導入企業1000拠点突破!導入事例から見るオフィスおかん

ビル丸ごと自由席。総務も巻き込んだフリーアドレスで思わぬ効果が【株式会社ガイアックス】

社員の固定席を設けず、自由な席に座って仕事をするフリーアドレス。最近Yahooやコクヨなどの大企業でも導入され、注目度が高まっています。今後フリーアドレスの導入を検討している企業も多いのではないでしょうか。

そこで、実際にフリーアドレスを導入し、その取り組みが会社にプラスの影響を与えている株式会社ガイアックスさんにお話を伺いしました。ガイアックスさんならではの取り組みや導入に至るまでの苦悩など赤裸々に教えていただきました。ここでしか聞けない情報満載です。


株式会社ガイアックス GRID事業部/総務の梅津さん

株式会社ガイアックス
2017年1月に五反田オフィスから自身が運営するシェアスペースNagatacho GRIDへオフィス移転。フリーアドレスは、五反田オフィス時に導入し、Nagatacho GRIDでは、2階のオフィス階だけでなく、GRID内のフリースペース全てで作業ができるフリーアドレス制を導入しています。


GRID内では、毎月多くのイベントが開催。開催されるイベント情報はコミュニティーボードで掲示されます。

なぜガイアックスはフリーアドレスを導入したのか

——ガイアックスさんがフリーアドレスを導入したきっかけを教えてください。

きっかけは、五反田オフィスの時に、席が足りなくなったことです。当時は、ちょうど永田町オフィス(Nagatacho GRID)への移転を考えており、その時にフリーアドレスを導入する予定でした。それなら、まずテスト的に五反田でやってみよう経緯があり、移転前からフリーアドレスを導入しました。

——そうだったんですね。フリーアドレスを始める時、社員さんの反応はどうでしたか?

反応は、人それぞれでしたね…。カスタマーサポートや開発チームなどで固定席の方が仕事がしやすい人たちも多くいたので、いきなり全社で始めるのは無理だろうと思いました。

——その状態からどのように導入されたのですか?

まずは事業部ごとにアンケートをとり、賛成してくれた部署から部分的に導入していきました。

弊社の場合、事業の裁量を広げ、さらに加速すべく事業部制をとっており、事業部ごとに席代を徴収しています。フリーアドレスに協力してくれる事業部は、席代を割引するということで運用していきました。
*事業部制:事業ごとに組織を設けるという組織形態。事業部単位での経済的な収支や意思決定が行われる。

——まずは部分的に始めたんですね。実際導入してみて効果はありましたか?

効果はありました。1番は当初の目的だった席数が確保できたことですね。移転する予定でしたが、移転しなくていいのでは?というくらい席が余りました。(笑) あとは、コミュニケーションが活発になったり、会社のブランディングにもいい影響が出たりということが感じられますね。

——そんなに席が減ったんですね!移転前からフリーアドレスが導入されていますが、新オフィスに移転後、何か変化はありましたか?

新オフィスは6階建てで、2階部分がオフィスフロアになっています。このGRIDでは、オフィスフロアに限らず、各階のフリースペースが空いていれば、どこでも作業が可能なんです。なので五反田オフィスの時より自由度が高まりましたが、その分、誰がどこにいるかわからなくなるということが起きました。(笑)


GRID内のフリースペース

——ビル全体で!すごく自由ですね。

そうなんですよ。ただ最初は混乱が起きました。特に総務は、部署間のやりとりが多く、郵便物をどこに届けたらいいのか、来客時の対応をどうするのかなど問題ばかりでした。

——確かに大変そうです。どのようにその問題を解決したのでしょうか?

