OKAN WEB MAGAZINE

"働く人のライフスタイルを豊かにする!日本一"おせっかい"なOKANのウェブマガジン"

  • #テレワーク
  • #リモートワーク
  • #在宅勤務

働き方

テレワーク導入のここに注意!問題点やトラブル、ツールをまとめて解説

働き方


新型コロナウイルスの感染拡大防止の観点から、一気に導入が広がったリモートワーク。導入のメリットは多く考えられますが、安易な導入は思わぬトラブルを招く危険も。

リモートワークを導入したいけど、どうしたらいい?そもそも、どんなメリット・デメリットがあるの?など、リモートワークに関する疑問を、一緒に解消していきましょう。

お知らせ
リモートワークの従業員支援を!新サービス『オフィスおかん仕送り便』がスタート!
詳細はこちら

リモートワークとは?

「リモートワーク」とは、自宅やレンタルオフィスなど、所属する会社のオフィスから離れた(リモート)場所で仕事をする働き方のこと。自宅で仕事を行う「在宅勤務」や、ICTを活用した場所や時間に制約されない働き方の呼称「テレワーク」などを含め、「リモートワーク」と総称されることが多くなっています。

インターネット環境の普及やIT技術の発展によって、以前よりもリモートワークの導入は容易になり、育児や介護などで時間に制約がある社員の離職防止や、新な働き方を提案する「働き方改革」の一環として、導入を進める企業も増えています。

リモートワークとほかの勤務形態との違い

オフィス以外で仕事をする勤務形態は、リモートワーク以外にも「在宅勤務」「テレワーク」「ノマドワーク」があります。
在宅勤務は、企業と雇用関係にある社員を対象としていることはリモートワークと同じですが、勤務地は自宅に限られます。カフェやコワーキングスペースでの勤務は在宅勤務の範囲に含まれません。

テレワークは場所や時間にとらわれない働き方のこと。ノマドワークもテレワークと同様で、場所を特定しないで働くスタイルのことです。テレワークとノマドワークは、どちらも働き方を指す言葉でほぼ同義だといえるでしょう。リモートワークとの違いは、雇用形態を限定するものではないため個人事業主も対象となる点です。テレワーク、ノマドワークのなかにリモートワークが含まれます。

また、「クラウドソーシング」は、不特定多数の人に業務を委託することで、短期間のプロジェクトといった限定的な契約となります。外部委託となるため、社員を対象とするリモートワークには該当しません。

リモートワークのニーズはどのくらいあるのか?

2018年のデータを見ると、リモートワークについては、約6割が導入に対して前向きで、約2割が導入に否定的だというアンケート結果があります。(BIGLOBE「働き方改革に関する意識調査」参照

導入に対する肯定的な意見が多いとはいえ、少数派を無視するわけにもいきません。リモートワーク導入に対して何を不安視しているのか、導入検討の際にはデメリットもピックアップしましょう。導入の前にメリットとデメリットを把握しておくことが必要です。

リモートワークの注意点

リモートワークの導入には、企業にとってどのような注意点があるのでしょうか。

コミュニケーションが取りづらい

リモートワークの問題点として、一番にあげられるのがコミュニケーションが取りにくいということです。毎日オフィスで顔を合わせて仕事をしている社員と違い、ちょっとしたことを気軽に聞きにくい、方針変更などが伝わりにくい、雑談からのアイデア創出の機会が失われるなどの問題があります。

特に、テレビ会議などではこれまでの対面会議とは方法や環境が違うため、発言のタイミングがなかなかつかめず苦労することもあるかもしれません。
こういったコミュニケーション、情報共有の問題を解決するために、後述のITツールを活用したり、社内のメンバーと定期的な顔合わせの機会を作るなど、その社員の状況に合わせた柔軟な対応が必要となります。

勤怠管理、評価基準の難しさ

オフィスに出社することなく、自宅などで基本的に一人で業務を行うリモートワークでは、他の人の目はなく、実際に業務を行っていなくてもわかりません。業務開始、終了という勤怠管理の難しさが、リモートワークの導入の際の課題となります。

