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社会人必見!社外文書を作るときの重要ポイント

ビジネス文書には、社内文書と社外文書があります。社外文書は、企業にとって、業務取引だけでなく、コミュニケーションのツールでもあります。

本記事では、社外文書の種類と作成のポイントを、社内文書との相違点をふまえつつ、ご説明します。

社外文書にはどんなものがある?

社外文書は、おおむね、取引用と社交用にわけられます。

取引用社外文書

見積書・発注書・請求書・督促状などが該当します。取引をする、進める、もしくは取引内容を証明する、などの目的で発行する文書になります。

社交用社外文書

あいさつ状・礼状・祝賀状・招待状などが該当します。取引に直接的には繋がらないコミュニケーション目的で発行する文書になります。

社外文書の宛名と挨拶はビジネスマナー厳守で!

社外文書は、社内文書以上に、ビジネスマナーを守って作成しなくてはいけません。

特に、意識すべき箇所を2点ご説明します。

宛名

企業名・役職名・担当者名など、宛名の固有名詞の間違いは、絶対にあってはいけません。言語道断といってもいいくらいです。

情報の正確さという観点からも重要ですが、ビジネスマナーとして考えても、やはり、あってはならないミスです。

名刺で確認するときも、うっかり古い名刺を見たりしないよう、ふだんから名刺の管理もきちんとしておきましょう。

はじめて社外文書を送る相手であれば、自分以外の第3者に2次チェックをしてもらうのも、おすすめです。

宛名でありがちなミス

担当者名の漢字、特に名字は、思いこみから、表記誤りを見のがしがちなポイントです。

旧字体など、パソコンの変換候補には出てこない漢字もあります。Windowsであれば『言語バー(IMEバー)』の『手書き』機能を使って、漢字を入力することができます。

企業名についても、「株式会社」がつくのが前か後ろかは、ケアレスミスをしがちなポイントです。「株式会社」を省略して、「(株)」と表記するのもNGです。

あいさつ

社内文書では省略できる「拝啓」「敬具」のようなあいさつも、社外文書では書き添えます。

「拝啓」のような冒頭のことばを『頭語』、「敬具」のような締めのことばを『結語』といいます。

頭語と結語はペアになっています。頭語だけ、結語だけを使うことはしません。また、この頭語に対してはこの結語という組みあわせも決まっています。

時候のあいさつも、社外文書には入れます。

もちろん、社外文書を送る季節や月によって、あいさつの文章を変えます。

あいさつはビジネスの基本

頭語と結語も、時候のあいさつも、社外文書の『メインパート』ではありません。社外文書を受けとる側も、読みとばしていて、誤りがあっても気づかないのではないか?と思うかもしれません。ですが、気づかれないともかぎりません。

「あいさつはビジネスの基本」ともいわれます。

長年つきあいがある企業や、個人的に親しい担当者であっても、基本をおろそかにしないよう気をつけましょう。

社外文書の主文は情報の正確さ・わかりやすさが命

もし社外文書の情報に誤りがあれば、そのダメージの大きさは、社内文書とはくらべものになりません。内容には正確を期すことが絶対に必要です。

主文

社内文書と同じように、社外文書も読みやすく、わかりやすく情報がまとめられていることが重要です。なかでも、「主文」の情報の正確さ、わかりやすさは、社外文書の最重要ポイントといえます。

情報に誤りがあれば、あなた自身の信用どころか、会社の信用も落とすことになりかねません。

ことと次第によっては、進行中のプロジェクトが駄目になる、企業との関係にひびが入って取引が中止になる、など、企業全体にダメージを与えることもありえます。

 

社外文書は会社を代表して作るもの

はがき1枚の年賀状であれ、社外文書はすべて『会社の手紙』です。社員が社外文書を作成して送るということは、会社を代表して作成して送るということです。

社外文書には、会社独自のフォーマットが、すでに用意されていることもあります。また、過去に使用した社外文書に変更を加えて、再利用することもあります。そういった部分では間違いが発生することは少ないですが、自分で記載した部分についてはいろいろな観点で、いろいろな人の目を使って、何度もチェックすることが大事です。

業務の効率化は大切ですが、社外文書を出すまえには、すみからすみまでチェックするようにしましょう。

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