郵便物問題は、事業部ごとの郵便BOXを設置しました。あと来客時の対応は、担当者が来客を事前に把握して、各自が対応するようアナウンスを出したことで、対応できるようになりました。ガイアックスのメンバーはみんな協力的なので、そこの運用は上手くいっています。


ビル内のフリースペースがイベントなどで使われているか使用状況がわかるサイネージ。これを見て空いているスペースで作業をするのだそう。

フリーアドレスの意外な効果とは

——フリーアドレスって大変なことも多いのですね。

そうですね。ただ、総務として良かったことが一つあって。それは総務もフリーアドレスができるようになったということです。私も今では好きな場所で仕事ができるようになっているんですよ。フリーアドレスだから当たり前じゃないかと思われるかもしれないですが、総務がどこにいるかわからないと困ることが多いんです。

——なるほど、具体的に教えてください。

例えば、どの会社でもあることかもしれませんが、担当者が不明なや事務的な手続きは、とりあえず総務に聞くみたいな雰囲気がありますよね。でもそれって調べればすぐわかることだということも多々あります。弊社の場合も、質問対応が多く、その度に作業が中断されるので非効率に感じていました。

——確かにそういう雰囲気はありますね。

意外に総務が近くにいないと、自分で調べてわかることは自力で解決してくれるんです。弊社では、フリーアドレスをきっかけに、どうしてもわからないことだけ質問されるので、その工数が激減しました。もちろん総務が社内に誰もいなくなると、緊急の事態に備えられないので、3人の総務のうち1人は社内でいつでも対応できる体制にしています。ただフリーアドレスのおかげで、カフェスペースでリラックスしながら作業することもできるようになりました。


併設のカフェスペース

——そんな効果があったのですか。意外ですね。

はい。(笑)問題が発生しなければ、良いと考えているので、総務もあまり厳しくルールで縛らず、自由に運用しています。

勇気を持って課題を解決する


——そうなんですね。フリーアドレスの話からは少しずれますが、万が一社内で、総務が解決しなければならない問題が起きた場合はどのように対応するのでしょうか?

まずは当事者からヒアリングして、何が原因なのか考えます。絶対に解決策や妥協点があるので、諦めないことがポイントですね。フリーアドレス導入時も強く反対している方がいました。その時は直接その人と話して解決していったんですよ。

——直接ですか?なかなか勇気がいりますね。

確かに勇気は必要です。ただこういう制度導入時に限らず、職務上の衝突を避けていたら、問題は解決しないんですよ。メールやSlackでのやりとりだと相手の温度感などもわからないので。

——行動力がすごいですね。多くの人はどうしても衝突を避けたくなってしまいますよね。

私も衝突するのが、好きというわけではないですよ。(笑) フリーアドレスの時も反対している人ほど、しっかり目的や効果を説明して、納得してもらえると、そのあとはすごく協力的になってくれたりします。

——対話が大切ということですね。

そうです。反対している人ほど、味方につけると心強いです!

フリーアドレス成功の秘訣

——梅津さんのそういった細かいケアがあってこそ、ガイアックスさんでフリーアドレスが成功していると思いますが、それ以外に成功の秘訣ってあったりするのでしょうか?

ポイントは3つあります。

1つ目が部分的に始めたこと。どうしても全社で意思決定できないと導入できないのではないかと思っている企業さんも多いのかもしれません。ただ反対する人を無理に説得するのではなく、まずは賛成派だけでフリーアドレス始めてみるという風に部分的に始めたことで、弊社の場合うまくいっているのだと思います。

2つ目は、問題は、起きたらその都度対応することです。はじめから完璧にルールを決めるのではなく、最低限のルールだけ決めて、問題が起きたら対応する。必要であればルールを決めるという方が良いと思います。

3つ目は、直接話し合うことです。やっぱり直接話さないと、しっかり想いが伝わりません。なので反対している人や不満を持っている人たちと面と向かって話し合うことが大切です。

——ありがとうございました。

梅津さんのお話を聞いていると自社でもできそうな気がしてきました。無理して始めるのではなく、まずは部分的に始めてみて、社内の反応を見ながら運用してくのがいいかもしれませんね。ぜひみなさんの会社でもぜひ参考にしてみてください!

株式会社ガイアックスのフリーアドレス制のポイントをおさらい!

総務・労務・管理部 担当者必見!!

初期費用なしで始められる社食サービスで従業員満足度を向上させよう

  • 健康経営に力を入れたい
  • 生産性向上に取り組みたい
  • オフィスの食環境を整えたい
  • サービス詳細はこちら