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年次有給休暇とは?付与の仕組みから取得率アップのポイントまで解説

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2019年4月より労働基準法第39条が改正され、年間で5日の年次有給休暇の取得が各企業に義務付けられました。このような流れもあり、各企業では年次有給休暇の取得率アップなどに取り組むようになっています。

この記事では年次有給休暇の付与される仕組みや義務化のこと、取得率アップの方法、企業側の担当者が知っておきたい注意点などをメインに詳しく解説していきましょう。

年次有給休暇とは

年次有給休暇とは、一定期間勤続した従業員に対し、心身のリフレッシュを図るとともに、公私ともにゆとりある生活を過ごせる目的として与えられる休暇を指しています。「有給」として休みが取れるため、休暇日でも賃金が減られないのが特徴です。

年次有給休暇が付与される対象者と日数の詳細に関しては、次のとおりとなります。

年次有給休暇を付与される対象者

有給休暇が付与される対象者は、以下の2つの条件を満たしている従業員です。なお、対象者に関しては、正社員だけでなくパート・アルバイトも含まれています。

①雇用されてから6か月間継続していること
②対象期間の全労働日の8割以上出勤した実績があること

年次有給休暇を付与される日数

年次有給休暇を付与される日数は、初年度で10日です。正社員とパート・アルバイトともに雇用開始日から半年後に付与され、2019年4月1日の入社であれば、半年後の10月1日に10日間の年次有給休暇が付与される運びとなります。

参照:年5日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説|厚生労働省

例外として前倒しで付与される場合もある

前にも述べたとおり、基本的に新入社員の年次有給休暇が付与されるのは入社してから半年後ですが、企業の方針によって入社と同時に前倒しという形で有給休暇を付与できます。有給休暇の付与が入社半年後でも入社直後でも、企業側は対象の従業員に対し、付与された日から1年以内に5日の年次有給休暇を取得させなければなりません。

参照:年5日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説|厚生労働省

正社員の場合

正社員の年次有給休暇の付与は、勤続年数によって異なります。初年度に年次有給休暇が付与された日から1年を超える日(=雇用されてから1年半)に、11日間の年次有給休暇が与えられます。勤続年数が下記の年数を経過すると以下の表のとおり、年次有給日が付与される流れとなります。

また、正社員の年次有給休暇の消化については、従業員が申請する時季に与えなければならないという労働基準を設けています。ただし、繁忙期などで決められた期間に年次有給休暇を消化できない場合は、ほかの時季にスライドで取得が可能です。

パートタイム・アルバイトの場合

所定の労働日数が正社員よりも少なめですが、パートタイムやアルバイト従業員なども年次有給休暇が付与。週4日の労働日数で継続して働いていれば、数年後には正社員の年次有給休暇の日数に近づきます。

有給休暇義務化とは?

冒頭でも述べたとおり、2019年4月に労働基準法第39条が改正されました。この改正に伴い、企業側は従業員に対し年5日の有給休暇を取得させることが義務付けられました。

なお、有給休暇を取得する義務の対象者となるのは、前にも述べたとおり、年10日以上の有給休暇を付与されている従業員。大企業や中小企業といった企業の規模に関係なく、年5日の有給休暇を取得することは義務となっています。

有給休暇が義務化された背景

国が各企業に有給休暇の取得を義務化した理由の一つが、国内の有給休暇の取得率が低いことが挙げられます。厚生労働省の「令和2年就労条件総合調査」によると、2019年度の有給休暇取得率は労働者1人あたり56.3%(男性56.3%、女性60.7%)でした。

ほかにもエクスペディアの「有給休暇の国際比較調査2020」のデータでもわかるように、日本の有給休暇の取得日数がドイツやフランスなどと比較しても極めて少ないという結果です。

参照:エクスペディア 世界16地域 有給休暇・国際比較調査 2020発表!

また、有給休暇の取得率のほかにも長時間労働による過労死などといった問題も浮き彫りとなっており、それを回避するためにも有給休暇の取得を義務化を徹底してワークライフバランスを充実させることが大切という考えになりました。

つまり、有給休暇の取得を義務化することは、従業員の権利を守るだけでなく、心身ともに健やかに働き続けるための制度であることがいえるでしょう。

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年次有給休暇の管理方法

企業側は、従業員が年次有給休暇をきちんと取得できているかどうか確認し、管理することが必要です。では実際にどのような管理をするのでしょうか。

計画年休制度

計画年休制度とは、労使協定によって企業側と従業員代表が年次有給休暇の取得する日程および期間をあらかじめ設ける制度のことです。

例えば、従業員の年次有給休暇が10日間以上付与されている場合なら、企業側が「7月から9月末までに5日間の年次有給休暇日を取得して下さい」とアナウンス(指定)し、従業員に年次有給休暇を休んでもらう流れとなります。

