厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン
厚生労働省「労働時間・休日に関する主な制度

出勤簿の対象者

出勤簿に含める従業員は、基本的に全員となります。パートタイム・アルバイトなどの雇用形態に関係なく、出勤簿を記載します。

ただし、労働基準法第41条第2項に規定されている「管理監督者」に該当する管理職は、出勤簿に記載しなくても良いとされています。なぜなら、管理監督者は従業員を管理する人であり、自身の判断で出退勤が可能な自由裁量を持ち合わせていると考えられるためです。

しかしながら、会社は管理監督者の健康も確保する義務があります。そのため、管理監督者も出勤簿対象の従業員に含め、健康に悪影響を及ぼすような長時間労働を抑制するといった対策を行うと良いでしょう。

管理監督者かどうかは、役職ではなく職務内容や権限、賃金などで判断されます。詳しくは厚生労働省によるガイドラインをご覧ください。

出勤簿への記載事項

出勤簿に記載しなければならない内容は、以下の通りです。労働基準法違反とならないように、全ての内容を記載するようにしましょう。

・出勤日・労働日数
・出勤・退勤の時刻
・日別の労働時間数
・時間外労働を行った日付・時刻・時間数(※1)
・休日労働を行った日付・時刻・時間数(※2)
・深夜労働を行った日付・時刻・時間数(※3)

※1:1日で8時間もしくは1週間で40時間を超える労働
※2:週1回、または4週間に4回以上を下回る休日数
※3:22時から翌5時までの労働

これら全てを記載した様式の例が以下になります。これを参考に、出勤簿を作成しましょう。

出勤簿の作成例

参考:厚生労働省「労働者を雇用したら帳簿などを整えましょう

出勤簿への記録方法

会社が始業・終業時刻を確認し、記録する方法は、原則として次のいずれかの方法によるとされています。

・使用者が、自ら現認することにより確認し、適正に記録すること。
・タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること。

この他に、自己申告制も認められています。しかし、この場合は労働時間を適正に把握することが難しくなるため、様々な措置を行う必要があります。詳しい措置の内容は、厚生労働省による「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」をご覧ください。

出勤簿の形式と出勤簿の保存期間一覧

以上の記録方法であれば、手書きや電子データといった形式は問われません。今までは手書きによる紙の出勤簿が一般的でしたが、最近では電子データを使用した出勤簿も増えています。そこで、主な出勤簿の形式と、それぞれのメリット・デメリットを解説します。

手書き

カレンダー仕様の紙に手書きで記入していきます。一枚の紙に全ての情報をまとめられることが特徴です。しかし、自己申告が主となるため不正申告が起きる可能性があります。

エクセル

エクセルに数式を設定し、従業員が出勤・退勤時間を入力することで自動的に労働時間を計算する仕組みです。テンプレートを無料で入手することもできるため、低価格で簡単に導入することができます。テンプレートの種類も多いため、会社に合わせて選ぶことができる点がメリットです。

しかし従業員が自ら入力するため、手書きと同様に不正申告や入力ミスが起きる可能性があります。入力ミスが一つでもあると正確に給与の計算がされず、気づかないうちに残業代の未払いなどが起きる恐れがあります。また、法律の改正によって残業代などが変更になることもあるため、定期的に更新をする必要があります。

クラウドの勤怠管理システム

勤怠管理システムでは、スマートフォンやパソコンなどから打刻をすることができます。集計や分析まで自動で行なってくれるため、手間や入力ミスを防ぐことができます。

インターネットに接続していれば会社以外の場所からも勤怠管理ができるため、リモートワークや出張が多い場合にもおすすめです。打刻方法は、専用サイトから打刻ボタンを押す他にも、ICカードや指紋、顔認証など様々なので、会社に合わせたものを選ぶことができます。

しかし、他の方法に比べて導入コストがかかる点がデメリットです。また、システム選びの際は操作性やセキュリティなど様々な面を考慮する必要があるため、導入までに時間がかかってしまいます。

タイムカード

タイムレコーダーに紙の打刻カードを差し込んで打刻します。操作が簡単な上に、打刻用の端末を購入すれば使用できるため、勤怠管理システムに比べて低価格で導入できます。

しかし、出退勤の記録のみで休日出勤や残業時間の管理はできない可能性が高いです。その場合、タイムカードとは別にエクセルを使用して管理を行います。そのため、集計に時間がかかるほか、入力ミスにも注意する必要があります。

関連記事:Excelはもう古い!クラウド型勤怠管理システム一覧

出勤簿の保存期間

出勤簿は、3年間の保管が義務付けられてます。ここでいう3年間とは、従業員が働き始めた日ではなく、最後に出勤簿が記入された日から起算します。つまり、退職した従業員の最終出社日から3年間は、出勤簿を保管する必要があるため注意が必要です。

参考:厚生労働省「労働者を雇用したら帳簿などを整えましょう

法律違反時に課される罰金

万が一、出勤簿を3年以内に紛失・破棄してしまった場合、労働基準法第120条に基づき、「30万円以下の罰金」が科せられる恐れがあります。また、法律違反をしたことが世間一般に知らされることで、信頼を損なう可能性もあります。

そのため、出勤簿を紛失・破棄してしまわないように、保管場所や責任者を決めるなど十分に対策を行いましょう。特に、出勤簿を電子データで保存する場合にはデータの削除・改ざん・漏洩防止のため、セキュリティ対策を万全に行うことをおすすめします。

出勤簿で勤怠管理を正確に行おう

出勤簿は、従業員の勤怠管理において重要な存在です。出勤簿の記載漏れや紛失・破棄などは法律違反となるため、記載内容の把握や出勤簿の管理を怠らないよう、十分に注意しましょう。

関連記事:【在宅勤務マニュアル】制度導入者が知っておきたい勤怠管理・交通費・労災などを解説。

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Writer 執筆者

おかんの給湯室編集部

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