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社会保険などのオンライン申請の認知度、活用意欲に関する調査

総務省による「平成28年度における行政手続オンライン化等の状況」の公表をうけて、株式会社SmartHRは「社会保険・労働保険におけるオンライン申請の認知度に関する実態調査」を実施しました。

今回はその調査結果が公開されています。

平成28年度における行政手続オンライン化等の状況

(データ出典:総務省「平成28年度における行政手続オンライン化等の状況」)

行政手続オンラインの利用率を分野別でみると、6割を超える登記(68.4%)、国税(60.1%)の分野に対して、社会保険・労働保険(11.8%)の分野はようやく1割を超えた段階であり(昨年度は8.9%)、まだまだ浸透していないことがわかります。

社会保険・労働保険の申請件数は、年間約1.6億件発生しており、役所へ赴き書類を提出するプロセスからオンライン申請にシフトすることにより、相当な省力化の効果が期待されます。

SmartHRによる「社会保険・労働保険におけるオンライン申請の認知度に関する実態調査」について

調査概要

調査内容:社会保険・労働保険におけるオンライン申請の認知度、活用に対する意欲など

調査対象:全国、大企業・中小企業の就業者825名
    人事労務担当者=424名、他部門の担当者(人事労務担当者以外)=401名

調査方法:オンラインアンケート調査

調査時期:2018年4月

※以下、「社会保険・労働保険に関する手続」を「労務手続」と記載

調査結果

【サマリ】

・クラウド人事労務ソフトを活用したオンライン申請を「知っている」人事労務担当者のうち61.2%が「活用したい」と回答しており現場の活用意向は高い。

・人事労務担当者以外は「知っている」が16.9%で、人事労務担当者とそれ以外での認知度は35.2%の差がある。

・クラウド人事労務ソフトを導入しない要因としては「費用対効果が不明確」(48.9%)が最も多く、「セキュリティ面での不安」(21.6%)「承認が得られない」(17.3%)といった理由が続く。

n=424(人事労務担当者)  ※「SmartHR調べ」

労務手続におけるオンライン申請の利用方法は、e-Gov *1 から申請する方法と民間のクラウド人事労務ソフトを導入して申請する方法の2通りあります。

2015年後半に登場したクラウド人事労務ソフトは、e-Govの認知度を10.4%上回り、その差異はクラウド型特有の手軽さや、提供する民間のソフトウェア会社の宣伝活動等によるものと推測されます。

*1 e-Gov=電子政府の窓口として各府省が所管する様々な行政手続をオンラインで行うことが可能

n=424(人事労務担当者)、401(他部門の就業者)  ※「SmartHR調べ」

クラウド人事労務ソフトの人事労務担当の認知度は52.1%と半数を超えた一方で、一般的な認知度は16.9%にとどまり、その差は35.2%と大きく開きました。

n=424(人事労務担当者)  ※「SmartHR調べ」

企業規模別 *2 では、中小企業と大企業での認知度や活用度の差はわずか6.1%で、オンプレミス型を配置する傾向が多い大企業にも、クラウド活用の可能性は広まっていくと考えられます。

*2 中小企業基本法の定義に基づく

情報通信業(73.7%)が突出して高いのは、ITソリューションに関する最先端の情報を取得できる環境にあることが明白です。

続く、製造業(55.2%)とサービス業(51.3%)では、人材不足を解決すべく、様々なITソリューションが登場していきていることが大きな要因と考えられます。

それらの活用はフロントオフィスだけにとどまらず、人員増が難しいバックオフィスにも新しいソリューションを導入する検討段階にきているといえそうです。

n=139(人事労務担当者)、59(他部門の就業者)  ※「SmartHR調べ」

クラウド人事労務ソフトを知っている人事労務担当者のうち、61.2%が「自社での活用を検討したい」と回答しており、導入に対して積極的であることが明らかになりました。

一方で、他部門では28.8%と開きがあり、活用に対して認識の差が大きくなっています。

n=424(人事労務担当者)  ※「SmartHR調べ」

クラウド電子申請を未だ活用してていない理由としては、 「費用対効果が不明確」(48.9%)が最も多く、「セキュリティが不安」(21.6%)「上長の決済や社内理解が得られない」(17.3%)といった理由が続きます。

クラウド人事労務ソフトの活用に際しては、効率化によって創出された時間で、ヒトが何をするのか・どういった価値を生み出すのかまでを考える必要があるのではないでしょうか。