この制度を導入することによって、決められた日や期間に従業員の有給休暇を取得させることができるので、企業側の管理の手間や負担が軽減されます。

「決められた日以外に有給休暇を取りたい」という声も挙がってくるかもしれませんが、計画年休制度は有給休暇の取得率のアップにもつながるでしょう。

個別指定方式

個別指定方式とは、企業側が各従業員が年次有給休暇を取得する日数を確認し、5日未満の従業員に対し企業側が年次有給休暇を取得する日を指定する方式です。

双方の話し合いで有給休暇を取得する日が決定するため、従業員の個々の希望を受け入れやすいのが特徴であり、利点ともいえるでしょう。

ただし、企業側が各従業員の有給休暇の状況を把握したり、個別に対応したりする手間があるため管理が負担になるという懸念点が生じます。

ほかにも同じような時期に複数の従業員が有給を取得する可能性もあるため、業務に支障が出ることもあります。個人任せで有給休暇の取得を決める場合、何らかの線引きを設け、チーム単位で事前確認が必要になるかもしれません。

時季変更権

時季変更権とは、労働基準法第39条5項の「請求された時季に有給休暇を与えることが事業の正常な運営を妨げる場合においては、他の時季にこれを与えることができる」と条例に基づき、従業員が日程を指定して有給休暇の申請を行ったことに対して、企業側が日程の変更を依頼できる権利のことです。

なお、この時季変更権に関しては、あくまでも従業員が希望した有給休暇の日程が、事業および業務が正常な運営が難しいる場合限り行使できるものとして位置づけられています。

閑散期や繁忙期が明確化されている業界や業種の場合は、従業員の有給休暇の取得についてコントロールする必要性があるかもしれません。

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年次有給休暇取得率を上げるためのポイント

従業員が年次有給休暇取得率を上げるには企業側がどのような施策をするとよいのでしょうか。ポイントについては次の5つです。

年次有給休暇取得しやすい雰囲気をつくる

年次有給休暇は「従業員の権利」です。とはいえ、「チームリーダーが休むのを嫌がる」「入社して1年経っていないから休みにくい」などといった理由で有給休暇を取得したくても取得しにくいと思っている層も少なからずいます。

誰もが穏やかな気持ちで休暇を取得できる雰囲気をつくるためには、チームリーダーななどのマネジメント層がアクションするとよいでしょう。マネジメント層から従業員に対し、「7月ももう少しなので、そろそろ有給休暇を取る日程を検討して下さい」というニュアンスで伝えることが有効的でしょう。

ほかにもマネジメント層から率先して「この日程で有給休暇を取得するので……」と声をかけると、一緒に仕事に携わる従業員も有給休暇を取得しやすくなるかもしれません。

時季指定をして従業員の希望や意見を汲みこみ、尊重する

有給休暇の取得率が低い職場であれば、あらかじめ取得する時季の指定をするほうがよいでしょう。普段から多忙で有給休暇の予定を立てるのもままならない従業員や、周りを気にして有給休暇の取得を躊躇する従業員がいる場合は、時季指定をして有給休暇を取らせるのも一つの手です。

ただし、時季指定で有給休暇を取得する場合は、必ず従業員の希望や意見をヒアリングし、尊重するよう心がけましょう。

計画年休制度を運用する

企業側が計画年休制度を運用すると、従業員が有給休暇を決められた日程内に計画的に取得させること可能です。なお、計画年休制度の対象者は、有給休暇取得が与えられた日数から5日を除いた日数分となりますので、就業継続年数によって異なります。

企業側が「7月から9月末までに有給休暇を取得」という制度を設けると、従業員は周りの人たちに気兼ねなく休みを取得が可能です。計画年休制度の運用は、企業側としても事業のプランが立てやすいというメリットがあるだけでなく、有給休暇の取得率アップや企業のブランド力アップにもつながります。

半日単位や時間単位で取得できる仕組みをつくる

時間単位年休は、2010年に改正労働基準法により導入された制度です。企業側と従業員が労使協定を結ぶことで年間5日を上限とした時間単位で休暇を取得できます。

従業員が半日単位または時間単位で有給休暇を取得できる仕組みにすると、役所系の用事や通院、子どもの学校行事など半日で済む用事が入っても有給休暇が使えるので、取得率がさらにアップするでしょう。

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年次有給休暇取得計画表を作成し、取得状況を見える化する

従業員の有給休暇の取得率アップする一つの手段として「年次有給休暇取得計画表」を作成しましょう。各従業員に有給の希望日程や消化した日程を入れることで、取得状況と数値が把握しやすくなります。

ほかにも同じ期間に希望日程が複数名入った場合、計画表を入れておくと調整がしやすくなります。島根労働局では、年次有給休暇に関連したフォームを作成していますので、ご参考までにチェックしてみてはいかがでしょうか。

