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総務担当者必見!社内文書を作成する際に大事なポイント

ビジネス文書には、社内文書と社外文書があります。

社内文書は『身内相手』の書類だから、社外文書ほど力をいれなくても大丈夫……と思っていたら、大間違い。社内文書1枚にも、社員の能力はあらわれてしまうものです。

本記事では、社内文書の種類と作成のポイントをご説明します。

社内文書にはどんなものがある?

社内文書は、大きくわけると、次の4種類になります。

指示・命令

通達・稟議書・社内規定など

報告

報告書・始末書・届出書など

連絡

回覧文・伝言メモなど

記録

議事録・帳票類など

社内文書の必須項目

ビジネス文書は簡潔明瞭、つまり、読みやすくまとまっていて、わかりやすいことが鉄則です。

社内文書には、決まった形式があるわけではありません。ですが、たいていの社内文書に共通の、必須といえる項目があります。

以下、順にご説明します。

件名・表題

真っ先に目につくよう、記載する場所やフォントの大きさなどを工夫します。

だらだらと長い件名や表題にせず、1行にまとめるようにしましょう。

宛名

だれに向けた社内文書なのかを、明示します。

読む必要のない社内文書を読ませるのは、社員に時間の無駄遣いをさせることになります。

社員全員に向けた社内文書であれば、「社員各位」となります。特定の社員に向けた社内文書であれば、たとえば「△△部長」「▲▲様」となります。

社内の人に対して「様」をつけるのは少し不自然に感じる方もおられるかもしれませんが、会社の正式な文書として発行する社内文書であれば、呼び捨てというわけにはいきませんから、敬称は必要です。

敬称に注意

役職には「様」「殿」などの敬称は必要ありません。

また、「殿」は目上のひとから、目下のひとに対することばですので、使うときは注意してください。迷ったら、「様」で統一しておくのが無難で、おすすめです。

主文

主文をわかりやすく、簡潔にまとめることが、社内文書最大のポイントです。

箇条書きにする、表やグラフにまとめるなど、見やすい主文になるよう、持っているパソコンスキルを、おおいに活用してください。

情報の正確さが必須であることは、言うまでもありません。

敬語やあいさつは最小限

社内文書では、敬語は丁寧語だけでじゅうぶんです。謙譲語や尊敬語を使う必要はありません。「拝啓」「敬具」のようなことばも、時候のあいさつも、社内文書では不要です。

別添という手も

つけ加えたい資料や参考データなどがある場合、本文とは別にするという方法もあります。添付資料や補足資料として、本文とはわけたほうが、読みやすさが保てることもあります。資料やデータのボリュームによって、使いわけましょう。

発信者・日付

だれが、いつ作成した社内文書なのか、明記します。

社内文書を読んだ社員が、質問や確認をしたいと思うかもしれません。作成した部署や社員が、わかるようにしておきましょう。

文書番号

社内文書といっても、種類によっては(伝言メモなど)、必須とはいえない項目です。

ですが、あとあとまで保存や管理をする社内文書であれば、文書番号は、やはり重要な項目です。

文書番号を割りふっておけば、プリントアウトもデータも管理しやすくなります。

締めのひとこと

社内文書の締めのひとことには「以上」を使います。

たった2文字ですが、「この社内文書は、これで全部ですよ」と伝える、欠かせないひとことです。これがないと「もしかして、つづきがある?」と、社内文書を読んだ社員を不安にさせてしまうかもしれません。

社内文書には『情報処理能力』があらわれる

社内文書は、正しい情報が読みやすく、わかりやすくまとめられていることが、重要です。そして、細部まで、最後まで、漏れのないように作成されていなければいけません。

ですから、社内文書の作成には、話の流れや要点、情報の重要度を見きわめるスキルが必要となります。パソコンスキルだけでなく、社員の情報処理能力があらわれる仕事といえるでしょう。