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5分でわかるリモートワークとは?|その効果と注意点

働き方改革の推進や、共働きの子育て世代の増加を受け、会社のオフィスに出社せず、自宅など会社以外の場所で仕事をする「リモートワーク」という働き方がひろがっています。

都心では特に長時間となりがちな通勤時間を削減でき、育児や介護など、時間の制約のある社員でも柔軟に働くことができるリモートワーク。導入のメリットは多く考えられますが、安易な導入は思わぬトラブルを招く危険も。

リモートワークを導入したいけど、どうしたらいい?そもそも、どんなメリット・デメリットがあるの?など、リモートワークに関する疑問を、一緒に解消していきましょう。

リモートワークとは?

「リモートワーク」とは、自宅やレンタルオフィスなど、所属する会社のオフィスから離れた(リモート)場所で仕事をする働き方のこと。自宅で仕事を行う「在宅勤務」や、ICTを活用した場所や時間に制約されない働き方の呼称「テレワーク」などを含め、「リモートワーク」と総称されることが多くなっています。

インターネット環境の普及やIT技術の発展によって、以前よりもリモートワークの導入は容易になり、育児や介護などで時間に制約がある社員の離職防止や、新な働き方を提案する「働き方改革」の一環として、導入を進める企業も増えています。

リモートワークのメリット・デメリット

リモートワークの導入には、企業にとって、また社員にとって、どんなメリット・デメリットがあるのでしょうか。

メリット|人材の多様化・優秀な人材の確保

育児や介護などで時間的制約ができ、フルタイムでオフィスに出勤できなくなった社員や、オフィスから離れた土地に転居した社員などでも、リモートワークを利用することでその会社で働き続けることが可能になります。

企業としては、育児・介護・転居などでの社員の離職を防ぐことができ、社員にとってもキャリアを継続することができるので、大きなメリットといえます。

また、時間・場所の制約を受けないことから、これまで以上に広範囲での人材確保が可能となり、優秀な人材の確保にもつながります。これまでのように、組織内にフルタイムで朝から夜遅くまで仕事をする画一的なビジネスマンだけでなく、多様な背景を持つ人材が集まることで、これまでの社内の慣習を見直す機会となり、組織の活性化や、新たなアイデアの創出などが期待できます。

メリット|業務に集中できる環境

オフィス内で仕事をしていると、電話対応や来客対応、周りの人との会話など、どうしても業務を中断する出来事が多く起こります。

リモートワークでは、そういった業務以外の雑務に煩わされることなく、業務に集中して取り組むことが可能となります。また、リモートワークでは取り組んでいる姿を周りに示すことができないため、成果物が判断基準の全てとなることから、業務に対する姿勢や、集中力もアップすることが期待できます。

メリット|通勤負担の軽減

毎日の通勤は、特に都心部では長時間となりやすく、また満員電車での通勤の精神的負担はとても大きなものです。

リモートワークの導入で自宅での業務が可能になれば、浮いた通勤時間は家族との時間や、趣味の時間など、他のことに使うことができます。

また、自宅ではなく、レンタルオフィスやカフェなどで業務を行う場合でも、通勤時間をピークからずらすことで、通勤に関する精神的負担は軽減され、業務効率の向上が期待できます。

メリット|オフィスのフロア面積の圧縮・固定費削減

リモートワーク制度の利用者が増えると、オフィス内に社員全員分の席を用意する必要がなくなります。自席を固定しない「フリーアドレス制」などの導入により、企業はオフィス面積を圧縮することができ、光熱費などの固定費の減少も期待できます。

デメリット|コミュニケーションの取りづらさ

リモートワークの問題点として、一番にあげられるのがコミュニケーションが取りにくいということです。毎日オフィスで顔を合わせて仕事をしている社員と違い、ちょっとしたことを気軽に聞きにくい、方針変更などが伝わりにくい、雑談からのアイデア創出の機会が失われるなどの問題があります。

こういったコミュニケーション、情報共有の問題を解決するために、後述のITツールを活用したり、社内のメンバーと定期的な顔合わせの機会を作るなど、その社員の状況に合わせた柔軟な対応が必要となります。

デメリット|勤怠管理、評価基準の難しさ

オフィスに出社することなく、自宅などで基本的に一人で業務を行うリモートワークでは、他の人の目はなく、実際に業務を行っていなくてもわかりません。また逆に、成果でしか業務実態を示せないために、無理して働きすぎてしまうということも起こります。

業務開始、終了という勤怠管理の難しさ、そしてオフィス内で働く人との違いを踏まえた評価基準作成の難しさが、リモートワークの導入の際の課題となります。

デメリット|セキュリティなど環境整備の問題

今まで社内で扱っていた業務をリモートで行う場合、どの部分までならリモートで行うことができるのかといった業務の棚卸と分析、紙ベースの情報を極力減らすペーパレス化など、社内業務の見直しと整備が必要になります。

