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勤怠管理システムを3分で比較|アプリ?エクセル?クラウド?徹底解説

勤怠管理は、企業が従業員の勤務状況を適切に把握・管理することです。勤務状況は勤務時間・時間外労働をはじめ、日々どのように就業しているのか、それぞれ従業員1人ひとりによって異なります。

適切な勤怠管理をすることは、適切な賃金の支払いはもちろん、過酷な労働時間や法令に則った働き方ができているかを企業が知るうえで重要です。従業員の健康を維持するためにも、勤怠管理は有効なデータだといえます。

勤務体系の種類は企業によってさまざまであり、詳細な勤怠管理をすることは非常に時間・労力がかかるもの。勤怠管理にはいくつか方法がありますが、システム化を図ることで業務効率化を促進させることができます。

総務・人事担当者が勤怠管理に割いていた時間は、業務効率化によって、別の業務に充てることができるでしょう。今回は、勤怠管理の目的をはじめ、管理方法についてご紹介します。さらに、勤怠管理システムを5つピックアップしていきますので、ぜひ参考にしてみてください。

勤怠管理の目的とは?何からはじめるといい?

適切な勤怠管理をすべきとされるその理由。そもそも勤怠管理の目的とは何なのでしょうか?ここでは、勤怠管理の目的と主な管理項目について解説します。

勤怠管理の目的

勤怠管理は企業の総務・人事担当者にとって重要な仕事のひとつであるとともに、あたり前となっている業務でもあります。ここで改めて勤怠管理の目的について見ていきましょう。

給与の計算

勤怠管理を行なう最も基本的な理由は、出勤日および出勤・退勤時間の記録です。いつどの時間帯で1カ月にどれくらい勤務したのかがわからないと、給与の計算ができないためです。

残業時間を把握していないと、適切な残業代を支払うことができず、未払いが発生するリスクがあります。企業としては故意に賃金未払いを起こしたわけではなかったとしても、万が一従業員から問題提起されれば、企業として存続の機器にもつながります。

適切な級の計算をするためには、徹底した勤怠管理が必要です。

生産性の測定

企業の成長・発展には生産性を把握することが重要です。なかでも労働生産性は、製造部門などの生産性を把握するために欠かせない指標のひとつ。労働生産性は、生産量を実際に投入した労働量で割った比率、つまり、労働者ひとり1時間あたりの生産額です。

生産性向上を図るためには生産性の測定が欠かせません。勤怠管理におけるデータが、正確な生産性の測定を可能にします。

長時間労働の防止

勤怠管理を適切に把握していないと、従業員の総労働時間の把握もできません。結果として長時間労働の助長につながる恐れもあるのです。労働時間を把握することで、従業員に大きな負担がかかる働き方の防止にもつながります。

有給休暇や休日の設定

労働基準法第32条において、労働時間について以下の通り定められています。

第三十二条 使用者は、労働者に、休憩時間を除き一週間について四十時間を超えて、労働させてはならない。
2 使用者は、一週間の各日については、労働者に、休憩時間を除き一日について八時間を超えて、労働させてはならない。

引用元:安全衛生情報センター 労働基準法

勤怠管理を把握することは、定められた労働時間を遵守することにもつながります。必要に応じて有給休暇の取得を促したり、休日を設定することも企業の重要な役目です。

勤怠管理項目

勤怠管理を行なううえで必要な基本的項目は、以下の通りです。

  • 出勤日数
  • 有給日数(1日・半日など含む)と有給残日数
  • 欠勤日数
  • 休日出勤日数
  • 遅刻および早退の回数や時間
  • 出勤、退勤時刻
  • 一定期間(1カ月など)における労働時間
  • 時間外労働時間数(法定内・法定外かも把握)
  • 休日労働時間数(法定内・法定外かも把握)
  • 深夜労働時間数

先述した労働基準法において、労働時間以外にもさまざまな規定が設けられています。法令に遵守していることの証明にもなるため、勤怠管理は企業にとって欠かせない業務です。

参考元:労働基準法

勤怠管理における課題とは

従業員それぞれ、出勤時間や退勤時間などまったく同じということはありません。さらに毎日の通勤状況や仕事のスタイルなどによって勤務時間帯もさまざまです。勤怠管理における課題とはどんなものがあげられるでしょうか?