セキュリティなど環境整備の問題

今まで社内で扱っていた業務をリモートで行う場合、どの部分までならリモートで行うことができるのかといった業務の棚卸と分析、紙ベースの情報を極力減らすペーパレス化など、社内業務の見直しと整備が必要になります。
また、リモートで業務を行うことで、情報漏洩の危険性は高まります。データ共有方法をどのように行っていくのかというデータの取り扱いルールの設定、情報管理やセキュリティに関しての社員へのリテラシー教育など、セキュリティに関しての社内整備も必要です。

社員が働きすぎるケースがある

通勤時間がないことや、働く環境・時間の使い方が比較的自由なことから、社員の負担軽減につながることも多いですが、逆に、成果でしか業務実態を示せないために、無理して働きすぎてしまうということも起こります。期待以上の成果を出すことで「”サボっていない”ことを示さなければ」というプレッシャーを抱える社員もいるでしょう。

また、同僚や上司の目が無いため、ダラダラと長く作業してしまうことも考えられます。

ITが苦手な社員への配慮

リモートワークでは、これまで口頭で済んだことでもほぼ全てITデバイス・ツールを介して行うことになります。何人かに情報共有するだけでも、チャットやメッセージのツールを使うことになり、対面の会議は画面を通してテレビ会議のシステムを使うことになります。

これらのツールに日ごろから親しんでいる人同士では、円滑に情報共有ができるはずですが、これまで使ったことの無い人の場合だと、操作方法や各種機能を覚えることからスタートしなければならず、コミュニケーションの齟齬や精神的な負担感を感じてしまうことになるかもしれません。

運動不足

テレビ会議で声を出したり、子育てなどの関係から、リモートワークを自宅で行う社員も少なくないかもしれません。1日2日、ずっと家から出ないという場合もあるでしょう。その場合懸念されるのが社員の運動不足です。通勤で家と駅、駅と職場の往復をするだけでも意外と何千歩も何万歩も歩くもの。

また、長く家にいることで気分転換ができずに気が滅入ってしまうこともあるかもしれません。一定の条件を整備して、時には自宅外でのリモートワークも推奨するなど、工夫が必要かもしれません。

とはいえ当然メリットも

一方で、時間や場所の制約が緩和される分、優秀で多様な人材を確保しやすくなるなどのメリットもあります。働く環境を社員自らの好みや気分に合わせやすいことから、業務への集中力アップも期待できます。リモートワークをする上での問題点をしっかり押さえて、社員が効率良く働ける環境整備につなげていきましょう。

関連記事
リモートワークのメリット、導入事例・支援ツール・ 導入のコツを徹底解説

リモートワークのトラブル

ケース①自宅にネット環境が無い

Aさんは会社から在宅勤務を命じられました。しかし自宅にネット環境がありません。社用のパソコンを持って帰ったものの、何もしないわけにはいきません。すでに会社には誰もいないため、ネット環境のことについて相談もできないままでした。仕方なく私用ケータイのデザリング機能を使ってネットにつなげることにしました。毎月のネット容量限度を超え、自腹で通信費を追加で払って仕事を続けてしまいました。

全社テレワークに踏み切る場合は、社員のネット環境を申告してもらい、モバイルルーターなどを支給するなどしてしっかりとテレワーク環境を整える必要があります。

必要な資料などがオフィスにある

Bさんは早速自宅で業務にとりかかろうとしましたが、必要な書類やデータが手元にないことに気づきました。全てオフィスのデスクやパソコン上に置いたままです。取りに行こうにもオフィスは無人でセキュリティ上入ることができず、この時点で仕事が前に進まなくなってしまいました。

テレワークを導入する前に、必要となる紙ベースの資料は印刷して持ち帰るか、いつでも取り出せるように電子化しておくなどの対応をしておくことが求められます。各ファイルはクラウド上に置いて、社員がいつでも共有できるような工夫が必要かもしれません。

セキュリティ上の課題

テレワークの実施にあたってCさんは、社外にパソコンや記録媒体を持ち出すことになりました。ちょうどお気に入りのカフェで仕事に取りかかろうと席につき、USBメモリをパソコンに挿そうとしましたが、見当たりません。たしかにカバンに入れたのに。家からカフェまでの道中、カバンから財布を取り出した拍子に落としたのかもしれません。急いで来た道を戻って探しましたが、見つかりませんでした。

このように、社用のデータを紛失すると、仕事が進まなくなるだけではなく、顧客情報までもが流出することになり対外的な問題へと発展する可能性があります。パスワードなどでしっかりロックをかけ、バックアップを取っておくなど入念な予防が必要です。