官民の電子化への取り組み

「日本再興戦略2016」*3では、事業者目線で行政手続の簡素化を進めており、事業所へのヒアリングや意見募集により以下の負担感が確認されています。

・「提出書類の作成の負担が大きい」

・「手続のオンライン化がなされていない」、「オンライン化されているが使いにくい」

・「同様の書類を複数の組織・部署・窓口に提出しなければならない」

・「同じ手続について組織・部署毎に申請様式等が異なる」 など

引用:規制改革推進会議 行政手続部会 ~行政手続コストの削減に向けて~

*3 第二次安倍内閣の経済政策における成長戦略。2013年に閣議決定し、2014年、2015年、2016年に改訂

認知層への普及において期待されるのが、より実務担当者のユーザビリティを重視して開発されるソフトウェアの登場です。

平成26年にe-Govが外部連携APIを公開 *4 したことで、民間ソフトウェアの開発が可能になり、35件のソフトウェアが総務省の最終確認試験に合格しています。

また、APIを経由したクラウドによる申請が増加しており、オンライン申請のうち50%を超えています(平成29年12月末時点)。

HRテクノロジーへの注目が高まるなか、今後さらなる普及と活用が期待できます。

*4 API(Application Programing Interface)を公開することで、外部のアプリケーションがその機能を利用することができるようになる

人事労務における将来の課題と変わっていく役割

専門知識が必要な労務手続には煩雑で手間のかかる作業が多く、特に入退社が多い時期や年末調整シーズンでは、従業員との書類のやりとりや確認に時間を奪われます。

とりわけ、新興企業やアルバイト・パートを多く抱える飲食・小売業などでは、入社者が多いだけでなく、相関して引っ越しや出産などの手続が発生する頻度も多くなります。

しかしながら、そのために人事労務担当者を簡単に増やすことはできません。

今後40年間で日本の労働人口が半減する*5 といわれているなか、採用は一層困難になります。

さらには、働き方改革における長時間労働の是正や副業解禁の波、AI時代における従業員の新たなキャリア形成など、人事労務部門が向き合うべき課題は山積みです。

その中で、定型業務のIT化によって業務を効率化し、新たな時間を創出できるかが、次世代の経営を左右する重要なポイントのひとつになりそうです。

*5 労働力人口と今後の経済成長について(内閣府)

SmartHR 副社長 兼 最高開発責任者 内藤研介氏コメント

電子政府・e-Govは、2008年よりウェブサイト上で社会保険・労働保険関連手続のオンライン申請の受付が開始されました。

2010年には使い勝手の向上を図り、共通する記載項目のある複数の手続の重複入力を省略して、まとめて申請できる「一括申請機能」の提供が開始されるなど、改善を重ねています。

そして2014年10月、さらなる利便性の向上を目的に、外部連携APIの仕様が公開されました。

SmartHRは、いち早くe-GovAPIに対応し、企業が登録した従業員情報を活用したシームレスな社会保険手続を実現しています。

これまで行政による様々な取組が行われてきた一方で、確定申告などで利用される国税の電子申告(e-Tax)と比べると社会保険手続のオンライン申請の普及率はまだまだ低いのが実情です。

社会保険・労働保険におけるオンライン申請の認知度の向上、利用率の向上には行政だけではなく、民間企業の取り組みも極めて重要だと認識しています。

私たちはSmartHR の提供を通じて、ユーザの利便性を向上し、また e-Gov API 連携に対応した OSS を公開することによって e-Gov API に対応するソフトウェアが増え、さらに普及していくことを期待しています。

そしてこれからも、より簡単に、より早く社会保険・労働保険のオンライン申請を行えるよう、SmartHRの開発に尽力してまいります。

【SmartHRの導入事例】

クラウド人事労務ソフト「SmartHR」は、2018年2月に利用企業1万を超え、業種・企業規模を問わず利用されています。

最近では多店舗展開されている、飲食・小売企業での導入が増えており、バックオフィスにおける業務効率化が実現されています。

2018年初夏には「雇用契約締結機能」の公開予定で、人事労務領域をさらにカバーするとのことです。

ユナイテッド&コレクティブ株式会社

~従業員2,000人、70店舗の飲食店を展開。オンライン手続で従業員にもストレスのないワークフローを実現~

社会保険や労働保険の加入をはじめとする従業員の入社手続は、提出する役所が多岐に渡り、書類のフォーマットが異なるため、それぞれに手書きで作成する手間が発生していました。

また、FAXや郵送で行っていた従業員との書類のやり取りも、「送った」「届いていない」などのトラブルが多く、確認のために時間がとられ、セキュリティの面でも課題を感じていました。

SmartHRの導入により、入社手続がワンストップで完了するようになったので、作業工数が圧倒的に減りました。

さらにペーパーレスになることで、様々なヒューマンエラーや書類紛失のリスクがなくなった点も大きなメリットです。

表参道HRオフィス 社会保険労務士 山本順次氏

電子申請のメリットは、いつでも・どこでも役所の窓口に行かずに申請できることですが、人事労務の手続では様々な個人情報が必要です。

これらの情報を、セキュリティに配慮して回収から役所へ提出するために、時間的・労力的なコストがかさみ負担になっていました。

クラウド型であるSmartHRの特性は、オンラインで個人情報の収集・管理・申請までがワンストップでできることです。

企業の人事労務担当の方のみならず、社会保険労務士の業務効率化にも非常に有意義といえます。

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