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総務必見!購買管理の業務フローと注意点を抑えたマニュアル完全版!

総務をはじめて担当する方、購買管理業務を行ったことがない方は、こちらの記事を是非チェックしてみてください。きっと、業務を行う上で参考になるはずです。

 

購買管理業務の流れについて

おおまかな購買管理業務の流れを各業務の注意事項を中心にご説明します。

購入依頼

従業員が欲しいものを、管理職の押印後、購買担当者に依頼します。会社によって、購買システムがあるケースもあります。紙で対応する場合は、総務の購買担当者が専用のフォーマットを作成したほうがよいでしょう。そのフォーマットは、パソコン上の共通フォルダーまたは総務の社内用ホームページに置いて、従業員にダウンロードしてもらう、または、総務で出力し、専用ボックスなどに置き、従業員に取りにきてもらうという運用を周知しておきましょう。

(相)見積依頼

ボールペンや消しゴムなど定期的に依頼があるものに関しては、見積を取らず、そのまま発注するケースもあります。毎回見積をとると、納品に時間がかかるためです。その場合、契約の際などに半年など期間を決めて、相見積をとるといいかもしれません。いくつかの会社で販売している汎用的なものに関しては相見積をとりますが、特定の企業のみが販売しているような商品については相見積もりをとることができない場合もありますが、類似商品を販売している会社などに声をかけ、相談してみるとロットによっては特別に製作してくれたり、販売してくれたりという対応を取ってもらえる可能性も0ではありませんので、頭の片隅に入れておくと良いですね。

見積作成

購買担当者の依頼に基づき、価格や納期などを取引先が回答します。もし、購買担当者が希望する納期に間に合わない場合、お断りするケースもあります。

見積検討

集まった見積を比較し、発注先を決定します。比較の際には価格はもちろんですが、質の面も確認をしましょう。納期を守れるか、実績はあるかなど多面的に比較する必要があります。

発注(注文書送付)

見積内容にもとづき、注文書を作成。管理職の押印後、取引先に郵便で送付します。会社によっては、データで送信するケースやFAXやPDFで送るだけのケースもあります。万が一不達となってしまうといけませんので、送付した後に電話やメールで、データが届いているか必ず確認しましょう。切手を貼り、取引先と自社の住所を書いた返送用の封筒を同封すると、より親切です。

チェック後押印

取引先は、見積通りの内容になっているかチェックし、管理職に押印してもらいます。

注文書送付

注文書を郵便で返送します。この時点で、取引先は発送や印刷などの準備を開始します。FAXやPDFで注文した場合、取引先から注文請書が発送されてくるケースもあります。

注文書保管

購買担当者は、届いた注文書に必要事項が書かれているか、押印漏れなどがないか確認した後、注文書専用のファイルに保管します。もし、注文書が4~5日届かない場合は、取引先に封筒が到着しているか確認したほうが良いかもしれません。

納品

指定した納品先に品物を納品書と共に納品されます。納品された商品を受領し、受領印を押し、取引先または運送会社に受領書を渡します。

請求書発行

購買担当者は、購買の締め日までのデータを集計し、請求書と請求明細を取引先に送付します。この場合も、切手を貼り、取引先の住所を書いた返送用の封筒を同封すると、より親切です。購買の締め日は月末締めの場合、20日ごろが一般的です。

チェック後押印

取引先は、請求明細と請求書の金額があっているかチェックし、管理職にはんこを押してもらいます。

請求書送付

取引先が購買担当者に検収日前までに請求書を送付します。

検収

取引先から届いた請求書をもとに、取引先にお金を支払うための検収作業を行います。検収の締切日になっても取引先から請求書が届かない場合、FAXなどで送ってもらうよう電話で督促します。原紙も後から郵送してもらうようにお願いしましょう。検収したデータは、経理担当者に渡します。

実績管理

購買担当者が検収を行うと、品物を発注した従業員の部署に、その分の実績がつきます。通常、半年ごと(上期と下期)などで部署で使える予算は決められており、その予算の範囲内での購買をするルールとなっていると思いますので、その管理のために実績は必ず記録をします。

入金

経理が金融機関に振込処理を行い、契約した支払日にもとづき、取引先にお金が支払われます。大企業の場合、30日後払いや60日後払いのケースが多いです。なお、中小企業の場合、総務が経理業務を兼ねていることもありますので、中にはこれら一連の業務を一人で担当されている方もいらっしゃるかもしれませんね。

その他の購買管理担当者の仕事

購買管理業務としては、主に上でご紹介した内容になります。

それ以外の購買管理担当者の仕事としては、売り込みやご挨拶などに来られる取引先の方とお話をして、いろんな取引先の情報を得たり、新しい商品の発注を検討したりします。全てに丁寧に対応していると時間が取られてしまいますので、購入金額の大きい取引先を優先してお話を聞く方が良いかもしれません。

取引先の方からいただいた名刺はファイルやボックスで管理し、取引があまりない方は、名刺の裏などにその方に関しての特徴や気づいたことを記入しておくと、次回お会いした時に役に立つかもしれません。

もし、倉庫などで納品したものを一括管理する場合、期末(上期は9月末、下期は3月末)に在庫数があっているか棚卸を行います。どうしても数が合わない場合は、別途、マイナス分の費用計上が必要です。

 

購買管理を行う上でのコツ

相見積もりの場合

相見積する場合、新規の会社よりも、もともと取引のある会社に絞って見積をとったほうが、社内事情に通じているため、希望したものが手に入りやすいです。ただし、文房具などでまったく同じ商品が安く手に入るならば、新規取引先を検討するのもありかもしれません。

新規取引先にお願いすることになったら、支払い条件などを契約書にまとめ、先方にお渡しします。

相見積をとる場合は、取引先が手配などを先にしてしまわないよう数社に見積をとっていることを事前通告しましょう。

継続利用する場合

発注している商品を継続して使いたい場合には、契約期間を設定するとともに、双方の同意により自動延長の可能性もある旨を明記すれば、見積の取り直しをせずに延長ができます。

印刷やはんこなどに関しては、会社を変えるたびに、版下代などが別途かかり、印刷にも時間がかかるため、極力同じ取引先を利用します。

また、名刺や封筒を依頼する場合には、従業員に見本(前回発注したもの)を張りつけてもらうと、取引先が印刷する内容をイメージしやすいです。新入社員の名刺でしたら、同じ部署の方の名刺を赤で修正して添付すると良いでしょう。

 

まとめ

契約書・注文書・請求書・見積書など、取引に関する書類の保存期間は法令で7年間と決められています。月別・取引先別などでファイルをわけ、キャビネットや文書保存箱などで保管しましょう。

会社の規模によって、購買管理の方法も様々です。もし、前任者や先輩、上司に質問できそうならば、聞きながら覚えるのが一番です。仕事しながら、ぜひ購買管理業務に慣れていってくださいね。

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