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戦略総務の役割とは?コーポレート部門が攻める時代の役割

「戦略総務」という言葉をご存知ですか?これまでの固定概念ともいえる「総務=雑用係」ととらえている人も、未だに少なくはない現実。なぜなら、総務部門が一体何の仕事をしているのか、その実態をよく知らない人が多いというのが理由のひとつです。

総務では、日々細かな作業に追われています。企業にとって必要な仕事であることに変わりはないものの、「企業の利益そのものを生み出す部門ではない」ノンコア業務のひとつといわれることもある存在です。

昨今では労働人口の減少による人材不足・企業競争力の強化・グローバル化など、企業の成長・発展のためには、これまでのやり方にとらわれない新たな変革を求められています。「必要な業務を言われた通りただ黙々とこなす」のではなく、企業の利益に直結しないノンコア業務だからこそ、新たな進化をすべきときが来たのではないでしょうか。

企業のイノベーションを図るには、企業の内部から変わっていく「体質改善」が重要課題です。社内の活性化・社員のモチベーション向上などは、総務が積極的に取り組むべき問題であり、社内に浸透させることができるのも総務だといえるでしょう。

会社が生まれ変わり、これからの競争社会を生き抜くには、総務が戦略的に動くことが重要です。これからの総務のあり方について考えるべく、「戦略総務」について解説していきます。

戦略総務の定義

「戦略総務」とは、国内唯一の管理部門向け専門誌として知られている『月刊総務』が発信している考え方です。

参考元:
ウィズワークス株式会社

月間総務オンライン

これまでの総務のあり方

これまでの総務といえば「縁の下の力持ち」というイメージを持っている従業員が多いのではないでしょうか?総務の仕事は、従業員の社内の部署や社員同士のコミュニケーションのパイプ役となり、各種調整・統制・管理といった業務が中心と考えられています。

総じてこれまでの総務の一般的なありかたは、従業員が安心・安全な環境で業務に取り組めるよう「守り」「受け身」の姿勢でかげからバックアップするものでした。しかし、この考え方に一石を投じたのが「戦略総務」という概念です。

「戦略総務」の定義とは

「戦略総務」は、これまでの「受け身」の姿勢から「攻め」の姿勢に転じ、戦略的に社内の改善に取り組んでいくことが重要だとし、結果として、社員のスキルや能力を最大限に活かす環境を整え、企業の継続的な成長・発展に寄与するという考え方です。

現場が商品を売上げ、企業の利益に貢献する「コア業務」だとすれば、「会社を変革する」という重要なポジションに携わる業務もまたコア業務だといえるでしょう。現在では、総務部門に他部門から優秀な人材を投入したり、外部から新たにハイスキル人材を獲得している企業も徐々に増えています。

総務はコストセンターではない!

コストセンターとは、業務において発生した費用を集計する部門のことです。これまでの総務というと、「○○に対してどれくらいの費用がかかったのか」など集約する役割だと考えられていました。

しかしこれからの総務は、企業の経営戦略にも積極的に関わっていくことが重要です。企業内においてなくてはならない存在、企業そのものを変えていく存在となるべく「戦略総務」として総務自身が変わっていく必要があります。

総務にとって「戦略総務」の考え方が必要な理由

先述のとおり、総務はノンコア業務のひとつともいわれます。昨今では企業が総務事務を「BPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)するという話も聞かれます。BPOとは、ノンコア業務(総務・人事・経理など)を外部委託(アウトソーシング)することです。

総務部門がコア業務として活躍していくためにも、戦略総務のもと、自己変革していくことが求められます。総務にとって「戦略総務」が必要だとされる理由について見ていきましょう。

企業を取り巻くさまざまな環境変化

時代が変わるのに応じて、企業のあり方も変わります。取り巻く環境が変われば、企業も存続のために必要な変化が求められるのです。企業が変わればそれに適応するべく、総務も変化していく必要があります。
近年、国内企業における環境変化の主なものとして、3つがあげられます。

日本国内における人口減少

深刻な人材不足の引き金となっているのが人口減少・労働力減少です。優れた人材を確保・定着させることが、現在多くの企業の重要課題となっています。人材確保・定着のためには社員満足度の向上がキーポイントのひとつ。企業の魅力はもちろん、働きやすい環境づくりも重要です。

ダイバーシティ・健康経営をはじめ、福利厚生など総務が取り組むべき項目はたくさんあります。

消費の質的変化

新規事業、新規商品やサービスを生み出すには新しい発想や取り組みが欠かせません。イノベーションが生み出される場を創出するのも、総務としての大きな役割だと期待されています。

グローバル化とワークスタイル変革

働き方改革が進み、企業のグローバル化やワークスタイルの変革が求められるようになりました。総務自身、仕事のやり方が良くも悪くも「古きよき時代」を踏襲している部門のひとつともいえるでしょう。

属人化の業務も多く、効率化が図りにくいことも多い総務。仕事内容が「見えない、改善しない」といわれることなく、合理的・効率的に仕事を自己変革させていく必要があります。

総務がハブとなり従業員のコミュニケーションの場をつくる

そもそも総務はこれまでも企業内のすべての部署・従業員と関わりがある重要なポジションでした。総務が他部署と企業との中間に位置する「ハブ」となることで、企業の経営に大きな利益を生み出す可能性を秘めています。

例えば、総務の発案によって営業部門が使う企業内プレゼンルームを作った企業があります。移動時間・コスト削減・成約率のアップにつながりましたが、これまでの「営業が得意先に出向く」という固定概念を打ち崩し、新たな発想を提供したのはバックグランドである総務の気づきが功を奏したものです。

