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仕事における生産性を高める7つの改善ポイント

働き方改革が叫ばれて久しいですが、実際に働き方改革で企業に何が求められているのかご存知でしょうか。『第1回 働き方改革実現会議 議事録』では以下の9点が主な議題になりました。

  1. 同一労働同一賃金など非正規雇用の処遇改善。
  2. 賃金引き上げと労働生産性の向上。
  3. 時間外労働の上限規制の在り方など長時間労働の是正。
  4. 雇用吸収力の高い産業への転職・再就職支援、人材育成、格差を
  5. 固定化させない教育の問題。
  6. テレワーク、副業・兼業といった柔軟な働き方。
  7. 働き方に中立的な社会保障制度・税制など女性・若者が活躍しやすい環境整備。
  8. 高齢者の就業促進。
  9. 病気の治療、そして子育て・介護と仕事の両立。
  10. 外国人材の受入れの問題。

日本の企業にはこうした様々な課題があるなかで、今生産性の向上が特に注目されています。その背景には一体何があるのでしょうか。

生産性の向上が求められるワケ

日本は一人あたりの労働生産性が低いと言われており、実際に『労働生産性の国際比較 2017年版』ではOECD加盟国35カ国のうち21位となっています。

(労働生産性の国際比較 2017年版, p3)

労働生産性向上のカギは働き手の目線!長時間労働の是正だけでは不十分

そして、特に重要なのが労働人口の減少です。以下のグラフは総務省が2060年までの労働人口を予測したものです。労働人口を表す棒グラフを見るとわかるように、2000年ごろから緑色の15~64歳(生産年齢)の人口が徐々に減少していることがわかります。

特に2013年を堺に生産年齢人口の減少が加速傾向にあり、2010年から2025年までの15年間で1000万人も減少してしまいます。このような問題が目前に迫っている中で、企業は業績を成長させ続けるためにも生産性の向上が不可欠だという危機感が高まってきています。

また、会社への愛着や企業の目標達成への貢献意欲を表す従業員エンゲージメントも生産性と関係しています。CEBという人材会社がエンゲージメントについて調査した結果、エンゲージメントが高まることで以下のような効果が期待されることがわかりました。

  1. 離職が減り、定着率が上がる
  2. 社員の視野が広くなる
  3. 組織の生産性が上がる

出典:Driving Performance and Retention Through Employee Engagement

社員の定着や分野を横断した自律的な動きが出てくることによって、社員個々人のモチベーションが向上するだけでなく、組織全体の活性化に繋がり生産性が向上するということです。労働生産性を上げる取り組みとは社員が働きやすい環境を整えたり、働きがいを創出することです。それによってエンゲージメントが向上して、生産性を含めた上記のような効果が見込まれることになります。

売上と利益の伸び率がエンゲージメントに関連!企業業績に関する研究結果

ここまでの内容から、今の企業には生産性の向上が喫緊の課題であること、生産性はそれ単体ではなくエンゲージメントなどの要因も関連してくることを確認しました。次に、生産性を向上させる上で何が課題となるのかを確認します。

生産性向上を妨げる要因

生産性の向上は企業の永遠の課題と言えます。しかし、施策を実行しても思うように効果をあげなかったり、なかなかうまく行かないことが多いかと思います。そこで、生産性を向上させるためにも何が阻害要因となりえるのかを確認しましょう。

悪い習慣を企業文化と捉える
定時では絶対に帰らない、長時間の残業や休日出勤が当たり前、などが常態化するとそれを形式的に捉えて文化や風土として認めてしまう恐れがあります。また、意味がないと誰しも感じていながら続けてしまう会議なども形式化したものの典型例と言えるかもしれません。そうした発想のもとではより短い時間で効率的に成果を出すといった、生産性向上を目的とした施策が機能しません。

変化を拒む保守的な姿勢
上記のものと似ていますが、新しい変化を拒む保守的なマインドを持っていと生産性の向上が難しくなります。社内制度や人事評価に従業員の不満があるにもかかわらず、これまでやってきたと放置をする。より効率的な技術やシステムがあるけど、今までどおりを選択して導入を検討しない。他にも色々とありますが、このような姿勢では生産性の向上は見込めません。