いつもと違う椅子で腰を痛める

今週から自宅での勤務に切り替わったDさん。ここ数日腰や背中になんだか違和感があります。いつもオフィスで座っていた椅子と違い、自宅の固い椅子で長時間作業をしていたのが原因だと思われます。リモートワークのためだけに高価な椅子を買うわけにもいきません。聞くと、同僚も同じような症状に悩まされているとのこと。定期的にストレッチをしながら、頑張って仕事を続けています。

就労環境の変化は、意外と肉体的な負担を与えることもあります。腰や背中などに負担がないように柔らかい素材のマットを支給したり、マッサージの手当を付けるのも方法の一つです。

リモートワークに適した条件

リモートワークに適している仕事は、パソコンがあればできる場所の制約がない仕事です。

まず、その場所でなければできない仕事や特殊な機械を使用するような仕事は、リモートワークは難しいでしょう。実際に顔を合わせる必要がある仕事も、どうしても時間や場所を相手に合わせる必要が出てきます。コミュニケーションがメールやチャットで完結することも、リモートワークに適した条件です。

また、リモートワークのデメリットに、勤怠管理や評価の難しさがあります。それを解決するためにも、成果や進捗が明確な仕事だということもリモートワーク導入においては重視したい点です。原稿やプログラムといったわかりやすい成果物があれば、一定の基準で業務を評価できるでしょう。

リモートワークに適した職種

システムエンジニアやプログラマーはリモートワーク向きだといえるでしょう。同様に、デザインやイラストといった成果物が明確であるデザイナーやイラストレーターもリモートワークに向いています。制作ソフトやモニター位置など、仕事をやりやすい環境が個人の好みによるところもリモートワーク向きだといえる要素です。

コミュニケーションにITツールをうまく使えれば、ライターや編集者、マーケティングといった職種もリモートワークが可能です。パソコン以外に必要とするものが少ないことも、リモートワーク向きだといえるでしょう。

また、リモートワークとしての体制を整えることで、帰社の必要がなくなり営業職の業務効率につながります。

リモートワークの導入を成功させるポイント

リモートワークは企業と社員の双方にメリットがあります。ただし、その成功には、リモートワークを行う社員の自己管理ができていることが重要です。まずはリモートワークの勤務時間や対象者を決めましょう。

勤務時間を決めると生活リズムが作りやすく、リモートワークで陥りがちな長時間労働を避けることができます。社内とリモートワークで始業時間を揃え、Web会議で朝礼を行うのも有効です。リモートワークはどうしてもコミュニケーションが取りづらいため、Web朝礼や定期的な出社など、社員同士が顔を合わせる機会を積極的に設けましょう。
そして、社員とのコミュニケーションや業務経験が不足している新入社員には、リモートワークを許可しない方が良いでしょう。

リモートワークはオフィスの費用削減に役立ちますが、その分はリモートワーカーの負担となります。カフェやコワーキングスペースの費用のため、リモートワーク手当の支給を検討しましょう。手当として支給することで、その都度精算するよりも経理処理が楽だというメリットもあります。

リモートワーク導入のための課題

では、実際にリモートワークを制度として自社に導入したいと考えたとき、どんな課題をクリアすればよいのでしょうか。リモートワーク導入の際、課題となる点は次の4つ。

1)情報のデジタル化

リモート先からでも業務が滞りなく行われるために、業務に必要な情報のデジタル化が必要となります。

リモートワーク制度のためだけと考えると大きな負担ですが、情報のデジタル化は業務効率の向上には必要不可欠です。社内のデータ管理を見直す良い機会となります。

2)ペーパレス化

リモートワークの社員も含めて会議を行う場合、紙での資料配布は困難です。

リモートワーカーの会議参加をきっかけに、印刷物での資料配布をやめ、データとして出席者に配布。プロジェクターで写したり、各自ノートPCを持参して確認するなど、ペーパレス化を実現している企業もあります。

