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在宅勤務で業務効率化!テレワークの基礎知識

働き方改革などが進む中で、多くの会社で取り入れられつつあるテレワーク。

テレワークは、まだまだ世の中に広がり始めたばかりの働き方なので、テレワークの導入を躊躇されている方や、そもそもテレワークについて知らない方も多いのではないでしょうか?

そこで今回は、テレワークについて、テレワークとは何か?やテレワークの種類、テレワークのメリットとデメリットなどの基本的な情報をわかりやすくまとめました。

それでは早速「テレワークとは何か?」について見ていきましょう。

テレワークとは?

テレワークと聞いても音のイメージだけでは何のことかよく分かりませんよね。そもそもテレワークとは何なのでしょうか?

テレワークとはオフィスに囚われない働き方のこと

テレワークとは、一言で表すと「オフィスに囚われない働き方」のことです。

最近ではSlackやChatWorkといったチャットツールやSkypeなどのテレビ電話ツールなど利用して遠隔でも十分にコミュニケーションが取ることができ、Google Driveなどのクラウドサービスを使うことでどこでも必要な情報を閲覧できるようになってきました。

このような便利なサービスが増えたことで、可能になった新たな働き方がテレワークなのです。テレワークを利用することで、自宅やカフェ、コワーキングスペースなどの自分の生活に適した環境で働くことができます。

テレワークは、働き方の多様化や自分の人生の豊かさを重要視する現代の社会の流れに適した最新の働き方であることができるのではないでしょか。

そんなテレワークですが、テレワークには働き方によっていくつかの種類があります。次からはテレワークの種類について見ていきましょう。

テレワークの種類

テレワークはどこで勤務するかによって「1. 在宅勤務」「 2.サテライトオフィス勤務」「3.モバイルワーク」の3種類に分類されます。

会社の形態やテレワークを用いる目的などにより、どの種類のテレワークを利用するのかが異なってきますが、導入時に共通した問題点がでてくるのです。まずはそれぞれの特徴を確認しましょう。

1.在宅勤務

テレワークで有名なものが在宅勤務。オフィスではなく自宅で業務を行うもので、育児や病気などで通勤や継続的な出勤が厳しい際に利用されることの多いテレワークとなっています。

近年では通勤負担の軽減や生産性の向上、モチベーションアップを期待して、やむを得ない状況以外でも在宅勤務を主としたテレワークを推奨している企業も多くなってきています。

2.モバイルワーク

モバイルワークはテレワークの中でも最も手軽に始めることのできるテレワーク形態です。モバイルワークは、オフィスなどで基本的には勤務し出張や営業など、必要に応じて外部で業務を行うテレワークのこと。PCの持ち出し許可や無線ルーターの貸出しなどを行っている企業も多いのではないでしょうか。このようなモバイルワークを推進している企業もテレワーク導入企業と言うことができます。

モバイルワーク型のテレワークを導入することで、書類の作成やメール送信などの本来オフィスで行う業務をどこでも行うことができ、営業効率や顧客訪問効率を上げることが可能です。

3.サテライトオフィス勤務

サテライトオフィス勤務もテレワークの一部に分類されます。サテライトオフィスとは会社の本拠地とは別の場所にあるオフィスのことです。

東京に本社を持ちながら、地方にサテライトオフィスを置くような企業が近年増えてきています。サテライトオフィス勤務を行うことで、在宅勤務などのテレワーク形態以上に優秀な人材の確保を行いやすくなります。

サテライトオフィスの運営を行うには拠点オフィスとの密なコミュニケーションが必要不可欠。チャットツールやテレビ電話ツールなどのテレワークツールを用いることで、離れたオフィスでも円滑なコミュニケーションが可能になります。

また、サテライトオフィスはもちろんシェアオフィスやSOHOなどでの業務もテレワークに分類することができます。

このように様々な業務形態で仕事を行うことのできるテレワークですが、テレワークを行うメリットとデメリットはどのようなものがあるのでしょうか。

テレワークのメリット

テレワークを導入することで、多様な働き方が可能になります。テレワークを導入することによってられるメリットは3種類考えられます。

1.生産性が上がる

よく「テレワークにすると仕事をサボってしまうのでは?」と不安になる方がいますが、実はオフィス勤務よりテレワークの方が、多くの場合業務の生産性が上がると言われています。

テレワークは、遠隔で働くと言ってもコミュニケーションツールなどを利用して連絡を取り合うので完全に個人ワークになることはありません。何より、テレワークを使うことで、一人ひとりが最も生産性が高まる場所で勤務することができることが、テレワークを導入する大きなメリットと言えます

2.通勤の手間をなくせる

テレワークでは、在宅勤務はもちろんのこと働く場所を選ぶことが出来るため、通勤の手間を無くすことができます。

都内で働くサラリーマンの通勤時間は、片道平均1時間程度なのですが、テレワークを使うことで、この通勤時間を業務に当てることができます。テレワークを利用することで通勤の手間をなくすことができるだけでなく、業務時間の繰り上げも可能になるのです。