また、リモートで業務を行うことで、情報漏洩の危険性は高まります。データ共有方法をどのように行っていくのかというデータの取り扱いルールの設定、情報管理やセキュリティに関しての社員へのリテラシー教育など、セキュリティに関しての社内整備も必要です。

リモートワーク導入のための課題

では、実際にリモートワークを制度として自社に導入したいと考えたとき、どんな課題をクリアすればよいのでしょうか。リモートワーク導入の際、課題となる点は次の4つ。

1)情報のデジタル化

リモート先からでも業務が滞りなく行われるために、業務に必要な情報のデジタル化が必要となります。

リモートワーク制度のためだけと考えると大きな負担ですが、情報のデジタル化は業務効率の向上には必要不可欠です。社内のデータ管理を見直す良い機会となります。

2)ペーパレス化

リモートワークの社員も含めて会議を行う場合、紙での資料配布は困難です。

リモートワーカーの会議参加をきっかけに、印刷物での資料配布をやめ、データとして出席者に配布。プロジェクターで写したり、各自ノートPCを持参して確認するなど、ペーパレス化を実現している企業もあります。

また、紙での出力が必要な申請書なども、リモートワークの社員には郵送などの手間がかかります。申請書の電子化など、全社のペーパレス化を進めていくことが望まれます。

3)人事制度の見直し

リモートワークで働く社員は、申告した勤務時間が必ずしも正しいとう保証はなく、また成果物での評価となりやすいため、働きすぎてしまうという懸念もあります。

また、社内で働く社員と、時間を自由に調整できるリモート社員、また社内とリモートを使い分ける社員など、働き方が多様になると、働いた時間だけでの評価は難しく、新たな評価基準を設けるなど、評価制度の見直しが必要となります。

4)コミュニケーション手法の見直し

リモートワークの社員と社内で働く社員の両者が共存するとき、疎外感を感じるリモートワーカーは少なくありません。また、社内での動きが分かりにくいという声も聞かれます。

そういった社員間のコミュニケーションに関する不安を解消するため、リアルタイムでのチャットツールだけでなく、社内SNSのようなコミュニケーションの場を作ったり、グループウェアを活用し、業務の流れがそこを見ればわかるような体制にしたりという、社内のコミュニケーション手法の見直しも必要となります。

リモートワークの導入に必要なITツールは?

国内外でリモートワークを導入する企業が増える中、リモートワークを助けるさまざまなITツールが提供されています。そのいくつかをピックアップしてきましょう。

<チャットツール>

Slack(スラック)

革新的なチャットツールとして全世界で使われている「スラック」は、日本語版も提供され、多くのIT企業で導入されています。

スラックの特徴として、会話内でのファイル共有が簡単に行えること。botという拡張機能を追加することで、他サービスとの連携が可能になること、検索性が高いことなどがあげられます。

ChatWork(チャットワーク)

日本発のビジネスチャットツールとして人気のチャットワーク。ファイル共有やタスク設定の他、音声・ビデオ通話機能も備えています。

<データ共有ツール>

Googleドライブ

個人でもビジネスでも使用できる、オンラインストレージサービス。ファイルやフォルダの共有設定をすることで、設定したメンバーでのオンラインでのファイル共有が可能でになります。

<Web会議ツール>

Zoom(ズーム)

無料プランでも100名までの同時参加が可能なオンライン会議ツール。スマートフォンやタブレットからも会議の参加が可能です。

働き方の多様化に対応!リモートワークの導入事例

では、実際にどんな企業がリモートワークを導入しているのでしょうか。

リクルートホールディングス

リクルートホールディングスは、2016年1月より、全社員を対象とした、上限日数のないリモートワークを本格導入しました。

導入後のアンケートでは、半数以上の社員が「生産性が上がった」と回答しているといいます。自宅で集中できるスペースの確保が難しいという声を受け、サテライトオフィスの設置といった施策を行うなど、柔軟な働き方への対応を進めています。

ユニリーバ・ジャパン

ユニリーバ・ジャパンは、2016年7月より、働く場所・時間を社員が自由に選べる、新人事制度「WAA」(Work from Anywhere and Anytime)を導入。

上司に申請すれば、理由を問わず、自宅・カフェ・レンタルオフィスなど、会社以外の場所で勤務が可能としました。ユニリーバのこの制度は、すべての社員が自分らしく働きながら、一つのチームとして最大限能力を発揮することが、ビジネス成長の基盤と考える同社の信念に基づいています。

まずはトライアルから。自社にあった「リモートワーク」の形をみつけよう

「働き方改革」の一つの手段として注目を集める「リモートワーク」。既存の社員の離職防止、生産性の向上だけでなく、オフィスという場所や時間の制約がなくなることで、より多様な人材に自社で活躍してもらうことも可能になります。

リモートワークをすでに導入している会社も、試行錯誤を繰り返し、自社にあったリモートワークの方法を模索しています。いきなり全社に導入することは難しくても、可能な部署から、育児・介護社員からなど、まずはトライアルとして始めてみることが大切です。

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