年次有給休暇の取得日をポイント化、インテンシブを付与する

従業員が積極的に有給休暇を取得したいと思えるようにするには、何らかのインテンシブを付与するのもよいでしょう。

たとえば、有給休暇を取得した1日分を1ポイントとして付与し、1年以内に5ポイント貯まったらライフスタイルに役に立つグッズなどに交換できるルールにしておくと、有給休暇を取得しようと思うようになるかもしれません。

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年次有給休暇の企業が意識するべき注意点

これまで年次休暇の日数や管理方法などについて触れていきましたが、企業側が注意する点もありますので、紹介します。

原則的に年次休暇の取得理由は問わない

従業員が年次有給休暇を取得する場合、実際のところ上長や総務担当などが取得理由を問い出したり、申請書の提出を依頼したりするケースもあるようです。

こちらに関しては、労働基準法における違反行為にあたるため、上長などが従業員に有給休暇の取得理由について細かく聞かないことがルールです。

年次有給休暇の買い取りは企業によってガイドラインが異なる

本来、年次有給休暇の本来の目的は従業員のリフレッシュ目的とワークライフバランスを保つためもの。基本的に有給休暇の買い取りは法律違反ですが、企業によっては、退職の際に有給休暇が多く就業期間中に消化できない場合や、時効により消滅した有給休暇の日数を企業側が買い取りを許可する制度もあります。

企業の担当者は、自社の年次休暇の買い取りについてきちんと把握することが必要です。そして、従業員が間違って理解し混乱がないよう、企業の担当者はただ単に就業規則に入れておくだけでなく、定期的にアナウンスし、従業員に確認を促しましょう。

有給休暇が義務化に違反したら、罰則がある

企業側が従業員に年5日の有給休暇の取得させなかった場合、違反扱いとなります。具体的な罰則内容については次のとおりです。

【有給休暇が義務化に違反した場合の罰則】

違反内容 罰則内容
(対象となる従業員に)年5日の年次有給休暇を取得させなかった場合 30万円以下の罰金
使用者(=企業側)による時季指定を行う場合において就業規則に記載していない場合 30万円以下の罰金
労働者(=従業員)の請求する時季に所定の年次有給休暇を与えなかった場合 6か月以下の懲役または30万円以下の罰金

30万円以下の罰金については従業員1人にあたりとなっています。罰則については労働基準監督署の裁量によって決定。

すぐには懲役や罰金が課されないケースもありますが、制度の違反が重なると、労働基準監督署の指導および是正勧告の対象となります。義務化の違反には十分な注意を払いましょう。

再雇用者の年次有給休暇なら日数がリセットされない

出産や育児、定年などで一度離職し、在籍していた企業にカムバックするパターンもあります。

このような場合、表向きは一度退職→新たに採用ですが、実は雇用に関しては同じ企業に再雇用なら年数が「ゼロ」としてリセットされず、ブランクがあってもこれまでの勤続年数に続ける形で年次有給休暇を付与します。

例えば、新卒で入社して5年でパートナーの海外転勤に伴い退職した女性が、退職してから5年後に社員として再雇用された場合、年次有給休暇の日数は4年6か月に相当する16日の付与。再雇用者をこれから受け入れる企業は、再雇用者向けの年次有給休暇の日数の仕組みについて知っておくとよいでしょう。

有給休暇引当金の知識が要されることもある

有給休暇引当金とは、「未払有給休暇」とも呼ばれており、従業員の消化し切れていない有給休暇日数を「企業が負うべき債務」と捉えて債務計上を行うことを指します。

また、有給休暇引当金は、IFRS(国際財務報告基準)や米国基準などの会計基準で義務対象としています。そして、有給休暇引当金の算出方法は、「未消化分の有給休暇の日数×これまでの平均有給休暇の日数の取得率×各日給」です。

なお、IRFSにおいては有給休暇引当金のことを「企業の債務」と捉え、未消化の有給休暇のほかにも福利厚生サービス全般においても「負債」として計算および計上しています。

日本においては有給休暇引当金の算出が義務ではなく任意です。企業によっては対応していない、システムが定着していない事例もありますが、今後、そのシステムを導入することもあり得ます。有給休暇引当金の知識が必要となるかもしれないので、企業の人事労務担当者は知っておきましょう。

有給休暇の取得は労働者の権利、取得できる環境に取り組もう!

働き方改革によって、2019年1月から有給休暇の取得が義務化になりました。この義務化は企業の規模に関係なく全ての企業が対象です。そして、正社員だけでなくパート・アルバイト(※就業日数によって一部適用外あり)も有給休暇の取得が可能となりました。

一方で、義務化が施行された後も日本の有給休暇の取得率が低いという結果データもあります。すべての従業員のワークライフバランスを保ち、納得した上で有給休暇を取得できるよう、企業側は注意点を理解しながら有給休暇の取得率アップのために施策を

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執筆者 Writer

おかんの給湯室編集部

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