3.家事、育児との両立がしやすい

自分の仕事場と生活環境の距離が近いテレワークは、家事、育児との両立のしやすい働き方と言えます。

近年話題の時短勤務とテレワークを合わせることで、育児と自身のキャリアアップの両方によりコミットすることができ、より豊かな生活ができるとも言うことができます。

テレワークのデメリット・問題点

上記のようなメリットを得られる一方、テレワークだからこそのでもリットも。テレワークを導入する事によって考えられるデメリットは、3つです。

1.働きすぎてしまう

いつでもどこでも仕事ができてしまうテレワークでは、ついつい働きすぎてしまうことがしばしばあります。

さらに生活環境と仕事場の距離が近いテレワークでは、仕事とプライベートの境目が曖昧になりやすくストレスを貯めてしまう原因になることもあります。

また、在宅勤務などテレワークを用いて一人で仕事を行う場合、タイムマネジメントが難しく、労働時間をきちんと管理することが難しいことも問題となっています。

2.社内コミュニケーションが鈍化する

テレワークを利用する人が増えると、社内コミュニケーションが鈍化する恐れも。オフィスで勤務しなくても良いテレワークを利用することで、社内の人とコミュニケーションを取る機会が減ってしまいます。

お互いの信頼関係が重要なテレワーク上手にを行うためには、定例会はオフィスに集まるなど、オフラインコミュニケーションを取れる工夫が必要です。

3.セキュリティの確保が難しい

テレワーク一番の課題はセキュリティ確保の難しさです。テレワークを導入すると社内の情報を持ち出す機会が増えるので、情報の漏洩などのリスクがたかまります。

また、実際にテレワークを行うにあたって、オフィス外でのデータ閲覧や資料編集などある程度のセキュリティの緩和が必要となります。そのため、テレワークを導入するためには、セキュリティの緩和をした際のリスクについてもきちんと考えておくことが必要です。

4.情報共有が難しい

テレワークではコミュニケーションの際にタイムラグが生まれる他、業務上の細かい共有事項の共有が難しいという問題も。

オフィスで業務をしていると、口頭で細かい内容は口頭で情報共有することが多いのではないでしょうか。このような場合、リモートワークの利用者には必要な情報が共有されず、後の業務に影響が出る可能性があります。

5.互いの業務状況を理解しにくい

遠隔で勤務するテレワークでは、互いが「今どのような仕事をしているのか?」「進捗状態はどのくらいか?」を理解しづらくなってしまいます。互いの業務状態が理解できていないと、作業の大幅な遅れや業務上のストレスを発生させる原因となってしまいます。

ここまで見てきたように、テレワーク導入時には様々な問題にぶつかってしまいますが、適切なサービスを使うことでテレワーク導入時の問題をクリアすることが可能です。そこで次からはテレワークを成功させる便利なサービスを見ていきましょう。

コレで解決!テレワークを成功させるサービス3

Slackでコミュニケーションを活性化

テレワーク導入の際に社内コミュニケーションを鈍化させないためには、オンライン上で手軽にやり取りが出来る環境が必要となります。そんなテレワーク導入の際に、オンライン上で手軽にやり取りが出来るようになるサービスがslackです。

slackは、急速にユーザーを増やしているチャットサービスです。slackでは他のチャットサービスと同じように11の個別チャットの他にも業務やグループ別のチャットを作ることができ、リモートワークでも分かりやすくコミュニケーションを取ることができます。

また、チャット上で使えるスタンプも豊富なため、ついつい業務上の会話ばかりになりがちのテレワークでもフランクに円滑なコミュニケーションを取ることのできるサービスと言えます。

esa.ioでテレワークでも情報共有を的確に

情報共有のしにくいテレワークでも情報共有を的確に行うことのできるサービスがesa.ioです。esa.ioは「情報を育てる」ことに重きを置いたドキュメントの共有サービス。ドキュメントで情報を共有するときについつい「完成したマニュアルや議事録でないからまた後で共有しよう」と思ってしまうことは無いでしょうか?情報の伝達にタイムラグのあるテレワークでは、その見送り時間が情報共有を妨げる原因の一つ。

esa.ioは作成途中のドキュメントもWIP (下記途中)として共有することができ、一つの情報をメンバー間で更新し合って情報を育てながら共有することのできる便利な機能があります。これならテレワークでも必要な情報を漏れ無く共有することができますよね。

Trelloで業務状況を把握しやすく

テレワークで把握しにくい互いの業務状況を分かりやすく可視化できるサービスがTrelloです。

Trelloではメンバーと共有したボード上に、各タスクを書き出したカード管理できるサービスです。各タスクの進捗に合わせてカードを移動させて、タスクの進捗状況を把握できるため、離れて業務を行うテレワークでも誰が何の業務を行なっているのか?思うように進んでいないタスクは何なのか?を一目で把握できるサービスとなっています。

まとめ

ここまで見てきたように一口でテレワークと言っても様々な形態のテレワークがあり、テレワークだからこそのメリット、デメリットがあります。

テレワークの導入を考える際には、自分の会社の形態上どのテレワークが適しているのか?テレッワークを導入した際のデメリットをどのように捉え、対策をすることができるのか?をしっかりと考えるようにしましょう。

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