正確な時刻の把握

「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置 に関するガイドライン」によれば、以下の意味を指します。

労働時間とは、使用者の指揮命令下に置かれている時間のこと

引用元:厚生労働省 労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置 に関するガイドライン

勤怠管理の方法によって、出勤時の打刻方法が異なるでしょう。正確な時刻を把握するために、打刻のタイミング・方法を徹底周知させる必要があります。

管理の業務負担

勤務状況は各事業所・部署・担当業務内容などによって異なります。なぜなら、従業員それぞれの繁忙期や勤務スタイルが違うためです。就業規則についても、労働基準法に則っているとはいえ、企業によって微妙に異なります。
確実に勤怠管理を行なうのは非常に重労働といえるでしょう。勤怠管理をするのは主に総務・人事担当者の企業がほとんどです。毎月の締後には業務が煩雑化する傾向もあります。

法律の改正への対応

近年では働き方改革の推進によって、労働関連における法改正もよく見受けられます。法令に遵守しながら正しく勤怠管理を進めることは、大きな責務を伴います。
法令に違反すれば企業に対する罰則も定められていrる項目もあります。正しいタイミングで適切な法律のもと、勤怠管理を行うことが重要です。

給与の計算ミスの課題

労働基準法第108条において、以下のように定められています。

第百八条 使用者は、各事業場ごとに賃金台帳を調製し、賃金計算の基礎となる事項及び賃金の額その他厚生労働省令で定める事項を賃金支払の都度遅滞なく記入しなければならない。

引用元:安全衛生情報センター 労働基準法第108条

企業は適切な勤怠管理のうえ、賃金台帳を作成し、正しい賃金額で支払います。万が一給与計算のミスがあれば、従業員に支払う賃金はもちろん、社会保険など保険控除額・支払額にも影響する恐れがあります。

給与における計算ミスはあってはならないことなので、いかにミスなく業務を遂行できるかが企業における勤怠管理の重要課題だといえるでしょう。

主な勤怠の管理方法3つ

勤怠管理には大きく分けて3つの方法があります。ここでは、タイムカード・出勤簿・システム管理の3つに分けて解説します。

タイムカード

タイムカードによる勤怠管理は、これまでの代表的な手法のひとつでもあります。タイムカードを打刻できる機器を用い、出社時・退社時に従業員みずから打刻します。1カ月間同じタイムカードを使い、締めに合わせて回収、総務・人事担当者が管理するのが一般的です。

機器によってはパソコンにデータを飛ばし、勤怠管理できるものもありますが、企業によってはアナログでエクセルデータなどを作成することも。エクセルは計算式を使うことで、毎月同じ表を使用できるなどメリットもある一方、計算式のミスによって大きなミスが発生するリスクもあります。

出勤簿

自己申告制のもと、出勤簿で管理する企業もあります。この場合、従業員が自分で出勤・退勤時間を確認して記載もしくは入力、締日に所属長へ提出するという運用方法が一般的です。

実際のところ、自己申告した労働時間が確実に正しいとは判断できないという懸念材料があるでしょう。

システム

現在では、数多くの勤怠管理システムが存在します。エクセルを使った勤怠管理システムをはじめ、アプリやクラウド型など、さまざまなタイプがあります。なかでも人気が高まっているのがクラウド型です。

クラウド型は専用機器などの購入、パソコンへのインストールなども不要です。いつでもどこでもリアルタイムで入力・承認できるのが特長です。

勤怠をシステム管理するメリット

勤怠管理においてシステムを活用することは、企業にさまざまなメリットをもたらします。ここで、主なメリットを2つご紹介します。

工数削減・業務効率化

勤怠管理業務は、その工数が複数でしかも複雑です。そのためミスも起こりがちであり、ミスを防ぐために慎重に時間を使って確認作業をする必要があります。しかし、勤怠管理システムを導入することで工数が削減し、業務の煩雑化を抑制します。

システムを活用することで、データのチェック作業・集計・分析などあらゆる業務がスムーズに完結します。システム導入の結果、総務・人事担当者の業務効率化にもつながるでしょう。

不正な自己申告・打刻を未然に防ぐ

自己申告制や従業員自身がタイムカードを打刻することは、結果として不正が行われるリスクがひそんでいます。しかし現在では、勤怠管理システムによる打刻方法もさまざまな選択肢があります。

指紋や顔認証など、本人と確認できないと打刻できないタイプもあり、システム導入によって不正打刻を未然に防ぐことにつながるでしょう。

適切な労働時間の把握・管理

法令に遵守した適切な労働時間を把握しておくことで、企業・従業員間でのトラブル防止につながります。勤怠管理システムのなかには、労働時間が超えてしまう恐れがある・有給休暇の取得回数がない、少ない従業員について知らせてくれるタイプもあります。