また、社員の要望や不満についてアンケートや目安箱を設置するなどして情報を得る企業もあります。従業員の生の声を吸い上げ、スムーズ・丁寧に答える、要望に対して行動を起こすことで総務として戦略的な活動につながります。

要望に対して「聞きっぱなし」ではなく、真摯に回答・行動すれば従業員との信頼関係も構築されていくでしょう。アンケートなどに限らず、総務が現場の声を集められる場を作るためにも、「攻め」の姿勢である戦略総務の存在が重要です。

戦略総務になるために

これまでの総務のあり方から自己変革し、戦略総務に生まれ変わるためには、どんなことに着目していくといいでしょうか。
ここで、戦略総務になるために必要な10か条についてご紹介していきます。

【戦略総務になるために必要な10ヵ条】
(1)現場に精通(2016.9.15公開)
(2)小さな工夫を即アクション(2016.10.6公開)
(3)良好な人間関係、信頼関係の構築(2016.11.14公開)
(4)コミュニケーションのハブ機能(2016.12.7公開)
(5)ゼロベース思考、引き算思考(2017.1.19公開)
(6)社会の動向に敏感になる(2017.2.15公開)
(7)モノよりコトで発想する(2017.3.10公開)
(8)専門性を高める(2017.4.19公開)
(9)外部ネットワークの充実(2017.5.19公開)
(10)当事者意識を持つ(2017.6.28公開)

引用元:ダイヤモンドオンライン×月間総務|「総務部」は会社に何をもたらしているのか?

(1)現場に精通

現場での従業員の実際の働く状況を把握し、どんな課題や不安を持っているのか、モチベーションなどについて知ることが大切。総務が現場の空気を把握することで、現場の従業員が従い、変化へとつながります。

(2)小さな工夫を即アクション

従業員からのほんの小さな依頼もおろそかにせず、即対応すること。こうした日々の積み重ねによって信頼を生み、総務の評価を高めるきっかけになります。結果として、総務の仕事にモチベーションを見出すことにも。

(3)良好な人間関係、信頼関係の構築

総務が何のために仕事をしているのか、従業員はよく見ています。現場の意見に耳を傾けず、経営側のいう通りに動いていれば、新たに導入した制度なども浸透せず使われない可能性があります。
「現場に出向き、生の声を聞き、ともによりよい制度を作り出していく」。そんな総務の行動によって、お互いの信頼関係が良好となり、素晴らしい制度ができ、導入・活用につながります。

(4)コミュニケーションのハブ機能

総務は経営者側と従業員側との間に立つ存在です。立ち位置を理解したうえで、経営者の「現場が経営方針に沿ってうまく稼働してもらいたい」という気持ちと、従業員の「経営側の考えを知り、どう動けばいいのか理解したい」という気持ちをサポートすることが重要です。
経営側と従業員側の良好なコミュニケーションを図るには総務の力がポイントとなってきます。

(5)ゼロベース思考、引き算思考

昔からやっている作業だからといっていると、業務の改善は進みません。仕事内容の見直しをするには「ゼロベース思考」が重要です。既存業務におけるスリム化には「やめる・へらす・かえる」という考えで、引き算思考を意識してみましょう。

(6)社会の動向に敏感になる

総務みずからが能動的に社会と接点を持ち、情報を得るために行動することが大切です。さらにはその情報を有益に活用することが、望まれます。
総務の役割のひとつに「経営の参謀役」がありますが、外部組織・企業とのつながりが多い総務こそ有益な情報をキャッチできる役目を担っています。

(7)モノよりコトで発想する

モノを購入する場合、「何がしたいのか」「何を実現したいのか」というコトに焦点をあてて考えることが大切です。使用用途や使用目的が明確になってはじめて「本来必要なモノ」を購入することにつながります。

(8)専門性を高める

総務の仕事は「誰にでもできる仕事」と思われがちですが、実際は非常に専門性が高く守備範囲が広い特徴があります。総務としてさまざまな仕事をこなすなかで、「気づく力」や仕事の「大枠の組み立て力」「未知への対応力」という総務の専門性が身についてきます。
これら汎用性のある専門性を高めることで、他の部署ができない仕事も対応できる総務となり、企業内での重要性が再認識されるでしょう。

(9)外部ネットワークの充実

先の変化が見ない時代が続くなか、総務で準備できること、人員などには限りがあります。そこで重要となるのが外部とのつながり、ブレーンの存在です。企業の内側だけにとらわれず、常に新しい方向性を模索するべく、外部で情報収集しする行動が予期せぬ変化に素早く対応できるカギとなります。

(10)当事者意識を持つ

会社を変えるために総務がすべきことは、まずは「何を変えるべきか」課題を見つけることです。そして、改善すべきか「あるべき姿」のイメージを描く必要があります。企業内を見ているだけではなく、社外に目を向け、客観的にベストな情報を探すことが大切です。
常に最新の未来図を描き、当事者意識をもって仕事にあたることで総務の重要性が高まるでしょう。

まとめ

働き方改革が進むなか、総務の役割も大きく変化してきています。「変化」とは痛みを伴うもの。これまで「あたり前」だったことに新しい風を吹き込み、「これまでになかったこと」を企業に浸透させるのは大変困難な作業だといえるでしょう。

総務部門自体も、これまでのやり方を変えることなく大切にしてきた部門の代表といえる存在です。まずは総務自体がみずからを変革し、お手本を見せることが、企業全体が変わるきっかけになるのではないでしょうか。

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