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担当者必見!総務の年末年始業務の全て

寒くなってきた12月、世間全体が慌ただしく感じるなか、総務部に関してもご多分に漏れず、忙しいと言われる時期です。

定型業務はそのままに、年末年始しか行わないような業務が立て込んでくるので、当然と言えば当然です。忙しいうえに年一回しか発生しないため、ついうっかり仕事そのものを忘れてしまった経験や、やり方がなかなか思い出せなかったりといった経験もあるのではないでしょうか?

ここでは、総務のやるべき年末年始業務を、事前準備、年末、年始と3つの時期に分けてご紹介し、抜け漏れ生まない秘訣についても書いていきたいと思います。

年末年始の業務(事前準備編)

さて年末年始だ、ということでイレギュラーな業務や年末年始特有の対応に着手する前に、まずオススメするのが、「年末年始業務のチェックリスト作成」です。

すでに作成をしていて備え付けている企業もおありかと思いますが、もし未作成であるなら、これを機に作成していただきたいと思います。普段の業務に加えてどの程度の業務が発生しているのかという棚卸しにもなるため、来年以降の仕事のペースの調整にも役に立ちます。

なお、作成の際は部署のメンバー全員の目で見て意見を出しあえば、より良いものが作成できると思いますので、ぜひ一度試してみてください。全員が把握している業務については漏れることはないと思いますが、個人が1人で対応しているような業務は意外と他の人が知っておらず、その担当者がいなくなった時に漏れてしまう、というリスクがあります。

注意点として、忙しい時期に急に部員を集めて、その場で年末年始業務の洗い出しをしようと伝えても、いざ打ち合わせの際に考え込んでしまう人も出てしまうかもしれません。事前に案内をし、予め各自がピックアップした物を出しあう場にしましょう。

洗い出しの項目としては下記のような情報でまとめてみるのが良いのではないでしょうか。

年末年始の業務リスト作成項目(例)

  • 業務の分類
  • 業務の内容
  • 今年の担当者
  • 対応期日
  • 進捗
  • 必要となる工数の予測
  • 来年以降も発生するか否か
  • 手順が文書化されているか否か
  • 反省と手順や対応で来年に向けて改善した方が良い点
  • 備考

年末年始の業務(年末編)

年末年始にやるべき事が明確になれば、あとは、各自がチェックリストに従って期日までにやるべき事を行ない、リーダーがその進捗を管理していけば、漏れがなく年末年始を乗り切る事ができるはずです。

総務の年末の業務には、具体的にどういったものがあるのでしょうか?企業によって違いはあると思いますが、代表的なものを挙げていきたいと思います。

年末調整や賞与対応

まず、給与実務に関係した業務としては、年末調整や賞与が挙げられます。

年末調整については、ボリュームが多い仕事となりますので、個別にしっかりと計画を立てて進捗管理を行なう必要があります。

賞与については、支給処理が終われば賞与支払届の提出も絡んできますし、企業によっては賞与明細を渡す際にフィードバック面談を実施している場合もあります。その面談の資料となる考課成績表の作成も頭に入れておかなければなりません。

来年のスケジュール周知

社内各部署に向けては、来年の年間予定表や出勤日の共有、年末納会、年始新年会のタイムスケジュールや、年末年始休暇時の緊急連絡方法の周知も準備しておく必要があります。

他にも役員や社長のスケジュールなども決まっていれば、周知しておくと良いでしょう。例えば、すでに決まっている長期出張などは一元管理して周知しておくと、各部署の仕事のスケジュールも立てやすくなるかと思います。

ご挨拶回り

また、忘れてならないのが、社外の方々へのご挨拶周りです。取引先企業はもちろん、必要に応じて会社の近隣住民の方や、社内の清掃業者、営繕業者にもご挨拶をしましょう。来年入社予定の新卒社員にも一報入れると良いかもしれませんね。

ご挨拶の方法は、カレンダーなどを持参して訪問したり、年賀状を送付したり、メールで済ませたり、とありますが、付き合いの程度を考えて適切に行いましょう。

逆に、年末は社外の方が急遽ご挨拶に訪問されることもあります。こちらから先方に渡すようなカレンダーの準備もしておく必要があるでしょう。

年末年始の業務(年始編)

年賀状・ご挨拶関連

続いて年始の業務ですが、まず、大量の年賀状が届いていると思いますので、失礼がないよう一通り目を通して、こちらからの送付漏れがないかを確認しなければなりませんし、年始は挨拶に来られる方が集中しますので、その対応も適宜行いましょう。

この対応リストについてはベット作成することをオススメします。

年賀状対応表の項目としては以下のような項目が良いのではないでしょうか。

年賀状対応一覧項目(例)

  • 年賀状受領企業
  • 到着日
  • こちらからの送付有無
  • 必要となる対応内容
  • 対応期日
  • 担当者
  • ステータス
  • 備考

新年会

また、休み明けに新年会を実施する企業が多いと思いますが、その準備も行わなければなりません。

新年会の準備としては、下記が主なものになります。

  • 参加対象者の決定
  • 場所の確保
  • メンバーへの周知
  • 出席確認
  • お店のメニューやコースの決定
  • お店への最終連絡
  • 必要に応じて新年会のコンテンツの準備

給与税務関連

給与・税務関係業務としては、1月に年末調整をするのであれば、その処理や源泉徴収票の発行準備が必要です。

また、1月は末日までに各市区町村へ給与支払報告書を送付しなければなりませんし、法定調書の作成など、給与・税に関するボリュームの多い職務があることもしっかりと頭に入れておかなければなりません。

 

まとめ

以上、総務における年末年始の業務について記載しました。

最初に述べたように、これらをチェックリストとして残しておけば、来年以降も慌てずに済みます。まずはリストの作成・更新から始めてみましょう。

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