目視によるチェックではなく、システムがあらかじめ警告を与えてくれることで、適切な労働環境・法令に則った労働時間で従業員を管理することが可能です。

勤怠管理システム5選

勤怠管理はシステムを活用することで業務効率化だけでなく利便性にも優れています。ここで、勤怠管理システムを5つピックアップしてご紹介します。

なお「おかんの給湯室」では、勤怠管理システムについて紹介している記事があります。こちらも参考にしてみてください。

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各社総務が語る「お薦めの勤怠管理システムは?」

ジョブカン勤怠管理

導入企業2万5,000社(2018年10月現在)という業界トップクラスの実績を誇る勤怠管理システムです。多機能性でも知られており、打刻方法もICカード・指静脈打刻・スマホ・PC・タブレットと選択肢も多岐にわたります。

シフト管理・有休などの残日数管理や自動付与ができるのも特徴です。30日間の無料キャンペーンも実施されています。

  • 金額:初期費用0円・月額費用1人当たり200円(税別)~
  • 機能:打刻方法の選択・リアルタイム出勤管理・充実したサポート体制・休暇申請管理・英語対応・給与ソフト連携・アドバイザー(社労士紹介)・医療機関特化機能など
  • URL:ジョブカン勤怠管理

Touch On Time(タッチオンタイム)

1万2,500社の利用実績があり、業界シェアNO.1とも(2018年10月現在)。

利用者数75万人、継続率99.7%を誇るのも、信頼と人気のあらわれだといえます。打刻方法も豊富でサポート体制も整っています。導入~運用まで、万全の体制なので安心してスタートできるでしょう。
無料お試し期間も30日間あります。

  • 金額:初期費用0円・月額1人当たり300円(税別)
  • 機能:各種申請機能・リアルタイム集計・残業管理・休暇管理・シフト管理・店舗向けの勤怠管理・予実管理・超過アラート機能など
  • URL:Touch On Time(タッチオンタイム)

勤怠管理システム「jinjer勤怠」


業界でも最高水準という機能数を誇ります。業界初でもある特長が、管理者の専用画面がスマートフォン/タブレット(マルチデバイス)対応している点です。

使いやすさの点では非常に優れているといえるでしょう。
無料お試し期間も30日間あります。

  • 金額:初期費用0円・月額1人当たり300円(税別)
  • 機能:打刻方法の選択・AIによるアラート機能・各給与システム連携・シフト管理・集計、統計機能・予実管理・勤務形態機能・各種申請承認・休暇、スケジュール管理など
  • URL:勤怠管理システム「jinjer勤怠」

勤怠管理 KING OF TIME

導入企業1万2,500社、利用者数75万人を数える勤怠管理システムです(2018年10月現在)。

打刻方法がPCやモバイルを使った場合には初期費用0円から導入できますが、有料タイムレコーダーを導入する場合、各拠点ごとに購入します。それぞれの企業における必要性に応じ、機器を選択できるのはメリットです。

生体認証や指紋認証など、打刻方法が豊富で給与計算ソフトとの連携・データ出力も簡単に行なえます。東京・大分の2拠点にスタッフを配置したオペレーション体制、関東・北海道での2拠点バックアップ体制も安心です。定期的な無償バージョンアップなど、手厚いサポート体制も魅力でしょう。
トライアルキット無料お試し期間も30日間あります。

  • 金額:初期費用0円~・月額1人当たり300円(税別)
  • 機能:管理者権限機能・スケジュール、シフト管理・休暇管理・アラート機能・申請承認機能・給与ソフト連携・残業時間設定・帳票出力など
  • URL:勤怠管理 KING OF TIME

AKASHI

ソニーネットワークコミュニケーションズが提供するクラウド型勤怠管理システム。直観的に操作できる使い勝手の良さ、カスタマイズ性、デザイン性が秀逸です。システムの改善に尽力しており、週1回のアップデートが実施されています。

料金プランが3つ用意されており、企業内での必要性に応じて選択できるようになっているのもうれしいです。無料トライアル期間も30日間あります。

  • 金額:初期費用0円・月額1人当たり200円~400円(税別)
  • 機能:シフト管理・ポイント管理(カフェテリアプラン)・労働時間管理・労働条件設定・アラート機能・データ出力・申請承認機能・他社サービスとの連携・チャット機能による安心サポートなど
  • URL:AKASHI

まとめ

勤怠管理の手法は、企業によってさまざまです。

一方で、現状において作業工程が複雑化しており、時間・労力をかけて管理している企業も少なくありません。これからは国全体が働き方の多様化に向けて加速していくでしょう。これまで以上に業務が煩雑化すれば、限られた人材で作業を行なうのにも、いつしか限界が訪れるはずです。

現在では労働力減少・人材不足が深刻化しています。早めの勤怠管理システム導入を検討し、業務効率化を図ることが生産性向上にもつながるでしょう。

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