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中小企業で働くバックオフィスの悩み…その役割やキャリアとは?

株式会社おかんでは、ほぼ毎週、総務・人事・管理部の方向けに、業務にかかわるお役立ち情報交換会・交流会を開催しています。
2017年5月に第1回目を開催以降、多くの総務・人事・管理部の方々にご参加いただき、参加者満足度が90%を上回るなどご好評いただいております。
最近では、開催頻度を増やし、ほぼ毎週何らかの総務・人事・管理部向けお役立ち情報交換会・交流会を開催させていただいております。

2017年11月17日(金)には、キャリア女性の会員制転職サービス『LiBzCAREER』などを運営する株式会社LiBと共催し、スタートアップ・中小企業の総務・人事・管理部の方と「バックオフィスの役割・成果・築いていくべきキャリアとは?」をテーマにグループディスカッションを行いました。

約50名のスタートアップ・中小企業の総務・人事・管理部の方々にお申込みいただいたこのイベントは、大盛況となりました。
多くのお悩みやご意見があがりましたので、スタートアップ・中小企業の総務・人事・管理部の方々と共有した内容の一部をご紹介させていただきます。

お悩み1.管理部の膨大な業務をどうこなす?

スタートアップ・中小企業の管理部では、少人数、場合によってはひとりで、経理・労務・法務・人事・備品管理など対応しなければならないケースも多いです。スタートアップ・中小企業の管理部のみなさんは、膨大な業務をどのように対応されているのでしょうか。

アルバイトなど外部のリソースに手伝ってもらう

まず多くの管理部の方から出てきたご意見は、アルバイト・契約社員・派遣社員などの外部リソースを活用するというものでした。おそらくどこの会社でもこの方法を利用されている一般的な解決方法なのではないでしょうか?
一方で、下記のようなご意見もいただきました。
アルバイト・契約社員・派遣社員などの外部リソースを活用される場合には、事前に考慮した方が良いポイントとなります。

フィットする人材を見つけるのが大変

アルバイト・契約社員・派遣社員などの外部リソースを活用する場合にも、自社の雰囲気フィットする方、求める業務スキルを満たす方がすぐに見つかるとは限りません。
会社によっては、派遣会社などからの紹介を待つだけでなく、Wantedlyなどのソーシャルリクルーティングサービスでのダイレクトスカウト機能、あるいは、社員の知人へマッチする人材がいないか紹介を依頼するといった方法にて、自社の雰囲気にマッチする人材や求人市場に出ていない人材を積極的に探しにいっているようです。

モチベーションの管理が必要となる

採用後においても、アルバイト・契約社員・派遣社員などの外部リソースを活用する場合には、いかにモチベーションを維持・向上してもらうかといった点で配慮が必要となります。ちょっとした挨拶や声がけも重要な要素となります。
こちらについては、非常に上手くやっている会社もあります。具体的には、アルバイト・契約社員・派遣社員を招いて、クリスマスパーティーなどの季節のイベントを開催したり、誕生日プレゼントを贈るといった施策があがりました。
せっかく同じ職場で同じ目標にむかって仕事をする仲間どうし、お互いに気持ちよく働ける関係性を構築したいですね。

オンラインサービスを活用する

オンラインサービスを積極的に活用するといった意見があり、注目されていました。

人事・労務関連 SmartHR

請求書処理関連 CasterBiz

オンラインサービスの利用というのは、スタートアップ・中小企業の管理部ならではかもしれませんね。お悩みも一気に解決されるかもしれませんね。

お悩み2.専門知識がないため成果物に間違いがないか分からない

スタートアップ・中小企業でも、法・制度に従った会社運営や各種書類作成は必須です。各領域の専門知識をひとりですべて持ち合わせている管理部の方は、少ないでしょう。

ご自身が専門知識を持ち合わせていないなかで、スタートアップ・中小企業の管理部のみなさんは、インターネットや専門書を利用して何とか成果物を作成されているようです。ここまででもかなり大変ですが、本当のお悩みはその先にあります。

そのお悩みとは、苦労してせっかく作成した成果物が、本当に間違いがないか(法・制度に則った内容になっているか)の「確証」が持てないというものです。大手企業であれば、管理部も各専門領域に分かれており、専門知識の高い従業員が在籍しております。一方で、スタートアップ・中小企業の管理部の場合、そうはいきません。

では、スタートアップ・中小企業の管理部のみなさんは、このお悩みをどのように解決されているのでしょうか?

その答えは、ずばり各領域の専門家、士業の方に相談するというものです。当たり前と言えば当たり前ですが、「士業への相談はお金が高くかかるはず」というイメージがあり、利用されていないスタートアップ・中小企業の管理部の方が多いようでした。

すでに士業の方を利用されているスタートアップ・中小企業の管理部の方から具体的な価格が共有されると「えー、安い!」と驚きの声があがっていました。最近では、スタートアップ・中小企業にも手の届きやすい価格設定となっているようです。お悩み解決に役立つといいですね。

お悩み3.管理部の仕事の評価方法は?

スタートアップ・中小企業の管理部の方々は、上記のようにいろいろなお悩みに対して日々試行錯誤しながらも、その他の従業員の方々が会社で気持ちよく過ごせるように仕事をされています。そんなスタートアップ・中小企業の管理部の方々だからこそあがったお悩みが、「スタートアップ・中小企業の管理部の仕事はどのように評価されるべきか?」というものです。

管理部の仕事は、数字が結果となって現れる営業職と違い、なかなか成果が見えづらく、ともすれば減点主義になりがちだというお悩みです。

一方で、減点主義を避けるための工夫をされているスタートアップ・中小企業の管理部の方からは、ミッショングレード制やOKR(Objective and Key Result)の活用といったアドバイスがありました。

OKRについては、一定期間を経た後のあるべき状態(就業規則改定の完了など)を具体的に定義し、達成可否を評価の根拠とする点が重要のようです。これであれば、評価する側とされる側双方の納得感が高くお悩みも解決できそうといった声があがりました。

スタートアップ・中小企業においては、評価方法を構築中の管理部の方も多いと思います。これをチャンスに、お悩みを解決してみてはいかがでしょう。

 

総務・人事・管理部の方々とお話をさせていただくと、社外に対して情報を獲得しにいく機会・交流会に参加する機会が少ないという意見を多くお伺いします。一方で、業務改革・改善の取り組みのきっかけは、社内起因のケースもあるかと思いますが、社外起因とするケースも多いのではないでしょうか?

業務改革・改善のためのヒントとして、総務・人事・管理部向けの業務にかかわるお役立ち情報交換会・交流会をぜひご活用ください。参加者どうしで活発にご意見交換できることが、大きな魅力にもなっています。
上記をふまえ、会社の総務・人事・管理部の方々どうしでお話してみたい方は、下記よりお申込みください!初参加の方も大勢いらっしゃいますので、お気軽にご参加ください!

 

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