また、紙での出力が必要な申請書なども、リモートワークの社員には郵送などの手間がかかります。申請書の電子化など、全社のペーパレス化を進めていくことが望まれます。

3)人事制度の見直し

リモートワークで働く社員は、申告した勤務時間が必ずしも正しいとう保証はなく、また成果物での評価となりやすいため、働きすぎてしまうという懸念もあります。

また、社内で働く社員と、時間を自由に調整できるリモート社員、また社内とリモートを使い分ける社員など、働き方が多様になると、働いた時間だけでの評価は難しく、新たな評価基準を設けるなど、評価制度の見直しが必要となります。

4)コミュニケーション手法の見直し

リモートワークの社員と社内で働く社員の両者が共存するとき、疎外感を感じるリモートワーカーは少なくありません。また、社内での動きが分かりにくいという声も聞かれます。

そういった社員間のコミュニケーションに関する不安を解消するため、リアルタイムでのチャットツールだけでなく、社内SNSのようなコミュニケーションの場を作ったり、グループウェアを活用し、業務の流れがそこを見ればわかるような体制にしたりという、社内のコミュニケーション手法の見直しも必要となります。

リモートワークの導入に必要なITツールは?

国内外でリモートワークを導入する企業が増える中、リモートワークを助けるさまざまなITツールが提供されています。そのいくつかをピックアップしてきましょう。

<チャットツール>

Slack(スラック)

革新的なチャットツールとして全世界で使われている「スラック」は、日本語版も提供され、多くのIT企業で導入されています。

スラックの特徴として、会話内でのファイル共有が簡単に行えること。botという拡張機能を追加することで、他サービスとの連携が可能になること、検索性が高いことなどがあげられます。

ChatWork(チャットワーク)

日本発のビジネスチャットツールとして人気のチャットワーク。ファイル共有やタスク設定の他、音声・ビデオ通話機能も備えています。

<データ共有ツール>

Googleドライブ

個人でもビジネスでも使用できる、オンラインストレージサービス。ファイルやフォルダの共有設定をすることで、設定したメンバーでのオンラインでのファイル共有が可能でになります。

” target=”_blank” rel=”noopener noreferrer”>Dropbox

オンラインストレージサービス。プランによっては共有先の相手がアカウントを持っていなくても、パスワードのみでファイルを共有することができます。

<Web会議ツール>

Zoom(ズーム)

無料プランでも100名までの同時参加が可能なオンライン会議ツール。スマートフォンやタブレットからも会議の参加が可能です。

働き方の多様化に対応!リモートワークの導入事例

では、実際にどんな企業がリモートワークを導入しているのでしょうか。

リクルートホールディングス

リクルートホールディングスは、2016年1月より、全社員を対象とした、上限日数のないリモートワークを本格導入しました。

導入後のアンケートでは、半数以上の社員が「生産性が上がった」と回答しているといいます。自宅で集中できるスペースの確保が難しいという声を受け、サテライトオフィスの設置といった施策を行うなど、柔軟な働き方への対応を進めています。

ユニリーバ・ジャパン

ユニリーバ・ジャパンは、2016年7月より、働く場所・時間を社員が自由に選べる、新人事制度「WAA」(Work from Anywhere and Anytime)を導入。

上司に申請すれば、理由を問わず、自宅・カフェ・レンタルオフィスなど、会社以外の場所で勤務が可能としました。ユニリーバのこの制度は、すべての社員が自分らしく働きながら、一つのチームとして最大限能力を発揮することが、ビジネス成長の基盤と考える同社の信念に基づいています。

まずはトライアルから。自社にあった「リモートワーク」の形をみつけよう

「働き方改革」の一つの手段として注目を集める「リモートワーク」。既存の社員の離職防止、生産性の向上だけでなく、オフィスという場所や時間の制約がなくなることで、より多様な人材に自社で活躍してもらうことも可能になります。

リモートワークをすでに導入している会社も、試行錯誤を繰り返し、自社にあったリモートワークの方法を模索しています。いきなり全社に導入することは難しくても、可能な部署から、育児・介護社員からなど、まずはトライアルとして始めてみることが大切です。

お知らせ
リモートワークの従業員支援を!新サービス『オフィスおかん仕送り便』がスタート!
詳細はこちら

「離職」や「人材定着」に課題はありませんか?
OKANが運営する、組織改善サービス「ハイジ」では
無料で「組織課題や組織への投資対効果の可視化」が可能です。

離職率の改善や従業員満足度の向上に
ご活用ください!

Writer 執筆者

おかんの給湯室編集部

「おせっかいマガジン」登録フォームはこちら