オフィスおかん導入企業1200社突破!自動販売機プランもスタート

押印業務の多い総務担当者は覚えよう!押印の正しい訂正方法って?

代表印や角印などを押印する機会も多い総務部。慎重に押印したつもりでも、時には訂正が必要になることがあります。

間違った箇所に押印してしまった、印影の一部が欠けてしまった、というのは、ありがちな押印ミスです。

正しい訂正方法を覚えておけば、まさかのときも慌てることはありません。誤った訂正方法も含めてご紹介します。

 

押印を訂正するよりも

押印の訂正以前に、書類を作りなおす、という方法もあります。

自分がPCで作って、自分しか押印していない書類なら、もう一度印刷しなおせば済むことです。押印を訂正するというより、押印ミスそのものをなかったことにしてしまうのです。

とはいえ、自分以外のだれかが作成した書類なら、この方法は使えません。作成したのが自社の社員でも、頼める相手と頼めない相手がいるでしょう。

というわけで、やはり、押印の正しい訂正方法は知っておかなくてはいけません。

 

押印の正しい訂正方法

押印ミスの訂正方法は、以下のたった2ステップです。

1、ミスした印影の一部と重なるように押印する

⇒「これはミスした押印です」と『宣言』するため

2、ミスした印影のとなりに、押印しなおす

⇒ミスした印影や、書類の文字と重ならないように

 

押印の誤った訂正方法

押印は、書類の証拠能力や法的効力にも影響するほど重要なものです。誤ったやりかたで押印の訂正をしては、トラブルの原因にもなりかねません。

二重線で消す

二重線で押印の訂正をしているひとは、多いのではないでしょうか。

ミスした押印を二重線で消して、二重線の上や隣に押印しなおす方法です。「この押印を訂正したんだな」と、ひと目でわかりますし、一見問題なさそうに思えます。

ですがこの方法だと、ほかの誰かがさらに訂正を加えることが簡単にできてしまいます。

修正ペンや修正テープで消す

こちらは広く知られていることですが、押印が必要な書類に修正ペンや修正テープを使ってはいけません。

押印訂正のときはもちろん、書類の誤字の訂正などでも、修正ペンや修正テープを使うのはNGです。場合によっては、書類の改ざんを疑われることになりかねません。

 

押印を訂正せずに済むように

そもそも押印を訂正せずに済めば、そのほうがいいことは、いうまでもありません。

押印ミスをしないよう、気をつけてほしいポイントを3つご紹介します。

だれが押印するべき?

そこに押印するべきひとはだれなのか、もう一度確認してみましょう。

本当にあなたが押印するべき箇所ですか? 取引先企業の担当者ではありませんか? あるいは、あなたの上司では?

取引相手や上司が押印するべきところに、うっかり自分が押印した…となれば、ビジネスマナーのうえでも問題です。

印鑑の向きは正しい?

印鑑の向きは、急いでいると案外まちがえてしまうものです。

上部に切りこみがあり、向きがわかるよう作られた印鑑もあります。それでも、押しかたや持ちかたのクセで、ななめ向きの押印になってしまうひともいます。

朱肉のつき具合を確かめるためにも、一度試し押しをしてから、書類に押印するのがおすすめです。

捺印マットを使う

捺印マットは、弾力性のある、たいていは黒色や緑色のマットです。1枚ぐらいは、朱肉とセットで、会社に用意されているのではないでしょうか。

多少面倒と思っても、書類に捺印マットを敷いたほうが綺麗に押印ができます。

捺印マットがなければ、代わりに、厚みのあるメモ帳やノートを使うという手もあります。

 

押印の訂正はミスのカバーにすぎない

押印は訂正できます。ですが、書類に押印ミスと押印ミスを訂正した痕跡を、残すことになってしまいます。

取引先企業の担当者や上司に、「ちょっと残念な書類…」と思わせてしまうかもしれません。そうなると、「ちょっと残念な総務…」というイメージにつながってしまいますね。

 

総務担当者には、書類仕事がたくさんあります。

だからこそ、押印もふくめて美しい書類が作れるよう、心がけましょう。

社員の健康を想う"食"の福利厚生

健康的で安心・安全な美味しいお惣菜をオフィスに常備できる 社食宅配型のサービスオフィスおかんを導入してみませんか?

全国対応
初期費用0円
自動販売機プランがスタート

資料ダウンロードはこちら