投資的な視野を持てない
生産性は何か施策を実行したらすぐに反応するものではありません。従業員の働きやすさや働きがいなど、エンゲージメントが高まることによって初めて生産性も向上してきます。そのため、短期的な視野で経費を問題として取り組みを怠るといつまで経っても生産性は向上しません。あくまで従業員に投資をすることで会社に利益が帰ってくるのだ、という長期的な投資という観点が不可欠です。

ここで紹介したことは会社を「内」からみていると気づきにくいものが多いです。1度こうした観点から会社を眺めてみることで課題が見えてくることもあります。ぜひ生産性向上に取り組む前に会社の現状を見つめ直してみましょう。

次に、生産性を高めていく上で必要になってくる要素をご紹介します。

生産性を高める要素とは?

先程は何が生産性の向上を妨げるのかを確認したので、今度は生産性を高める要素を確認します。ここでは個人、チーム、会社という3つの異なる視点で生産性を高める要素をご紹介していきます。

個人の生産性を高める要素

仕事の目的 /目標の設定
生産性向上の第一歩は、仕事の目的を正しく認識することから始まります。まず、仕事の最終的な目標を確認しましょう。そして、その目標に到達するための仕事の全体像(自分の仕事の前工程や後工程)を意識することが重要です。

働きやすい環境
働きにくいと感じている職場では必要以上にストレスを感じてしまうため、高い生産性は期待できません。従業員のライフスタイルによって働きやすい環境というものは変わってきますので、企業として可能な限り従業員に働きやすいと感じてもらえる職場環境を整備することが大切です。

働きがいの創出
仕事への満足感を感じてエンゲージメント高めていく上では働きやすさだけではなく、仕事に意欲的に取り組む働きがいも必要です。まずは働きやすさを実現した上で、従業員が責任や達成感を感じられるような取り組みを行うことが重要です。

チームの生産性を高める要素

時間の使い方
複数の仕事を効率的にこなすため作業の優先順位をつけましょう。そして本質的課題を先送りしないためのスケジューリングやタイムマネジメントが重要です。

効率的なコミュニケーション
効率的なコミュニケーションには、まずは相手と信頼関係を作ることが重要です。そのためには5つのツボ(適切さ、相手の理解、能力の開示、共通点を探す、強い意思をもつ)を押さえることがポイントです。

チームの力を高める
職場や社内外のプロジェクトチームの力を最大化するために、メンバー個人がもつ経験、知識、コツをチーム内で共有することが重要です。対等な立場でオープンにディスカッションし、知識等を明確化し、チームで共有しましょう。意見を出し合うことができるチーム作りには、自己を主張する度合いと、他者を受け入れる度合がともに高く、バランスが取れていることが必要です。

会社の生産性を高める要素

プロセス改善
プロセスを見直してみましょう。慣例や慣行、あるいは固定観念や思い込みに囚われているかもしれません。計画段階に時間をかけ過ぎないこと、粗い計画であっても早く実行に着手することが、変化対応の時代に生産性を高めるポイントとなります。

人の使い方
組織で仕事を進める中で、部下だけでなく上司、他部署、さらには他社の人をうまく活用できなければ、生産性を高めることはできません。仕事の依頼を効果的、効率的に行い、人を活かすためには、コミュニケーションのアプローチを使い分けることが重要です。また、他者に仕事を割り振る際には5つの視点(①相手の能力、②成長機会、③稼働性、④意欲、⑤人と人の組み合わせ)を考慮することが重要です。

会議を変える
生産性向上には、会議の効率と効果を高めることが不可欠です。会議をうまく進めるためには、ファシリテーターの役割が重要です。ファシリテーターには、アジェンダ(会議の目的や進め方、時間配分を明文化したツール)に従い、目的志向で論理性を重視した議論を促すことなどが求められます。必要応じて、会議の参加者に役割を付与することも重要です。

生産性を高めるには個人、チーム、会社といった異なる層を意識して会社の課題に適したアプローチしていくことが大切です。次に実際に生産性の向上に成功した事例をいくつかご紹介します。

生産性向上に成功した企業事例

シックス・アパート株式会社

シックス・アパートでは社員一人一人のライフスタイルに合わせた働き方を実践して、生産性を高めてほしいという考えから「出社しない働き方」を推奨しています。子供を持つ社員は自宅作業をすることで子供と関わる時間を確保でき、会議がない集中時間の確保など社員にとっての働きやすさを追求しました。出社して作業することも認めており、柔軟な働き方が選択できます。その結果、社員から通勤などのストレスが無くなったとの声が多く満足度が高まり、生産性も向上しました。

