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退職手続きをスムーズに行う手順

会社には新しい社員が入社してくる一方、様々な理由で退職をしていく社員がいます。残念ではありますが、社員にとっては新たな出発になりますし、会社は気持ちよく送り出したいものですね。退職にあたって必要な手続きは、正確かつ迅速に進め、退職後も社員がスムーズに次なるステージへ移行できるようにしましょう。

 

退職手続き-退職する社員から必要なものを漏れなく回収!

退職手続きを会社側が始める前に、退職する社員から会社へ提出してもらうべき物があります。こちらが回収する(預かるべき)物の一覧です。

退職(願)届

会社の所定の退職(願)届の様式があれば、そのフォーマットに沿って必要事項を記入してもらいます。所定の様式がない場合には、便せん等に必要事項を記入します。提出先は直属の上司か、総務・人事課か、会社のルールに従い、回収しましょう。

健康保険証

本人及び被扶養者分の健康保険証を回収します。また場合によっては、高齢受給者証・健康保険特定疾病療養受給者証・健康保険限度額適用標準負担額認定証が交付されている社員もいますので、忘れないように全て回収しましょう。

貸与品

パソコンや携帯といったIT機器を始め、社員証、社章、制服など、会社から社員に貸与している物は全て回収します。

退職所得の受給に関する申告書

退職金が発生する場合には、この申告書に必要事項を本人が記入し、記入後の用紙を預かります。

 

退職手続き-会社が最後に確認すべきこと!

社員から上記の物を回収出来れば、次は会社側から退職する社員へ確認する項目が3つありますので、チェックしていきましょう。

離職理由の確認

離職理由を確認します。一身上の都合(いわゆる自己退職)なのか、会社都合(いわゆる解雇等)を必ず確認することが先決です。

社会保険継続の確認

退職後に社員は健康保険をどのようにするか決めなければなりません。退職翌日から違う会社へ就職が決まっていれば、その会社の健康保険に加入することになるので問題ないでしょう。

再就職が決まっておらず、転職活動をする・少し休むなどのブランクがある場合、社員とその家族は、国民健康保険に加入するか、現在の保険を任意継続にするか、家族の健康保険に被扶養者として加入するかの判断が求められます。

国民健康保険に加入する場合には、本人が資格喪失後14日以内に各市町村へ手続きをしなければいけません。

任意継続の被保険者となる場合には、資格喪失後20日以内に本人が現在の保険の資格取得届を提出しなければなりません。

どちらにしても期限が決められていますから、会社は手続きが遅延しないように気を付けなければならないことを頭に入れておきましょう。

住民税徴収方法の確認

社員の退職日によって、徴収方法が異なってきます。1月1日~4月30日までの

退職日であれば、残りの住民税を一括徴収します。5月1日~5月30日の間は、通常通り給与から徴収します。6月1日~12月31日の退職日であれば①普通徴収に切り替える②残りを全て一括徴収にする③次の会社で特別徴収にする、のいずれかを選択できます。

 

退職手続き-会社が発行する書類とは?

本人から上記3つの点を確認出来れば、それに基づいて必要な書類を発行・交付していきます。沢山の書類が必要なので、一つ一つ確認して下さい。

退職証明書の交付

退職者が発行を求めた場合のみ発行します。様式は自由です。

雇用保険被保険者証の交付

会社によっては、入社後本人に渡す場合もありますし、退職時に渡す場合もありますので、会社が保有している場合は交付しましょう。

健康保険・厚生年金被保険者資格喪失証明書の発行

退職後国民健康保険に加入する場合や次の会社の保険に加入する場合に必要ですので、本人に渡します。

健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届出の提出

会社は、所管の年金事務所または健康保険組合に退職者本人から回収した健康保険証・高齢受給者証・健康保険特定疾病療養受給者証・健康保険限度額適用標準負担額認定証を添付し届け出ます。

雇用保険被保険者離職証明書の提出

会社は、所管のハローワークへ雇用保険被保険者資格喪失届と離職理由の分かる資料を添付し、届け出ます。

雇用保険被保険者離職票の送付

次の再就職先が決まっている場合には離職票の送付はしません。しかし本人がハローワークへ求職を申し込む際には必要となりますので、必要の際には本人に送付してあげましょう。

給与支払報告・特別徴収にかかる給与所得者異動届の提出

退職月の翌月の10日までに市町村の税務課に提出します。提出がない場合は、特別徴収が継続したままになりますので、納税額が不足していると会社に督促状が届くこともあります。

源泉徴収票の発行

退職日から1ヶ月以内に発行して、本人に渡します。再就職先へ提出するか、退職者本人が確定申告をする際に必要となります。

 

以上が退職手続きの手順です。期限が決められていますので、日頃から手順を理解しておくことが必要ですね。

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