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領収書・経費精算の知らないと損する3つの常識

会社で働いていると、交通費や会議費など様々な経費が出てきますよ。そう言った領収書やレシートを、ついつい貯めてしまったり、うやむやにしたりしていませんか?お店で「領収書をください」と言い出しにくく、もらいそびれてしまった…そんな微妙な場面もあるかもしれません。

今回は、経費精算に関する3つの日ごろの不安・疑問を取り上げて、ビジネスパーソンの皆様のお悩みをすっきり解消していきたいと思います。

さらに「なぜ」に注目することで、経費や税務の仕組みまで情報を共有できたらと、考えています。

 

経理精算の疑問1:レシートって、領収書代わりになるの?

経理にまつわる疑問・質問のうち、圧倒的に多いのがこの質問です。確かに、わざわざ領収書もらうのは面倒だったり、他の人に迷惑かかりそうだったりして、億劫なときがありますよね。

 

そんな方に朗報です、まず結論から言うと、レシートも立派な領収書として認められます。

金額しか記載されていないレシートはさすがにNGですが、このご時世、店名・日付・品名・金額など詳しく書かれていることが多いですよね。つまり、そういった一般的なレシートであれば、税務申告において立派な領収書として通用し、手書きの領収書をわざわざ発行してもらう必要はありません(”領収書”と書かれていないレシートでも大丈夫です)。領収書をわざわざもらう必要がないとわかれば、ストレスが少なくなるなくなる人もいるのではないでしょうか。

ただし、社内の規定により、領収書をもらわないと経費として認められないとあれば、そちらに従ってください。

 

経理精算の疑問2:支払った金額の一部だけを領収書としてもらうことって可能なの?

例えば、取引先の人たちと4人で居酒屋に行ったところ、合計が24,000円になってしまいました。社内規定で「飲食代が経費として認められるのは、5,000以下まで」と決められているとします。重要な取引相手なのでここは絶対自分がお金をさねばならない、しかしこのままでは経費としておりない…。

こんな場合、「実際に支払うのは24,000円だが、領収書の金額は20,000円」としたくありませんか?そうすれば、全く経費が落ちないより、超えた分だけを自腹で払えば済むので得しますよね。つまり、ここでのポイントは、お店の人にこういったお願いをすることができるのか?という点です。

 

また結論から言えば、全く問題ありません。

社内規定で決められた金額までを経費として精算し、残りのお金(この場合は4000円)は自腹を切るということは、不正ではないですね。

会社に規定以上の出費をさせるわけでもなく、実際に支払った以上のお金を会社から不正にもらおうとしているわけではありません。堂々と、お店の方に支払う金額の一部を領収書としてもらってください。

ただし、今度はお店側の社内規定によって、断られる場合もありますので、もし不安なら事前に確認しておくことをオススメします。

 

経理精算の疑問3:領収書を紛失してしまったら、もはやあきらめるしかない?

こちらも多くのビジネスマンにとって、気になるトピックではないでしょうか。領収書を財布やカバンにしまいっぱなしにして、ある時気づいたらなくなっていた…ということはありませんか?失くしてしまった自分が悪いし…と、諦める方も多いかと思います。

しかし、最初のレシートの所でも述べたように、「領収書」と印字されているものだけが、領収書の役目を果たすわけではありません。税務申告で認められる書類は、「客観的にみて、お金のやりとりがあったという証拠」を示させるだけの材料のことです。

領収書のほかに主に使われる例としては、

・支払いを現金振込で済ませた場合は、その振込明細書

・貯金口座から振り込んだ場合は、その通帳記録

・クレジットカードから支払いをした場合は、その利用明細

などです。

 

また、最後の奥の手として、もう一度お店に領収書を発行してもらうという選択肢もあるでしょう。ただし、お店側は再発行する義務はありませんし、その店で本当に買い物をしたかが証明できればという話なので、参考程度にとどめといた方がいいかもしれません。

 

 

以上、ビジネスマンから最もよく聞かれる3つの素朴な疑問に答えてきました。

お伝えしたかったのは、「たかが経費精算と侮るなかれ」ということ。会社の経費は、会社に払ってもらうのが当然の義務です。常日頃から、しっかりと経理部に領収書などを持って行って、経費を支払ってもらってください。1年を通じて考えると、かなりの額が返ってくる方が多いです。ぜひその分のお金で美味しものを食べたり、趣味に使ったり、有意義にお使いください。