イオンドットコム株式会社

イオンドットコムでは業務領域が多岐にわたり部署も多いことから、お互いの顔が見えないといったコミュニケーションの課題を抱えていました。また、規模が大きいためそれぞれに独自の文化を持ち、コミュニケーションツールも電話やメールが主体の人も入れば、SlackやSkypeを使う部署もありコミュニケーションロスがありました。それらを1度に解決できるツールがtocaroというコミュニケーションツールだったそうです。

お客さんの個人情報を扱う会社で問題となるセキュリティの面でも優れており、誰でも簡単に使えるUIなどから導入を決定したとのことでした。これによりコミュニケーションが円滑に行えるようになり、ロスを省くことで生産性を高めることができました。

ヤフー株式会社

ヤフーでは20004年頃まで、それぞれの社員が持っているノウハウなどをフリーのwikiを使って管理していました。しかし、7000人規模の社員を抱えていることからwikiが乱立しており、情報の伝達がうまくいかないことが課題でした。wikiで情報を管理し続けることに限界を感じ、課題解決のために情報共有ツールのConfluenceの導入を決定したそうです。その結果、ノウハウやナレッジなどの情報を一元管理して簡単に投稿と検索ができりょうになり、業務が効率化して生産性が向上したとのことです。また、新しいツールを導入する上で課題となる「使い方」については、使い方の講座や新入社員向けの研修を開いて誰でも扱えるようサポートしたそうです。

すぐに使える生産性を高めるツール

実際に会社に導入することで簡単に生産性を高めることができるサービスをご紹介します。

Trello


Trello
Trelloはタスク管理を助けてくれるツールで、タスクの状態を付箋を貼り付けるように視覚的に把握することができます。まだ着手していない、今作業中、終わったといった状態を他のチームに共有することができます。優先順位が高いものは上に持ってくるなど、簡単にタスクを管理することができ、作業効率を高めることができます。

Slack


Slack

Slackはあらゆる端末から使うことのできるビジネスチャットツールです。プロジェクトや部署ごとだけでなく、社内の部活などのテーマごとのチャンネルをいつでも作ることができます。また、送信内容をその端末からでもすぐに確認できる他、ファイルの送信や送信内容の編集・削除といったことが簡単に行なうことが可能です。これにより、コミュニケーションがより円滑になりチーム全体の生産性が高まることが期待できます。

Googleカレンダー


Googleカレンダー
無料で使うことのできるGoogleカレンダーはビジネスシーンでも大変有効活用できます。シンプルなUIで直感的に操作でき、自動でユーザーごとに色分けしてくれるため、誰が、何時から、どんな予定があるかを簡単に確認できます。また、会議室の利用予定もカレンダーに入れてしまうことで、会社全体のスケジュールを一元管理することが可能になり、全社的な業務効率化が期待できます。

Skype


Skype

Skypeは無料で使うことのできる通話サービスとして有名ですが、さまざまな使い方をすることができます。ビデオ通話を使えば場所を問わずに会議ができ、定例会などはこちらで行うことで効率化をできます。また、リモートワークをする際のコミュニケーションツールとして活用すればコミュニケーションロスを防ぐことができ、社員にとっても会社にとってもメリットになります。使い方によって様々な

人材不足で限られたリソースで従来と同じ成果創出が求められる

サイコム・ブレインズの「ホワイトカラーの生産性を高めるための研修」で講師を担当している鳥居勝幸(サイコム・ブレインズ社会長)は以下のようにコメントしています。

『日本の生産性は、OECD加盟35カ国中20位となっており、労働効率の悪さが問題視されています。人材不足が深刻化し、育児や介護による時間制約のある社員が増える中、限られたリソースで従来と同じ、もしくは従来以上の成果創出が求められています。個々人の意識向上や業務遂行の効率化に期待するだけでは到底、達成できないチャレンジであり、組織・チームとしての生産性向上のイノベーションが必要不可欠です。弊社では、組織・チームとしてのイノベーションの要となるマネージャーに着目し、「7つの改善」アプローチを提言しています』

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